Микроанализ управленческой деятельности

Этот способ изучения содержания управленческой деятельности сформировался под непосредственным воздействием первых работ по «научному изучению труда» (Ф. Тэйлор, Ф. Гилбрет). Изучая иные, значительно более простые, чем управленческая, виды деятельности, эти исследователи пришли к выводу, что любая деятельность может быть описана как повторяющийся набор некоторых основных операций, компонентов. Следовательно, проанализировать деятельность — значит описать из каких, по возможности наиболее мелких, «дробных» операций она состоит и как они организованы во времени. Эти компоненты получили название «терблигов». Для проведения такого пооперационного анализа широко использовались методы хронометража, кино- и фотосъемки.

В дальнейшем была предпринята попытка применения этого — по своей сути «инженерного», технократического подхода и к анализу управленческой деятельности. При этом, конечно, изменились представления о содержании «терблигов» в этой деятельности, но сам подход сохранился. В качестве микрокомпонентов управленческой деятельности преимущественно рассматриваются так называемые мелкие дела — т.е. разнообразные, чередующиеся действия руководителя (локальные деловые контакты, коммуникации, реакции на внешние воздействия, поручения, распоряжения и др.). Такой простой способ анализа позволил, однако, получить ряд важных результатов и дать достаточно содержательную характеристику управленческой деятельности. В частности, было показано, что средний руководящий персонал вступает в разного рода контакты 300—400 раз в день, а обычный восьмичасовой рабочий день включает как минимум более 200 различных видов действий. «Норма» исполнительного директора, по данным Г. Минцберга, варьируется от 86 до 160 видов занятий в день. В другом исследовании деятельности менеджера низшего звена, проводившегося на протяжении 35 дней, обнаружено, что в среднем в день он совершал не менее 270 действий и за все это время лишь 12 раз мог оторваться от «текучки» и сосредоточиться на производственных проблемах, уделяя им, однако, в среднем чуть более 20 минут.

Другим вариантом микроанализа управленческой деятельности является изучение рабочего времени руководителя — временной анализ. В целом он направлен на выявление особенностей «бюджета времени» руководителя, а методически реализуется как сравнительное изучение доли рабочего времени, уделяемой тому или иному компоненту управленческой деятельности в общем времени. Установлено, например, что более половины всех управленческих действий длится менее 9 минут и только одна десятая их продолжается свыше часа. Лишь 30—60% времени руководителя, как правило, посвящено контактам с членами организации, а остальное время — внешним контактам. Причем лишь одна десятая всего времени затрачивается управленцами на контакты с вышестоящими руководителями. Подавляющая часть служебного времени занята вербальными (речевыми) коммуникациями — до 80—90%. Однако при этом только 30% времени занимают контакты, инициаторами которых были сами руководители, а остальное время приходится на контакты, возникающие непреднамеренно с их стороны.

В целом микроанализ управленческой деятельности (в его пооперационном и временном вариантах) выявил важные особенности ее содержания и организации:

— насыщенность очень большим числом действий, преимущественно кратковременных;
— частые, систематические вмешательства извне;
— очень широкая сеть контактов (внегрупповых);
— явное преобладание речевых (вербальных) коммуникаций;
— фрагментарность, отрывочность, незаконченность многих контактов;
— быстрый темп переключения от одних «мелких дел» к другим;
— частое совмещение во времени двух или даже более действий;
— систематические прерывания уже начатых дел другими — экстренно возникающими причинами и делами.

Микроанализ управленческой деятельности хотя и полезен, но все же имеет ограниченное значение, поскольку позволяет описать лишь внешнюю ее сторону.

16. Эмпирический анализ управленческой деятельности на­правлен на описание более крупных компонентов деятельно­сти. Существуют две его разновидности.

1. Анализ видов содержания труда руководителя. Все мел­кие дела руководителя должны быть сгруппированы в ограни­ченное число их основных видов:

а) «бумажная работа» — изучение документации, составление отчетов и др. Ее удельный вес возрастает по мере повышения должности руководителя;

б) телефонные разговоры;

в) Встречи, под которыми подразумеваются неформальные и формальные коммуникации руководителя группового характера (участие в совещаниях, собраниях, обсуждениях и т.д.). Им уделяется до 50% всего времени.

г) личные контакты, отличающиеся от предыдущего вида
конфиденциальным характером. Это наиболее важный вид в
структуре управленческой деятельности. Его удельный вес
возрастает при повышении иерархического уровня руководителя;

д) оперативно-организационные задачи руководителя. Их
содержание определяет предметная сфера деятельности организации и должность руководителя; в большинстве случаев они носят оперативно-технологический характер.

2. «Ситуационный анализ» (анализ на основе выделения и изучения конкретных ситуаций). Его применяют как способ обучения менеджеров, например в Гарвардской школе бизнеса в США. Большую роль он играет и в изучении содержания управленческой деятельности. Единицей анализа этой деятель­ности является управленческая ситуация. Выделяемые ситуа­ции можно легко классифицировать. Выстраивается система основных управленческих ситуаций, рассматриваемая как ос­нова всей деятельности.

Он применяется не только как способ изучения управленческой деятельности, но в еще большей степени — как метод обучения менеджеров на основе освоения способов, приемов действий в основных управленческих ситуациях.

Хотя этот метод сформировался в связи с решением задач профессиональной подготовки менеджеров, он играет большую роль и в анализе содержания управленческой деятельности.