Создание базы данных MS Access

 

ВНИМАНИЕ! После выполнения практического задания в Вашей рабочей папке должен быть создан файл базы данных, содержащий таблицы «Каргоплан», «Размерения» и «Судно».

 

Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятия «база данных»

2. Что понимается под термином «СУБД»?

3. Перечислите названия моделей представления данных. Какая модель данных используется в СУБД MS Access?

4. Укажите, какие термины в реляционной модели соответствуют понятиям СУБД Access «таблица», «запись» и «поле»

5. Что в реляционной теории понимается под термином «Домен» и каким способом это понятие реализовано в СУБД MS Access?

6. Перечислите основные объекты БД MS Access и укажите их назначение

7. Что понимается под термином «первичный ключ»? Для чего используются первичные ключи в таблицах БД?

8. Укажите типы данных, которые могут быть использованы для хранения в полях значений, заданных целыми числами

9. Укажите типы данных, которые могут быть использованы для хранения в полях значений, заданных действительными числами

10. Укажите различия между данными следующих типов (Байт – Целое – Длинное целое), (Одинарное с плавающей точкой – Двойное с плавающей точкой - Действительное), (Текст и Мемо)

11. Что представляют собой данные типа «Счетчик»?

12. Каким образом в СУБД задаются ограничения на значения атрибутов?

13. Какие объекты (сущности) включает предметная область создаваемой в лабораторном практикуме базы данных?

 

В процессе защиты необходимо продемонстрировать умение

§ переключаться между режимом отображения логической структуры таблицы и режимом отображения данных,

§ создать новую таблицу любым из способов, которые были использованы при выполнении практического задания,

§ вводить ограничения на значения атрибутов таблицы,

 

СУБД MS Access является системой управления базой данных реляционного типа, база данных MS Access (далее БД) описывает объекты или процессы некоторой предметной области при помощи набора таблиц, правил ограничения целостности базы данных, средств для автоматизации доступа к данным с целью их ввода, изменения, отображения и анализа. Поэтому база данных состоит из большого количества объектов таких как:

· таблицы (данные в табличной форме),

· запросы (средства для поиска, сортировки и извлечения требуемых данных из таблиц),

· формы (средства для ввода и отображения данных в удобном формате),

· отчеты (вывод данных с их анализом),

· макросы (команды для автоматизации не требующие программирования),

· модули (программы на VBA)

Все объекты базы данных сохраняются в одном файле с расширением mdb. MS Access одновременно может работать только с одной базой данных.

 

Создание базы данных (файла базы данных) может быть выполнено несколькими способами.

 

Например, после запуска на исполнение приложения MS Access открывается диалоговое окно, которое позволяет создать новую базу данных либо открыть уже существующую в файловой системе базу данных либо воспользоваться шаблонами стандартных баз данных (Основные фонды, Контакты, «Вопросы» и т.д.).

 

 

В случае выбора команды «Новая база данных», открывается окно «Файл новой базы данных» в котором необходимо указать название файла и его расположение в файловой системе.

 

Кроме того, база данных может быть создана стандартным для приложений Windows способом – при помощи команды Создать стандартной кнопки «Офис».

 

 

Основным объектом базы данных является таблица. Таблица реляционной БД состоит из строк и столбцов. Ячейка названия столбца называется именем поля. Ячейки в одном столбце таблице имеют одинаковый тип данных, называются термином «поле» и содержат элементарное (наименьшее) количество информации, характеризующей какое либо свойство объекта предметной области БД. Все поля одной строки таблицы называются термином «запись». Запись – содержит сведения об одном состоянии объекта или процесса предметной области. Таблица – совокупность записей.

Для обеспечения связи между таблицами в таблицах БД используются так называемые первичные ключи.

«Первичный ключ» - это одно или несколько полей таблицы, комбинация которых однозначно определяет каждую запись таблицы (то есть в таблице не существует двух записей с одинаковыми значениями полей первичного ключа).

Каждое поле в записи имеет имя и характеризуется:

· типом данных – данные числовые, текстовые, денежные, счетчик, дата/время и т.д.;

· размером – максимальное количество символов для ввода;

· форматом вывода значений – внешнем представлением значений в поле (например, для типа данных «дата» при выводе на панель приемлемый вид записи значения следующий 27.03.04);

· числом десятичных знаков для отображения вещественных чисел.

 

 

MS Access позволяет создавать таблицы несколькими способами:

· Создавать новые таблицы в режиме конструктора или с помощью мастера;

· импортировать в свои базы данных документы, созданные при помощи других приложений, таких как, другие СУБД, табличные и текстовые процессоры. Обязательным условием осуществления импорта является то, что импортируемые данные должны быть представлены в виде таблиц, строки которых имеют одинаковую структуру полей (например, такую, какую мы использовали в практической работе 1 для описания загрузки судна).

 

Для импорта данных из документов, созданных другими приложениями, используется инструменты на панели «Импорт» ленты «Внешние данные», которая запускает мастер импорта, которые в свою очередь руководят пользователем в процессе выполнения операции.

 

Практическое задание. Создание БД «Контейнерный план судна типа “Сестрорецк”»

 

Создать базу данных «Контейнерный план судна типа “СЕСТРОРЕЦК”», состоящую из таблиц:

«Судно» (создается в режиме конструктора);

«Размерения» (создается путем ввода данных):

«Каргоплан» (импортируется из рабочей книги MS Excel «<ФАМИЛИЯ>.xls»

 

 

Порядок выполнения работы