Просмотр и выбор информации из таблиц

ВНИМАНИЕ! После выполнения практического задания в базу данных должны быть добавлены запросы «Каргоплан_1», « Каргоплан_2 », « Каргоплан_3 » и « Каргоплан_4 »

 

Контрольные вопросы

1. Какие средства СУБД MS Access могут быть использованы для извлечения необходимых данных из таблицы БД?

2. Приведите пример задания, которое не может быть решено с применением фильтра, но может быть выполнено с использованием запроса

3. Перечислите встроенные функции СУБД MS Access, которые могут быть использованы при формировании критериев поиска в фильтрах и запросах.

4. Укажите какие ключевые слова могут содержаться в операторе языка SQL предназначенном для выборки строк из таблице, соответствующих критерию поиска

5. Каким образом можно увидеть оператор языка SQL, соответствующий запросу, сформированному на бланке запроса

 

В процессе защиты необходимо продемонстрировать умение использовать для поиска необходимых записей инструмента «Найти», применять для извлечения данных фильтры и запросы, используя для формирования критериев фильтрации логических функций и функций “Like”, “In” и “Between”, операторов “<”, “>” и “>=”

 

 

Главное назначение любой базы данных состоит в хранении данных и представлении пользователю тех данных, которые ему требуются.

Выборка (извлечение) необходимых данных из базы данных, может осуществляться как в режиме отображения данных таблицы (далее «Режим Таблица»), так и с использованием аппарата запросов к базе данных.

 

Выбор данных в режиме «Таблица»

В режиме просмотра данных в виде таблицы пользователь может:

· зная значения какого-либо поля, воспользовавшись инструментом «Найти» найти запись, содержащую это значение в этом поле;

· скрыть отдельные столбцы (то есть сделать их невидимыми пользователю) – команда «Скрыть столбцы» контекстного меню;

· изменить порядок следования записей – инструменты «По возрастанию» и «По убыванию» панели «Сортировка и фильтр»;

· скрыть часть записей таблицы путем использования фильтров – инструменты на панели «Сортировка и фильтр» («Фильтр», «Выделение», «Дополнительно» и «Применить фильтр») (Рисунок 5б).

 

 

Рисунок 5б

 

Использование запросов

Запрос в MS Access – это требование представить информацию пользователю, накопленную в таблицах, отвечающую определенным критериям поиска либо изменить эту информацию. MS Access поддерживает следующие виды запросов:

· запрос на выборку – извлекает данные из одной или нескольких таблиц и отображает данные в виде динамического набора в форме таблицы;

· запрос на изменение – позволяет создавать новые таблицы или изменять данные в существующих таблицах (добавление, изменение, удаление записей);

· групповой запрос – запрос на выборку, который дополнительно позволяет вычислять суммы, подсчитывать количество и выполнять расчеты итоговых значений;

· перекрестный запрос – отображает результаты статистических расчетов, которые группируются по двум наборам данных в формате перекрестной таблицы.

 

ВНИМАНИЕ! Для реализации запросов MS Access позволяет использовать язык QBE, путем графического проектирования бланка запроса в режиме конструктора, либо язык SQL, давая возможность пользователю написать запрос с использованием правил этого языка. Практически бывает удобным в основном сформировать запрос при помощи режима конструктора, а затем перейти в режим SQL и внести в запрос необходимые изменения.

 

MS Access позволяет либо формировать запросы с использованием мастера запросов либо в создавать запросы в режиме конструктора путем графического проектирования бланка запроса (язык QBE) или путем написания запроса с использованием инструкций языка SQL, а также форматировать запросы в режиме макета.

 

Мастер запросов удобное средство для создания простых запросов на выборку данных из одной или нескольких таблиц или запросов.

 

В режиме конструктора могут быть созданы запросы всех типов, перечисленных выше.

 

 

ВНИМАНИЕ! Во многих случаях требуемая информация может быть получена из базы данных как с использованием манипуляций в режиме «Таблица», так и с применением соответствующих запросов. Предпочтение использованию запросов должно быть отдано, по крайней мере, в следующих ситуациях:

· когда данные по одному и тому же критерии (по схожим критериям) должны выбираться из базы данных несколько раз;

· когда результаты выборки данных должны быть использованы в формах, отчетах или других запросах;

 

 

Порядок выполнения работы

 

I. Использование режима «Таблица»

 

1. С использованием панели переходов откройте таблицу «Каргоплан» (двойной щелчок мышки по названию таблицы). MS Access откроет выбранную таблицу в режиме просмотра.

2. Выделите столбец «Погружен» и при помощи инструмента «По возрастанию» панели «Сортировка и фильтр» ленты «Главная»);отсортируйте таблицу в возрастающем порядке по значениям в этом поле. Убедитесь, что в результате операции выполнена сортировка записей таблицы, а не сортировка значений в столбце «Погружен».

ВНИМАНИЕ! Для того чтобы привести записи таблицы к исходному виду (в той последовательности, в которой записи вводились) можно отсортировать таблицу по значениям поля «№» (тип этого поля счетчик и для каждой вводимой в таблицу записи значение этого поля увеличивается на 1)

3. Выделите столбцы «Ряд».и «Номер в ряду», при помощи команды «Скрыть столбцы» контекстного меню столбца таблицы сделайте эти столбцы невидимыми для пользователя в режиме просмотра таблицы (эта операция может быть применена для того чтобы убрать с экрана часть информации, которая не требуется пользователю). Обратная операция может выполнена при помощи команды контекстного меню «Отобразить столбцы…»

4. Будем считать, что нас интересует информация о конкретном контейнере, который находится на борту судна, например о контейнере с номером «SVDN03408989». Для того чтобы найти записи таблицы в которых участвует этот контейнер, можно воспользоваться инструментом «Найти» (панель “Найти», ленты «Главная»). Использование этой команды идентично во всех приложениях Microsoft. При использовании команды следует обратить внимание на правильное указание параметров в полях «Поиск в» и «Совпадение» диалогового окна команды «Найти».

5. Выполните команду «Изменить фильтр» из выпадающего списка инструмента «Дополнительно» на панели «Сортировка и фильтр» ленты «Главная». Откроется окно фильтра, его вид показан на рисунке:

Рисунок 6

Единственная строка, в которую возможен ввод данных, предназначена для записи критериев выбора (условий отбора) данных (фильтров).

В ячейки фильтров могут быть записаны достаточно сложные выражения, определяющие условия отбора записей. Сведения о наиболее широко распространенных типах условий отбора приведены ниже:

 

Выполните команды «ЗАПИСИ|Фильтр|Изменить фильтр», «ЗАПИСИ||Применить фильтр» и «ЗАПИСИ||Удалить фильтр» несколько раз для того чтобы проверить действие фильтров для случае, указанных ниже:

 

Таблица 6Текстовое поле

Поле	Условие отбора	Ожидаемое действие
Номер контейнера	”MMMU1234567”	записи, в которых в поле «Номер контейнера» указано MMMU1234567
Номер контейнера	Like ”??MU*” [1]	записи, в которых в значении поля «Номер контейнера» третий и четвертый символы - MU
Номер контейнера	Like ”MMMU*”	записи, в которых в значении поля «Номер контейнера» первые четыре символа - MMMU
Погружен	In (“HEL”; “SPB”; “ROT)	записи, в которых поле «Погружен» содержит любое значение из перечисленных в списке
К выгрузке в	“ROT” or “BRE”	записи о контейнерах, предназначенных для выгрузки в Бремене или Роттердаме

 

Таблица 7Числовое поле

Поле	Условие отбора	Ожидаемое действие
Вес	<30	записи, в которых вес контейнера менее 50
Вес	Between 20 and 30	записи, в которых вес контейнера заключен между 20 и 30
Ярус	1 or 2	записи о контейнерах, которые располагаются только в 1 или 2 ярусе
Трюм	<>2	записи о контейнерах, которые располагаются в любом трюме, кроме второго

 

 

6. Если условия отбора записаны в несколько полей, они соединяются союзом «И». Так если в поле «Погружен» будет записано «=”SPB”», а в поле «К разгрузке» - «= “HMBG”», то такой фильтр будет обозначать следующее – вывести на экран те записи, в которых приводятся сведения о контейнерах погруженных в порту Санкт-Петербург (SPB) и предназначенных для выгрузки в Гамбурге (HMBG)

I. Контрольное задание

Создайте фильтры для того, чтобы отобразить сведения о контейнерах:

a. погруженных в Санкт-Петербурге назначением на порты Роттердам и Гамбург, вес которых не менее 12 тонн, установленных в трюмах 1 и 2

b. названия которых начинаются с буквы “M”, имеющих вес от 10 до 16 тонн, содержащих опасные грузы (код больше 0)

 

7. Удобное средство отбора записей, которое может использовано в режиме «Таблица» - фильтр по выделенному значению. Выделите символы «MMU» в поле номер контейнера в 5 записи таблицы «Каргоплан», выполните команду «Содержит» из выпадающего списка инструмента «Выделение» на панели «Сортировка и фильтр» ленты «Главная». В результате на экране должны остаться только те записи, в которых в поле «Номер контейнера» 3, 4 и 5-й символы – «MMU».