Добавление фонового рисунка в форму или отчет

· Дважды щелкните область выделения формы или область выделения отчета, чтобы открыть окно свойств.

· В ячейке свойства Рисунок на вкладке Формат укажите путь и имя файла изображения с расширением.bmp,.ico,.dib,.wmf,.emf и т. д. При наличии графических фильтров, установленных для других приложений, допускается использование любого файла, поддерживаемого этими фильтрами. Если путь и имя файла точно не известны, нажмите кнопку Построить и воспользуйтесь диалоговым окном Выбор рисунка для поиска изображения.

· В свойстве Тип рисунка (PictureType) укажите тип рисунка Поместив рисунок в форму или отчет, можно изменить его размер или выбрать фрагмент.

Для добавления свободного рисунка воспользуйтесь рамкой рисунка.

· Откройте форму, отчет в режиме конструктора.

· Нажмите кнопку Рисунок на панели элементов. В форме, отчете или на странице доступа к данным выберите место, в которое следует поместить рисунок.

· В диалоговом окне Выбор рисунка укажите путь и имя файла изображения в поле Имя файла. При необходимости воспользуйтесь полем со списком Поиск для выбора диска и/или папки, содержащей искомый файл.

· Выполните одно из следующих действий:

o Для добавления рисунка в форму или отчет нажмите кнопку OK.

o Для добавления рисунка на страницу доступа к данным нажмите кнопку Добавить.

o Для добавления связанного рисунка на страницу доступа к данным нажмите стрелку рядом с кнопкой Добавить, а затем выберите команду Связать с файлом.

Microsoft Access создает рамку рисунка и помещает в нее рисунок.

Для добавления связанного рисунка в форму или отчет убедитесь, что рамка активна, нажмите кнопку Свойства, а затем установите для свойства Тип рисунка (PictureType) значение Связанный.

Изменение размеров элемента управления

· Откройте форму. Выделите один или несколько элементов управления, размер которых нужно изменить. Чтобы одновременно выделить несколько, элементов управления, нажмите и удерживайте клавишу SHIFT и щелкните каждый элемент или перетащите рамку выделения по элементам управления.

· Перетаскивайте маркеры размера, пока элемент управления не получит требуемые размеры.

Рис. П.17

Поиск данных

Поиск и замена данных

В Microsoft Access существует множество способов поиска или замены нужных данных при выполнении поиска конкретного значения, одной записи или группы записей.

· Для поиска записи можно прокрутить форму или объект в режиме таблицы, либо ввести номер нужной записи в поле номера записи.

· С помощью диалогового окна Поиск можно найти конкретные записи или определенные значения в полях. Имеется возможность перехода по записям по мере обнаружении каждого вхождения нужного элемента. Если требуется заменить конкретные обнаруженные при поиске значения, следует воспользоваться диалоговым окном Замена.

· С помощью Фильтра можно временно изолировать и просмотреть конкретный набор записей для работы с ним при отображении на экране открытой формы или таблицы.

Фильтр. Набор условий, применяемых для отбора подмножества данных или для сортировки данных. В Microsoft Access для отбора данных применяются фильтр по форме (обычный фильтр) и фильтр по выделенному.

· С помощью запроса можно работать с конкретным набором удовлетворяющих заданным условиям записей из одной или нескольких таблиц базы данных. Выполнение запроса дает возможность работать с набором записей независимо от конкретной формы или таблицы.

Запрос на обновление. Запрос, в котором изменяется набор записей, удовлетворяющих указанному условию отбора.

Запрос на обновление становится достаточно громоздкими при выполнении поиска и замены данных в нескольких полях.

Типы запросов

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа, данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов. В Microsoft Access есть несколько типов запросов.

 

Рис. П.18

 

Запросы на выборку. Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Запросы с параметрами. Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.

Условие. Ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в список результатов запроса. Например, следующее условие отбирает только записи, значение поля «Сумма заказа» которого больше 30 000: Сумма по доходу > 30000)

Перекрестные запросы. Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Запросы на изменение. Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.

· На удаление записи. Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

· На обновление записи. Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

· На добавление записей. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты».

· На создание таблицы. Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создании архивной таблицы, содержащей старые записи.

Разработка запросов

Если открыть запрос в режиме Конструктора или если открыть форму, отчет или таблицу, а затем открыть окно расширенного фильтра отображается бланк запроса, в котором пользователь может изменить запрос для получения нужных результатов.

Рис. П.19

Добавление или удаление таблиц, запросов и полей. Если нужные данные не получены, можно добавить в запрос таблицу или запрос; можно также удалить из запроса таблицу или запрос, если они не требуются. После добавления в запрос таблиц или запросов, становиться возможным добавление полей из них в бланк запроса, а также удаление полей, которые больше не нужны.

Линия объединения между списками полей указывает, как данные из одной таблицы связываются с данными из другой.

Список полей. Окно, содержащее перечень всех полей в базовом источнике записей объекта базы данных, за исключением страницы доступа к данным в режиме конструктора. В режиме конструктора страницы доступа к данным в списке полей содержится перечень всех источников записей и всех полей в подключенной базе данных.

Чтобы отобразить поле в результатах запроса, перетащите это поле из списка полей в столбец в бланке запроса.

Расчет значений. Добавьте значения в поля или выполните другие расчеты с данными, указав тип вычислений для выполнения.

Используйте статистические функции, такие как Sum или Avg, для расчетов по всем записям итоговых значений полей, включенных в бланк запроса.

Для расчетов итоговых значений полей по группам записей выберите операцию Группировка.

Ограничение результатов с помощью условий отбора. Задайте условия для ограничения круга записей, отображаемых в результатах запроса, или записей, включаемых в вычисления.

Чтобы ограничить число записей в результатах запроса, введите условия в одно или несколько полей.

Для ввода альтернативных условий для одного поля воспользуйтесь строкой Или.

Введите условия для разных полей. Например, для заказов, сделанных между 1.6.01 и 15.6.01... можно рассчитать итоговые суммы, но отобразить только превышающие 100 000 р.

Сортировка записей

Отсортируйте результаты запроса, указав порядок сортировки в бланке запроса.

Если порядок сортировки указан для нескольких полей, то Microsoft Access сначала выполняет сортировку по первому полю слева. Поэтому пользователь должен упорядочить поля слева направо в том порядке, в котором требуется выполнить сортировку.

Задайте сортировку по возрастанию или по убыванию или удалите условие сортировки.

Добавление или удаление полей в бланке запроса. Откройте запрос в режиме Конструктора или откройте форму, отчет или таблицу, а затем откройте окно расширенного фильтра. Выполните одно из следующих действий.

Добавление поля. В запрос следует добавлять только те поля, данные из которых выводятся на просмотр, обновляются или используются для задания условий отбора, группировки и сортировки.

Рис. П.20

В режиме Конструктора дважды щелкните...

или перетащите поля,...

...чтобы добавить их к бланку запроса.

В фильтр следует добавлять только поля, используемые при сортировке или задании условий отбора. После применения фильтра на экран автоматически выводятся все поля, содержащие отобранные данные. Выделите одно или несколько полей. Перетащите нужное поле из списка полей в тот столбец бланка, в который его требуется вставить.

Помимо перетаскивания для добавления полей в бланк можно дважды щелкнуть имя нужного поля в списке полей или выбрать нужное поле из списка в строке Поле на бланке.

Удаление поля. Выделите нужное поле, щелкнув соответствующую область выделения столбца, а затем нажмите клавишу DEL.

Поле, удаляемое из бланка, удаляется только из бланка запроса или бланка фильтра. Из базовой таблицы поле и его содержимое не удаляется, также как и из отфильтрованных данных.

Сортировка записей. Простая и сложная сортировка Существует два вида сортировки, которые можно выполнить: простая сортировка и сложная сортировка.

Простая сортировка. При сортировке в режиме страницы выполняется простая сортировка, то есть все записи поля сортируются по возрастанию или по убыванию, но не в том и другом порядке сортировки одновременно.

Сложная сортировка. Если нужно провести сортировку записей в режиме Конструктора запроса можно выполнить сложную сортировку. Это означает, что по некоторым полям допускается сортировка по возрастанию, а по другим полям сортировка по убыванию.