Частина 7. Обліково-фінансові документи.

 

План

 

Розділ 7.1. Акт.

Розділ 7.2. Доручення.

Розділ 7.3. Розписка.

Розділ 7.4. Список.

Розділ 7.5. Писемне ділове мовлення.

Розділ 7.6. Діалекти та їх зв’язки з літературною мовою.

 

Розділ 7.1. Акт.

Акт – це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій, вчинків пов’язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників перевіряючих організацій.

Акт складається кількома особами з метою об’єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта містить дві частини:

- вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуються особи, що складали акт, а також присутні при його складанні);

- констатуючу (викладаються мета й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, висновки).

Після слова Підстава вказується документ чи усне розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта.

Після слова Складено перераховуються особи, які складають акт або були присутні при його складанні, і обо’язково зазначаються посади, ініціали й прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.

У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників й вказується місце їх зберігання.

Реквізити:

1. Назва установи.

2. Гриф затвердження.

3. Назва виду документа.

4. Номер.

5. Місце складання.

6. Заголовок.

7. Текст.

8. Підписи.

9. Дата.

10. Печатка.

 

Розділ 7.2. Доручення.

Доручення – це документ, яким організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.

Залежно від суб’єкта дії доручення поділяються на:

- особисті (особа доручає особі);

- офіційні (особа доручає особі чи установі).

Особисте доручення юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.

Реквізити особистого доручення:

1. Назва виду документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис особи, яка склала доручення.

5. Завірення підпису.

Офіційні доручення друкуються на спеціальних бланках.

Реквізити офіційного доручення:

1. Штамп.

2. Номер.

3. Дата.

4. Назва виду документа.

5. Текст.

6. Зразок підпису особи, якій видано доручення.

7. Підпис керівника установи. Печатка.

Текст доручення містить такі відомості:

- прізвище, ім’я, по батькові; посада особи (в офіційному дорученні – назва установи), яка видає доручення;

- прізвище, ім’я, по батькові; посада особи, якій видається доручення;

- назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні цінності або в якій особа здійснює свою діяльність;

- напрямок діяльності особи або перелік матеріальних цінностей, їх кількість і вартість;

- термін дії доручення;

- назва та відомості про документ (паспорт, посвідчення), що затверджує особу, якій видається доручення.

 

Розділ 7.3. Розписка.

Розписка – це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, - передачі й отримання документів, товарів, грошей, матеріальних цінностей.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст:

- прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей;

- прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка передала цінності;

- у чому конкретно дано розписку (вказуються точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – словами і цифрами);

- відомості про документ (паспорт, посвідчення), що затверджує особу, яка отримує цінності;

- підстава передачі й отримання цінностей;

3. Дата.

4. Підпис особи, яка отримала цінності.

5. Завірення підпису (у приватній розписці).

Розписка може бути приватною (особа отримує цінності від особи) і службовою (особа – представник установи - отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру.

 

Розділ 7.4. Список.

Список – це документ, який містить перелік осіб, предметів, об’єктів, документів у певному порядку і складається з метою інформації або реєстрації.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Номер.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Підпис.

7. Дата.

8. Печатка.

Список складається за алфавітним або хронологічним принципом. Іноді елементи списку розміщуються в послідовності від більш значущого до менш значущого.

 

Розділ 7.5. Писемне ділове мовлення.

Найважливішим елементом писемного ділового мовлення є мова, основний текст доповнюють цифрові дані, схеми, таблиці тощо, за допомогою яких передається та чи інша інформація. Саме наявність цифрових даних дає підстави стверджувати, що ми маємо справу з документацією.

За способом викладу матеріалу можемо виділити такі групи документів:

- ті, що містять лише найзагальніші відомості, добір мовних елементів залежить тут від конкретного змісту чи обставин ділових стосунків. Ці документи мають більш-менш вільну від стандарту форму викладу;

- документи, які мають чітку структуру і форму викладу, свою стилістику тощо. Тут подаються лише конкретні цифрові дані чи назви предметів, прізвища і т. д. Це документи стандартного типу, і за їх допомогою можна ефективно підготувати максимум потрібних даних.

Ефективність того чи іншого документа залежить від мовних засобів, застосованих у ньому, конструкції, насиченості найнеобхіднішою інформацією. Ось чому кожна організація чи підприємство прагнуть виробити свої типові документи. Перевага таких стандартизованих документів безперечна, вони не потребують багато часу для складання, легко сприймаються, основне, зручні у використанні.

 

Розділ 7.6. Діалекти та їх зв’язки з літературною мовою.

 

Відгалуження загальнонародної мови, яким говорить частина народності, нації, племені називається діалектом.

Сукупність українських говорів за особливостями фонетичних рис, лексичного складу, морфологічних та синтаксичних відмінностей поділяється на три діалектні групи або наріччя: північне, південно-східне, південно-західне.

 

 

Частина 8. Організаційні документи. Вимоги до їх оформлення.

 

План

 

Розділ 8.1. Статут, види статутів.

Розділ 8.2. Положення як документ організаційного характеру

Розділ 8.3. Інструкція. Посадова інструкція як різновид

організаційних документів.

Розділ 8.4. Правила як складова інструкції.

Розділ 8.5. Графічні скорочення. Мова та професія.

Розділ 8.6. Особливості та правила використання слів синонімів і паронімів

у діловому мовленні.

 

Розділ 8.1. Статут, види статутів.

Статут — це зведення правил, які регулюють основи організації і діяльності установ певної галузі господарства.

Реквізити:

1. Гриф затвердження.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок.

4. Текст, який складається з таких розділів:

- загальні положення;

- основна діяльність: у чому полягає її порядок;

- планування й облік роботи;

- призначення допоміжних служб;

- взаємодія з іншими органами, що здійснюють подібну діяльність;

- специфічні особливості діяльності;

- відповідальність організації за виконання зобов'язань і порядок розгляду суперечок, пред'явлення претензій, позовів;

- заохочення;

- дисциплінарні стягнення.

Текст статуту розбивають на параграфи (статті, пункти), які групують у розділі (позначаються римськими цифрами).

Статути після їх затвердження підлягають обов'язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.

Зразок формуляра статуту про заснування малого підприємства:

Зареєстровано Затверджено засновником ухвалою виконкому (засновниками)

___________________

(назва районної Ради)

_____________________

(назва підприємства, Ради народних депутатів _____________________

______________________ _____________________

(області, міста) організації-засновника)

від "__"________200_р.

№________

Голова виконкому

(прізвище, ім'я та по батькові)

Статут

____________________________________________________________________

(повна назва малого підприємства)

1. Загальні положення.

2. Завдання і функції підприємства.

3. Майно підприємства.

4. Управління підприємством.

5. Організація й оплата праці.

6. Звіт, звітність і контроль.

7. Зовнішньоекономічна діяльність малого підприємства.

8. Реорганізація і припинення діяльності підприємства.

ПОГОДЖЕНО СТАТУТ ЗАРЕЄСТРОВАНО

__________ реєстрований № ___________

__________ Ухвалено на загальних зборах

трудового колективу

"__"______20_р. протокол №____від_________