Частина 2. Документи щодо особового складу.

План

 

Розділ 2.1. Заява, вимоги до її оформлення та різновиди заяв

Розділ 2.2. Автобіографія як документ особового складу

Розділ 2.3. Характеристика, правила її написання

Розділ 2.4. Накази особового складу, їх загальна характеристика та вимоги

до оформлення

Розділ 2.5. Правопис м’якого знака та апострофа

 

Розділ 2.1. Заява, вимоги до її оформлення та різновиди заяв

Одним з найпоширеніших інформаційних документів у справочинстві є заява. Заява – це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Заява має кілька стандартних взірців.

Дуже часто за службовими чи приватними обставинами ми пишемо заяву. Вона адресується установі або посадовій особі, як правило, містить прохання або пропозицію. Заява складається однією або кількома особами.

Прізвище особи, яка звертається із заявою, має форму родового відмінка без прийменника.

Реквізити:

1. Адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім’я яких подається заява) (праворуч).

2. Адресант (назва установи або посада та ініціали іноді адреса і паспортні дані особи, яка звертається із заявою) (праворуч).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата (ліворуч)

7. Підпис (праворуч)

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є: заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності та ін.

Заява-зобов’язання. (Працівники державних установ, підприємств, організацій досить часто мають справу із заявою-зобов’язанням.)

Зразок

Ректорові Української академії зовнішньої торгівлі

Покрещуку О.О.

Петрової Світлани Миколаївни, яка проживає заадресою: м. Київ вул.Фрунзе 19, кв. 55

Заява

Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на спеціальність "Міжнародне право" факультету „ Правознавство”

У 2000 році закінчила 11 класів зош № 302 м.Києва.

Додаток:

1. Атестат про загальну освіту.

2. Автобіографія.

3. Медична довідка.

4. Довідка з місця роботи.

5. Довідка з місця проживання.

6. Чотири фотокартки.

15 червня 2000 року Підпис

 

Розділ 2.2. Автобіографія як документ особового складу

 

Автобіографія - це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, в якому зазначається:

- прізвище, ім’я, по батькові;

- дата народження;

- місце народження (місто, село, селище, район, область, країна);

- відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, в яких довелося вчитися);

- відомості про трудову діяльність (коротко, в хронологічній послідовності, назви місць роботи й посад);

- відомості про громадську роботу (всі її види);

- короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти);

3. Дата написання.

4. Підпис.

Зразок:

Автобіографія

Я, Прокопенко Марина Олександрівна, народилася 24 квітня 1978 року в м. Києві в родині військовослужбовця.

У 1985 році пішла до першого класу загальноосвітньої школи № 2 м.Термез (Узбекистан).

У зв'язку зі вступом батька до військової академії переїхала разом з родиною до Москви, де з 1986 по 1989 рік навчалася в зош № 204.

З 1989 року вступила до Українського державного педагогічного університету імені М.П.Драгоманована музично-педагогічний факультет денної форми навчання, де навчаюсь і зараз.

Склад сім'ї:

Батько - Прокопенко Олександр Васильович, 1954 року народження, військовослужбовець; працює в Міністерстві оборони України.

Мати - Прокопенко (Мітіна) Наталія Вікторівна, 1958 року народження, викладач музики в дитячій музичній школі № 9 м. Києва.

Сестра - Прокопенко Катерина Олександрівна, 1987 року народження, учениця 2-го класу зош № 50 м. Києва.

17 листопада 1995 року (Підпис)

 

Розділ 2.3. Характеристика, правила її написання.

 

Характеристика - це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо треба – місце проживання).

3. Текст, який містить такі відомості:

- трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі; на якій посаді);

- ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання);

- моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

- висновки;

- призначення характеристики (при потребі).

4. Дата складання.

5. Підпис керівника установи (при потребі – інших відповідальних осіб).

6. Печатка.

Характеристика оформлюється на стандартному аркуші паперу в одному примірнику.

Зразок:

Характеристика

Студентки педагогічного факультету

Макаренко Валентини Іванівни

1980 року народження

 

Макаренко В.І. навчається II курсі педагогічного факультету Національного педагогічного університету імені М.П.Драгоманова. До навчання ставиться сумлінно, постійно підвищує свій професійний рівень. За час навчання у вищому закладі освіти Макаренко В. І. зарекомендувала себе як хороший організатор під час підготовки посвяти у студенти першокурсників. З першого працює над науковою темою, з якою виступала на звітно-науковій конференції студентів.

МакаренкоВ.І. виконує громадські доручення, є старостою 23-ї групи. Вимоглива до себе, має повагу серед товаришів і викладачів факультету.

 

Характеристику видано для пред”явлення за місцем вимоги.

Декан педагогічного факультету (Підпис)С.А.Синько

 

Печатка

 

Розділ 2.4. Накази особового складу, їх загальна характеристика

та вимоги до оформлення

 

Накази бувають особового змісту (організаційні) та з питань виробничої діяльності. За наказами особового змісту (кадрові) оформлюються відпустки, прийняття і звільнення працівників, призначення, переміщення, нагороди, стягнення та ін.

Наказ – це розпорядчий документ, що видається керівником установи.

Реквізити:

1. Назва установи або установи, що видає наказ, або назва посади керівника;

2. Місце видання наказу (назва виду документа);

3. Номер (праворуч);

4. Дата підписання (ліворуч);

5. Текст наказу;

6. Підстава для складання;

7. Підпис керівника установи.

Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, звільнити, оголосити, перевести, направити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

До викладу тексту наказу існують певні вимоги:

1. У наказах про прийняття на роботу обов’язково зазначають:

а) на яку посаду приймається;

б) до якого структурного підрозділу;

в) з якого числа оформлюється на роботу;

г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісництвом);

д)особливі умови роботи (скорочений день, матеріальна відповідальність);

2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.

3. У наказах про надання відпустки зазначають:

а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами);

б) загальна кількість робочих днів;

в) дата виходу у відпустку і повернення;

г) період, за який надано відпустку.

4. У наказах про звільнення працівників зазначають:

а) дату звільнення;

б) мотивування.

5. При направленні працівника у службове відрядження вказується строк відрядження, його місце та мотиви.

Форма наказів повинна бути однаковою. Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які ставлять свій підпис в оригіналі.

 

Розділ 2.5. Правопис м’якого знака та апострофа

 

М’який знак пишеться:

1. після букв д, т, з, с, ц, л, н, дз наприкінці слова чи складу, якщо ці букви передають м’які звуки: сядь, долька, суть, злізь, вісь, ґедзь, мідь, тінь, швець, різьба.

2. після м’яких приголосних перед о: льон, трьох, сьогодні, дзьоб, синього.

3. у суфіксах -ськ, -цьк, -ськість, -зькість, -цькість, -ськи, -зьки, -цьки: український, козацький, близькість, людськість, по-німецьки, по-французьки;

4. у суфіксах: -еньк, -оньк, -есеньк, -єсеньк, -ісіньк, -юсіньк: легенько, голівонька, рученька, самісінька, малесенький, малюсінька, гарнюсінька;

5. після м’якого звука [л] перед наступним м’яким: пальці, учительський, стільця, їдальня, читальня;

6. у формах Р. в. множини іменників жіночого роду: пісень, робітниць, учениць;

7. у дієслівних формах наказового способу: стань, винось, виходь, виносьте.

8. у дієслівних формах 3-ї особи однини та множини дійсного способу: стоїть, спить, стоять, читають, пишуть, думають, складають.

М’який знак не пишеться:

1. після букв, що означають губні та шиплячі звуки: степ, кров, голуб, любов, сім, вісім, ніж, ніч, ідеш;

2. після р у кінці складу: кобзар, товар, писар, Харків (Горький – виняток);

3. між приголосними, якщо перший пом’якшується під впливом другого: сонця, пісня, радість, якість;

4. після н перед ж, ч, ш, щ: тонший, менший, інший, кінчик.

Апостроф ставиться:

1. після губних б, п, в, м, ф перед я, ю, є, ї: п’ять, дев’ять, м’який, в’юн, пам’ять, верф’ю;

2. після префіксів, які закінчуються на приголосний, перед я, ю, є, ї: з’їзд, від’ємний, об’єм, роз’їзд, без’ядерний;

3. після р перед я, ю, є, ї, якщо в них чується звук й: бур’ян, подвір’я, міжгір’я, сузір’я, матір’ю.

Апостроф не ставиться:

1. якщо йотовані букви я, ю, є, ї передають м’якість попереднього приголосного звука, то він звучить м’яко, звука [й] немає й вимова є плавною, а не роздільною: свято, морквяний, цвях, духмяний, дзвякнути;

2. в іншомовних словах, якщо я, ю, є, ї передають м’якість попереднього приголосного, не чується звук [й] і відповідно вимова є не роздільною, а плавною: журі, бюст, Мюнхен, пюре, бюджет, гравюра.