Частина 4. Довідково-інформаційні документи (доповнення)

 

План

Розділ 4.1. Анотація, відгук, рецензія, висновок, огляд як довідково-

інформаційні документи

Розділ 4.2. Доповідна та пояснювальна записка.

Розділ 4.3. Запрошення, звіт, план, телеграма.

Розділ 4.4. Складноскорочені слова в українському справочинстві.

 

Розділ 4.1. Анотація, відгук, рецензія, висновок, огляд як

довідково-інформаційні документи

 

Анотація – коротка характеристика змісту книги, статті, рукописного тексту і т. ін. У ній наводяться найважливіші питання роботи, викладається зміст і дається її оцінка. Анотація допомагає при доборі і вивченні літератури з будь-якого питання, скорочує час на ознайомлення зі змістом самої роботи.

Може бути подана двома мовами: мовою тексту та однією з іноземних.

У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких рекомендовано анотовану книгу.

Відгук – документ, який містить висновки уповноваженої особи (або кількох осіб) чи установи щодо запропонованих на розгляд вистави, фільму, творів мистецтва, рукописних робіт та інше.

При потребі підпис особи, яка складала відгук, завіряється секретарем (вченим секретарем) установи за допомогою спеціального штампа.

Рецензія – критичний відгук (дає аналіз і оцінку) на художній твір, друковану наукову працю і т. ін.

Якщо потрібно, підпис в рецензії завіряють печаткою або спеціальним штампом.

Висновок – документ, у якому уповноважені особи, комісія або установа викладають свої зауваження, оцінки, рішення та їх аргументи щодо окремого питання або іншого документа.

Висновок передається до вищих органів для розгляду і затвердження.

Підписуючи висновок, уповноважені особи вказують свою посаду.

Огляд – різновид довідки, яка складається для інформування підвідомчих та інших організацій про хід робіт чи їх підсумки за певний період.

Специфіка огляду полягає в тому, що він містить аналіз діяльності не однієї, а декількох установ.

 

Розділ 4.2. Доповідна та пояснювальна записка.

Доповідна записка – документ на ім’я керівника установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.

Зразок

Ректору УАЗТ

Покрещуку 0.0.

Копія:

Проректору

з навчально-методичної роботи

Паримському І.С.

Проректору

з питань науки та зарубіжних

зв'язків

Фурсі С.Я.

Проректору

з загальних питань

Решовській Г.М.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

 

 

Про стан робіт

у редакційно-видавничому відділі

Редакційно-видавничий напрямок (Лавріненко В.П., Левицька О.М.)

 

За 2,5 роки редакційно-видавничим відділом підготовлено до друку і видано 25 видань (збірник "Зовнішня торгівля: проблеми та перспективи", випуски 2; 3; 4, ч.І; навчальні посібники, методичні посібники, збірники матеріалів наукових конференцій) загальним обсягом близько 2500 стор. і накладом по 100-200 прим.

У даний час відділ працює над підготовкою до видання матеріалів науково-практичної конференції "Зовнішньоекономічна політика України в умовах глобалізації і регіоналізації світогосподарських зв'язків" та другою частиною наукового збірника "Зовнішня торгівля: проблеми та перспективи", випуск 4.

 

Копіювально-множильний напрямок - ксерографія, різографія (Мироненко К.А.)

 

У відділі є 3 копіювальні апарати: RX 1025, RX 1050, Саnоn 4050, з яких 2 (RX 1025 та RX 1050), хоча і відпрацювали свій ресурс, але працюють з перервами при постійному нагляді спеціаліста згідно договору на обслуговування, якість роботи - нижче середньої). Саnоn 4050, новіший від двох попередніх, не працює, потребує ремонту з заміною основних частин загальною вартістю ремонту 500-600 у.о. Різограф ТR1510, придбаний у грудні 1998 року, враховуючи виконані на ньому роботи, вже оправдав ті кошти, що були витрачені на його придбання, знаходиться в хорошому стані, але потребує заміни термоголовки (вартість близько 2тис. грн.), котра відпрацювала свій ресурс.

У зв'язку із постійно зростаючим обсягом копіювально-множильних робіт на тиражі більше 50 екз. був задіяний різограф, але через те, що обсяг робіт значно більший від можливостей старого обладнання вчасно справитися із завданнями відділ не може, хоча і приходиться безпосередньо ставати за копіювальні апарати і начальнику відділу, і редактору за рахунок основної роботи. Прошу Вашого розпорядження виділити необхідні кошти для ремонту та приведення до ладу обладнання відділу. Є гостра потреба ввести ще одну штатну одиницю інженера, або техніка, для роботи на копіювальній техніці. Раніше, при значно меншому завантаженні така одиниця була.

Ще одна проблема - папір. Ксерографічне обладнання потребує папір певної якості і якщо папір гірший, ніж той, що потрібний для нормальної роботи, воно псується. Звичайно, це обходиться дещо дорожче, але існують способи значно скоротити (майже вдвічі!) витрати на папір. Ось приклад. Оригінал методички розробляється на форматі А4, після чого на ксероксі копіюється зі зменшенням до формату А5 і знову виготовляється новий оригінал, за якістю значно гірший, з якого потім виготовляється тираж, де формат сторінки - А5. Всім тонкощам роботи я можу навчити причетних до цієї роботи працівників, якщо провести на цю тему один - два семінари.Як мені видається, багато внутрішніх документів можна робити на форматі А5, що теж вдвічі скоротить витрати на папір.

Одночасно звертаю Вашу увагу на те, що багато одних і тих же документів (частіш усього це - методички) друкується 2-3 рази, внаслідок чого кожного разу на кожну сторінку виготовляються нові майстер-копії, вартість кожної складає близько 1 грн. Таким чином щомісяця на вітер викидається близько 200 грн. Свіжий приклад. Методичний матеріал з виховної роботи на 32 сторінках замовлявсяуже 3 рази, і знову поступили 2 заявки, а скільки всього потрібно - ніхто в Академії не знає. Крім того, замовляються для передруку цілі книги обсягом 200 сторінок,тиражем 50 екз. Напевно, знати і регулювати, які матеріли і в якій кількості потрібні для Академії в цілому має учбово-методичний відділ. Ця ж проблема і з різного типу бланками, анкетами, формами і т.п. Недавно у відділ придбано струменевий принтер формату А3. Коли буде введений в дію Саnоn 4050 можна буде повністю задовольнити потреби Академії у якісних бланках, анкетах, формах, що на форматі А3, і таким чином зекономити кошти, не замовляючи їх на стороні. Назріла гостра потреба навести в Академії порядок у цьому відношенні.

 

 

Нач. ред.-видав відділу В.П. Лавріненко

 

27.10.2000

 

 

Пояснювальна записка – цей термін використовується для назви двох документів:

1. вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту і т. ін.), обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;

2. документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням певних реквізитів. Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

 

Зразок

Проректору з навчально-методичної роботи УАЗТ

ПаримськомуІ.С.

начальника учбово-методичного відділу

Бойко Н.І.

 

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

 

Ознайомившись із доповідною запискою начальника редакційно-видавничого відділу Лавріненка В.П., хочу довести до Вашого відома, що переадресування проблем роботи цього відділу на учбово-методичний,неетично і безпідставно. "Знати і регулювати, які матеріали і в якій кількості потрібні..." (слова п. Лавріненка В.П.), де він наводить для зразка передрук цілих книг обсягом 200 сторінок, тиражем 50 екз мають кафедри, а не наш відділ. Функції учбово-методичного відділу ми знаємо і без вказівок п. Лавріненка В.П.

Щодо невдоволення Валерієм Петровичем "... що багато одних і тих же документів (частіше усього це методички) друкується два-три рази"..., хочу зауважити, що для розмноження методичні матеріали ми подаємо згідно із "Положенням про порядок видання, оформлення навчально-методичної літератури та документації".

Із початку цього навчального року неодноразово виникали складнощі з розмноженням методичних матеріалів. Враховуючи зауваження на адресу учбово-методичного відділу п. Лавріненка В.П. (на вченій раді, серпень 1999 р.) про необхідність подавати матеріали для друку на літо, до підготовки на новий навчальний рік учбово-методичний відділ підготував 12 навчальних програм, але із незрозумілих причин за літо не була надрукована жодна. Тільки у вересні (через "надзвичайне з'ясування стосунків") із начальником редакційно-видавничого відділу ці програми були надруковані, цим значно збільшився об'єм виконання робіт його відділом.

У зв'язку з тим, що значна кількість викладачів Академії могла працювати без навчальних програм до цього навчального року, був строго взятий під контроль учбовим відділом п. 2 наказу № 132 від 14.06.2000 р. "Про закріплення навчальних дисциплін за кафедрами", видане розпорядження про недопуск викладачів до викладання дисциплін без НМК і недопустимість такого порушення далі. Після цього, звичайно, значно збільшився об'єм друкованих робіт.

У зв"язку із акредитацією спеціальності "Міжнародне право" практично кожну другу навчальну програму (всього 32) необхідно було переробити і розмножити на: бібліотеку, кафедри, учбово-методичний відділ, для студентів-заочників.

Через те, що був виведений із дії копіювальний апарат (із 11.10.-23.10.2000 р.), без методичного забезпечення залишились магістри-заочники "МП" П і Ш курсу, бакалаври МЕ, МП -1 курс (попередньо про це повідомлялось у доповідній записці на Ваше ім"я).

Шановний Ігоре Святославовичу! Із досвіду роботи інших вищих навчальних закладів учбово-методичний відділ не займається розмноженням навчальних програм, НМК і т.п., все це знаходиться у компетенції кафедр. Вони регулюють необхідною кількістю, розмноженням, підтримують зв"язок із бібліотекою, видають студентам-заочникам методичні матеріали. До розмноження і видавання студентам-заочникам методичних матеріалів учбово-методичний відділ зовсім не має ніякого відношення, він узагальнює методичну роботу, координує роботу кафедр, складає розклади, контролює їх виконання і т.п.

Прошу Вас розглянути це питання з подальшим вирішенням.

Слід звернути увагу на забезпечення редакційно-видавничого відділу нормальною копіювальною технікою, так як дуже часто виникають через це складнощі у функціонуванні навчального процесу.

 

 

31.10.2000 р. (підпис)

 

 

Розділ 4.3. Запрошення, звіт, план, телеграма.

Запрошення – документ, який адресується конкретній особі і містить пропозиції взяти участь у події або заході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію.

Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може бути різним. Якщо запрошуються шановні, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживаються формули ввічливості та подяки за увагу.

 

Зразок

Богоутовському А.П.

Проректорові з наукової роботи

Київський державний університет Київ К-56

Просимо взяти участь у конференції 5-7 травня

Професора Черепашук

Оргкомітет

 

Проректор Іванов

____________________________________________________________________

 

 

Оргкомітет конференції

Донецький державний університет Університетська, 43

Донецьк-42

Звіт – письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом; текстові – на звичайному папері за встановленим зразком.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок; у звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставиться.

План – документ, який встановлює точний перелік намічених для виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг, тимчасові координати керівників і конкретних виконавців.

За терміном, на який розраховані, плани поділяються на:

- перспективні (охоплюють декілька років);

- річні;

- піврічні;

- квартальні;

- місячні;

- тижневі;

- щоденні.

За структурою плани бувають простими та складними.

Основний зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожний пункт плану складається з трьох обов’язкових частин:

- зміст роботи;

- термін виконання;

- виконавці.

Плани підписуються особами, відповідальними за їх виконання, або керівниками установи. Затверджується план колегіальним органом або керівником установи (структурного підрозділу). Деякі види планів перед затвердженням узгоджуються з вищими або суміжними установами.

Телеграма – документ, який передається телеграфом, має гранично стислий текст, викликаний потребою негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось. Текст телеграми містить словесну та цифрову інформацію. Телеграма пишеться без абзаців, переносів, розрізнення великих та малих літер, розділових знаків (при потребі вони передаються словами), іноді – без службових слів.

Телеграма оформляється на бланку і заповнюється двома особами:

- відправником (він складає текст, вказує адресу призначення та відправлення телеграми, її категорію – звичайна чи термінова, серію художнього бланка – за бажанням);

- працівником відділення зв’язку (фіксує дату і час прийому, кількість слів, визначає вартість телеграми згідно з тарифом).

Телеграми бувають звичайні, термінові, урядові.

Зразок:

Міністерство зв'язку України Передача

Телеграма __го___год___хв

Київ № _________ Автовідповідь____

__сл.__го__ год__хв Передав__________

_________________________________________________________________

(категорія і відмітки особливого виду)

Куди, кому___ Короленка5 квартира 7 Полтава _________________________

______________ Коваленкові Олегу Івановичу __________________________

Зустрічайте вісімнадцятого поїзд номер десять вагон номер сім Мирослава

Прізвище відправника та його адреса Гальченко Мирослава

в рахунок слів не входять, не Павлівна,

оплачуються і телеграфом бул. Лесі Українки,

не передаються)буд. 7, кв. 36, Київ-158

 

Розділ 4.4. Складноскорочені слова в українському справочинстві.

 

Розрізняють два види скорочених слів:

1. для зорового сприйняття;

2. для вживання в усній і письмовій мові.

Скорочення першого типу не мають граматичного оформлення, вони позначаються малими літерами, наприклад: і т.д., р-н., м-ць., тов., повторення початкових літер тт., рр., дробове написання н/а, н/р. Це нормативні скорочення.

Другий тип: АН-24, ТУ-104, КПІ – пишуться без крапок і мають граматичні форми.

Ось деякі зразки скорочень, які вживаються в усіх видах ділових паперів:

- назви документів: РКО, техплан, техдокументація;

- назви посад, вчених ступенів, звань: член-корр., заст.;

- офіційні форми звертання: доб., п.;

- офіційні назви організацій, установ, відділів: агропром, фінвідділ, Київмонолиттехбуд, Укрземпроект;

- скорочення, вживані в планово-обліковій документації: промінвестбудбанк, техпромфінплан, накл. №, тощо.

Назви установ, закладів, організацій тощо, утворені з частин слів, пишуться:

- з великої літери, якщо ці слова вживаються на позначення установ одинично: Укрпромбуд, Укрміжколгоспбуд, Київмоноліттехбуд;

- з малої літери, якщо ці слова є родовими назвами: міськрада, педінститут, оргвідділ.

Складноскорочені назви, утворені з початкових букв імен власних і загальних, пишуться великими літерами: НЛО, ПВО, АТС...

Складноскорочення від загальних назв, які вимовляються як звичайні слова (без вставних звуків), пишуться малими літерами: неп (під час непу). Такі слова відмінюються.