Готовность к биологическому пику

 

Основное: если вы следите за тем, как в течение дня у вас меняется уровень энергии, то появляется реальная возможность заняться делами с максимальной отдачей именно в тот момент, когда наступает ваш биологический пик и вы способны приложить максимум энергии. Аналогичным образом если отслеживать, как вы используете время в течение недели, то можно оценить, насколько рационально вы его используете и насколько хорошо вам удается фокусироваться в течение дня.

 

Расчетное время чтения:

11 минут 3 секунды

Если бы для достижения высокой продуктивности было достаточно просто идентифицировать самые важные задачи, то книга на этом закончилась бы. Но мы находимся в самом начале пути – и не только потому, что для книги мне надо написать 80 000 слов. Настоящая причина в том, что, несмотря на наши лучшие намерения и стремление заниматься правильными делами, существует бессчетное количество причин, по которым мы этого не делаем.

Все эти причины напрямую связаны с тем, как вы используете свое время, внимание или энергию. У меня все те же проблемы: почти каждый день я попусту трачу время, отвлекаюсь, возникают проблемы с концентрацией внимания и не хватает энергии. Возможно, благодаря моим исследованиям и практике у меня с этим дела обстоят лучше, чем у большинства людей, но я бы солгал, если бы сказал, что максимально продуктивен, – то же самое скажет о себе любой эксперт.

Скорее всего, вы испытываете сходные проблемы. Несмотря на ваши лучшие намерения, вам все равно не хватает времени, энергии или внимания. Возможно, вы склонны медлить и откладывать (часть вторая книги), тратите слишком много времени на дела, отдача от которых низка (часть третья), нерационально распределяете свое время (часть четвертая), чувствуете себя погребенными под завалами дел (часть пятая), постоянно отвлекаетесь и не можете сосредоточиться (часть шестая) или неправильно пополняете запасы энергии (часть седьмая). Мой опыт говорит, что все это совершенно нормально.

На протяжении всей книги я буду знакомить вас с лучшими способами управления временем, вниманием и энергией. Но прежде чем вы научитесь лучше управлять этими тремя компонентами продуктивности, важно заложить еще один камень в основу вашей будущей продуктивности и измерить, насколько хорошо вы уже управляете ими.

Следующие два эксперимента позволили измерить, насколько эффективно мне удавалось управлять своим временем, вниманием и энергией; в результате были получены ценные данные о том, как у меня обстояли дела в этом отношении: в одном эксперименте в течение дня я измерял свой уровень энергии, а в другом – тщательно отслеживал использование времени и внимания.

 

Ваш биологический пик

 

Скорее всего, вы уже слышали о том, что уровень энергии может достаточно сильно колебаться в течение дня.

Если вы жаворонок, у вас больше энергии рано утром. Если вы сова, у вас больше энергии поздно вечером. После того как вы выпиваете чашку кофе, вы можете почувствовать внезапный прилив энергии, а затем через определенное время наступит энергетический спад. И если вы похожи на большинство людей, то ваш уровень энергии может переживать спад в середине дня ближе к обеденному времени, а через некоторое время после обеда ваш уровень энергии существенно возрастает.

Я рассматриваю энергию как топливо, которое мы сжигаем в течение дня, чтобы поддерживать свою продуктивность. Поэтому критически важно продуктивно управлять своей энергией. Если у вас нет топлива в баке, чтобы работать продуктивно, или вы перегорели, потому что плохо управляли уровнем энергии в течение дня, неправильно питались или не выспались, то ваша продуктивность резко упадет независимо от того, насколько хорошо вы умеете управлять своим временем или вниманием.

Чтобы до конца разобраться, как мой уровень энергии меняется в течение дня, я провел следующий эксперимент. В течение трех недель я вел журнал, в котором каждый день отмечал, на каком уровне в каждый момент находится моя энергия. В течение этих недель я также сделал следующее:

• Убрал из рациона кофеин и алкоголь.

• Потреблял минимальное количество сахара.

• В течение дня ел часто, но небольшими порциями.

• Засыпал и просыпался естественно, без будильника.

 

Смысл эксперимента был предельно прост: отследить естественные ежедневные приливы и отливы энергии в течение нескольких недель (с минимальным количеством стимуляторов) и в результате получить максимально точную картину того, сколько энергии находится в моем распоряжении в разные моменты в течение дня. Это позволило бы принимать своевременные меры, чтобы стать более продуктивным. Например, я мог бы работать над своими важнейшими задачами именно в тот момент, когда энергия находится на максимальном уровне, или своевременно пополнить энергию тела и мозга, когда эта энергия естественным образом снижается. Все устроены по-разному, у каждого свой график максимумов и минимумов энергии в течение дня в зависимости от того, как настроены его биологические часы. С помощью этого эксперимента я хотел разобраться, как работают мои.

Через три недели измерений уровня энергии каждый час в течение дня возникла интересная статистика.

 

 

Каждый день между 10:00 и 12:00, а также с 17:00 до 20:00 у меня было больше энергии, чем любое другое время дня.

Эксперты называют этот период времени по-разному, но мне больше всего нравится термин «биологический прайм-тайм», предложенный Сэмом Карпентером в его книге «Системность во всем» (Work the System).

Потратив какое-то время на наблюдения за тем, как ваша энергия колеблется в течение дня, вы сможете во время своего прайм-тайма направить максимум энергии и внимания на решение наиболее важных задач, а менее важными делами заняться тогда, когда энергия будет находится на более низком уровне.

 

Исследования показывают, что префронтальная кора – часть мозга, ответственная за творческое мышление, – наиболее активна сразу после пробуждения. Если у вас много творческой работы, то, даже когда после пробуждения вы чувствуете себя вяло, все равно стоит подумать о работе именно утром, не дожидаясь выхода энергии, способности концентрироваться и мотивации на максимум. Лично мне тоже кажется не совсем естественным начинать утро с важнейших дел, но если это получится, то весь остаток дня вы будете чувствовать себя непобедимым.

 

Наиболее продуктивные люди не просто хорошо управляют своим временем, они также умеют продуктивно управлять энергией и вниманием. Организовать свой день вокруг временных зон, когда у вас максимум энергии, – простой способ начать работать рациональнее, а не интенсивнее.

Определив, в какие именно часы ежедневно наступает мой прайм-тайм, я соответствующим образом стал перераспределять работу в течение дня. Каждый день между 10:00 и 12:00 и между 17:00 и 20:00 я занимался делами с высокой отдачей и наиболее значимыми проектами. И наоборот, когда моя энергия падала, я переключался на менее важные дела, или инвестировал время в повышение своего энергетического тонуса (например, выпивал чашку зеленого чая), или просто отдыхал, чтобы «подзарядить батарейки».

Возможно, то, над чем именно и когда именно необходимо работать, не полностью зависит от вас. Но если такая возможность появляется, необходимо выбирать соответствующее время дня для выполнения задач разной степени важности. В результате вы увидите существенную разницу в продуктивности. Например, если вы находитесь на энергетическом пике в полдень, стоит ли именно в этот момент устраивать перерыв на обед? Возможно, лучше подождать момента, когда вам действительно понадобится пополнить свою энергию.

Чуть позже мы подробнее исследуем вопрос о том, как с максимальной отдачей использовать время, когда ваша энергия находится на максимальном уровне. Но в любом случае мой опыт говорит о том, что одним из наиболее мощных способов повышения продуктивности является четкое понимание своего биологического ритма.

Конечно, энергия является лишь одним из трех компонентов продуктивности. Столь же важно осознанное отношение к тому, насколько разумно вы используете свое время и внимание.

 

Один день вашей жизни

 

Хотя я никогда не был склонен откладывать дела на потом, по своей природе я довольно ленив.

Прежде чем принять утренний душ, я могу послоняться по дому или прибрать разбросанные накануне вещи. Прежде чем отправиться из дома по своим делам, я могу уткнуться в книгу и прочитать несколько страниц, перехватить что-нибудь на кухне или присесть и погрузиться в собственные мысли.

В целом я не трачу слишком много времени понапрасну и почти всегда успеваю сделать то, что наметил, но мне нравится перемежать продуктивные отрезки времени короткими периодами ничегонеделания. Это помогает расслабиться, перейти от одного вида деятельности к следующему, а иногда в такие моменты в голову приходят отличные идеи (глава 17). Конечно, все это жутко раздражает окружающих, и практически каждая женщина в моей жизни, в том числе мать, сестра и моя девушка, в определенный момент разгневанно говорили мне «Хватит слоняться без дела!» – но мне так нравится.

Определение время прайм-тайма и отслеживание, как я провожу время каждый час в течение недели, выглядит просто в теории, но довольно утомительно на практике. Чтобы сделать это, я распечатал лист бумаги, который выглядел как электронная таблица в Excel, где строки соответствовали часовым интервалам, а колонки – дням недели. Прежде чем огласить результаты своих измерений, скажу пару слов о том, почему ведение журнала использования времени является столь эффективным инструментом.

Я лично не часто веду журнал учета использования времени, в основном из-за того, что это требует так много усилий. Но примерно раз в несколько месяцев я все же готов напрячься и отследить, куда уходит мое время. Это дает возможность понять, насколько разумно я использую тот ограниченный ресурс, которым располагаю. Из трех элементов продуктивности время является наиболее ограниченным ресурсом. Есть множество способов повысить концентрацию на задаче или уровень энергии, но не существует способа создать себе дополнительное время.

Чтобы распределять время более разумно – а именно направлять его на дела с наиболее высокой отдачей, вы должны точно себе представлять, какая система его распределения у вас уже сложилась и в какие ее элементы необходимо внести коррективы. Например, вы задекларировали, что к числу ваших главных ценностей относится поддержание физической и духовной формы, но при этом в течение недели вы уделяете им ровно ноль минут. Или, допустим, вы решили, что приоритетом является обучение сотрудников вашего отдела, но опять же в течение недели у вас до этого руки так и не доходят. Не представляя, на что уходит ваше время, невозможно определить насколько использование времени согласуется с вашими ценностями и приоритетами, вследствие чего вам будет труднее синхронизировать свои действия с системой ценностей. Ведение журнала использования времени является отличным способом отыскания начальной точки или того базового уровня, с которого можно начать восхождение к реализации наиболее значимых задач и дел с максимальной отдачей.

Журнал учета времени также является отличным способом определить, насколько хорошо вы способны концентрировать внимание в течение дня. Если вы запишете, чем конкретно занимались каждый час, то можете обнаружить, например, что основная проблема состоит в постоянном откладывании важного на потом и в необходимости сфокусироваться на борьбе с прокрастинацией (глава 5), или же вы поймете, что ваше слабое место – способность концентрировать внимание (глава 18), а может быть, важнее всего уменьшить количество отвлекающих факторов (глава 19).

Лора Вандеркам, автор «Я знаю, как она это делает» (I Know How She Does It) и «Книги о потерянном времени»[3], подтверждает, что ведение журнала учета времени является чрезвычайно полезным инструментом, чтобы составить карту фактического использования времени.

«Сам процесс ведения журнала может показаться утомительным и скучным, но в результате еженедельно высвобождается масса времени».

Естественно, поскольку вы ведете учет своего времени каждый час (или полчаса, или 15 минут), то вы гораздо чаще отчитываетесь перед собой (а не один раз в конце дня, когда подводите итоги). Исследования показывают, когда вы ведете учет потребляемой пищи, вы худеете в два раза быстрее. Аналогичный эффект возникает, если вести журнал учета времени.

Вандеркам обычно прибегает к журналу учета времени раз в квартал и ведет его приблизительно в течение недели, используя 30-минутные интервалы. Она говорит, что важно выбрать типичную неделю и пользоваться способом ведения журнала, наиболее комфортным для вас, будь это ноутбук, электронная таблица на компьютере или приложение в смартфоне.

«Кроме того, что вы поймете, на что бездарно тратите время, может выясниться, что те скучные или неприятные дела, которые вы постоянно откладываете, не требуют для выполнения так много времени, как кажется, – говорит она. – Это важно, чтобы избавиться от проволочек».

Я провел свои первые замеры использования времени только в середине проекта, и мне кажется, что результаты вас немного удивят. Но прежде чем вас с ними познакомить, предлагаю выполнить финальное задание из раздела «Закладываем основы».

 

 

ЗАДАНИЕ: ОПРЕДЕЛИТЬ ВРЕМЯ СВОЕГО БИОЛОГИЧЕСКОГО ПИКА

Расчетное время на выполнение задания: по одной минуте каждый час в течение минимум одной недели.

Необходимые энергия/концентрация: 1/10.

Ценность: 9/10.

Удовольствие от выполнения задания: 3/10.

Практический результат: ясное понимание, где вы находитесь с точки зрения управления тремя компонентами продуктивности; точка отсчета для внесения ежедневных корректировок.

Задание решает сразу несколько задач: измерение меняющегося в течение дня уровня энергии; определение отрезков дня, когда у вашего организма наступает биологический пик; сбор статистики о фактическом использовании времени и внимания.

 

Энергия

Если вы хотите по-настоящему отследить естественные ритмы своего организма, то перед началом измерений:

• Исключите из рациона кофеин, алкоголь, сахар и все остальные стимуляторы. Если на адаптацию требуется несколько дней, исключите из рассмотрения данные за первые несколько дней, они могут исказить результаты.

• Есть необходимо часто и небольшими порциями.

• По возможности засыпайте и просыпайтесь естественным образом, без будильника или смартфона.

Вероятно, труднее всего будет обходиться без кофеина и алкоголя, но это очень важно, если вы хотите точно измерить свой уровень энергии в разное время в течение суток. Я рассматриваю употребление алкоголя как способ взять энергию взаймы у следующего дня. А когда мы прибегаем к кофеину, то мы берем энергию взаймы уже у сегодняшнего дня, потому что за вызываемым кофеином всплеском энергии неизбежно следует резкий спад. В общем, чтобы точно определить, в какое время дня ваша продуктивность максимальна, откажитесь от этих двух стимуляторов. Сахар может обеспечить временный подъем сил, но в долгосрочной перспективе он не слишком полезен.

Я лично рекомендую исключить все три стимулятора за неделю до момента, когда вы начнете измерять уровень энергии. Биологический прайм-тайм практически не меняется с течением времени, поэтому результаты измерений будут актуальны долгие годы.

Чтобы отследить свой уровень энергии и распределение времени, нужен всего лишь лист бумаги, на котором проставлены часы дня и дни недели. Чтобы сэкономить ваше время, я подготовил шаблон, в котором есть все, что нужно для отслеживания времени и уровня энергии в течение одной недели. Зайдите на сайт productivityprojectbook.com, скачайте и распечатайте этот шаблон.

 

Время

Каждый час отмечайте, сколько энергии у вас есть (по шкале от 1 до 10), а также записывайте:

• Что вы делаете в данный момент.

• Сколько минут каждый час (оценочно) вы тратите непродуктивно на разного рода проволочки и отвлечения.

Вот несколько полезных советов:

• Кроме ручки и бумаги существуют электронные приложения, которые позволяют отслеживать, как вы проводите время, что удобно, если вы много времени работаете на компьютере. Если вы можете самостоятельно устанавливать внешние программы на рабочий компьютер, то я настоятельно рекомендую RescueTime (Rescuetime.com – бесплатная программа, доступная для PC, Mac и Android) или Toggl (Toggl.com – также бесплатное приложение для PC, Mac, iPhone и Android). RescueTime отслеживает время автоматически в фоновом режиме, а Toggl позволяет делать это вручную.

• Если вы обнаружили, что склонны откладывать дела на потом, не волнуйтесь, это нормально. По данным исследователей, которых я интервьюировал, прокрастинация свойственна всем, в том числе и некоторым самым известным экспертам в области продуктивности. Не будьте слишком строги к себе, когда записываете, сколько времени тратите на проволочки и откладывания, – и не бойтесь быть честным перед собой.

• Если вам противна сама мысль об отслеживании времени и энергии в течение недели или больше, попробуйте делать это хотя бы в течение нескольких дней. Как только вы начнете наблюдать некоторые закономерности, у вас проснется интерес и захочется продолжить измерения. Моя рекомендация – отслеживать распределение времени в течение недели, а энергетический уровень – в течение двух-трех недель, если сможете.

Отслеживание времени и энергии достаточно утомительно, это правда. Но отдача настолько колоссальна, что я до сих пор раз в несколько месяцев повторяю эти измерения, хотя по сравнению с первыми измерениями отдача от процесса уже не столь велика. Этот процесс сам по себе мотивирует уменьшить количество времени, которое вы уделяете делам, дающим низкую отдачу. Но даже если такая мотивация не возникает, не беспокойтесь: я познакомлю вас с самыми эффективными способами управления временем, вниманием и энергией.

А сейчас, когда мы заложили основу для повышения продуктивности, настало время поделиться с вами реальными результатами моих первых измерений.

 

 

Часть вторая

Пустая трата времени