Основные операции. Проектирование базы данных

База данных Microsoft Access. База данных - это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно. В базе данных Microsoft Access объекты и данные сохраняются в файле .mdb.

Разработка базы данных. Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о заказчиках. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Правильно спроектированная база данных обычно содержит разнообразные запросы, позволяющие отображать нужную информацию. В запросах может выводиться подмножество данных, например, перечень заказчиков из Петербурга, или комбинированные данные из нескольких таблиц, например, сведения о заказах совместно со сведениями о заказчиках.

Те результаты, которые пользователю требуется получить от базы данных - формы и страницы доступа к данным, которые предполагается использовать. Которые требуется печатать - не всегда дают правильное представление о требуемой структуре таблиц, поскольку формы, отчеты и страницы доступа к данным, часто создают на основе запросов, а не на основе таблиц.

Рис. П.3

Страница доступа к данным - опубликованная с помощью Microsoft Access веб-страница, имеющая подключение к базе данных. С помощью страницы доступа к данным можно просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать данные, хранящиеся в базе данных. Страницы доступа к данным могут также содержать данные из других источников, таких как Microsoft Excel.

Прежде чем приступить в Microsoft Access к фактической разработке таблиц, запросов, форм и других объектов, рекомендуется предварительно спланировать структуру на бумагу.

Полезно также ознакомиться с уже разработанными базами данных, аналогичными требуемой, или открыть учебную базу данных «Борей» и изучить ее макет в окне «Схема данных».

Окно схемы данных. Окно, в котором просматривают, создают или изменяют связи между таблицами или запросами.

Разработка базы данных разбивается на следующие основные этапы:

Определение цели создания базы данных. Необходимо определить ее назначение и как она будет использоваться.

§ Сформулируйте вопросы, ответы на которые хотите получать с помощью базы данных.

§ Создайте эскизы отчетов, которые хотелось бы получить.

§ Соберите формы, которые вы уже используете для ввода данных.

По мере определения предназначения базы данных начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных, и по каким темам распределяются эти данные. Темам должны соответствовать таблицы, а данным - поля (столбцы) в этих таблицах. Каждое поле содержит определенные фактические данные. Например, может потребоваться следующая информация о заказчиках: название компании, адрес, город, страна и номер телефона. Для каждого типа сведений следует создать отдельное поле. Не создавайте поля, содержащие аналогичные данные.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Список нужных полей подскажет, какие требуются таблицы.

Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только один раз. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения.