Самое продуктивное слово в вашем словаре

 

Самое полезное слово в вашем словаре продуктивности вы узнали еще в младенчестве. Оно занимает 56-е место среди наиболее часто употребляемых слов английского языка. Это слово «нет».

Когда по мере развития проекта стало понятно, что он потребует гораздо больше времени и сил, чем мне изначально представлялось, я взял себе за привычку каждый день намеренно говорить «нет» делам с низкой отдачей. Для меня не имело значения, были ли это крупные дела или мелочи вроде прослушивания не слишком интересного подкаста, ответов на ругательные письма, приходящие по электронной почте, или чтение раздела комментариев на новостных сайтах. Усилия, которые я прилагал, чтобы отклонять возникающие малоценные дела, а не хвататься за них, экономили мне массу времени.

Прекрасно, когда нам удается устранить, сократить или делегировать имеющиеся задачи и обязательства. Но их количество никогда не бывает статичным и меняется с течением времени. Если вы не будете постоянно защищать свое время и внимание от натиска дел, проектов и обязательств с низкой ценностью, вы погрязнете в их завалах.

В 2014 г. Грег Маккеон опубликовал «Эссенциализм»[15], потрясающую книгу о том, как намеренно фокусироваться на меньшем количестве дел. Книга затронула чувствительную струну. Когда я спросил Грега, что именно в книге привлекло такое количество читателей, он дал простой ответ: «У всех одни и те же проблемы».

Он продолжает: «Люди чувствуют, что им не хватает сил на работе и дома. Они чувствуют себя занятыми, но не продуктивными. Им мешают постоянные отвлечения и тривиальные дела». Постоянные попытки переделать больше дел вместо того, чтобы фокусироваться на правильно выбранных делах, приводят к стрессам, снижают продуктивность и качество работы. Решение проблемы состоит в том, чтобы в работе и в жизни концентрироваться исключительно на приоритетах.

Из тех рекомендаций, которые дает Грег, мне больше всего нравится его правило 90 %, заключающееся в том, чтобы сказать «нет» делам, которые он называет «несущественными». Он утверждает, что мы должны не только говорить «нет» явно бессмысленным делам; из работы и жизни мы должны также исключить многие дела категории «в принципе имеет смысл», потому что они отбирают драгоценное время у приоритетных задач. Правило 90 % звучит просто: когда вы рассматриваете какую-либо новую возможность, ранжируйте ее по шкале от 1 до 100 в зависимости от того, насколько ценной или значимой она вам представляется. Если ее рейтинг ниже 90 пунктов, откажитесь от нее.

Как выразился Грег, «ваша работа заключается не в том, чтобы все втиснуть в свой рабочий день, и даже не в том, чтобы равномерно распределить энергию на все дела. Ваша задача – направить энергию на приоритеты». Энергию необходимо сконцентрировать на том, что является критически важным.

Каждая задача, проект или обязательство, отдача от которых низка и от которых вы решаете отказаться, дает возможность сказать «да» приоритетам.

 

Это, кстати, еще один отличный повод, чтобы работать более осознанно, а не просто быстрее и более интенсивно. Немного снижая темп работы, вы начинаете лучше осознавать свои намерения и переходите в состоянии полной осознанности, вам становится намного проще оценивать отдачу дел, которые сыпятся на вас.

 

Аналогичным образом обязательства и обязанности, которые вы решаете сохранить, должны быть продиктованы теми же ценностями, что и ваши самые приоритетные задачи и проекты.

Выполнение любого обязательства, которые вы берете на себя в профессиональной и личной жизни, требует определенного времени и внимания. И каждое обязательство, если оно не является для вас значимым или не обещает серьезную отдачу, делает вас менее продуктивным. Возьмем в качестве примера владение домом. Мне повезло, что в свои 26 лет я могу всерьез рассмотреть приобретение отдельного дома, если мне этого захочется. Но несколько лет назад я принял решение пока этого не делать. Это не значит, что я не захочу в конечном итоге приобрести собственный дом – мне нравится сама идея быть хозяином, иметь участок, где можно устраивать барбекю и который можно организовать как мне нравится. Но, как и ежедневный подъем в 5:30, эта идея на данном этапе моей жизни просто не стоит того количества времени и усилий, которые потребовались бы для ее воплощения. Живя в квартире, мне не нужно стричь газон, выносить мусор, зимой убирать снег или даже ремонтировать бытовую технику, когда она ломается. Владение домом пока не является для меня достаточно значимой целью, поскольку я могу использовать свое время на более значимые в данный момент дела.

Пересмотрев свои обязательства и поразмышляв о том, сопровождаются ли они достаточной отдачей, вы сможете упростить свою профессиональную деятельность и жизнь в целом, высвободив еще больше времени и пространства, чтобы сконцентрироваться на наиболее существенных обязательствах. Такие обязательства могут включать:

• необходимость работать полный или неполный рабочий день;

• членство в отраслевых ассоциациях;

• поддержание дома (или дачи) в хорошем состоянии, если вы хозяин;

• образование (например, учеба в университете или колледже, посещение образовательных курсов в свободное от работы время);

• отношения и дружбу;

• клубы, в которых вы состоите;

• виды деятельности или хобби, которыми вы активно занимаетесь.

 

Думаю, что продуктивнее всего при составлении реестра своих обязательств и обязанностей – изучить имеющиеся дела с низкой отдачей, а затем подумать о том, к каким обязательствам они относятся. Любое дело или проект обычно связаны с каким-либо крупным обязательством. Внимательно проанализировав, с каким обязательством связано каждое дело или проект, можно относительно легко идентифицировать сами обязательства, обеспечивающие максимальную и минимальную отдачу. Не каждое дело с низкой отдачей непременно связано с крупным обязательством, у которого отдача также невысока, но достаточно часто так оно и оказывается.

Я считаю, что одна из главных причин, почему моему проекту удалось встать на ноги, заключается в том, что я на это время минимизировал количество сторонних по отношению к нему обязательств. Начав «Год продуктивности», я, помимо прочего, прекратил работу по найму на неполный рабочий день (и отклонил другие предложения о работе). Я даже удалил свою учетную запись в Facebook, чтобы высвободить время и внимание для моего проекта, который заведомо давал более существенную отдачу и был для меня более значимым. На первый взгляд может показаться, что устранение данных обязательств обеднило мою жизнь, но дело обстоит ровно наоборот. Для меня мой проект был гораздо более значимым и перспективным способом инвестирования времени, и сокращение количества обязательств позволило мне погрузиться в него гораздо глубже.

Йо Йо Ма вряд ли стал бы величайшим виолончелистом в мире, если бы ему приходилось совмещать уроки игры на виолончели с футбольными тренировками, занятиями сальсой и парой подработок. Он стал великим виолончелистом потому, что инвестировал максимум своего времени и внимания в игру на виолончели. Результаты налицо.

Аналогичным образом одной из самых продуктивных и успешных компаний в мире является Apple. В то время как другие компании занимаются постоянным расширением продуктовых линеек, как будто они собирают коллекцию карт в игре «Покемон», Apple жестко фокусируется на небольшом числе продуктов. Компания имеет всего четыре основных направления – iPhone, iPad, Mac и смарт-часы. Каждая продуктовая линейка включает всего несколько продуктов и обновляется в среднем раз в год. На момент написания этой книги Apple являлась крупнейшей компанией в мире по рыночной капитализации, хотя полный набор ее продуктов поместился бы на небольшом столе. Умение говорить «нет» сделало Apple лидером.

Взгляните вокруг, и вы увидите бесчисленные примеры, как такой подход позволяет повысить концентрацию и продуктивность. Вы сможете эффективнее распорядиться временем, вниманием и энергией, если будете фокусироваться на небольшом числе самых значимых задач, обеспечивающих максимальные результаты.

Наиболее продуктивные люди прилагают усилия не только для того, чтобы понять свои приоритеты, но и чтобы упростить все остальное.

 

 

ЗАДАНИЕ НА ДЕЛЕГИРОВАНИЕ

Расчетное время на выполнение задания: 10 минут.

Необходимые энергия/концентрация: 8,5/10.

Ценность: 7/10.

Удовольствие от выполнения задания: 8,5/10.

Практический результат: более глубокое понимание реальной стоимости вашего времени, что в свою очередь влияет на толерантность к делегированию и передаче задач на аутсорсинг как в профессиональной, так и в домашней сфере.

Задание для вас: рассчитать стоимость своего времени. Проанализируйте, сколько вы готовы заплатить, чтобы выкупить час своей жизни с учетом вашего дохода, занятости и воспринимаемой ценности денег и времени. Затем поинтересуйтесь, за какие деньги можно найти хорошего помощника, виртуального ассистента, стажера или профессиональную помощь в какой-либо области.

Это может оказаться самым ценным расчетом, который вам суждено сделать за всю свою жизнь.

И если вы хотите поднять ставки еще больше, призываю вас также:

• сделать завтра сознательное усилие и сказать «нет» пяти делам независимо от того, крупные они или не очень;

• подумать об обязательствах и обязанностях, выполнение которых обрекает вас на дела с низкой отдачей, и задать себе вопрос: действительно ли они являются настолько ценными для меня? Может быть, стоит отказаться от некоторых из них? Из трех основных компонентов продуктивности самым ограниченным ресурсом является время. И его стоит тратить максимально обдуманно.

 

 

Часть пятая