Створення серійних документів в Ms Word

Мета: навчитися створювати серійні документи, відпрацювати навички створення та редагування серійних документів у Microsoft Word.

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ

Текстовий процесор Microsoft Word має хороші можливості щодо створення та редагування таблиць, а також роботи з різними типами об’єктів. Робота з ними починається з вкладки Вставка.

Робота з серійними документами. Текстовий процесор Word для підготовки серійних (однотипних) документів пропонує інструмент Рассылки. Створюється шаблон текстового документа, до якого прикріплюється база даних з іменами, адресами і т.д. Ця база можне використовуватися різними документами.

Команда Рассылки-Начать слияние-Пошаговый Мастер Слияния виводить панель майстра розсилок, в якій в діалоговому режимі встановлюються параметри розсилки (Рис.6.1).

3 крок 4 крок Вікно створення списку адресатів

Рис. 6.1

 

Створення серійного листа.

1. Набрати і відформатувати текст листа, спільний для всіх листів (без імен, адрес).

2. Виконати команду Рассылки-Начать слияние-Пошаговый Мастер Слияния.

3. На панелі Выбор типа документа вибрати перемикач Письма. Натиснути Далее.

4. На панелі Выбор документа вибрати Текущий документ. Натиснути Далее.

5. У вікні Выбор получателей вибрати перемикач Создание списка, якщо його не було раніше, і натиснути Создать. Якщо база з адресами вже існує, вибрати перемикач Использование списка і в кнопці Обзор вибрати файл зі списком адресатів.

6. З’явиться діалогове вікно, в якому потрібно ввести відомості про адресатів (рис.3.6). Натиснути ОК, і в діалоговому вікні зберегти файл відомостей про адресатів. Натиснути Далее.

7. Четвертий крок вставляє блоки адреси, імені в лист. Встановити курсор в листі, де має стояти ім’я, і встановити блок привітання; встановити курсор в рядок, де має бути адреса, і встановити блок адреси. В місцях вставки блоків з’явиться поле, в якому будуть змінюватися дані (імена, адреси). Непотрібне поле можна видалити як звичайний елемент. Натиснути Далее.

8. На п’ятому кроці можна переглянути, як будуть виглядати всі листи і змінити список розсилки.

9. Шостий крок – друк листів. Закрити панель.

ЗАВДАННЯ

1. У новому файлі зробіть запрошення на збори для серійної розсилки.

· Напишіть текст поздоровлення, яке буде починатися із слова «Шановний!» (після знаку оклику писати текст з нового рядка).

· В кінці тексту з нового рядка написати слово «Адреса».

· Викликати майстра серійної розсилки (команда Рассылки-Начать слияние-Пошаговый Мастер Слияния).

· На панелі Выбор типа документа вибрати перемикач Письма. Натиснути Далее.

· На панелі Выбор документа вибрати Текущий документ. Натиснути Далее.

· У вікні Выбор получателей вибрати перемикач Создание списка, натиснути Создать.

· З’явиться діалогове вікно, в якому потрібно ввести відомості про адресатів (тільки прізвище, ім’я, індекс, місто, домашня_адреса, організація, телефон). Введіть п’ять адресатів. Натиснути ОК, і в діалоговому вікні зберегти файл відомостей про адресатів. Натиснути Далее.

· Встановити курсор в текст після слова Шановний, де має стояти ім’я. Натиснути блок привітання на панелі злиття і вибрати варіант відображення імені.

· Встановити курсор в текст, де має бути адреса, і на панелі Слияние натиснути Блок адреса. Натиснути Далее.

· Прогляньте, як будуть виглядати всі листи. Із Списка рассылки виключити двох адресатів. Проглянути, як будуть виглядати поздоровлення.

· Закрити панель.

2. Зберегти і закрити файл.

3. Відкрийте новий файл для створення наклейок для конвертів.

• Викликати майстра серійної розсилки (команда Рассылки-Начать слияние-Пошаговый Мастер Слияния).
• На панелі Выбор типа документа вибрати перемикач Наклейка. Натиснути Далее.
• На панелі Выбор документа вибрати Изменить макет документа. Натиснути команду Параметры наклейки. У діалоговому вікні вибрати макет «Візитна картка». В документі з’явиться розмітка листа таблицею. Натиснути Далее.

 

• У вікні вибору адресатів вибрати перемикач Использование списка, натиснути Обзор.
• З’явиться діалогове вікно, в якому потрібно вибрати раніше створений файл відомостей про адресатів. Натисніть команду Изменить список. Додайте до списку відомості про ще 2 людей. Натиснути Далее.
• Вибрати команду Другие э лементы. В діалоговому вікні двічі клікнути по полям Прізвище, Ім’я, Адреса, Телефон, Організація. В документі з’явиться зображення цих полів.
• Встановіть курсор в текст і відформатуйте першу наклейку так, щоб кожне поле стояло на новому рядку. Застосуйте форматування для вирівнювання тексту і шрифтів. Натисніть на панелі кнопку Оновити всі наклейки. Натиснути Далее.

Список вибраних полів Результат виконання

• Перегляньте, як будуть виглядати всі наклейки. Поверніться на крок назад і додайте до першої наклейки будь-який малюнок як логотип. Можна також змінити форматування полів (розмір шрифту, вирівнювання). Натисніть Обновить все наклейки.
• Прогляньте результат роботи. Завершіть створення наклейок.

4. Зберегти файл.

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

1. Як створити таблицю?

2. Які можливості форматування тексту існують в таблицях?

3. Як можна змінити вигляд таблиці?

4. Чи можна проводити розрахунки у таблиці? Як це зробити?

5. Як провести сортування у таблиці?

6. Які об’єкти можна додавати у текстовий документ?

7. Як написати математичну формулу?

8. Які є можливості у текстового редактора для створення однотипних документів, серійних розсилок?