Технологія створення багатотабличної бази в Ms Access

Мета: вдосконалити знання про бази даних. Вміти проектувати багатотабличні бази даних. Познайомитися з технологією створення таблиць та зв’язку між даними різних таблиць. Ознайомитися з технологією формування звітів та форм на основі зв’язаних таблиць.

Теоретичні відомості

Дані в БД можуть бути розташовані в одній таблиці або в багатьох. Наприклад, в одній таблиці розташовані дані про авторів книг, в другій – відомості про книги, в третій – назви розділів. Розподіл даних за різними таблицями роблять для того, щоб систематизувати дані, покращити швидкодію програми, зробити легшою роботу з БД (ввід даних, огляд даних, отримання даних), уникнути надмірності введення даних або їх недостатності.

Приклад багатотабличної БД.

Рис. 14.1

В даному прикладі (Рис.14. 1) база даних розташована в чотирьох таблицях, пов’язаних між собою. Дані з таблиці Дані про вкладників використовуються в таблиці Адреси вкладників. Таблиця Вклади використовує дані двох таблиць: Дані про вкладників та Відділення банку.

У випадку, коли таблиць більше ніж одна, потрібно встановити зв’язки між таблицями, щоб можна було використовувати дані з однієї таблиці в іншій. Між таблицями можна встановити три типи зв’язків: «один-до-одного», «один-до-багатьох», «багато-до-багатьох».

В багатотабличній базі таблиця, з якої беруть дані, називається головною (основною), а таблиця, яка використовує дані іншої таблиці, називається підлеглою. На Рис.14. 1 таблиця Дані про вкладників - головна для Адреси вкладників; таблиці Дані про вкладників і Відділення банку головні для таблиці Вклади.

Зв’язок між таблицями будується по ключовому полю головної таблиці. Такі типи зв’язків, як «один-до-одного», «один-до-багатьох» будуються безпосередньо або через майстра підстановок, або через схему даних. Зв’язок «багато-до-багатьох» будується через побудову додаткової таблиці, яка включає в себе поля двох різних таблиць. Наприклад, на Рис.14. 1 через таблицю Вклади реалізовано зв’язок «багато-до-багатьох» між таблицями Дані про вкладників і Відділення банку. Який тип зв’язку встановлено між таблицями Дані про вкладників і Адреси вкладників? Обґрунтуйте.

Для автоматичного створення зв’язків між таблицями краще використовувати Майстра підстановок (в режимі конструктора таблиці існує Тип поля Мастер подстановок).

Майстер підстановок. Майстра використовують у підлеглій таблиці. З його допомогою вказують дані, з якого поля основної таблиці буде використовувати підлегла. Тип поля у підлеглій таблиці після підстановки стає числовим не залежно від того, який тип був у головній таблиці.

Застосування Мастера подстановок.

1. Відкрити конструктор таблиці.

2. В рядку Тип данных зі списку Тип полей вибрати Мастер подстановок.

3. З’явиться діалогове вікно, в якому потрібно вибрати перемикач Столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса. Натиснути кнопку Далее.

4. У новому діалоговому вікні вибрати Главная таблица, з якої будемо використовувати дані. Натиснути кнопку Далее.

5. Далі в списку доступних полів виділити поле з даними, які будуть підставлені в підлеглу таблицю (це не обов’язково ключове поле) і натиснути кнопку >. Це поле з’явиться у списку вибраних полів. Натиснути кнопку Далее.

6. В наступному діалоговому вікні можна побачити список, що буде виводитись у полі підлеглої таблиці, а також змінити ширину стовпця. Натиснути кнопку Далее.

7. Далі потрібно ввести назву поля підлеглої таблиці і натиснути кнопку Готово.

8. Зберегти таблицю.

Схема даних. Другий спосіб встановлення зв’язків між таблицями - це використання Схемы данных. Щоб викликати Схему, потрібно виконати команду Работа с базами данных–Схема данных. З’явиться діалогове вікно, в якому потрібно виділити таблиці, між якими потрібно встановити зв’язки, і натиснути кнопку Добавить. Якщо після закриття діалогового вікна потрібно ще додати таблицю, то потрібно в контекстному меню схеми даних вибрати команду Добавить таблицу.

Для встановлення зв’язків між полями слід:

1. У головній таблиці виділити назву ключового поля.

2. Натиснути ліву кнопку миші на назві поля і не відпускаючи її перемістити до поля підстановки в підлеглій таблиці. Відпустити кнопку миші. (Для встановлення типу зв’язку «один-до-одного» потрібно зв’язок будувати між ключовими полями двох таблиць).

3. У діалоговому вікні, що з’явиться після цього, поставити відмітки у режимах Каскадное обновление і Каскадное удаление ”, активізувавши вимикач Обеспечение целостности данных. Натиснути кнопку Создать.

4. Закрити вікно схеми даних.

Приклад. Щоб встановити зв’язок (Рис.14. 1) між таблицями Дані про вкладників і Вклади, потрібно навести курсор миші на поле Код платника таблиці Дані і, затиснувши її, провести до поля Код вкладника таблиці Вклади.

При встановленні зв’язків між таблицями важливо пам’ятати наступні властивості:

· Забезпечення цілісності даних. При цьому накладаються такі умови: у підпорядковану таблицю не можна додати запис з неіснуючим в головній таблиці значенням; у головній таблиці неможливо вилучити запис, якщо не вилучені зв’язані з ним записи у підлеглій таблиці; змінити значення ключового поля в головній таблиці, якщо у підпорядкованій таблиці є пов’язані з ним записи.

· Каскадне видалення зв’язаних записів та Каскадне оновлення зв’язаних записів. У підпорядкованих таблицях автоматично відбуваються вказані зміни при відповідних змінах в головній таблиці.

Якщо у таблиці потрібно видалити поле, за яким встановлено зв’язок, то спочатку видаляють зв’язок у схемі даних, а потім саме поле. Після цього зв’язок між таблицями потрібно встановлювати заново.

Видалення зв’язків між таблицями.

1. Відкрити Схему данных.

2. Виділити мишею непотрібний зв’язок.

3. Натиснути Del.

Застосування маски. Для полегшення вводу даних або надання єдиного стилю даним використовують маску для вводу даних (Рис.14.2). Після вказівки типу поля, можна задати додаткові властивості даного поля і вико­рис­то­вувати маску для вводу даних. Робиться це у вікні Свойства поля – Маска ввода (кнопка ). Для Текстового поля можна вказати кількість символів (0-255), для поля Дата / Время установити формат дати або часу. Для інших типів полів маска не застосовується. Маску оформлюють за допомогою спеціальних символів:

0 – замість нуля буде виводитися люба цифра (від 0 до 9), яку введе користувач;

9 – виводиться цифра або пропуск;

# - цифра, пропуск, плюс або мінус;

? – виводиться буква;

& - будь-який символ або пропуск;

< - перетворення символів у нижній регістр;

> - перетворення символів у верхній регістр.

Наприклад, маска для вводу номера телефону: 00-00-00. Користувач буде вводити набір цифр 123456, а на екрані з’явиться: 12-34-56.

а)

б) в)

Рис. 14.2

Порядок створення маски.

1. Викликати майстра масок у вікні Свойства поля - Маска ввода (кнопка ). В діалоговому вікні натиснути кнопку Список (Рис.14.2. а).

2. В діалоговому вікні Настройка Масок заповнити всі рядки (Рис.14.2. а). В рядку Описание написати назву маски. В рядку Маска Ввода, використовуючи спеціальні символи, написати формат маски. В рядку Образцы Данных ввести довільний зразок даних.

3. Натиснути кнопку Закрыть. Вікно Настройки закриється і користувач повернеться до попереднього вікна Створення масок.

4. У вікні Создания масок ввода виділити потрібний формат у списку і зробити спробу введення даних у відповідному рядку.

5. Натиснути Далее.

6. В наступному діалоговому вікні вибрати Заполнитель для маски (Рис.14.2. б),

7. Натиснути Далее.

8. У третьому діалоговому вікні вводиться формат збереження даних (Как сохранить данные?) - зі знаками або без. Це вплине на тип даних та їх подальшу обробку.

9. Натиснути Готово.

Запити, форми, звіти у багатотабличній БД. Елементи БД (запити, форми, звіти) створюються аналогічно створенню в однотабличній БД. Лише потрібно вибирати поля із двох таблиць. Для побудови виразів використовують ім’я таблиці і назву поля (аналогічно до формул, які використовують назву листів в Excel), наприклад: [НазваТаблиці]![НазваПоля].

 

ЗАВДАННЯ

1. Створити нову базу даних.

2. Створити структуру таблиць за наступною схемою:

 

Дані про вкладників
Назва поля	Тип даних	Властивості поля
код платника	лічильник	розмір поля - длинное целое
прізвище	текст	розмір поля - 20
імя	текст	розмір поля - 10
по-батькові	текст	розмір поля - 20
дата народження	Дата/час	формат - коротка дата
серія паспорта	текст	розмір поля - 20
номер	числовий	розмір поля - длинное целое
Адреси вкладників
код вкладника	майстер підстановок	розмір поля - длинное целое
адреса	текст	розмір поля - 50
телефон	числовий	Формат - (000")"000-00-00
Відділення банку
код відділення	числовий	формат - 000
Відділення банку	текст	розмір поля - 20
емблема	OLE-обєкт
директор	текст	розмір поля - 20
телефон	числовий	Формат - (000")"000-00-00
Вклади
шифр вкладу	числовий	формат - 00
відділення банку	майстер підстановок	формат - 000
вкладник	майстер підстановок	розмір поля - довге ціле
дата вкладу	дата/час	формат - довга дата
сума вкладу	грошовий	формат - #"грн"
термін вкладу	числовий	розмір поля - ціле, формат - #"грн"

 

3. Створіть між таблицями зв’язки за допомогою Майстра підстановок у полях підлеглих таблиць відповідно до схеми. Для того, щоб у підлеглих таблицях відображалися Прізвища-Імена, а не їх коди, слід вибрати поле з прізвищем та іменем у якості підстановки в майстрі, а не код.

4. Введіть у таблиці відомості таким чином, щоб таблицю Вклади можна було заповнити за зразком (відсутні поля в таблицях заповніть довільним чином).

 

Відділення банку	Вкладник банку	Шифр вкладу	Дата вкладу	Сума вкладу	Термін вкладу
Північне	Савчук М.Р.		13.03.02	40 000 грн.	40міс.
Західне	Гончар О.О.		30.12.03	130 000 грн.	55міс.
Північне	Фірман П.О.		02.02.11	10 000 грн.	34міс.
Тернопільське	Кличко П.І.		05.03.10	120 000 грн.	23міс.
Східне	Кіт П.Т.		16.11.06	75 000 грн.	18міс.
Північно-Західне	Свічка Т.А.		06.02.12	16 000 грн.	12міс.
Північно-Східне	Корж С.О.		13.04.11	46 000 грн.	25міс.
Тернопільське	Шевчук В.С.		17.10.09	56 000 грн.	28міс.
Південне	Кравчук І.І.		23.08.08	230 000 грн.	45міс.
Центральне	Бондар І.І.		05.06.10	102 000 грн.	32міс.
Північно-Східне	Ткачук П.П.		03.05.11	132 000 грн.	44міс.
Тернопільське	Іванків А.Т.		24.09.09	98 000 грн.	33міс.
Північне	Ярема Н.О.		14.05.05	76 000 грн.	41міс.
Східне	Ковальчук П.В.		15.11.11	45 000 грн.	36міс.

 

5. На основі таблиць Відділення банку та Вклади створити запит на вибірку з використанням параметра для отримання інформації про вкладників за даною назвою відділення банку. У запит включити такі поля: Відділення, Прізвище, Ім’я, дата народження, серія паспорта, номер, адреса. Параметр: [Назва відділення].

6. Створити запит до таблиць Дані про вкладників, Відділення банку та Вклади. У запит включити такі поля: Відділення, Дата вкладу, Сума вкладу та Термін вкладу. Створити обчислювальне поле під назвою Вкладники банку, в якому об’єднати поля Прізвище, Ім’я та По‑батькові таблиці Дані про вкладників. Формула для обчислення:

[Дані про вкладників]![Прізвище]+Space(1)+[Дані про вкладників]![Ім’я]+Space(1)+[Дані про вкладників]![По‑батькові].

7. На основі таблиць Відділення банку та Вклади створити запит на вибірку із груповою операцією. У запит включити поля Відділення та Код платника. Визначити фактичну кількість вкладників у відділенні банку. Підпис поля Код платника змінити на Фактична кількість вкладників.

8. На основі таблиць Відділення банку та Вклади створити перехресний запит, у який включити такі поля: Відділення, Дата вкладу та двічі Сіма вкладу. Вибрати поля Відділення, Дата вкладу як заголовки рядків та стовпців відповідно. За одним полем Сума вкладу зробити суму за значенням, а за іншим – за рядками. Встановити формат полів Сума вкладу: #«грн». Підпис поля Сума вкладу, за яким обчислюється сума вкладів за рядками, замінити на Всього.

9. На основі таблиці Відділення банку створити форму, в яку включити всі поля. В формі зробити підлеглу форму таблиці Вклади.

10. Зберегти файл. Закрити програму.

Контрольні питання

1. Що таке ключ зв’язку?
2. Які типи зв’язків між таблицями існують?
3. Пояснити різницю між типами зв’язків між таблицями.
4. В яких випадках використовують кожен зі зв’язків?
5. Що таке головна таблиця і підлегла таблиця?
6. Як встановити зв’язки між таблицями?
7. Як розірвати зв’язок між таблицями?
8. Що таке схема даних?
9. Як створити і редагувати схему даних?
10. Як діє Майстер підстановок? Його функція.
11. Як створити запит на основі декількох взаємопов’язаних таблиць?
12. Для чого призначені групові операції?
13. Що таке перехресний запит?
14. Як створити перехресний запит за допомогою майстра, конструктора?
15. Як створити багатотабличну форму?
16. Як створити багатотабличний звіт?
17. Як включити підпорядковану форму в основну?
18. Як створити звіт на основі запиту?

 

 

17. Створення презентацій пакетом
Microsoft Power Point

Мета: вивчити роботу з майстром автозмісту, вікном презентації, шаблонами дизайну, вміти створювати нову презентацію на основі шаблону, використовувати панель приміток, зразки в PowerPoint, вміти проводити демонстрацію слайдів.

Теоретичні відомості

Програма Microsoft PowerPoint призначена для створення презентацій і наступного їх показу, приміток для доповідача, роздавального матеріалу для аудиторії в одному файлі презентації. Файли, що створені в PowerPoint, мають розширення ppt. Але такі презентації демонструються тільки тоді, коли на комп’ютері встановлено PowerPoint. Щоб демонстрація презентації не залежала від наявності програми слід, готовий файл зберегти у форматі демонстрації (Рис.15. 1), виконавши команду Сохранить как...

Рис. 15.1

Презентація служить лише супроводом для доповіді. Вона не замінює саму доповідь. Тому перед створенням презентації слід ретельно продумати її структуру ї зміст. Подальші рекомендації допоможуть створити для вашої доповіді хороший супровід.