Організація робіт із створення системи

Розробка системи якості є складною, трудомісткою і тривалою роботою, яку неможливо виконати «на громадських засадах», без підготовчих робіт і створення усередині підприємства відповідної організаційної структури, яка забезпечувала б:

· виділення необхідних людських ресурсів для розробки системи якості;

· можливість залучення до роботи всього персоналу підприємства, в першу чергу керівництво;

· можливість оперативного вирішення питань, що виникають в ході розробки;

· узгоджену діяльність різних підрозділів і служб в процесі розробки.

Для цього на підприємствах, в будівельних організаціях проводиться ряд організаційно-підготовчих робіт по розробці і створенню системи, а саме:

· проводиться заїдання технічної ради або інформаційна нарада;

· ухвалюється рішення про створення системи якості;

· розробляється план-графік підготовчих робіт для документування системи.

Технічна Рада із створення і впровадження системи якості на крупних підприємствах, будівельних фірмах проводиться під керівництвом першого керівника, а інформаційна нарада - в невеликих і середніх організаціях.

При проведенні техради (інформаційної наради) до керівників підрозділів підприємств і його апарату, а також управлінського персоналу доводиться:

· прийнята організацією політика в області якості;

· перевага міжнародних систем, розроблених на основі стандартів ISO 9000;

· зразковий проект структур існуючих систем якості на підприємстві і їх функціонування;

· необхідність створення служби якості, якщо вона відсутня на підприємстві або реорганізація існуючої;

· передбачувані функціональні обов'язки підрозділів і відділів, управлінського персоналу, їх відповідальність в створюваній системі;

· отримана з інформаційних джерел досягнута економічна ефективність від впровадження систем якості на аналогічних підприємствах і так далі.

Окрім працівників підприємства, будівельної організації, участь в техраді або нараді можуть приймати особи, запрошені з Держспоживстандарту, фахівці в області якості наукових і учбових закладів, підприємств, які можуть надати консультаційну і практичну допомогу в створенні системи якості на підприємстві.

Вирішення Технічної Ради або інформаційної наради після обговорення його учасниками оформляється протоколом.

Ухвалення рішення про створення системи якості здійснюється на підставі протокольного вирішення Технічної Ради або інформаційної наради, оформляється наказом по підприємству, організації, в якому передбачаються:

· призначення представника керівництва з якості;

· створення Координаційної ради і робочої групи для великих підприємств і робочої групи – для малих;

· визначення термінів розробки «Положення про Координаційну раду і робочу групу» і представлення його на твердження;

· створення, при необхідності, служби якості;

· встановлення термінів розробки системи, проміжного контролю і початку впровадження системи;

· встановлення термінів розробки плану-графіка;

· встановлення термінів розробки програми технічного навчання по створенню систем і її проведення.

На представника керівництва з якості покладається відповідальність за розробку і функціонування системи з одночасного виконання інших обов’язків відповідно до ним посади. детально його обов’язки викладені в п. 5.2.2. ДСТУ ISO 9001-2001.

Керівником з якості на підприємстві може бути головний інженер, технічний директор і інші керівники. Ідеальний варіант - коли це заступник першого керівника з якості.

Координаційну раду очолює перший керівник підприємства, а в його склад входять фахівці всіх процесів у галузі розповсюдження системи якості. Практично це можуть бути заступники директора по напрямах, керівники провідних підрозділів. Такий склад Ради дозволить приймати вирішення по всіляких питаннях діяльності підприємства, будівельної організації, а його рішення повинні мати силу наказу. зразковий склад і організаційна схема роботи Координаційної ради для крупних і середніх підприємств при створенні системи якості приведені на рис. 5.2.

Розробка системи якості вимагає значного об'єму конкретних робіт по плануванню, виконання і написання необхідних документів при документуванні і функціонуванні системи. Для виконання цих робіт повинен бути виділений відповідний персонал з призначенням робочої групи. На підприємствах, будівельних організаціях, в яких більше 250 працівників, це може бути група (відділ) управління якості, на менших підприємствах - інженер (фахівець, менеджер) по управлінню якістю. Ці виконавці повинні бути, по можливості, звільнені від всієї іншої роботи, яка могла б заважати виконанню ними вищевідзначених функцій. У випадках, коли це неможливо (наприклад на маленькому підприємстві) необхідно, щоб їм планувалося використання частини робочого часу на питання створення системи. Як правило, до складу групи включають представників різних підрозділів, ентузіастів, творчих людей, які працюють з натхненням.

Для ефективної організації роботи групи необхідно забезпечити її необхідними ресурсами (приміщення, інформація, оргтехніка, нормативна документація) і надати повноваження. З цією метою робочою групою розробляється «Положення про Координаційну раду і робочу групу», яким визначається їх структура, повноваження, має рацію, обов'язки і відповідальність при створенні і функціонуванні системи якості.

При формуванні організаційної структури по створенню і функціонуванню системи якості важливо також обдумати питання, якщо це необхідно, про залучення зовнішньої допомоги в особі консультантів по розробці систем якості.

 

Рис. 5.2. Приклад організаційної схеми підприємства при створенні системи якості

 

Для забезпечення успішної розробки і впровадження системи, необхідно підкреслити також важливість навчання у сфері якості. Навчання необхідно проводити для всіх рівнів персоналу. При цьому починати навчання необхідно з вищого керівництва.

Розробка план-графіка здійснюється на підставі наказу по підприємству, організації. У нім передбачається виконання наступних робіт:

· організація і проведення технічного навчання розробників системи якості;

· організація і проведення аналізу стану справ з якості;

· завдання і відповідальність керівництва в області політики якості;

· визначення видів діяльності елементів системи якості (функцій) відповідно до вимог стандарту ДСТУ ISO 9001-2001;

· визначення структурних підрозділів, що виконують функції якості, їх складу;

· розробка структурної і функціональної схем системи якості;

· визначення складу і розробка нормативної документації системи якості;

Планом-графіком по кожній роботі встановлюється термін її виконання і відповідальні виконавці.