Основные элементы интерфейса Microsoft Access

Окно базы данных

Работа в Access начинается с открытия уже существующей БД или создания новой. При этом на экране появляется окно БД (рис. 2).

Рисунок 2. Окно базы данных.

Структурно такое окно разделено на три области. В левой части окна расположена панель Объекты, куда включены кнопки объектов базы данных: таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов и модулей. После щелчка на такой кнопке открывается вкладка соответствующих объектов базы данных.

Панель инструментов (рис.3), которая позволяет работать с этими объектами, просматривать данные о них, а также выбирать, в каком виде будет отображаться список объектов, расположена в верхней части окна, сразу под строкой заголовка.

Рисунок 3. Панель инструментов.

Назначение основных кнопок этой панели.

■ Кнопка Открыть — открывает для просмотра или запускает на выполнение выбранный объект.

■ Кнопка Конструктор — позволяет изменить выбранный объект в режиме конструктора.

■ Кнопка Создать — создает новый объект выбранного типа.

■ Кнопка X — удаляет текущий объект.

Оставшиеся кнопки справа дублируют группу команд из меню Вид и отвечают за то, как будет выглядеть в основной области окна список объектов. Вы можете выбрать здесь стандартное представление списка, указать, крупными или мелкими значками будут отмечены объекты или выбрать вывод списка объектов в виде таблицы с дополнительными сведениями, включая имя объекта, описание, дату последнего изменения, дату создания, тип, имя владельца.

Окно таблицы

Просмотреть данные в привычном для нас, "табличном", виде и выполнить необходимые операции с записями таблицы можно, используя специальное окно таблицы (рис. 4). Верхняя строка окна таблицы содержит имя таблицы. В следующей строке перечислены названия "колонок" таблицы, или, согласно терминологии Access, имена полей таблицы. Каждая строка такой таблицы называется запись.

Рисунок 4. Окно таблицы Заказчик.

Навигация по таблице в таком режиме возможна с помощью двух полос прокрутки: вертикальной (расположенной вдоль правого края окна), которая служит для прокрутки записей, и горизонтальной (в правой нижней части окна), которая позволяет просматривать те поля таблицы, которые не поместились в окно.

Внизу слева находится навигационная панель окна таблицы (рис. 5). Используя её, можно сразу переместиться в начало или конец таблицы, перейти на следующую или предыдущую запись, а также создать новую запись. Чтобы быстро перейти к записи с известным вам порядковым номером, просто укажите его в поле Текущая запись и нажмите < Enter >.

Рисунок 5. Навигационная панель окна таблицы.

 

Окно формы

Если окно таблицы позволяет просматривать информацию из таблиц Access в виде привычного набора столбцов и строк, то окно формы визуально напоминает бланки документов. Основное назначение формы — ввод данных или просмотр таблицы по одной записи за раз. Пример такой формы приводится на рис. 6.

Рисунок 6. Стандартная форма Access для таблицы Заказчик.

В верхней строке указано имя таблицы. Записи выводятся здесь по одной, в виде списка пар — название поля и его значение — и располагаются посередине окна формы. Нижняя строка формы — это уже знакомая вам навигационная панель.

Окно запроса

После создания базы данных, помимо выполняемой ею роли информационного хранилища, она должна, в первую очередь, обеспечивать быстрое предоставление актуальных данных. Поиск информации в таблицах БД осуществляется с помощью такого механизма, как запросы. В Access для запросов, как и для других объектов баз данных, предусмотрено специальное окно запроса (рис. 7).

Рисунок 7. Основные элементы окна конструктора запросов.

 

Панель инструментов База данных

Стандартная панель инструментов База данных располагается прямо под строкой главного меню и представляет собой ряд кнопок, после щелчка на каждой из которых выполняется то или иное действие (рис. 8).

Рисунок 8. Стандартная панель инструментов Access.

На панели инструментов выносятся наиболее часто используемые команды, что избавляет пользователя от необходимости искать их в лабиринтах меню.