Организация работ по оцифровке архивных документов государственных и ведомственных архивов

Оцифровка архивных документов производится с целью формирования электронного фонда пользования (ЭФП).

Электронный фонд пользования представляет собой совокупность электронных копий документов Архивного фонда, записанную на цифровые носители, и предназначенную для использования вместо подлинников документов, что должно обеспечить:

• сохранность документа,

• возможность формирования электронных ресурсов, обеспечивающих оперативность доступа к документу, в т.ч. с использованием Интернет-технологий.

Порядок создания электронного фонда пользования –

важная задача деятельности архива, которая должна быть регламентирована специально разработанным Регламентом создания электронного фонда пользования (электронных копий архивных документов).

Порядок создания электронного фонда пользования –

важная задача деятельности архива, которая должна быть регламентирована специально разработанным Регламентом создания электронного фонда пользования (электронных копий архивных документов).

МЕТОДЫ СОЗДАНИЯ ЭФП

 

Основные технологические операции создания электронных копий архивных документов:

- отбор документов для оцифровки;

- подготовка документов для оцифровки;

- передача документов на сканирование/ прием документов/ регистрация в учетной документации;

- выбор способа оцифровки документов на различных носителях (так, для фотодокументов определяющими факторами являются: тип и вид носителя документа (фотобумага, фотопленка, стекло), рулон или отдельный кадр, размер (формат) носителя (бумаги и фотокадра), характеристика документа (отдельный лист документа, фотография, или комплекс документов (фотографии, вклеенные в фотоальбом); для фонодокументов – носитель информации, наличие специализированного оборудования для воспроизведения подлинника и т.п.);

- оцифровка документа – создание электронной копии – мастер-копии;

- двукратная (минимум) запись на носители: мастер-копия и рабочая копия;

- маркировка носителей / регистрация носителей и их содержимого (мастер-копия и рабочая копия) в учетной документации;

- передача носителей копий на хранение;

- возврат подлинников документов в хранение.

Критерии отбора АФ для создания ЭК

Электронные копии архивных документов создаются в первую очередь для:

• наиболее используемых документов, независимо от времени их создания, материала и техники изготовления;

• особо ценных и уникальных документов,

• документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии с высокой степенью разрушения основы, что может повлечь утрату подлинника;

• документов, для которых существует угроза утраты информации (например: для документов на бумажной основе – угасание текста; для фонозаписей на магнитной ленте – размагничивание; для цветных фотонегативов – утрата цветности и т.п.) при удовлетворительном физическом состоянии носителя;

• выполнения запросов и заказов, подготовка изданий и выставочных проектов.

С целью организации и контроля за проведением работ по оцифровке фондов в каждом архиве должен быть создан Перспективный план оцифровки, включающий в себя названия фондов, предназначенных для создания электронных копий в рамках всего собрания архива.

На основе Перспективного плана ежегодно создается Перечень фондов, подлежащих оцифровке, в котором определяется последовательность оцифровки фондов в рамках данного года.

Классификация архивных документов по категориям сложности сканирования

Требования к техническому оборудованию

Создание электронных копий архивных документов может производиться с помощью двух видов оцифровывающих устройств:

• профессионального сканирующего оборудования – планетарных бесконтактных сканеров;

• цифровых фотоаппаратов.

Основными критериями выбора моделей сканеров для созданий электронных копий архивных документов являются:

• безопасность и сохранность подлинника в процессе сканирования;

• качество электронной копии;

• размер стола сканирующего устройства, соответствующий максимальному размеру подлинников, предназначенных для оцифровки, и исключающий необходимость фрагментарного сканирования документов с последующей компьютерной «склейкой» («стикингом») изображений;

• другие технические характеристики оборудования.

Выбор цифровых фотокамер (фотоаппаратов) определяется размером матрицы и финансовыми возможностями архива.

На сегодняшний день цифровые фотокамеры представляют собой самый безопасный для подлинников архивных документов способ создания электронных копий документов. Однако их использование также имеет свои ограничения и недостатки, главным из которых является проблемы соблюдения светового режима.

Допустимо комбинирование различного оборудования для решения задач оцифровки документов разного формата.

Основные требования к помещениям по созданию

электронных копий архивных документов

Требования к помещениям:

- помещения должны иметь естественное и искусственное освещение;

- места работы должны быть оборудованы специальными столами, приставками, подъемно-поворотными креслами;

- освещение не должно создавать бликов на поверхности;

- минимальная площадь одного рабочего места не менее 6 кв.м. (расстояние между рабочими столами с видеомониторами не менее 1,2 м.);

- помещение должно быть вентилируемым;

- не допускается размещение комнатных растений вблизи оборудования;

-  помещение должно быть оборудовано сейфом и закрывающимся шкафом для хранения архивных документов;

- помещения должны сдаваться под охрану.

ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА
ДОКУМЕНТОВ НА ОЦИФРОВКУ

Подготовка документов для проведения работ по созданию электронных копий включает в себя:

• выемку дел,

• проверку поисковых данных,

• сверку с описью заголовков дел,

• проверку нумерации листов,

уточнение в листах заверителях.

Принятие решения о расшивке дела может быть мотивировано:

• А) обеспечением сохранности документов (дело туго сшито и при его раскрытии на 180 градусов и использовании прижимного стекла может произойти повреждение (деформация) документов);

• Б) невозможностью представить на электронной копии всю информацию документа, т.к. часть информации «уходит» в корешок.

Передача документов на оцифровку осуществляется:

- сотрудниками архива,

- ответственными за создание электронного фонда пользования,

- оформляется Заказом (требованием) на изготовление электронных копий, оформленным в соответствии с последовательностью сканирования фондов, зафиксированной в Перечне фондов, предназначенных для оцифровки.

Решение о оцифровке принимает зав. структурным подразделением, архивный документ оцифровывается однократно.

В результате оцифровки создается электронная мастер-копия документа.

ТРЕБОВАНИЯ ПО СОЗДАНИЮ
МАСТЕР-КОПИИ

1. Единицы хранения, отдельные архивные документы оцифровываются в полном объеме, включая обложки, шмуцтитулы, листы со служебной информацией, оборотные стороны и т.п.

2. Допустимо не оцифровывать «пустые» (незаполненные символьной (текстом), графической и иной информацией, непронумерованные) листы (страницы), входящие в состав единицы хранения (документа), при обязательной оцифровке листа-заверителя и специальной отметке в сопроводительной документации (в описании электронной копии) о том, какие именно и по какой причине листы (страницы) не оцифровывались.

3. Неразброшюрованные дела оцифровываются в разворот, отдельные документы – полистно (включая оборотную сторону).

4. Полистная оцифровка неразброшюрованных дел возможна только в случае, когда формат листов (в высоту) превышает размер сканирующего стола, и дела необходимо располагать на столе горизонтально.

5. В случае если в составе дела находятся документы разных размеров, необходимо использовать белые листы бумаги для подкладки их под небольшие документы с тем, чтобы следующий документ большего размера не предъявлялся на изображении.

6. Нежелательна пофрагментная оцифровка большеформатных подлинников с последующей компьютерной «склейкой» («стикингом») изображения. Для оцифровки большеформатных документов рекомендуется использовать специализированные сканеры формата А1-А0 или цифровой фотоаппарат.

•. Если архивный документ представляет собой трехмерный объект (например, книжное/альбомное издание, свиток, рулон и т.п.), кроме оцифровки его обложки, шмуцтитула и страниц с помощью сканера, необходимо также создание цифровой фотографии предмета, отражающей его физические размеры и форму, а также имеющиеся особенности (книжный корешок, три обреза книги, застежки и т.п.).

• 8. Если документ хранится в сложенном виде, кроме оцифровки его лицевой и оборотной стороны в развернутом виде, необходимо также оцифровать его во всех вариантах сложения в случае, если варианты сложения имеют самостоятельную информационную ценность (например, надписи на внешних сторонах писем–треугольников периода Великой Отечественной войны).

• 9. Если документ представляет собой телетайпную или телеграфную ленту, книгу, выполненную азбукой Брайля, имеет филиграни, рельефные изображения, подчистки, исправления и т.п. и/или иные детали, видимые только при определенном освещении или под углом, его сканирование производится с использованием специального оборудования. Если подобное оборудование отсутствует, то особенности документа подробно описываются в сопроводительной документации, в том числе в программе учета и описания электронных копий.

• 10. Если архивный документ имеет историческую упаковку (конверт, папку, обложку, кофр и т.п.) в обязательном порядке необходимо создать электронную копию данной упаковки, применив при необходимости цифровой фотоаппарат.

• 11. При оцифровке сложных объектов (например, фотоальбомов), где на странице расположено несколько архивных документов (фотографий), демонтаж которых невозможен, создается электронная копия страницы в целом, а затем с помощью специальных установок сканирующего оборудования – каждого документа (фотографии) в отдельности.

• 12. В случае изменения внешнего вида подлинника архивного документа (например, в результате реставрации), документ оцифровывается повторно, а утратившая актуальность мастер-копия заменяется на новую и отправляется в архив.

• 13. При оцифровке желательно располагать на поверхности сканера две линейки, демонстрирующие физические размеры документа.

• 14. При оцифровке документа (единицы хранения) необходимо следить, чтобы граница области сканирования отстояла на 0,5 – 1 см от края документа с тем, чтобы на изображении были видны его края.

• 15. Использование прижимного стекла сканеров нежелательно в случае если: толщина дела превышает глубину книжной колыбели; дело сшито таким образом, что при его раскрытии на 180 градусов у корешка возникает «волна» и появляется возможность нанесения вреда документам; при сканировании иллюминированных или пергаменных рукописей и книг.