Победить «разрывы продуктивности» раз и навсегда

Моя жизнь — это длинная полоса препятствий, где главное препятствие — я сам.

Джек Паар

Вынужденные перерывы в работе угнетают производительность многих клерков и кабинетных работников.

Прекратите отвлекаться и умножьте свою продуктивность. Все просто.

Прочитав в одной статье, что среднего бизнесмена отвлекают от работы каждые 8 минут, я попросил трех своих клиентов в один день, проведенный целиком на предприятии, посчитать, сколько раз их отвлекут. У одного вышло значение лучше среднего: раз в десять минут, второго отвлекали раз в шесть, а третий прорычал: «Да мне секундомером мерить надо!»

Когда я работал под одной крышей со своим персоналом, то чувствовал примерно то же — когда позволял себя отвлекать. Правило, доказанное практикой: чем больше у вас работников, тем чаще вас отвлекают. Несколько лет назад на меня неожиданно свалилось предприятие с 42 сотрудниками. Там меня отвлекали каждые 8 секунд, а не минут. Мне стало не по себе, когда я наконец понял, что виноват в этом только я сам. Я позволял себя отвлекать и даже поощрял это. Но теперь я научился пресекать подобные сюжеты.

Нас отрывают от работы тысячи причин, и почти никогда никакой необходимости отрываться на самом деле нет! Если вы хотите достичь максимальной персональной продуктивности в подобной обстановке, вот пять правил самозащиты, которые вам стоит усвоить:

1. Потеряйтесь.
2. Не берите трубку.
3. Поставьте факс на автомат.
4. Заведите часовой механизм на бомбе.
5. Будьте заняты, притом так, чтобы это было видно всякому.

Потеряйтесь

Ваша первая тактика — банальная недоступность. Когда я сидел в кабинете, люди без конца валили ко мне с вопросами, которые, я знаю, они прекрасно решили бы без моей помощи. То есть мое присутствие и свободный доступ ко мне снижали одновременно и мою, и их продуктивность. Правильный подход — вообще не показываться. Некоторые предприниматели думают, что они должны вдохновлять своих людей личным примером: первыми приходят в офис и зажигают там свет, последними уходят оттуда поздно вечером. Я тоже попадался в такую ловушку, и это правда ДОРОГО обходится. Вдохновлять — вовсе не значит работать больше всех.

Мне приходилось ездить, и я увидел, что в мое отсутствие люди работают не хуже, если не лучше, чем когда я рядом. Пока я был в дороге и со мной нельзя было связаться, сотрудники сами решали 80% задач, и по большей части решали удовлетворительно, иногда с блеском, в редких случаях — неудачно, но вполне исправимо. Об остальных 20% они спрашивали меня быстро и четко, короткими звонками или по факсу. Но раз уж они обходились без меня, когда это было нужно, значит, смогли бы обходиться и всегда. Так что я взял и перестал появляться в конторе. У меня дома стоял факс, так что если я был в городе, то просто работал дома, и меня практически никто не отвлекал. При необходимости я звонил или посылал факс, мои люди делали то же самое.

На сегодняшний день я живу и работаю по большей части в своем доме в Огайо. У меня только одна ассистентка, и она сидит в офисе в Финиксе. Чтобы уж точно не путалась под ногами. Мы созваниваемся практически ежедневно, говорим обычно не больше 20 минут. Если есть по-настоящему срочные факсы, она шлет мне их в тот же день, остальное — рассортированные факсы, письма и список вопросов — я получаю от нее в виде аккуратной пачки раз в неделю. Издалека она гораздо организованнее ведет со мной дела, чем если бы я сидел рядом или был доступнее. И я гораздо более организованно веду дела с ней. Я убежден, что это плюс два продуктивных часа в день для нас обоих, а в моем мире это приличная стопка банкнот. Гораздо более приличная, чем еженедельный счет за пересылку бумаг.

Десятки моих клиентов скопировали такой способ ведения дел и добились ценных результатов. Я могу назвать больше 30 предпринимателей — некоторые из них имеют малый бизнес типа моего, с одним-двумя сотрудниками, у других — предприятия с оборотом $30 миллионов в год, — которые установили себе режим редких появлений в офисе — от раза в неделю до раза в месяц. Например, Чет Роуланд владеет одной из самых больших и прибыльных флоридских компаний по борьбе с сельскохозяйственными вредителями и еще одной, которая занимается маркетингом, обучением и тренингами в той же самой антипаразитной отрасли. У него в штате есть и торговые агенты, и администраторы, и техники, и разъездные сервисники. Сам он появляется в конторе не чаще двух раз в месяц. Раз в неделю помощник приходит к нему домой. Ежедневно Чет получает отчеты и сообщения по интернету. Он ведет дела из своего просторного дома на берегу озера или из квартиры с видом на пляж. Он много путешествует, совершенно не волнуясь, как там без него дела в офисе, ведь он и так в нем не бывает. И успевает сделать неизмеримо больше, чем если бы он проводил «на работе» 8 часов в день.

У меня есть друг, генеральный директор предприятия с годовым оборотом $4–5 миллионов, который не может работать дома; у него там шестеро детей, две собаки и еще жена. Поэтому он снимает в городе офис за $200 в месяц, примерно на полпути между домом и своей фабрикой. В этом офисе нет ни телефона, ни факса. И большую часть времени мой друг проводит там. Мы с ним согласны в том, что:

Другой мой знакомый бизнесмен мучительно отучал персонал от присутствия босса, а себя — от постоянного толкания в конторе, сования носа во все дела и переспрашивания всех и каждого. К его удивлению, дела идут хорошо. Кто-то из работников отлично показал себя. Кто-то не сумел работать по-новому, и его пришлось уволить. Суммарные продажи и прибыли выросли. Теперь мой приятель находит время на изобретательство и работу над «особыми проектами», о которых мечтал годами. И он впервые берет отпуск на целый месяц, арендуя пляжный коттедж и уезжая за тысячи миль от своей конторы. Первый раз за тридцать лет он становится владельцем бизнеса, а не его собственностью.

Если вы все же будете делить офис с сотрудниками, тогда действуйте обратно моему идиотскому эксперименту с открытыми дверями: крайне важно установить политику ЗАКРЫТЫХ ДВЕРЕЙ. У вас должно быть время, когда всем ясно — по затворенной двери, зажженной красной лампочке или выставленному в холле фиолетовому плюшевому дракону — вас нельзя беспокоить ни в коем случае. И если вы хотите в это время подремать — пожалуйста. Не их собачье дело.

Не берите трубку

Следующим шагом нужно установить власть над телефоном. По-моему, телефон — это враг номер один для вашей продуктивности, и ваши люди будут с ним в сговоре, пока вы их не отучите. Людей приучили, что нужно поднимать трубку, когда звонит телефон, и они думают, что вы должны поступать так же. Дома, в свое личное время, они в мыле выскакивают из ванны, срываются из-за обеденного стола и даже coitus interraptus, чтобы ответить на звонок. Удивительно, как затерроризировано изобретением мистера Белла большинство из нас. Звонит. Бежать. Отвечать. Бред.

Поэтому для начала позвольте немного философии: ни закон, ни мораль и ничто иное не обязывает вас брать трубку и отвечать на звонок, если вы этого не хотите. Дома я привычным движением отключаю телефон, чтобы принять душ, поесть, вздремнуть, посмотреть любимую телепередачу, ну, и для других вещей тоже.

В жизни нет ничего — понимаете, ничего — такого, что нельзя отложить на часок. Или на пару часов. Вам нужно перенести это отношение и в работу. У разных людей разные уровни контроля телефонных отвлечений, но, по-моему, никто не должен быть всегда доступным для входящих звонков. Это все равно что ходить с табличкой «Пни меня!» на спине. Если вы принимаете все входящие звонки, значит, постоянно прерываете работу над задачей известной вам важности в пользу вопроса или лица неизвестной важности. Вы отдаете контроль над своим временем неизвестному. И почти каждый день будет к вечеру выматывать вас, но вы так и не будете успевать сделать намеченное.

Лично я помню немного звонков, которым повредила бы задержка с ответом на день-другой. Большинство важных звонков поступает мне во время поездок, и я лишь в последнее время стараюсь перезванивать на следующий день. Многие звонки ждут три, четыре, даже пять дней. И знаете что? Иногда кого-то это раздражает — что ж, это их головная боль, не моя, — но я не заметил еще, чтобы промедление с ответом стоило мне денег. Ни цента. Парадоксально, но в моем бизнесе (как и во многих других), известная труднодоступность скорее помогает, чем мешает находить новых клиентов и к тому же сразу приучает их уважать и ценить ваше время и вашу работу. Правильно или нет, но большинство людей не видит особой ценности в походе к мудрецу, сидящему у подножия горы. (Я об этом писал, касаясь «продаж навынос» в моей книге «Жесткие продажи»[5].)

Мобильник

Теперь о дьявольской штуке, сотовом телефоне. Люди поголовно чувствуют себя обязанными отвечать на него круглые сутки семь дней в неделю. Это самый злостный проводник помех, обладающий поразительной таинственной властью над своим носителем. Как говорит комик Деннис Миллер, не хочу читать проповеди, но… все чаще приходится видеть мужчин, разговаривающих по мобильнику у писсуара. Слушайте, если вы не можете даже спокойно помочиться, вы не мистер Суперважный, вы мистер Суперидиот.

Лично я вообще отказываюсь владеть и пользоваться сотовым. У меня был один, целых две недели. Но в один прекрасный день я на ходу опустил стекло в машине и швырнул проклятую штуку за окно. Больше соблазна не было.

Если вам так уж хочется носить этот ошейник, имейте благоразумие хоть иногда его выключать. Как можно чаще. Например, чтобы пойти пообедать с коллегами или друзьями, поесть и по-настоящему переварить все, что вы съели. Или чтобы сходить по малой нужде. Или, скажем, проехать обледенелый горный серпантин на джипе-паркетнике. И имейте приличие выключать его и затыкаться, когда сидите рядом со мной в самолете, если не хотите, чтобы я затолкал вашу мобилу вам в глотку.

На моих семинарах, между прочим, мы штрафуем на $100 всякого, у кого зазвонит сотовый. И конфискуем телефон виновника до конца семинара.

А ведь нарушители платят от $2000 до $5000, чтобы поучаствовать в семинаре. И многие из них мои хорошие клиенты. Но мне плевать. Я не буду с этим мириться. Я всех предупреждаю и нанимаю бесцеремонного амбала на сбор штрафов. Если вы настолько не умеете упорядочивать свою жизнь, что не способны чем-то позаниматься не отвлекаясь и быть вежливым к другим, я предпочту, чтобы вы остались дома и раздражали кого-нибудь другого. Считаю, что в ресторанах и театрах сотовые следует собирать у посетителей и отдавать на выходе, как оружие у бандитов в порядочных салунах. Телефон-автомат в будке был отличным цивилизационным изобретением.

И еще пару слов для бизнесменов, продавцов и моих бедных загнанных параноидальных коллег-лекторов, которые истово верят, что должны в любую секунду немедля отвечать каждому клиенту или потенциальному клиенту, чтобы тот, не дай Бог, не набрал следующий номер, и не столковался с тем, кто быстрее ответил. Если вас настолько легко заменить, если вы настолько обыденный и непримечательный товар, то ваши проблемы гораздо, гораздо серьезнее, чем те, которые можно решить хватанием за сотовый на унитазе. Отключите телефон, пока не прочтете мою книгу «Жесткие продажи» — это по-настоящему срочно.

Попробую вам помочь: представьте, что бедняга, шагающий с сотовым в руке, или на ремне, или, хуже того, с гарнитурой за ухом, — это большая глупая собака с ошейником и на поводке. Ее тянут, она лает, язык на плече…

Если вы ходите на двух ногах, то должны вести себя достойнее и отказаться от поводка.

«Железный занавес» против телефона

Если вы со мной согласны, то вам понадобится подходящий защитный экран. ЧТО защитит вас от телефона? Если у вас есть живой человек, администратор или секретарь или секретарь и администратор, это лучше всего. (Если нет, то вам придется использовать голосовую почту или автоответчик.) Вашему помощнику понадобится постоянно обновляемый VIP-список, то есть список людей, на чьи звонки вы почти всегда ответите сразу, независимо от того, чем заняты. Так вы не пропустите звонки, которые вам по-настоящему важны, а ваш помощник не засомневается отфильтровать остальные. Имея в руках список, он не ошибется, однако, если даже ошибся, не попрекайте его. Человеку, который постоянно сортирует ваши звонки, нужно помогать. Сортировать может лишь тот, кто абсолютно уверен в своих действиях. Если вы хотите, чтобы ваш персонал слаженно выставил телефонный «железный занавес», сравнимый по силе и надежности с «железным занавесом» СССР, тогда нужно вооружить людей необходимыми инструментами и обеспечить всяческую поддержку.

Вам, наверно, интересно, кто значится в моем VIP-списке? Я удовлетворю ваше любопытство. В любой момент там будет с десяток моих ключевых клиентов — людей, выплачивающих мне ощутимые суммы денег; несколько самых близких партнеров; пара самых близких друзей. И всё. Я бы сказал, что VIP-список, вмещающий более двадцати человек, это вообще не VIP-список. В моем случае даже люди из списка не всегда могут дозвониться до меня немедленно, так как часто меня просто нет у телефона. Но я им обычно перезваниваю на следующий день. В тот же день клиента соединяют с моим рабочим телефоном только в исключительных случаях и только один раз в день. И даже моя сотрудница, которая сидит в своем офисе постоянно, отвечает вживую лишь раз в неделю, о чем уведомлены все клиенты. В остальных случаях они попадают на голосовую почту. У меня по-настоящему железный занавес против телефона.

Вам нужно решить, насколько сурова будет ваша телефонная защита. Что до меня, то мне каждый день звонят несколько человек из VIP-списка и до двадцати других абонентов неизвестной важности, включая возможных новых клиентов, книжных обозревателей, журналистов и торговых представителей. Если бы я был в конторе весь день и каждый раз брал трубку, а каждый звонок в среднем длился бы только три минуты, я потерял бы час. Но, что важнее, меня бы прервали 24 раза! Каждый трехминутный разговор стоил бы мне еще десяти минут, чтобы войти в рабочую колею после отвлечения; 13 × 24 = ПЯТЬ ЧАСОВ потерянного времени.

Однако из-за того, что я путешествую и редко нахожусь в офисе, большинство неважных звонков скапливается, и вот через неделю меня могло бы ожидать уже 220 неотвеченных звонков. С учетом этого я веду очень жесткую политику.

Во-первых, все звонящие должны назвать причину своего звонка. Люди, которые не могут представить достойную причину, никогда не дождутся моего ответа. Вообще, они даже не попадут в мой журнал учета звонков. Моя помощница проинструктирована выкидывать их в мусор; это отметает много ерунды.

Во-вторых, возможных клиентов просят посылать информацию о себе в письменном виде, по почте или факсом, чтобы я мог взглянуть, когда мне удобно, и выбрать удобный способ ответа — телефон, письмо, отправку дополнительных сведений — или препоручить ответ кому-то другому или перенаправить адресата куда-то еще. Если вы отказываетесь играть по моим правилам, вы никогда ко мне не пробьетесь. Вам откажут вежливым, но уверенным тоном. Обычно я отвечаю на звонки один раз или дважды в неделю, чаще всего заранее спланировав серию кратких ответных звонков.

Знаю, вы сейчас бормочете о 52 причинах, по которым вы так поступать не можете, потому что вашбизнес устроен по-другому и ваши клиенты такого не потерпят. Ха!

Я ведь тоже не президент США, не папа римский и не Джей Ло. Я обычный сам себя продвигающий продавец. Я сделал три вещи, которые способен сделать каждый:

1. Принял решение.
2. Сознательно занял такую позицию и организовал такой маркетинг, которые требуют ограничивать доступ других к моему времени.
3. Выдрессировал клиентуру. Поверьте, она поддается дрессировке. Мальчиком я приучил своих домашних кроликов к лотку, и они каждый раз возвращались в вольер, чтобы сходить в туалет. Одну из своих лошадей я научил ходить к выключателю и зубами выключать свет в конюшне. Если можно научить кроликов возвращаться в клетку, чтобы сходить по-большому, или лошадь научить щелкать тумблером, то уж людей-то и подавно можно приучить уважать вас и ваше время и принимать к сведению несколько простых правил.

Может, вы захотите взяться так же круто, как я, а может, нет. Может, даже не захотите взять смягченный вариант моей тактики, как сделали многие из моих клиентов и членов клуба Inner Circle. Но могу поспорить на самый большой стейк в Техасе, что ваш доход только вырастет, если вы ужесточите фильтрацию входящих звонков. Подумайте об этом.

Факс на автомат

Следующим шагом вам надо освоить и начать продуктивно использовать факсимильную связь. Позвольте мне начать с того, что я не самый большой поклонник современных технологий. Но факс я по-настоящему люблю. По-моему, факс — это просто волшебно. Это мое любимое устройство. Между прочим, у меня нет ни малейшего представления о том, как эта чертова штуковина работает. Удивительно: я засовываю документ в Финиксе, нажимаю кнопку, и факс в Новой Зеландии выплевывает его через считаные минуты. А я-то считал, что ярлыки-самоклейки на посылках FedEx — это высокие технологии! В любом случае у этого магического ящика есть два отличных варианта применения, которые помогут поднять вашу продуктивность. Но прежде чем я поведаю вам о них, мы нейтрализуем темную сторону этой штуки — да-да, у факсимильной машины определенно есть темная сторона, которую я терпеть не могу.