Обработка информации с помощью СУБД

Содержание

1.Введение в базы данных. 3

Основные понятия баз данных. 3

Обработка информации с помощью СУБД.. 4

Реляционная модель базы данных. 6

Работа с базой данных. 8

2.Проект базы данных. 9

Представление фирмы в таблицах. 9

Постановка задачи. 18

3. Реализация базы данных в СУБД Access. 19

3.1.Особенности СУБД Access. 19

Структура Access. 21

3.2. Создание базы данных в СУБД Access. 23

Запуск Access и открытие БД.. 23

Создание новой БД.. 25

3.3. Создание и редактирование таблиц базы данных в СУБД Access 27

Создание таблицы в режиме Конструктора. 28

Связывание таблиц на схеме данных. 41

3.4. Запросы в СУБД Access. 45

Запросы и фильтры.. 46

Типы запросов. 48

Создание вычисляемых полей в запросах. 66

3.5. Работа с формами в СУБД Access. 69

Виды форм.. 70

Создание формы с помощью мастера. 70

Создание формы с помощью конструктора. 73

Подчиненная форма. 76

3.6. Создание и редактирование отчетов. 76

Создание отчета с помощью мастера. 78

Доработка отчета в режиме Конструктора. 81

3.7. Работа с макросами. 83

Создание макросов. 91

Выполнение макроса. 93

3.8. Настройка параметров запуска базы данных. 94

Лабораторный практикум………………………………88

Лабораторная работа №1. 96

Лабораторная работа №2. 97

Лабораторная работа №3. 100

Лабораторная работа №4. 102

Список использованной литературы.. 106

 

Введение в базы данных

Основные понятия баз данных

База данных (БД) – это упорядоченная информационная система, в которой информация хранится в виде таблиц и управляется специально созданной системой управления базой данных (СУБД), состоящей из таблиц, запросов, форм, макросов и отчетов.

Понятие БД можно применить к любой информации, в которой имеются связанные по определенному признаку элементы, хранимой и организованной особым образом - как правило, в виде таблиц. По сути, БД - это некоторое подобие электронной картотеки, электронного хранилища данных, которое хранится в компьютере в виде одного или нескольких файлов. При этом возникает необходимость в выполнении ряда операций с БД, в частности:

• добавление новой информации в существующие файлы БД;
• добавление новых пустых файлов в БД;
• изменение (модификация) информации в существующих файлах БД;
• поиск информации в БД;
• удаление информации из существующих файлов БД;
• удаление файлов из БД.

Компьютеризированная информационная система представляет собой программный комплекс, задачи которого состоят в поддержке надежного хранения БД в компьютере, выполнении преобразований информации и соответствующих вычислений, предоставлении пользователям удобного и легко осваиваемого интерфейса. Традиционно объемы информации, с которыми приходится иметь дело таким системам, довольно велики, а сами БД имеют достаточно сложную структуру. Примерами информационных систем являются системы заказа железнодорожных или авиационных билетов, банковские системы и многие другие.

Основным назначением БД в первую очередь является быстрый поиск содержащейся в ней информации. При значительном размере БД ручной поиск, а также модификация содержащейся информации занимает значительное время. Использование компьютера для обработки БД устраняет перечисленные выше проблемы при поиске и выборке информации. В этом случае ее модификация осуществляются достаточно быстро и эффективно, а сама БД, состоящая из тысяч записей, может легко уместиться на дискете.

Обработка информации с помощью СУБД

Существует большое количество программ, которые предназначены для структурирования информации, размещения ее в таблицах и манипулирования имеющимися данными - такие программы и получили название СУБД. Основная особенность СУБД – это наличие средств для ввода и хранения не только самих данных, но и описаний их структуры. Если говорить более детально, то к функциям СУБД относят следующие:

• управление данными непосредственно БД - функция, обеспечивающая хранение данных, непосредственно входящих в БД, и служебной информации, обеспечивающей работу СУБД;
• управление данными в памяти компьютера - функция, связанная в первую очередь с тем, что СУБД работают с БД большого размера. В целях ускорения работы СУБД используется буферизация данных в оперативной памяти компьютера. При этом пользователь СУБД использует только необходимую для его конкретной задачи часть БД, а при необходимости получает новую "порцию" данных;
• управление транзакциями - функция СУБД, которая производит ряд операций над БД, как над единым целым. Как правило, такие операции производятся в памяти компьютера. В первую очередь транзакции необходимы для поддержания логической целостности БД в многопользовательских системах. Если транзакция (манипуляция над данными) успешно выполняется, то СУБД вносит соответствующие изменения в БД. В обратном случае ни одно из сделанных изменений никак не влияет на состояние БД;
• поддержка языков БД - для работы с БД используются специальные языки, в целом называемые языками баз данных. В СУБД обычно поддерживается единый язык, содержащий все необходимые средства - от создания БД до обеспечения пользовательского интерфейса при работе с данными. Наиболее распространенным в настоящее время языком СУБД является язык SQL (StructuredQueryLanguage).

Реляционная модель базы данных.

В последние годы в большинстве БД используются реляционные модели данных, и практически все современные СУБД ориентированны именно на такое представление информации. Реляционную модель можно представить как особый метод рассмотрения данных, который включает как собственно данные (в виде таблиц), так и способы работы и манипуляции с ними (в виде связей). Другими словами, в реляционной БД используется несколько таблиц, между которыми устанавливаются связи. Таким образом, информация, введенная в одну таблицу, может быть связана с одной или несколькими записями из другой таблицы.

Между записями двух таблиц (например, таблиц А и В) могут существовать следующие основные виды связей:

· " один к одному " (каждой записи из А соответствует одна определенная запись из В, например, работник получает зарплату, и только одну);

· " один ко многим " (каждой записи из А соответствует несколько записей из В, например, в доме проживает много жильцов);

· " многие к одному " (множеству записей из А соответствует одна определенная запись из В, например, несколько студентов учатся в одной группе);

· " многие ко многим " (множеству записей из А соответствует множество записей из В, например, у нескольких студентов занятия ведут разные преподаватели).

Важным понятием в теории реляционных БД является нормализация, принципы которой можно сформулировать в виде следующих основных правил, используемых при разработке структуры БД:

1. В каждом поле таблицы должен находиться уникальный вид информации, т.е. в одной и той же таблице не должны находиться повторяющиеся поля.

2. В каждой таблице должен быть первичный ключ или уникальный идентификатор, который однозначно определяет данную запись среди множества записей таблицы.

3. Каждому значению первичного ключа должна соответствовать исчерпывающая информация об объекте таблицы.

4. Изменение значения любого поля таблицы, не входящего в состав первичного ключа, не должно влиять на информацию в других ее полях.

 

Microsoft Access является СУБД реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет грамотному пользователю (не программисту) не только создавать собственные базы данных, но и разрабатывать приложения различной степени сложности. СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Примером может служить задача ведения складского учета.

Работа с базой данных

Работа с БД делится на три этапа:

1. Проектирование

2. Программная реализация

3. Эксплуатация

 

На этапе проектирования закладываются основы будущей БД. Проектирование проводится на бумаге и требует очень тщательного подхода, так как именно здесь разрабатывается БД. Необходимо проделать следующие действия:

· собрать информацию о будущей работе, о ее структуре и движении документов, изучить задачи автоматизации, определить объекты системы и связи между ними;

· для каждого объекта выявить свойства и характеристики, по которым создаются поля таблиц;

· для каждого объекта назначить ключевые поля (первичные ключи), провести нормализацию исходных таблиц, установить связи.

 

Этап реализации выполняется на компьютере в следующем порядке:

· составляются структуры таблиц и вводятся в компьютер;

· разрабатываются запросы для отбора данных, отчеты для печати, создаются макросы и экранные формы для работы с данными;

· планируется порядок ведения и поддержания БД в рабочем состоянии.

 

Этап эксплуатации начинается с внесения в БД реальной информации, после чего происходит ее использование.

Проект базы данных

Рассмотрим этапы создания БД на примере фирмы, которая покупает товары, хранит их, а затем продает с некоторой наценкой.

Представление фирмы в таблицах

Задача состоит в том, чтобы всю деятельность фирмы представить в таблицах. Фирма закупает товар у определенного предприятия в определенном количестве и по определенной цене. За эту работу отвечает менеджер по поставкам. Менеджер по продажам этот же товар продает, но уже другому предприятию, в другом количестве и по другой цене. Таким образом, работу фирмы можно представить в таблице (Табл.1):

 

 

Таблица 1. Деятельность фирмы	Дата про-дажи
Данные о менеджере по продажам	Телефон
Адре с
Да т а рождения
От че с т во
Имя
Фамилия
Менеджер по продажам
Цена про-дажи
Коли-чество товара про-дажи
Данные о клиенте	Телефон
А д р е с
Наименование
Клиент
Дата покуп-ки
Данные о менеджере по покупкам	Т е л ефо н
Адре с
Да т а рождения
От че с т во
Имя
Фамилия
Менеджер по покуп-кам
Цена покуп-ки
Коли-чество товара покуп-ки
Данные о постав-щике	Телефон
Адре с
Наименование
Постав-щик
Данные о товаре	Ед. и змерения
Ка т е г ория
Наименование

 

Работа с такой таблицей вызывает множество проблем:

· в каждую новую запись необходимо вводить повторяющиеся значения, что очень трудоемко и может вызвать ошибки при вводе информации;

· невозможно упорядочить записи, например, по поступающим товарам;

· в большой таблице не виден список всех имеющихся на фирме товаров с указанием их цены;

· нет возможности рассчитать сумму на закупки и продажу товара, получение дохода и т.п.

 

Для устранения этих недостатков служит БД. Необходимо переписать большую таблицу в виде нескольких таблиц, которые связаны между собой и подчиняются следующим правилам:

· каждая таблица содержит данные об одном предмете (например, таблица Товарвключает только сведения о товаре, а не о менеджере, который его купил);

· в таблице каждое поле содержит единственный элемент данных (например, фамилия, имя и отчество менеджера должны размещаться в трех столбцах);

· столбцы в таблице не должны повторяться;

· каждая таблица должна содержать дополнительное поле «Код», которое должно быть ключевым.

 

После разбивки большой таблицы, получаем две основные таблицы (Поставка товара, Продажа товара) и пять вспомогательных таблиц (Товар, Поставщики, Клиенты, Менеджеры по поставкам, Менеджеры по продажам).

 

Таблица 2. Поставка товара

Код поставки (кл. поле)	Код товара	Код поставщика	Код менеджера поставки	Дата поставки	Количество товара поставки	Цена товара поставки

 

Таблица 3. Продажа товара

Код продажи (кл. поле)	Код товара	Код клиента	Код менеджера продажи	Дата продажи	Количество товара продажи	Цена товара продажи

 

Таблица 4. Товар

Код товара (кл. поле)	Наименование товара	Категория товара	Ед.измерения

 

Таблица 5. Поставщики

Код поставщика (кл. поле)	Наименование поставщика	Адрес поставщика	Телефон поставщика

 

Таблица 6. Клиенты

Код клиента (кл. поле)	Наименование клиента	Адрес клиента	Телефон клиента

 

 

Таблица 7. Менеджеры по поставкам

Код менеджера поставки (кл. поле)	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Домашний адрес	Домашний телефон

 

 

Таблица 8. Менеджеры по продажам

Код менеджера продажи (кл. поле)	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Домашний адрес	Домашний телефон

 

При этом основные таблицы связаны со вспомогательными с помощью кодов:

 

Поставка товара

Код поставки

Код товара

Код поставщика

Код менеджера поставки

Дата поставки

Количество товара поставки

Цена товара поставки

 

 

Поставщики

Код поставщика

Наименование поставщика

Адрес поставщика

Телефон поставщика

 

Менеджеры по поставкам

Код менеджера поставки

Фамилия

Имя

Отчество

Дата рождения

Домашний адрес

Домашний телефон

 

Товар

Код товара

Наименование товара

Категория товара

Единица измерения

 

Продажа товара

Код продажи

Код товара

Код клиента

Код менеджера продажи

Дата продажи

Количество товара продажи

Цена товара продажи

 

 

Менеджеры по продажам

Код менеджера продажи

Фамилия

Имя

Отчество

Дата рождения

Домашний адрес

Домашний телефон

Клиенты

Код клиента

Наименование клиента

Адрес клиента

Телефон клиента

 

 

Рис.1 Схема связей таблиц

Постановка задачи

Вся информация, с которой работает фирма, разнесена по таблицам. После этого необходимо изучить деятельность фирмы. То есть необходимо установить, что происходит с информацией внутри фирмы; какая документация ведется на фирме. Например, продажа товара сопровождается выпиской документа «Счет-фактура выданный». Таким образом, необходимо изучить какие пути проходит информация внутри фирмы. Результатом этого будет сформированный список задач, которые предстоит решать БД.

В процессе изучения деятельности фирмы сформулированы следующие задачи для будущей БД:

1. составление данных на приобретенный товар с учетом наименования предприятия, количества приобретенного товара, цены товара и даты покупки, что отражается в реестре «Счет-фактура выданный» и в «Книге покупок»;
2. сбор информации о проданном товаре с учетом наименования предприятия, количества проданного товара, цены товара и даты продажи, что отражается в реестре «Счет-фактура полученный» и в «Книге продаж»;
3. расчет остатков товаров на определенную дату;
4. расчет прибыли фирмы из расчета разности суммы, затраченной на приобретение товара, и суммы, полученной от продажи, по каждому наименованию товара и по каждой категории товара;
5. предусмотреть возможность вывода сведений о каждом товаре, поставщике и клиенте средствами поиска по заданным критериям;
6. сбор информации по количеству поступившего товара от каждого поставщика;
7. сбор информации по количеству проданного товара каждому клиенту;
8. предусмотреть возможность ввода нового товара, нового поставщика, нового клиента;
9. предусмотреть возможность вывода на экран и на печать отчетов и документов.

 

С учетом поставленных задач, необходимо создать две дополнительных таблицы: Счет-фактура выданный и Счет-фактура полученный, которые будут заполняться автоматически при продаже и покупке товара соответственно.

Особенности СУБД Access

Приложение Access является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработке данных, свойственные реляционным моделям. При этом информация, которую необходимо хранить в соответствующих БД, может быть представлена в практически любом формате, в частности, текстовом, графическом, числовом, денежном, дата или время и т. д.

Среди средств, которые предлагает СУБД Access нельзя не отметить возможность динамического обмена данными (DDE) между Access и другими приложениями, которые поддерживают эту технологию. Также имеется возможность применения технологии ActiveX, позволяющей использовать разработчику в своем программном продукте не только, те объекты, которые свойственны данному приложению (в частности, Access), но и объекты других приложений (например, Excel или Word).

Весьма удобной возможностью является то, что пользователь при обработке данных может работать не только с БД обрабатываемого в Access формата, но и экспортировать данные других СУБД, имеющие совершенно другой формат представления, в частности, формат FoxPro, Paradox т.д. Кроме этого, при помощи Access пользователь может обрабатывать БД, поддерживающие открытый доступ к данным (стандарт ODBC), в частности, весьма популярных в последнее время серверов баз данных Oracle и SQL Server.

При обработке данных в Access используется структурированный язык запросов SQL, который без преувеличения можно назвать стандартным языком БД. С его помощью можно выполнять самую разнообразную обработку имеющихся данных, в частности, создавать выборки требуемой структуры, вносить необходимые изменения в имеющиеся БД, преобразовывать или удалять таблицы, формировать данные для отчетов и многое другое.

Важным преимуществом СУБД Access является то, что с ее помощью можно разрабатывать системы, которые обрабатывают БД как на отдельном компьютере, так и в локальной сети предприятия или в Internet, используя режим обработки данных " клиент-сервер ".

Необходимо также отметить, что Access предоставляет широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой БД. При этом разработчику не обязательно быть программистом высокого класса, а вполне достаточно иметь представление о создании событийных приложений в среде Windows, а также владеть некоторыми навыками программирования на языке VisualBasic. В этом случае разработчик достаточно быстро сможет овладеть навыками по созданию приложений в Access, что позволит выполнять автоматизирование как простых, так и достаточно сложных задач, связанных с обработкой.

Базой данных Access является файл, который имеет расширение mdb. Этот файл может содержать не только все таблицы, но и другие объекты приложений Access – запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

 

Структура Access

СУБД Access при обработке информации рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый из которых, может включать, один или несколько объектов. Среди основных составляющих БД с точки зрения Access можно выделить следующие объекты.

Таблицы. Представляют собой объекты, которые создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

Запросы. Являются объектами, которые предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в БД таблиц. Как правило, при создании запросов используется язык SQL. При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице. Кроме этого, с помощью запроса возможно также создание новых таблиц на основании одной или нескольких имеющихся в БД таблиц.

Формы. Представляют собой объекты, используемые для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение имеющейся в БД информации на экране. Кроме этого, формы применяются для управления разработанным приложением, например, для выполнения какого-либо действия при возникновений определенного события.

Отчеты. Являются объектами, которые используются для подведения каких-либо итогов на основании имеющихся данных, и вывода этих итогов в определенном формате на печать.

Страницы. Представляют собой объекты, которые обеспечивают доступ к информации, имеющейся в БД, из сети Internet посредством браузера Internet Explorer. Каждая страница, как правило, представляет собой HTML - файл, посредством которого пользователи Internet получают доступ к имеющейся БД.

Макросы. Являются объектами, предназначенными для выполнения определенных действий при возникновении того или иного события. Например, с помощью макросов можно создавать запросы, формировать отчеты, открывать таблицы, обрабатывать формы и т. д.

Модули. Представляют собой объекты, которые содержат одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic в системе разработки приложений Visual Basic for Applications. С помощью модулей можно реализовывать широкий спектр возможностей по обработке данных, которые недоступны разработчику в случае использования макросов.

Запросы в СУБД Access

Одним из семи стандартных объектов Microsoft Access является запрос. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций. В Microsoft Access существует несколько видов запросов:

• запросы к серверу, которые используются для выборки данных с сервера;
• запросы на автоподстановку, автоматически заполняющие поля для новой записи;
• запросы на выборку, выполняющие выборку данных из таблиц;
• запросы на изменение, которые дают возможность модифицировать данные в таблицах (в том числе удалять, обновлять и добавлять записи);
• запросы на создание таблицы, создающие новую таблицу на основе данных одной или нескольких существующих таблиц,
• другие типы запросов.

 

Запросы и фильтры

Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. В Microsoft Access существует также понятие фильтра, который в свою очередь является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что и в тех и в других производится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Однако между ними существуют различия, которые нужно понимать, чтобы правильно сделать выбор, в каком случае использовать запрос, а в каком — фильтр.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем.

· Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т. е. объединять таблицы.

· Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.

· Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).

· Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения.

Запросы могут использоваться только с закрытой таблицей или запросом. Фильтры обычно применяются при работе в режиме Формы или в режиме Таблицы для просмотра или изменения подмножества записей. Запрос можно использовать:

• для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы;

· для того чтобы объединить в виде одной таблицы на экране данные из нескольких таблиц;

• для просмотра отдельных полей таблицы;

· для выполнения вычислений над значениями полей.

Типы запросов

Запросы на выборку

Запрос на выборку, является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми- ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Существует два варианта построения: в режиме Мастера и в режиме Конструктора.

1. Создание запроса в режиме Мастера.

Выбрать информацию, которая необходима, можно из одной или нескольких таблиц. Так как таблицы связаны друг с другом, это не представляет большой сложности, особенно если подключить к работе мастер запросов. Мастер запросов вызывается двумя способами:

· в основном окне базы данных необходимо выбрать объект Запросы, затем на панели инструментов основного окна нажать кнопку Создать и в открывшемся диалоговом окне Новый запрос (рис. 12) выбрать строку Простой запрос:

Рис. 12. Окно Новый запрос

· мастер запросов можно вызвать сразу, если в объекте Запросы дважды щелкнуть по надписи Создание запроса с помощью мастера.

Вобоих случаях будет открыто диалоговое окно Создание простых запросов для выбора полей (рис. 13)

 

 

Рис. 13. Окно Создание простых запросов. Шаг первый

 

В окне списка Таблицы и запросы надо выбрать таблицу, из которой будут отбираться данные, после чего в окне Доступные поля автоматически появится список полей выбранной таблицы. Нужные поля отбираются в окно Выбранные поля с помощью стрелок, расположенных между окнами (одинарная стрелка переносит одно выделенное поле в одну или другую сторону, двойная - переносит все). Кнопка Далее позволит перейти на следующий шаг работы мастера (рис. 14).

 

 

Рис. 14. Окно Создание простых запросов. Шаг второй

 

На втором шаге требуется поставить точку в строке Подробный (вывод каждого поля каждой записи). Кнопка Далее откроет окно третьего шага (рис. 15).

Рис. 15. Окно Создание простых запросов. Шаг третий

В последнем окне необходимо задать имя запроса. Кнопка Готово выведет на экран запрос в режиме таблицы (рис. 16)

 

 

Рис. 16. Новая таблица, созданная мастером запросов

 

2. Создание запроса в режиме Конструктора (основной режим построения)

Режим Конструктора в запросах является основным. Даже запрос, выполненный в режиме Мастера, может потребовать доработки: выполнить вычисления, сгруппировать данные или произвести еще какие-либо действия. Выполнение всех дополнительных условий производится в режиме Конструктора - здесь можно сделать практически все.

Так же как ив мастере запросов, открытие запроса в режиме Конструктора происходит двумя способами:

· в основном окне базы данных необходимо выбрать объект Запросы, на панели инструментов основного окна нажать кнопку Создать и в окне Новый запрос выбрать строку Конструктор. Кнопка ОК в этом случае откроет два окна: Запрос 1: запрос на выборку и Добавление таблицы;

· тот же результат даст двойной щелчок по надписи Создание запроса в режиме конструктора в окне объекта Запросы.

В Окне Добавление таблицы необходимо выбрать требуемую таблицу и нажать кнопку Добавить. Выбранная таблица появится в зоне отбора таблиц окна Запрос на выборку в верхнем (сером) поле. После вывода необходимых таблиц или запросов окно Добавление таблицынадо закрыть.

К выбору таблиц нужно отнестись внимательно, так как вместо данных в них могут находиться коды. Лучше всего ориентироваться на таблицы, в которые информация вносится впервые. Например, нужно знать название товара и его количество. Эти данные находятся в таблице Поставка товара, однако название товара здесь представлено в виде кода, поэтому для отбора данных потребуется две таблицы: Товар и Поставка товара.

Теперь из таблиц нужно выбрать необходимые поля. Это можно сделать тремя способами:

• перетащить поле из окна выбранной таблицы в нижнюю часть окна Запросна выборку в свободную (белую) строку Поле, удерживая нажатой левую кнопку мыши. В результате в строке Поле появится имя отобранного поля, а в строку Имя таблицы автоматически будет внесено название таблицы, из которой это поле было выбрано;
• в нижней части окна построителя запроса в строке Имя таблицы выбрать из списка нужную таблицу, после чего в строке Поле появится список полей данной таблицы, из которого выбирается нужное поле;
• поле выбирается при помощи двойного щелчка мышью в зоне выбранной таблицы, находящейся в верхней части построителя запроса.

При отборе таблиц связи полей устанавливаются автоматически в соответствии со схемой данных, но при удалений или добавлении полей они могут быть потеряны. В этом случае их связь восстанавливается вручную, аналогично созданию связи в схеме данных.

В результате всех действий запрос в режиме Конструкторапримет вид, представленный на рис. 17

 

 

Рис. 17. Создание запроса в режиме Конструктора

 

Проверить запрос можно с помощью кнопки, на которой изображен восклицательный знак, на панели инструментов. Запрос переходит в режим таблицы, и, если он не выполняется, следует доработать его, вернувшись в режим Конструктора.

После проверки запроса окно построителя закрывается. При этом появится сообщение о сохранении запроса. Если содержащиеся в нем данные будут использованы в дальнейшем, запрос надо сохранить, присвоив ему индивидуальное имя. В основном окне базы данных в объекте Запросыпоявится новый запрос.

Открытие запроса производится двойным щелчком мыши по названию. Запрос открывается в режиме таблицы.

Запросы с параметрами

 

Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработатьзапрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access мож