Склоняем чашу весов в нужную сторону

 

Практически невозможно функционировать полностью осознанно 100 % своего времени. Именно поэтому продуктивность является скорее искусством, чем наукой.

Проанализировав свой первый журнал учета времени, я набросился на себя с критикой, поскольку моя фактическая продуктивность не соответствовала моим ожиданиям. Но, как выяснилось в результате экспериментов и интервью с экспертами, никто не в состоянии все время действовать исключительно преднамеренно или максимально продуктивно.

Наиболее продуктивные люди отличаются от всех остальных тем, что каждую неделю вносят корректировки в свои действия и совершенствуются постепенно.

С моей точки зрения, создание расширенного списка «горячих точек» – лучший способ для внесения коррективов в свои действия на еженедельной основе. Когда наступает день для технических задач, я смотрю на этот расширенный список и задаю себе несколько вопросов (некоторые из них взяты у Дж. Мейера, автор остальных я сам):

• Чему в течение следующей недели надо уделить больше времени?

• На что я потратил слишком много времени на прошлой неделе?

• Что нужно запланировать или сделать на следующей неделе?

• На что я должен обратить особое внимание на следующей неделе?

• Какие нерешенные проблемы у меня есть в каждой области?

• Какие возможности на следующей неделе у меня имеются в отношении каждой из «горячих точек»?

• Какие препятствия будут мешать достижению целей на следующей неделе?

• Двигаюсь ли я в правильном направлении с учетом всех моих обязательств?

• Существуют ли еще какие-либо обязательства, которые я должен добавить или удалить? Расширить или сократить?

• В каких делах на прошлой неделе мне удалось добиться превосходных результатов?

 

До сих пор подобные размышления помогают мне корректировать действия на еженедельной основе и сохранять приверженность моим ценностям и целям – при этом много времени на такие размышления вовсе не требуется.

Мало кому удается во всех без исключения случаях действовать в соответствии со своими ценностями. Но наиболее продуктивные люди в конечном итоге всегда находятся в согласии со своей системой ценностей – для этого они регулярно и последовательно вносят корректировки и улучшения в свои действия – неделя за неделей. Даже если время от времени возникают кризисы, а маловажные дела отнимают время и внимание, внесение на еженедельной основе соответствующих корректировок в действия позволяет в долгосрочной перспективе сохранить приверженность своим истинным ценностям.

Я думаю, что наиболее продуктивные люди также проводят определенное время в размышлениях о том, какие из «горячих точек» в их жизни в данный момент являются наиболее важными, и не нужно ли в краткосрочной перспективе сосредоточиться на одной из них больше, чем на остальных. Например, в начале взрослой жизни может потребоваться временно уделять больше времени карьере, чтобы обеспечить продвижение по службе и обрести ресурсы, которые можно будет в дальнейшем направить на другие дела. В моем случае акцент был на карьере, и в течение «Года продуктивности» я направлял преобладающее количество времени, внимания и энергии на свой проект, поскольку знал, что в долгосрочной перспективе мои усилия оправдаются.

Еще одно преимущество, которое дает ведение списка «горячих точек», состоит в том, что, если с одной из них все очень плохо, это не утопит весь ваш портфель. Например, если вы вдруг потеряли работу, то сильные позиции по остальным «горячим точкам» – в отношениях, финансах и эмоциональной сфере – помогут вам продержаться до тех пор, пока вы не найдете новую работу.

Просматривать список «горячих точек» стало одним из моих любимых еженедельных ритуалов; он помог мне работать и жить более осознанно больше, чем любая другая методика.

 

Последний список, честное слово!

 

Помимо еженедельного обзора, который с точки зрения продуктивности является крайне эффективным ритуалом, есть еще один способ плодотворно использовать список «горячих точек».

Основная проблема со списком «горячих точек» состоит в том, что он относительно статичен. Вам никогда не удастся полностью устранить дела вроде визита к стоматологу, звонка родителям, отключения от интернета или медитации. Если что и меняется на еженедельной основе, так это ваши проекты и другие элементы работы и жизни, которые имеют естественные даты начала и окончания и для завершения которых требуется предпринять определенное количество шагов.

В течение многих лет я вел отдельные заметки по своим проектам, но никогда не сводил их в единый мастер-список. Существуют сотни электронных приложений, построенных на идеях из книги «Как привести дела в порядок», но у меня ни одно из них не прижилось, потому что многие из них на практике только мешали эффективно работать.

Тогда я придумал простую идею создания мастер-списка своих проектов, сгруппированных по категориям, соответствующим моим горячим точкам. (Если бы вы в первый раз случайно открыли мою книгу на этой странице, сама эта фраза показалась бы вам бессмысленной.)

Своей простотой список мастер-проектов похож на список горячих точек и столь же эффективен в качестве инструмента управления.

В категории «Финансы» в моем списке перечислены следующие дела:

• Погасить кредит за обучение в университете.

• Заполнить налоговую декларацию.

• Тратить меньше денег на еду с доставкой на дом и питание вне дома.

• Создать бюджет на следующий год.

• Накопить на поездку в Ирландию.

 

Подобно тому, как список горячих точек позволяет увидеть общую картину жизни, мастер-список проектов дает возможность одномоментно окинуть мысленным взором все проекты, находящиеся в работе, и все те изменения, которые мы хотим привнести в жизнь. Он напоминает, что есть проекты, на которые нужно обратить особое внимание на предстоящей неделе, а также проблемные зоны, где необходимы улучшения. Безусловно, поддержание списка проектов в актуальном состоянии занимает какое-то время. Тем не менее я прибегаю к нему еженедельно, чтобы с высоты взглянуть на все сферы своей жизни и поразмышлять, насколько значимы проекты, которые уже находятся в процессе выполнения. Параллельно могут возникать идеи о новых проектах, которые могли бы сделать жизнь еще более продуктивной.

Для меня одним из важнейших преимуществ, возникающих при инвестировании усилий в достижение продуктивности, является формирование более ясной общей картины всех дел, которые находятся в процессе выполнения. Труднее всего не упустить из виду общую картину, когда вы глубоко погружены в конкретную задачу. В это время довольно трудно от нее отстраниться и подумать, насколько ценно то, чем вы в данный момент занимаетесь. В этом причина, почему так важно в начале каждого дня и каждой недели формулировать свои намерения на соответствующий период.

Это распространяется и на то, как вы проводите свое время в целом. Когда вы в гуще событий, трудно подняться над своей жизнью, чтобы сверху увидеть то, что по-настоящему важно и что следует изменить.

«Горячие точки» позволяют сделать именно это.

 

 

ЗАДАНИЕ: СОСТАВИТЬ СПИСОК «ГОРЯЧИХ ТОЧЕК»

Расчетное время на выполнение задания: 10 минут.

Необходимые энергия/концентрация: 7/10.

Ценность: 7/10.

Удовольствие от выполнения задания: 9/10.

Практический результат: возможно, вы увидите свою жизнь с точки зрения, с которой не видели ее раньше, и сможете оценить значимость всех задач, проектов и обязательств, которые берете на себя.

Завершив перенос на внешний носитель всех дел в профессиональной и личной сфере, промотайте возникший список сверху вниз. Если он организован правильно, то не исключено, что, одномоментно охватив взглядом все аспекты своей жизни, вы испытаете эмоциональный подъем.

Создание и поддержание списка «горячих точек» – один из моих любимых способов организовать работу рациональнее, а не просто прилагать больше усилий. Просканировав список, я выписываю из него задачи, которыми нужно заняться на предстоящей неделе.

Когда я в первый раз решил представить каждый пункт в списке «горячих точек» в развернутом виде, то на каждую из семи категорий мне потребовалось порядка 10 минут; в течение последующих нескольких недель в электронном приложении для ведения заметок я фиксировал новые дела, возникающие по каждой категории. Раз в неделю я просматривал накопившиеся в приложении заметки и добавлял их к списку, после чего удалял их из приложения.

В этой главе я призываю вас сделать то же самое: потратьте 10 минут и поразмышляйте о том, из каких элементов состоят семь важнейших сфер вашей жизни. Если вы решите выделить отдельный день для технических задач, имеет смысл именно в этот день просматривать список и планировать улучшения, которыми вы займетесь на следующей неделе. Если выяснится, что некоторые ваши действия не соответствуют приоритетам, не будьте слишком критичны к себе – никто не совершенен. Просто внесите в свои действия необходимые коррективы; со временем вам удастся найти необходимый баланс.