Модуль 3. Основные возможности работы с СУБД Microsoft Access.

Лабораторная работа №16. Создание простой базы данных «Электронный магазин»

Цель работы: познакомить с возможностями и применением СУБД; этапами построения баз данных, научить создавать структуру однотабличной базы данных; вводить, редактировать и сортировать данные в полях; формировать запросы для поиска и отбора данных; сохранять файл базы данных на диске; создавать отчеты для вывода данных.

Краткое описание теоретической части.

В отличие от более ранних версий офисных приложений фирма Microsoft в версии 2007 изменила интерфейс. На смену меню и панелей инструментов пришли Ленты. Лента - это область в верхней части окна, в которой можно выбирать команды. Для более быстрого восприятия смысла команд каждая из них проиллюстрирована соответствующим значком.

Порядок выполнения работы.

Запустите Microsoft Access 2007 из меню Пуск или с помощью ярлыка. Отобразится окно «Приступая к работе с Microsoft Office Access». Разработчики программы предлагают нам готовые шаблоны из Интернета, но мы выполним работу по созданию базы самостоятельно.

Допустим, что мы решили на своем сайте открыть торговлю информационными продуктами и для учета этой торговли создаем базу «Электронный магазин». Для этого щелкните мышью на иконке «Новая база данных».

В открывшемся поле имени файла введите имя файла «Электронный магазин». При необходимости можете выбрать папку для размещения файла базы данных.

Нажмите кнопку Создать, приложение Access создаст новую базу данных и откроет ее в режиме таблицы.

Программа автоматически создала первый столбец будущей таблицы, назвав его «Код». Этот код мы будем позже использовать при создании связей между таблицами. Если вы щелкните мышью на поле со значком «№», то станет активным поле «Тип данных» в котором отобразится слово «Счетчик». Это означает, что программа будет автоматически нумеровать строки нашей таблицы.

В новой версии Access появилась возможность создавать таблицу, не задумываясь о формате данных, которые вы вводите в соответствующий столбец. Программа автоматически отследит вводимую информацию и предложит соответствующий тип данных и наиболее часто используемый формат представления информации. При создании таблицы это наглядно видно.

Поскольку мы создаем электронный магазин, то нам понадобиться таблица для учета наших продуктов. Для этого в первой строке второго столбца «Добавить поле» вы вписываете наименование первого информационного продукта. Допустим, это будет «Стратегия продаж в Интернете». После ввода текста в ячейку второго столбца с правой стороны появился третий столбец с наименованием «Добавить поле». Второй столбец получил по умолчанию наименование «Поле 1». Для удобства работы с таблицей переименуем этот столбец, для чего щелкните мышью на наименовании и после включения текстового курсора введите текст «Наименование продукта». Поскольку в ячейку таблицы был введен текст «Стратегия продаж в Интернете», то программа автоматически определила тип данных как «Текстовый».

Аналогично в третий столбец впишем цену продукта с точностью до четырех знаков 12,3456, а в четвертый размер файла в килобайтах - 1300 без указания единиц измерения. Переименуем соответствующие поля, назвав их «Цена» и «Размер файла». Для удобства чтения данных о размере файла установите формат отображения данных «С разделителями разрядов».

Изменить количество знаков после запятой можно, используя кнопки «Увеличить разрядность», «Уменьшить разрядность».

Сохраните таблицу, нажав кнопку «Сохранить» в верхнем левом углу окна или комбинацию клавиш (Ctrl + S) клавиатуры. В поле «Имя таблицы» укажите «Продукты».

Аналогичным образом создайте таблицу «Заказчики», используя команду «Таблица» ленты «Создание».

Предполагаем, что наши заказчики будут рассчитываться за покупки с использованием системы электронных платежей WebMoney. Для учета этой информации нам потребуются поля «Индекс кошелька» с текстовым типом данных, «№ кошелька» - с числовым типом данных и «Дата регистрации» с типом данных «Дата/время» в кратком формате даты.

Для удобства ввода дат справа от ячейки с типом данных «Дата/время» располагается кнопка электронного календаря. Щелчок мышкой по выбранной дате вводит дату в ячейку. Заполнив первую строку, сохраните таблицу «Заказчики».

Для удобства ввода информации в таблицы применяются формы. В версии Access 2007 можно воспользоваться заготовками форм, соответствующие кнопки расположены на ленте «Создание». Первая заготовка используется для создания формы, в которую можно будет вводить информацию только по одной строке соответствующей таблицы за один раз.

Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы «Продукты» выглядит следующим образом.

При большом количестве полей в таблице такая форма очень удобна для ввода данных, она не позволяет случайно пропустить ввод какого-либо поля. Недостатком является необходимость просматривать исходную таблицу, чтобы по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся в таблице. При переходе к следующей записи программа проверит уникальность сделанных добавлений и не допустит повтора, но время на ввод уже потрачено.

Более предпочтительна форма, созданная с помощью следующей заготовки. Как видно из комментария к команде на создание такой формы, она позволяет видеть на экране данные уже введенные в таблицу и поля для ввода. Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы «Продукты» выглядит следующим образом. Обратите внимание на ошибку комментария: Таблица расположена снизу, а поля формы сверху окна формы.

Используя команду «Разделенная форма» ленты «Создать» создаем форму для таблицы «Продукты» и «Заказчики».

После создания формы продукты дополните данные о предлагаемых продуктах следующей информацией:

Наименование продукта	Цена	Размер файла
Как быстро создать информационный продукт	0,9321	1 000
Как определить будущих потребителей информационного продукта	4,7531	30 450

Для этого щелкните мышкой по кнопке «Следующая запись» на Строке состояния в нижней части экрана или воспользуйтесь клавишей «Tab», нажимая ее до появления на экране пустой записи в форме. После внесения данных в форму закройте ее, щелкнув правой кнопкой мыши по ярлыку формы и выбрав в открывшемся контекстном меню команду «Закрыть».

Аналогичным образом дополните информацию о заказчиках, внеся следующую запись:

Логин заказчика	Индекс кошелька	№ кошелька	Дата регистрации
Simeon	Z		07.09.2007

После внесения данных в форму закройте её.

Для того чтобы иметь возможность распечатать данные, имеющиеся в базе данных, используются отчеты. На первом этапе освоения программы Access целесообразно воспользоваться командой «Мастер отчетов» расположенной на ленте «Создать».

В процессе работы «Мастер отчетов» предложит выбрать из списка доступные, для чего можно воспользоваться стрелками влево и вправо, выделяя нужную строку из списка курсором.

Мы переносим в правую часть все доступные поля. На следующем шаге мы можем выбрать способ сортировки информации в будущем отчете. Выбираем сортировка в алфавитном порядке (по возрастанию) для поля «Наименование продукта».

Далее выбираем «Табличный» макет и книжную ориентацию бумаги, т.к. число полей в таблице не большое и она легко разместиться на странице достаточно крупным шрифтом. Следующий шаг «Мастера отчетов» предполагает выбор стиля (т.е. внешнего вида будущего отчета) - выберете тот, который вам больше подходит.

На завершающем этапе вы должны выбрать удобное для вас имя отчета и, либо просмотреть готовый отчет, либо перейти к редактированию, выбрав команду «Изменить макет отчета». Выбираем последний вариант.

Данный выбор связан с тем, что Мастер отчетов создал поле «Наименование продукта» очень малой ширины при том, что справа на листе есть свободное место.

Устанавливаем курсор мыши на правой части поля «Наименование продукта» в «Области данных», нажимаем левую кнопку мыши и перемещаем границу поля до желаемой ширины, т.е. изменяем ширину ячейки в таблице. После этого действия щелкаем мышью на команде «Режим» в левой части ленты «Конструктор» и переключаемся в режим просмотра полученного отчета.

Аналогично создаем отчет для таблицы «Заказчики».

Контрольные вопросы.

1. Что такое база данных?

2. Структура базы данных Access.

3. Свойства полей.

4. Типы полей базы данных Access и их характеристики.

5. Объекты Access и их характеристики.

6. Назначение кнопок Открыть, Конструктор, Создать.

7. Назначение программных модулей Мастер.

8. Этапы разработки базы данных.

9. Отличие представление базы данных Таблица и Форма.

Дата защиты ____________ подпись преподавателя______________

 

 

Список литературы

 

 

1. А. Гарнаев. Excel, VBA, Internet – СПб.: BHV-Петербург, 2001. –796 с.

2. В. Долженков, Ю. Колесников. Microsoft Excel 2000 в подлиннике – СПб.: BHV-Петербург, 2000. – 1065 с.

3. Васильев А.Н. Excel 2007 на примерах СПб.: БХВ, 2008. – 656 с.

4. Волков В.Б. Понятный самоучитель. Excel2007. – СПб.: Питер, 2008, - 253 с.

5. Вонг, Уоллес. Microsoft Office 2007 для «чайников». Пер. с англ. – Спб.: ООО «И.Д. Вильямс», 2007, – 368 с.

6. Гладкий А.А., Чиртик А.А. Excel2007. Трюки и эффекты СПб.: Питер, 2008, - 386 с.

7. Дубнов, П. Ю. Access 2000. Проектирование баз данных / П.Ю. Дубнов. – М.: ДМК, 2000. – 272 с.

8. Каратыгин, С. А. Access 2000. Руководство пользователя с примерами / С.А. Каратыгин. – М.: Лаборатория базовых знаний, 2000. – 376 с.

9. Кошелев, В.Е. Access 2007. Практическое руководство / В.Е. Кошелев. – М.: ООО «Бином-Пресс», 2005. – 464 с.

9.

10.Майкл Хэлворсон, Майкл Янг. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. Пер. с англ. – Спб.: Питер, 2000, – 1226 с.

11. П. Блатнер, Л. Ульрих. Использование Microsoft Excel 2000. Пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2000. – 960 с.

12.С.БОНДАРЕНКО, М.БОНДАРЕНКО. Excel2007. Популярный самоучитель. СПб.: Питер, 2008, - 224 с.