Документооборот закупок с использованием ордерной схемы

В системе реализована возможность проводить складские операции в два этапа – когда отдельно оформляется финансовый документ, а отдельно – складской ордер, при проведении которого изменяются складские остатки. Данная возможность появляется, если используется функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад – Ордерные склады.

Вариант работы настраивается для каждого склада отдельно на закладке Ордерная схема и структура. Ордерную схему документооборота можно использовать отдельно для операций поступления и операций отгрузки.

Ордерную схему поступления (отгрузки) товаров следует применять в том случае, когда процесс поступления (отгрузки) товаров и процесс оформления сопроводительных документов на предприятии разделены: финансовые документы оформляет менеджер предприятия, а фактический прием (отгрузку товаров) оформляет кладовщик. В то же время если оформление финансовых документов и фактический прием (отгрузку) товаров осуществляет один человек, то применять ордерную схему поступления (отгрузки) товаров со склада не рекомендуется.

Прием товаров на склад оформляется с помощью документа Приходный ордер на товары. С помощью документа фиксируется фактическое поступление товаров на склад. Документ Приходный ордер на товары может быть оформлен только на тот склад, на котором используется ордерная схема поступления товаров. В том случае, если на складе не используется ордерная схема поступления товаров на склад, прием товаров на склад оформляется при проведении документа Поступление товаров и услуг.

Приходный ордер на товары может быть создан на основании документов, которые являются распоряжениями на поступление товаров. В качестве распоряжения на поступления товаров могут быть использованы заказы: заказы поставщикам, заказы на сборку (разборку), заказы на перемещение. Документы Поступление товаров и услуг, Перемещение товаров, Сборка (разборка) товаров могут являться распоряжениями на поступление товаров только в том случае, если они оформлены как отдельные документы (без указания заказа). В качестве документа распоряжения могут быть также документы Возврат товаров от клиента и документ Оприходование товаров.

Если на предприятии используются соглашения, то порядок приемки товаров определяется непосредственно в соглашении (Соглашение об условиях закупки). При использовании соглашений можно для каждого поставщика уточнить используемый вариант приемки товаров на склад (поле Оформление приходного ордера доступно). Если на предприятии не используются соглашения с поставщиками, то данная настройка выполняется в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Склад.

При оформлении приемки по заказам или по накладным приемка товаров может быть детализирована по конкретным документам или оформлена в рамках соглашения. Рассмотрим различные варианты приемки товаров на склад:

· Приемка товаров регистрируется по каждой накладной. В этом случае выбирается вариант оформления приходного ордера После оформления накладной. Вариант приемки товаров должен быть Разделена по документам. Финансовый документ Поступление товаров и услуг может быть оформлен по одному или нескольким заказам, или в рамках договора (соглашения), без указания заказа. В рабочем месте Приемка в качестве распоряжения будет показана конкретная накладная, в соответствии с которой кладовщик оформляет документ Приходный ордер на товары и фиксирует прием товаров на склад.

· Приемка товаров регистрируется по нескольким документам поставки. В этом случае выбирается вариант оформления приходного ордера После оформления накладной, а вариант приемки товаров должен быть Сгруппирована по соглашениям. В качестве распоряжения в рабочем месте Приемка кладовщику будет показано соглашение. Соглашение будет отображаться в списке распоряжений только в том случае, если в рамках соглашения оформлены документы Поступление товаров и услуг. Документ Приходный ордер на товары заполняется всеми товарами из приходных накладных, по которым еще не зарегистрирована поставка товаров на склад.

· Приемка товаров регистрируется по конкретному заказу, до момента оформления финансовых документов. В этом случае выбирается вариант оформления приходного ордера После оформления заказа. Вариант приемки товаров должен быть Разделена по документам. В рабочем месте Приемка в качестве распоряжения будет показан конкретный заказ, в соответствии с которым кладовщик оформляет документ Приходный ордер на товары и фиксирует прием товаров на склад.

· Приемка товаров регистрируется по нескольким заказам, до момента оформления финансовых документов. В этом случае выбирается вариант оформления приходного ордера После оформления накладной, а вариант приемки товаров должен быть Сгруппирована по соглашениям. В качестве распоряжения в рабочем месте Приемка кладовщику будет показано соглашение. Соглашение будет отображаться в списке распоряжений только в том случае, если в рамках соглашения оформлены документы Заказ поставщику (для заказов должен быть установлен статус Подтвержден). Документ Приходный ордер на товары заполняется всеми товарами из заказов, по которым еще не зарегистрирована поставка товаров на склад.

· Приемка товаров может происходить без оформления документов. В этом случае выбирается вариант поставки По текущему соглашению (в т.ч. без документов). Кладовщик может оформить приходный ордер на основании соглашения, без каких-либо документов закупки (возможность оформления ордера по документам закупки при этом сохраняется). Приходный ордер может быть оформлен по факту поступления товаров всегда, а документы закупки (заказы или накладные) могут быть оформлены позднее. Если по соглашению оформлены документы закупки, то приходный ордер заполняется товарами из заказов или приходных накладных на дату, указанную в рабочем месте Приемка. Соглашения в списке распоряжений рабочего места Приемка отображаются всегда.

Для отслеживания состояния приемки товаров на ордерном складе добавлено рабочее место менеджера по закупкам. Рабочее место менеджера по закупкам может быть открыто из общего списка документов закупки по гиперссылке Накладные к оформлению или из раздела Закупки по команде Накладные к оформлению. В список Контроль ордеров выводятся информация по тем распоряжениям, по которым еще не начата приемка и по тем распоряжениям, по которым приемка еще не закончена (есть расхождения).

Рабочее место Склад и доставка – Ордерный склад – Приемка предназначено для оформления приема товаров на склад при использовании на складе ордерной схемы поставки товаров.

 

В верхней части списка отображается список тех распоряжений, по которым необходимо оформить поставку товаров. В списке показываются только те распоряжения, по которым поставка товаров не соответствует распоряжениям: поступление товаров на склад оформлено не полностью или оформлена поставка большего количества товаров, чем было зарегистрировано в распоряжении. В нижней части списка показывается список тех документов Приходный ордер на товары, которыми оформляется фактическое поступление товаров.

В списке распоряжений также присутствует колонка Состояние, которая содержит гиперссылки-состояния. Состояние распоряжения на приемку может быть следующим:

· Ожидается приемка – на некоторые или все товары распоряжения не оформлены документы Приходный ордер на товары.

· В процессе приемки – приходные ордера по распоряжению оформлены, как минимум в одном документе установлен статус К поступлению.

· Перепоставка – товара принято больше, чем указано в распоряжении.

· Ожидается оформление накладных – не оформлены накладные по распоряжению на приемку.

Клик по гиперссылке выполнит переход к отчету, в котором можно посмотреть состояние приемки каждого товара отдельно. Для контроля состояния приемки товаров на склад предназначен отчет Выполнение приемки товаров. В отчете будет показан список распоряжений на поставку и результат их выполнения. Можно сформировать отчет только по невыполненным распоряжениям. К невыполненным относятся также и те распоряжения, по которым была перепоставка товаров.

 

Для оформления поставки на склад кладовщик устанавливает курсор на нужное распоряжение в списке и нажимает на кнопку Создать ордер. Будет создан документ Приходный ордер на товары в соответствии с указанным распоряжением.

 

 

В документе будут заполнены товары, по которым еще не оформлено фактическое поступление на склад. В новом документе устанавливается статус К поступлению. Количество товаров по умолчанию не заполняется, кладовщик пересчитывает товары при приемке и проставляет реальное количество. Предусмотрен также сервис заполнения списка номенклатурных позиций и количества в соответствии с распоряжением на поставку (кнопка Заполнить). Табличная часть также может быть заполнена с помощью сканера штрихкодов или терминала сбора данных. В документе можно посмотреть дополнительную информацию о номенклатуре, ее упаковках, штрихкодах и т.д. (гиперссылка Показать/Скрыть панель дополнительной информации). После окончания приемки кладовщик устанавливает в документе статус Принят.

Возврат товаров поставщикам

С помощью документа Закупки – Возвраты – Возврат товаров поставщику можно оформить возврат товаров поставщику. Он отражает переход прав собственности на товар и изменение состояния взаиморасчетов с поставщиком.

 

В поле Поставщик необходимо выбрать из списка партнеров поставщика или комитента, которому возвращается товар. Если информация о контрагенте и соглашении поставщика не заполнилась автоматически, то необходимо указать в соответствующих полях юридическое лицо поставщика (Контрагент) и соглашение, в соответствии с условиями которого, будет возвращен товар. В поле Склад указывается склад, с которого оформляется возврат товаров поставщику.

 

На закладке Товары необходимо заполнить список товаров, которые возвращаются поставщику. Цены на товары заполняются вручную. Если документ вводиться на основании поступления, то цены заполняются в соответствии с теми ценами, которые указаны в документе поступления. Также можно облегчить заполнение документа, используя команду Заполнить:

· Добавить товары из поступлений. В отдельном диалоговом окне будут показаны последние поступившие номенклатурные позиции от поставщика с указанием количества и стоимости, где флажками нужно отметить позиции, подлежащие возврату.

· Заполнить документы закупки и цены. По перечню номенклатуры, указанному в документе возврата, будут заполнены цены и документы поступления автоматически по методу ЛИФО.

Расчеты с поставщиком по документу Возврат товаров поставщику можно оформить в одном из двух вариантов:

· Вернуть денежные средства;

· Оставить в качестве аванса.

При выборе варианта Вернуть денежные средства документ возврата становиться самостоятельным объектом расчетов, по которому возникает задолженность поставщика. На его основании можно оформить документы поступления денежных средств с операцией Возврат от поставщика.

Вариант Оставить в качестве аванса означает, что сумма возврата становится "свободным" выплаченным авансом, и он будет доступен при оформлении зачета оплаты в документах закупки.

Отчеты по закупкам

Отчет Условия закупок предназначен для сравнения условий, зарегистрированных в соглашениях с поставщиками. В этом отчете выводится информация о текущих ценах, которые зарегистрированы с помощью документа Регистрация цен поставщика. В отчете показываются все цены, которые зарегистрированы для различных поставщиков.

 

Для сравнения цен, указанных в заказе поставщику, с теми ценами, которые зарегистрированы у других поставщиков или конкурентов, используется отчет Анализ цен. Предварительно цены поставщиков и конкурентов должны быть зарегистрированы с помощью документа Регистрация цен поставщиков. Отчет формируется из списка заказов поставщикам по выделенным заказам.

 

Для анализа состояния выполнения заказа поставщику используется отчет Состояние выполнения заказов поставщикам. Отчет формируется из списка заказов поставщикам по выделенным заказам.

 

Отчет Анализ причин отмены предназначен для анализа вероятности выполнения заказов поставщиком. Анализ производится на основании данных о причинах отмены, указанных в заказе поставщику (учитываются только те срывы поставок/отмена позиций, которые произошли по вине поставщика).

Отчет Причины отмены заказов поставщикам предназначен для анализа данных по причинам отказов, повлекших за собой отмену заказов у поставщиков.

Отчет Рейтинг причин отмены заказов поставщикам позволяет выявить наиболее частые причины отказов, для возможности последующего проведения по ним оперативного анализа.

Для анализа состояния взаиморасчетов с поставщиками используется отчет Карточка расчетов с поставщиками. В этом отчет можно сравнить текущие расчеты с поставщиками в соответствии с оформленными документами, с планируемыми этапами оплаты, которые были зарегистрированы в заказе поставщику. Отчет формируется из списка заказов поставщикам по выделенным заказам.

 

Отчет Ведомость расчетов с поставщиками предназначен для анализа информации о конечных задолженностях как собственных, так и поставщиков (в контексте имеющегося на начало отчетного периода начального остатка и всех осуществленных поставщиком в указанном периоде отгрузок и произведенных нами оплат).

 

Для анализа текущего состояния задолженности поставщикам в денежной форме предусмотрен отчет Задолженность поставщикам. Основная цель отчета – получить сводную информацию о задолженности поставщикам, в том числе и информацию о просроченной задолженности. Расчет задолженности поставщикам производиться на основании определенных для него этапов оплаты в заказе поставщику.

 

Отчет Задолженность поставщикам по срокам предназначен для контроля текущего состояния кредиторской задолженности по поставщикам, размерам и длительности просрочки, сгруппированной по интервалам. Просроченной задолженностью считается нарушение условий платежей по срокам. Варианты используемых на предприятии интервалов задолженности регистрируются в справочнике Варианты классификации задолженности.

 

Отчет Сверка расчетов предназначен для сверки взаиморасчетов с партнерами. По данным отчета можно провести анализ отклонений (задолженностей) образовавшихся по результатам двустороннего обмена данными с партнерами, сверку по объектам расчетов в валюте взаиморасчетов.

Отчет Динамика закупок предназначен для укрупненного управленческого анализа и позволяет осуществлять сравнение суммовых объемов закупок у разных поставщиков.

 

 

Отчеты по складу

В отчете Ведомость по товарам на складах отображается информация о движения товаров в количественном выражении с группировкой по складам за период, указанный в отчете.

 

Отчет Выполнение приемки товаров предназначен для оценки состояния приемки товаров на склад в соответствии с выданными распоряжениями. В отчете можно увидеть товары к поступлению, принятые товары, ожидающие приемки, товары по которым зарегистрирована перепоставка.

Отчет Контроль оформления документов товародвижения предназначен для контроля корректности оформления документов товародвижения в учете. Отчет предоставляет информацию обо всех незавершенных операциях, по которым есть различия между остатками товаров в оперативном и финансовом учете.

Для оперативного контроля запасов товаров на складах, контроля ожидаемых отгрузок и поступлений товаров используются отчеты Остатки и доступность товаров и Товарный календарь.

Отчет Остатки и доступность товаров предназначен для контроля состояний запасов товаров и анализа общего и доступного остатка товаров.

 

Будущее состояние склада (с учетом текущих остатков, планируемых поступлений и планируемых отгрузок) можно увидеть в отчете Товарный календарь. В отчете необходимо указать ту конечную дату, на которую необходимо просмотреть план поступлений и отгрузок товаров.

 

Отчеты по казначейству

Анализ остатков денежных средств организации выполняется с помощью отчета Ведомость по денежным средствам. В отчете выводится информация об остатках наличных и безналичных денежных средств, а также денежных средств в кассах ККМ.

 

Отчет Движения денежных средств (один из вариантов отчета Ведомость по денежным средствам) предназначен для анализа движения денежных средств в соответствии с указанными статьями движения денежных средств.