Понятие структура характеристика системы научно-справочного аппарата к документам архива

Научно-справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

Система НСА (СНСА) к документам архива организации – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.

Состав СНСА архивов организации определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

Элементами СНСА архива организации являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторической справки к архивным фондам организации.

Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов организации могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.

Преемственность СНСА архивов организаций основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов, каталогов, баз данных с необходимым справочным аппаратом к ним.

Заложенная в основу создания НСА документная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.

Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документах. Вторичная документная информация, информация об информации, находится в различных сообщениях о документах, состоящих из описаний, специальных шифров и кодов. В совокупности они составляют архивную информационную среду.

Архивные справочники могут быть обязательными – опись, каталог и дополнительными – указатели, обзоры. Основой НСА является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные и информационно-поисковые, входящие в НСА архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными арх. справочниками.

Принципы построения научно-справочного аппарата:

- взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

- неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

- преемственность НСА ведомственных, государственных, муниципальных архивов;

- единство методики создания НСА и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника;

- применение архивных справочников ко всем видам документов при конкретных и четких функциях каждого справочника.

Понятие архивного каталога. Архивный каталог –межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, темам, отраслям, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности арх. фондов; наличием и качеством других типов арх. справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги. Каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Описательная статья каталога включает: название архива; индекс; рубрику и подрубрику; дату события; место события; сведения из архивного документа, единицы хранения/единицы учета, архивного фонда (содержание); архивный шифр; язык документа и способ его воспроизведения; фамилию составителя и дату составления описательной статьи.

Для установления связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.

Каталогизация архивных документов – совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:

- определения вида каталога;

- разработки схемы классификации в нем документной информации;

- выявления и отбора документной информации для каталогизации;

- описания документной информации на каталожных карточках;

- индексирования каталожных карточек;

- систематизации карточек и ведения каталога.

При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:

- определяется очередность выбора архивных фондов и их структурных частей по степени их значимости;

- отбираются необходимые дела, документы, сведения из них;

- в зависимости от формирующегося каталога применяются различные приемы описания документной информации.

При определении вида каталога учитываются: уровень и профиль архива; структура, состав, содержание, степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качество других архивных справочников; кадровые и материально-технические возможности архива.

Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов.

В основе архивной картотеки может лежать делопроизводственная картотека, подвергшаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговременных (свыше 10 лет), кратковременных(до 10 лет) дел и документов личного состава.

Каталоги могут строиться на основе логической или алфавитной структуры. К первым относятся систематические, тематические, хронологические, ко вторым – предметные –именной и географический.

Наиболее распространенными видами каталогов являются:

- систематический – по отраслям знаний и практической деятельности общества;

- тематический – по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам;

- по истории учреждений – по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке;

- по истории административно-территориального деления – по видам административно-территориальных единиц, а внутри их – по алфавиту наименований;

- хронологический – по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий;

- именной – по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;

- географический – по алфавиту географических и топографических объектов;

- ведомственный по личному составу – данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога;

- названий фондов – при большом кол-ве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами.

Понятие обзора архивных документов. Обзор архивных документов – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими.

Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедческий анализ.

Тематический обзор документов включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по конкретной теме и их источниковедческий анализ.

Основным отличием обзора архивных документов от других видов научно-справочных документов является ведение источниковедческого анализа, предполагающего определение источниковедческого значения рассматриваемых документов, их полноты и степени сохранности, достоверности, характера содержащихся в них фактических данных.

Основной частью обзора являются аннотации архивных документов,

сопровождаемые их поисковыми данными. Обзор составляется на весь архив, затем – на его фонды, описи, дела, листы дел. В полном виде обзор состоит из характеристик учреждений-фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата.

Схема построения обзора архивного фонда:

- структурная – при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей являются названиями разделов обзора;

- отраслевая (функциональная) – при отсутствии четкой структуры фондообразователя и соответственно фонда;

- тематическая – группировка и изложение содержания документов по конкретным темам;

- хронологическая –группировка и изложение содержания документов по хронологии;

- номинальная – группировка и изложение содержания документов по их видам.

Аннотации документов в обзоре содержат сведения о содержании документов, их источниковедческий анализ, основные разновидности документов, авторство их, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные сообщают сведения на уровне фонда (опись, дело, лист). В тематическом обзоре поисковые данные дополняются названиями архивов и номерами фондов.

Справочный аппарат обзора состоит из титульного листа; оглавления; предисловия (в котором сообщаются сведения о фонде и фондообразователе, структуре обзора, составе справочного аппарата, списка сокращений, указателя).

К тематическому обзору составляются: список фондов, использовавшихся при его составлении; библиография; сведения о наличии документов по теме в других архивах.

Понятие архивного указателя

Архивный указатель – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели могут быть: межархивными; межфондовыми; внутрифондовыми; на документы одной описи; нескольких описей фонда; целого фонда; нескольких фондов одного архива; нескольких архивов.

Указатели могут составляться: к заголовкам единиц хранения без их просмотра; к отдельным документам с их просмотром.

По структуре своих рубрик указатели являются: глухими (без аннотаций); раскрытыми (с аннотациями).

По рубрикации указатели делятся: на алфавитные; систематические; хронологические.

Указатели к единицам хранения внутри фонда составляются, если фонд имеет сложную структуру, большое количество описей, часто используется.

Межфондовые указатели составляются при однородности их дел, их взаимодополняемости. Такие же указатели могут быть межархивными.

Описательные статьи указателей состоят из предметного понятия и поисковых данных по фондам, описям, делам, листам. Термины указателя могут быть взаимосвязаны между собой системой отсылок.

Основные виды указателей: тематический; именной; географический; хронологический; алфавитный; систематический.

Понятие исторической справки

Основной предпосылкой правильного фондирования, разработки схем классификации документов архивного фонда и проведения других работ с документами является изучение истории фондообразователя, историй фонда, состава и содержания его материалов. Результаты этого изучения отражаются в исторической справке о фондообразователе и фонде.

Историческая справка о фондообразователе и фонде необходима: для определения и уточнения состава материалов архивного фонда (в частности, для выявления недостающих, отсутствующих в фонде материалов и их розыска); проведения экспертизы ценности документов фонда; установления системы построения фонда и разработки схемы классификации его документов, для учета документов фонда, создания полноценных арх. справочников, раскрывающих состав и содержание документов фонда (описей, обзоров, каталогов, путеводителей и др.).

Историческая справка о фондообразователе и фонде должна состоять из четырех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда, списка использованных источников и литературы.

Историческая справка архивного фонда составляется при открытии этого фонда и содержит: историю фондообразователя; историю фонда; характеристику документов фонда.

История фондообразователя включает: историю создания фондообразователя (даты, номера, заголовки распорядительных документов о создании его и преобразовании); задачи и функции фондообразователя и их изменения; масштаб деятельности фондообразователя, состав системы подведомственных организаций; место фондообразователя в системе госаппарата, экономической, общественно-политической, культурной жизни; изменения в названии и подчиненности фондообразователя; структуру фондообразователя и ее изменения; крайние даты деятельности фондообразователя.

История фонда включает: дату первого поступления фонда в архив, его объем, крайние даты; изменения в составе и объеме фонда и их причины; степень сохранности документов; особенности формирования, описания, систематизации документов; сведения о наличии документов фондообразователя в других фондах и архивах; сведения о наличии в документах фонда документов других фондообразователей; состав НСА.

Характеристика документов фонда включает: состав документов фонда, их виды, их крайние даты; особенности документирования, присущие данному фондообразователю; порядок использования документов; характеристику НСА.

Сведения, необходимые для составления исторической справки, извлекаются из законодательных материалов, общеисторической литературы, литературы по истории учреждений, из документов фонда, из дела фонда и учетных документов архива, из литературы по истории фонда.

Полная историческая справка, как правило, составляется после приведения в порядок документов фонда, но история фондообразователя должна быть написана раньше, так как определить состав материалов архивного фонда и научно обосновать систему построения фонда невозможно без знания истории фондообразователя. Один экземпляр исторической справки должен храниться в деле фонда.

В результате изучения истории фондообразователей, документы которых предполагается включить в объединенный архивный фонд, должна быть написана историческая справка по истории этих фондообразователей.

В ней кроме общих законодательных актов и структуры учреждений необходимо показать, что связывает эти учреждения друг с другом, отметить единство состава и содержания материалов, обосновать причины и необходимость создания объединенного архивного фонда, а также указать, на основании каких признаков объединяются архивные фонды.

Перед созданием коллекции документов особое внимание уделяется розыску и установлению сохранности фондов, к которым относятся эти документы, и только в случае отрицательного результата поиска формируется коллекция.

Автоматизированный научно-справочный аппарат архива – комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.

Основными полями электронной регистрационно-контрольной карточки (РКК) являются: автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр.

Автоматизированный НСА предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.