Используемые программные средства MS Office

Наиболее эффективным комплексом автоматизации делопроизводства является MS Office. Обычно он включает:

· текстовый процессор Word;

· табличный процессор Excel;

· систему для создания презентаций PowerPoint;

· систему управления базами данных Access.

Кроме того, в MS Office могут входить средства для работы с электронной почтой, для планирования работы офиса и т. п.

Каждое приложение в MS Office имеет конкретное назначение, однако располагает стандартным интерфейсом, приспособленным к решению задач программы.

Программы MS Office имеют средства для взаимодействия, обеспечивают необходимый доступ к данным, создаваемым в различных приложениях. Все это дает возможность эффективного создания комплексных документов, в том числе и разными пользователями. Под комплексным документом здесь понимается документ, включающий текст, таблицы, графики, рисунки и т. п.

При работе в интегрированной среде MS Office используются следующие понятия:

1. Документ-приемник — это файл, содержащий данные, созданные в других программах. То есть документ-приемник — это составной документ.

2. Документ-источник — файл, из которого берется информация.

3. Объект — некоторый элемент документа (фрагмент текста, рисунок, фрагмент или вся таблица, график, диаграмма и т. п.)

4. Приложение-клиент — программа, с помощью которой создается составной документ.

5. Приложение-сервер — программа, в которой создается объект.

Существенными понятиями рассматриваемой среды являются также понятия о способах обмена данными между программами и документами.

Обмен данными между программами может осуществляться следующими способами:

1. Копирование и перемещение (вырезание) — это простой перенос объекта из одного документа в другой без установления каких-либо связей.

2. Связывание — способ, обеспечивающий связь объекта с документом источником, где его изменения программой-сервером автоматически отражаются в составном документе. При этом необходимо сохранение документа источника.

3. Внедрение — обеспечивает связь объекта с программой-сервером, но без отслеживания изменений. При данном виде связи предоставляется возможность редактировать объект в составном документе средствами программы-сервера. Сохранять документ-источник здесь нет необходимости, однако внедренные объекты увеличивают объем файла документа-приемника.

Обмен данными в MS Office

Для реализации способов обмена данными в MS Office используются следующие средства:

· буфер обмена Windows;

· динамический обмен данными — DDE;

· технология связи и внедрения объектов — OLE;

· технология связи в офисе (OfficeLinks);

· замена формата файлов.

Использование буфера обмена Windows для копирования и перемещения фрагментов документов между приложениями аналогично действию этих операций в пределах одного документа и отличается необходимостью перехода в соответствующее открытое приложение. Здесь используются команды: Вырезать, Копировать, Вставить. Вставить объект из буфера обмена можно сколько угодно раз.

Как правило, при копировании информации в буфер его предыдущее содержимое пропадает — если только приложение не перегружает функциональность стандартного буфера обмена операционной системы своим, расширенным, функционалом.

Связь типа DDE позволяет установить постоянную связь между двумя открытыми приложениями через буфер обмена. Порядок выполнения работ здесь следующий: запускаются обе программы, выделяются необходимые фрагменты документов, выполняется команда Копировать, в документе-приемнике указывается место вставки и вызывается команда Правка/Специальная вставка. В диалоговом окне данного режима выполняются необходимые процедуры.

Способ связывания при этом реализуется включением кнопки Вставить связь, а способ внедрения — кнопкой Вставить. Здесь следует учитывать, что невозможно установить связь с файлом, еще не записанным на диск.

Вставляемый в документ-приемник фрагмент может быть изображен полностью или в виде значка при установке соответствующего флажка в диалоговом окне.

Технология OLE позволяет использовать вставку объекта непосредственно из документа-источника, что может быть удобно для установления связи с неактивным приложением.

Внедрение объекта этим способом выполняется в следующей последовательности: указывается место вставки объекта, активизируется пункт Вставка/Объект, в диалоговом окне которого используется вкладка Создать из файла с указанием необходимого файла. Способ связывания или внедрения реализуется флажком — Связать с файлом.

С помощью вкладки Создать новый пункта Вставка/Объект можно вставить в документ объект в виде фрагмента, в том числе из вспомогательных программ (например, из WordArt, ClipArt и т. п.).

Управление связями объектов DDE или OLE выполняется из диалогового окна Правка/Связи.

Изменения в перенесенном фрагменте выполняются средствами программы-сервера, которая активизируется двойным щелчком левой кнопки мыши по данному объекту (выход — щелчок вне фрагмента).

Изменения можно выполнять и в документе-источнике, после сохранения которого (при наличии связи) они автоматически попадают в документ-приемник.

Внедрение объектов может быть выполнено из открытых рядом документов перемещением (выделение и буксирование мышью) или копированием (выделение и буксирование мышью с нажатием клавиши Ctrl).

Технология OfficeLinks основана на программных возможностях совместного использования приложений в MS Office. В частности, это относится:

· к созданию таблицы средствами Excel непосредственно в Word. Здесь используется кнопка — Вставка таблицы Excel;

· внедрению объектов с помощью пункта Вставка (Файл, Рисунок, Объект).

Замена формата файлов для совместного использования данных может выполняться как при использовании файлов приложений MS Office, так и файлов других программ.

При загрузке преобразование производится через пункт Файл/Открыть и диалоговое окно Преобразовать файл.

При сохранении используется пункт Файл/Сохранить как.../Вывести в формате, где указывается формат документа-приемника.

Таким образом, комплексная работа приложений обеспечивает в рамках одной среды создание полноценных документов.

Все детали совместной работы в интегрированной среде в короткое время перечислить невозможно. Для успешного освоения MS Office требуется кропотливая работа с руководствами по эксплуатации, учебными программами и большая практическая работа за компьютером.

Подготовка научных публикаций в PowerPoint

В PowerPoint предусмотрено пять основных режимов отображения:

· структуры;

· слайдов;

· сортировщика слайдов.

Показ слайдов (изображение слайда размещается на полном экране, и никакие элементы интерфейса не видны).

В каждом режиме имеются специфичные для него наборы панели инструментов. В зависимости от принятого режима меняется и состав контекстного меню, открываемого при щелчке на объекте (слайде) правой кнопкой мыши.

В режиме структуры размер панели с отображаемой структурой увеличен, панель заметок располагается вертикально, а слайд отображается в виде эскиза. В этом режиме удобно вводить и форматировать текст.

В режиме слайдов каждый кадр занимает основную часть рабочего окна, а структура презентации отображается на узкой панели слева, где представлены только символы слайдов и их номера. В этом режиме удобно работать с объектами, размещенными на слайде, особенно мелкими.

В режиме сортировщика слайдов кадры представлены эскизами, занимающими все рабочее поле, под каждым из которых размещаются значки, указывающие на параметры смены слайдов, анимации, время экспозиции кадров.

При переходе в режим показа слайдов автоматически запускается полноэкранная демонстрация с параметрами, выставленными в режиме сортировщика слайдов. Демонстрация начинается с текущего слайда. Завершить её можно в любой момент нажатием клавиши ESC. При этом происходит возврат в режим, который был текущим перед запуском демонстрации.

Для удаления слайда выделите его и нажмете клавишу < Delete >.

Для изменения порядка слайдов в режиме структуры, режиме сортировщика слайдов или режиме страниц заметок дважды щелкните нужный слайд.

Демонстрация презентации.

Демонстрация презентации может осуществляться в следующих видах:

· Презентация на экране.

· Презентация перед аудиторией.

· Автономная презентация.

· Сетевая презентация.

· Вещание презентации.

Демонстрация презентации осуществляется из любого режима путем перехода в режим демонстрации (пункт меню "Вид", пункт "Показ слайдов").

Для перехода к следующему слайду, если не предусмотрено определенное время демонстрации, необходимо щелкнуть левой клавишей мыши или нажать клавишу PageUp (PageDown – переход к предыдущему слайду).

Во время демонстрации презентации нажатие правой клавиши приводит к вызову контекстного меню (аналогичная реакция предусмотрена при нажатии левой клавиши в левом нижнем углу экрана). Выбрав соответствующий пункт меню, можно осуществить следующие действия:

· Далее

· Назад

· Переход (скрыть слайд, навигатор, выбор слайда по имени, произвольная демонстрация, предыдущий)

· Записная книжка

· Заметки докладчика

· Карандаш

· Указатель (скрыть, скрывать всегда, цвет пера)

· Экран (пауза, черный экран, стереть карандаш)

· Завершить показ

· Навигатор слайдов (переход к любому слайду по выбору).

Использование этих возможностей позволяет менять линейный порядок демонстрации слайдов, кроме того, использование " карандаша " (различные цвета) дает возможность иллюстрировать демонстрируемый слайд.

Во время демонстрации презентации можно рисовать на слайдах произвольные линии, окружности и стрелки, чтобы подчеркнуть некоторые идеи. Для этого достаточно, передвинув мышь, вывести на экран указатель, открыть всплывающее меню, выбрать в нем перо и приступить к рисованию. Закончив рисунок, можно продолжить демонстрацию презентации.

При подготовке к выступлению необходимо настроить время, добавить заметки докладчика, скрыть некоторые слайды, настроить навигацию с использованием гиперссылок.