Частина 5. Розпорядчі документи, вимоги до їх оформлення

 

План.

 

Розділ 5.1. Постанови, види постанов.

Розділ 5.2. Накази організаційного характеру.

Розділ 5.3. Складні випадки керування в службових документах.

Розділ 5.4. Вставні слова і словосполучення в діловому мовленні.

Розділ 5.5. Синтаксичні особливості ділових паперів.

Розділ 5.6. Класифікація складних речень, розділові знаки в складних реченнях

 

 

Розділ 5.1. Постанови, види постанов.

Відповідно до положень, затверджених урядом України, державні комітети видають постанови, що діють на підставі колегіальності. Текст постанови складається з двох частин: констатуючої й розпорядчої, визначається виконавець й строки виконання.

Терміном постанова називають два види документів:

1. Заключна частина протоколу засідання зборів, правління, президії та ін. Ця постанова включається у протокол чи додається до нього, при потребі може оформлятися як витяг з протоколу.

2. Правовий акт, що приймається вищим й деякими центральними органами колегіального управління та стосується кардинальних проблем.

Постанова оформляється на бланку.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Дата.

3. Індекс (номер постанови).

4. Місце видання.

5. Заголовок.

6. Текст, що складається із таких частин:

- констатуючої (викладаються мотиви дій, дається посилання на розпорядчий документ вищого органу – підстава для видання постанови);

- розпорядчої (текст викладається в наказовій формі).

7. Підписи.

8. Візи.

9. Гриф узгодження.

10. Коди.

У кожному пункті постанови перераховуються дії, виконавці (організація, підрозділ або особа) і термін виконання.

Датою постанови є дата засідання, на якому вона прийнята. Підписують постанову голова й секретар.

Зразок

Кабінет Міністрів України

Постанова № 750

від 21.09.95 м.Київ

Про затвердження переліку шляхів і напрямків Транзиту товарів через територію України

На виконання Указу Президента України від 14.07.95 № 614 "Про заходи щодо забезпечення контролю за переміщенням транзитом товарів через територію України" Кабінет Міністрів України

Постановлює:

Затвердити перелік шляхів і напрямків і напрямків транзиту товарів через територію України та пункти на митному кордоні України, через які здійснюється ввезення в Україну та вивезення з України товарів.

Прем'єр-міністр України Є.Марчук

Міністр Кабінету Міністрів України В.Пустовойтенко

 

Розділ 5.2. Накази організаційного характеру.

Один з найпоширеніших документів – наказ. Він має не лише розпорядче, а й виховне значення, бо його іноді зачитують перед колективом і вивішують для ознайомлення. Тому мова наказу повинна відзначатися особливою чіткістю й точністю, високою культурою.

Накази охоплюють широке коло питань. Це організація праці, добір і розстановка кадрів, трудова дисципліна, заохочування до праці тощо.

Отже, наказ – це розпорядчий документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.

Розрізняють накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні).

Кадровими наказами оформляються призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення. Організаційні накази видаються при затвердженні перспективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

3. Місце видання.

4. Номер.

5. Дата.

6. Заголовок.

7. Текст, що складається з двох частин:

- констатуються та аналізуються факти;

- подаються розпорядження, заохочення або стягнення.

8. Підпис керівника установи.

9. Печатка.

 

Розділ 5.3. Складні випадки керування в службових документах.

 

Ділові документи вимагають максимальної стислості й точності передачі інформації. Будь-які відступи від правил викладу змісту спричиняють серйозні помилки. Особливо уважним треба бути до дієслів, що можуть керувати різними відмінками.

Найчастіше помиляються в тих випадках, коли при дієсловах, які керують різними відмінками, вживається спільний додаток різної форми. Приклад: повідомляти новини сесії Верховної Ради України, інформувати про новини сесії Верховної Ради України.

Поширеними є помилки в стійких словосполученнях, викликані змінами окремих слів. Приклад: довести для відома...(замість довести до відома).

Особливої уваги вимагають близькі за значенням слова, що обумовлюють різні відмінкові форми. Приклад: Наша земле багата на хліб. Наша земля славиться хлібом.

При складанні ділових документів треба звертати увагу і на відповідні прийменники, особливо підчас використання усталених словосполучень типу: покладається на... схильні до... відрахування на... тощо.

Коли автори документа хочуть підкреслити напрям дії до чогось, використовуються прийменники -у(-в) або до: летіти в літаку; зайти до зали.

Дуже складним є використання прийменників для, на. Щоб уникнути помилок, необхідно використовувати прийменник на, коли йдеться про сферу вживання. Приклад: Виділити кошти на підручники. Прийменник для вживається тоді, коли слід підкреслити мету дії. Приклад: Виділити кошти для придбання підручників. Прийменник проти вживається в діловому мовленні при порівнянні. Приклад: Ця зима була тепліша проти минулої.

Прийменники завдяки, всупереч вимагають Д. в. Приклад: завдяки сумлінній праці; всупереч прогнозам...

Перекладаючи з російської мови на українську, треба бути уважним саме в роботі з усталеними прийменниковими конструкціями: ввести до складу; по учебной работе – з навчальної роботи; по научной работе – з наукової роботи.

 

Розділ 5.4. Вставні слова і словосполучення в діловому мовленні.

 

Слова і вирази, введені в речення з метою внесення в нього того чи іншого пояснення або надання йому якоїсь особливості, називаються вставними. Вони не зв’язані з членами речення способами узгодження, керування чи прилягання, але за смислом зв’язані з цілим реченням. Тому виключення вставних слів і словосполучень із речення змінює його зміст, але не порушує синтаксичної будови.

Вставні слова і словосполучення часто використовуються в діловому мовленні, при складанні ділових паперів, ними розпочинаються абзаци, речення.

За своїм значенням вставні слова і словосполучення поділяються на три групи:

1. Вставні слова і вирази, що вказують на ставлення мовця до висловленої ним думки. Вони можуть означати ступінь впевненості або невпевненості в повідомленні. Приклад: звичайно, напевно, безумовно, можливо, мабуть, без сумніву, очевидно та ін.

2. Вставні слова і словосполучення, що вказують на те, кому належить висловлена думка (самому мовцеві чи комусь іншому). Приклад: по-моєму, на мою думку, за словами (такого, тощо).

3. Вставні слова чи сполучення, що вказують на зв’язок висловлюваного з підтекстом. До них належать: отже, наприклад, значить, навпаки, нарешті, справді тощо.

Вставні слова і словосполучення в писемному мовленні виділяються комами, в усному – паузами.

 

Розділ 5.5. Синтаксичні особливості ділових паперів.

Ділові папери мають специфічний, здебільшого це прямий, порядок слів з узгодженими й неузгодженими означеннями. Вставні слова, які пояснюють окремі поняття чи систематизують виклад, переважно стоять на початку речення. Щодо структури речень ділових паперів, то майже всі присудки вживаються в теперішньому часі.

Поширеними є пасивні структури типу6 закони приймаються, наказ виконується.

Синтаксис ділової документації визначається ще й вживанням інфінітивних конструкцій. Приклад: відхилити пропозицію.

Важливою ознакою ділових паперів є і часте використання дієприкметникових та дієприслівникових зворотів, що надають діловим документам стислості. Крім того, в діловому листуванні переважає непряма мова, а пряма вживається лише в тих випадках, коли є необхідність дослівно передати зміст деяких законодавчих актів.

Типова ознака ділового стилю – використання віддієслівних іменників. Вони надають загальне уявлення про дію. Приклад: подати звіт до 20 серпня 1999 року.

Віддієслівні іменники забезпечують однозначність, узагальненість змісту і надають документам певної офіційності. У ділових документах вживають розщеплені присудки, це мотивується тим, що вони конкретніші дієслівні відповідники. Приклад: пропонуємо проводити змагання за містом. Рекомендуємо надавати перевагу дітям-сиротам.

До складу розщепленого присудка може входити іменник-термін або кілька означень.

У мові ділових документів є такі словосполучення дієслівного типу, які багато разів використовуються у конкретній виробничій чи адміністративно-виробничій ситуації, зокрема: взяти за основу; взяти до уваги, тощо.