Состав документов, подлежащих передаче в архив

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (до 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

Дела временного хранения со сроками до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение. В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

Передача документов на хранение в государственный архив

Документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения описям дел.

При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на АФ организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы выявить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства и общества необходимой информацией, а также определить сроки хранении документов согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

Задачи ЭЦД

- отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву;

- определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени;

- обеспечение полноты состава АФ путем восстановления утраченных

документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих организаций;

- отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Отнесение документов к составу АФ осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

ЭЦД в организации проводится:

- в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

- в архиве – в процесс подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Непосредственная работа по ЭЦД возлагается на экспертные и экспертно-проверочные комиссии. Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях и на предприятиях. В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:

- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

- рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Функции Э ПК: разрабатывает принципы комплектования АФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения; разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности документов ГА и определяет категории учреждений, организаций и предприятий, от которых производится прием документов в госархивы; разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения и др.

Состав и функции экспертных комиссий. Экспертная комиссия учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает три-пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данного учреждения.

В состав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за архив.

Председателем Экспертной комиссии должен быть один из заместителей руководителя учреждения. В состав Центральной Экспертной комиссии включается также представитель архивного органа.

Основные задачи и функции Экспертной комиссии. Из основных задач экспертной комиссии выделяют:

- рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

- рассмотрение актов о выделение к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их решения принимаются большинством голосов, заседание протоколируются.

Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии или утверждает руководитель организации.

ЦЭК осуществляет следующие функции

- разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов АФ, образующихся в процессе деятельности министерства, ведомства и подведомственных им организаций;

- рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями;

- осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отраслевой системы;

- рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;

- организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав АФ (в том числе научно-технической документации и специальной документации) в министерстве, ведомстве и подведомственных им организациях;

- оказывает содействие и методическую помощь в работе специалистов отрасли;

- совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников центрального аппарата и подведомственных учреждений консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Порядок проведения экспертизы ценности документов. В работе по проведению целевой комплексной экспертизе ценности документов можно выделить три основных этапа: подготовительный, основной, заключительный.

Задачами работы на первом подготовительном, этапе являются: определение отраслевых (ведомственных) систем, по фондам которых предполагается проведение целевой комплексной экспертизы ценности документов, и установление состава фондов каждой отрасли, подвергаемых экспертизе; разработка плана работы по проведению целевой комплексной экспертизы.

Задачей второго, основного этапа, является непосредственно экспертиза ценности в целях выделения к уничтожению документов с повторяющейся информацией и документов, не имеющих ценности, а также работа по наиболее рациональному распределению документов внутри отраслевого комплекса архивного фондов и восполнению фондов руководящих органов.

Задачами третьего, заключительного, этапа является: оформление результатов экспертизы ценности документов; внесение изменений в научно-справочный аппарат и учетные документы архива; физическое изъятие выделенных к уничтожению документов.

Ежегодно в делопроизводстве организации (учреждении) проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

- постоянного хранения в государственных архивах;

- временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены Экспертной Комиссии, утверждает руководитель учреждения.

Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.

Экспертиза ценности электронных документов. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.

На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

- проверка физического состояния носителей, предназначенных для передачи в архив;

- запись ЭД на машинные носители;

- проверка качества записи;

- описание ЭД;

- проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

- подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристик содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных, сайтов и т.п.), объем документа (для базы данных – также количество записей).

Оформление результатов экспертизы ценности документов. По результатам ЭЦД организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. ЭЦД нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов.

Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел. Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется, и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения. Или, если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения – все дело хранится пять лет. Протокольные дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения. На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт.

Форма акта о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению, типизирована. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК(ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период. Полное оформление предусматривает:

- перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);

- нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;

- составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

- составление заверительной надписи дела;

- подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела:

уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет), хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные дела, дела на авторские свидетельства).

Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, части, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй – прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пере систематизацию документов в деле, располагая их в прямом хронологическом порядке.

Порядок уничтожения документов. В первую очередь нужно произвести экспертизу документов и выделить документы постоянного, временного хранения и документы, не подлежащие хранению (те, которые должны быть уничтожены).

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.