Формирование и обработка заказов поставщикам

Документ Заказ поставщику предназначен для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, а также порядке и сроках его оплаты.

Процесс формирования и обработки заказов поставщикам состоит из следующих этапов:

· Создание заказа поставщику;

· Контроль состояния заказа поставщику;

· Изменение статуса заказа в соответствии с его состоянием;

· Отмена заказов поставщикам.

Список заказов поставщикам можно открыть из раздела Закупки – Закупки – Заказы поставщикам. Возможность использования заказов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам – Заказы поставщикам.

В новом заказе будет установлен статус Согласован, вид операции – Закупка у поставщика. В качестве валюты документа будет установлена валюта управленческого учета.

 

В новом заказе поставщику необходимо зарегистрировать данные о поставщике товара, ввести данные о товарах, которые необходимо купить у поставщика, зарегистрировать цены, условия поставки и оплаты поставщику.

При создании заказа поставщику на основании соглашения в заказе автоматически будет заполнена информация об условиях закупок из соглашения с поставщиком. Указание соглашения в заказе поставщику не является обязательным. Если с поставщиком не заключено соглашение, то условия закупок могут быть зарегистрированы непосредственно в заказе поставщику.

Если заказ поставщику оформляется в рамках соглашения с поставщиком, то заказ поставщику оформляется в той валюте, которая определена в соглашении с поставщиком. Информация о валюте заполняется автоматически после выбора соглашения. Если заказ поставщику оформляется без указания соглашения, то он может быть оформлен в любой валюте, зарегистрированной в справочнике Валюты.

Указание организации, партнера и контрагента в заказе является обязательным.

В заказе поставщику также регистрируются условия оплаты. При этом имеется возможность зарегистрировать несколько этапов по оформлению оплаты поставщику. Регистрацию этапов оплаты следует производить после того, как определен список товаров и цены, по которым товар закупается у поставщика. Если этапы оплаты ранее были определены в соглашении об условиях закупок, то они автоматически переносятся в заказ поставщику. Если этапы оплаты не заполнены, то программа при проведении заказа поставщику предложит добавить один этап оплаты (Кредит 100%).

 

На закладке Товары необходимо заполнить список тех товаров, которые необходимо заказать у поставщиков. Если для соглашения с поставщиком, в рамках которого оформляется заказ, определены виды цен поставщика и зарегистрированы значения цен, то цены будут автоматически заполнены в поле Цена для позиции номенклатуры. Цены будут заполнены с учетом или без учета НДС в зависимости от условий соглашения.

 

На закладке Дополнительно также указывается дополнительная информация по заказу: менеджер, подразделение, валюта, налогообложение и т.д.

Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется при помощи статусов и состояний. Статус – один из этапов жизненного цикла заказа.

Он может иметь следующие значения:

· На согласовании – ожидается согласование внутри компании (если это необходимо).

· Согласован – статус устанавливается после согласования внутри торгового предприятия. По заказу ожидается оплата поставщику.

· Подтвержден – статус устанавливается после подтверждения поставщиком даты поставки товаров по заказу. По заказу ожидается поступление товаров на склад.

· Закрыт – статус устанавливается после окончания работы с заказом. Те позиции, которые поставщик не смог поставить, отмечаются, как отмененные позиции.

Возможность использования статусов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Статусы документов – Статусы заказов поставщикам.

Выполнение всех товарных и финансовых обязательств позволяет закончить работы по заказу и перевести его в статус Закрыт. Статус Закрыт в заказе поставщику появляется только, если необходимо вручную контролировать поступление и оплату по заказу (установлены функциональные опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам – Контроль поступления при закрытии заказов поставщикам и НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам – Контроль оплаты при закрытии заказов поставщикам). Если контроля вручную не предусмотрено (функциональные опции не установлены), то для заказа автоматически устанавливается состояние Закрыт при полной оплате и поставке по заказу. Использование такого варианта работы позволит избежать лишних ручных операций по закрытию заказов. Закрытые заказы в списке отображаются серым цветом.

Менеджер по закупкам может, как полностью отменить заказ поставщику, так и отменить по заказу только те позиции, которые поставщик недопоставил по заказу.

Если поставщик не может поставить какие-то товары, то в заказе для таких товаров необходимо установит флажок Отменено по причине. После установки флажка строка с отмененной позицией будет отмечена бледным цветом. При этом рядом с флажком можно указать причину отмены, выбрав ее из предварительно заполненного классификатора (справочник Закупки – См. также – Причины отмены заказов поставщикам). Причины отмены заказов нужно указывать обязательно только в том случае, если используется функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам – Причины отмены заказов поставщикам.

Если строки в заказе нужно отменить после поступления товаров от поставщика, то необходимо выполнить команду Заполнить – Отменить непоставленные строки. В этом случае список товаров будет откорректирован в соответствии с уже оформленными документами поставки (документами Поступление товаров и услуг). Далее программа предложит указать причину отмены заказа, открыв классификатор причин отмены заказов, и заполнит поле Отменено по причине выбранной причиной. Будут поставлены отметки об отмене у тех строк, которые не были поставлены. При этом если не была поставлена часть товара, то программа автоматически разобьет строки и поставит признак отмены у тех строк, по которым не зарегистрирован документ поставки. По отмененным позициям будет автоматически откорректирован график движения товаров (информация об ожидаемом товаре поставщика).

Оплата заказов поставщикам