Добавление полей в таблицу в режиме Конструктора.

· Откройте таблицу в режиме Конструктора. Чтобы вставить в таблицу поле, щелкните строку, над которой его нужно поместить, и нажмите кнопку Добавить строки на панели инструментов.

· Чтобы добавить поле в конец таблицы, щелкните первую пустую строку.

· Щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите уникальное имя поля.

· В столбце Тип данных можно оставить настройку по умолчанию (Текстовый) или выбрать из раскрывающегося списка ячейки столбца Тип данных другой тип данных.

· В столбце Описание введите описание данных, которые будет содержать это поле. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Вводить описание не обязательно.

Добавление поля (столбца) в таблицу в режиме таблицы

· Откройте таблицу в режиме таблицы.

Режим таблицы. Окно, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или сохраненной процедуры, выводятся в формате строк и столбцов. В режиме таблицы выполняется изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных.

· Щелкните столбец, слева от которого требуется добавить новый столбец, и выберите в меню Вставка команду Столбец.

· Дважды щелкните заголовок нового столбца и введите его уникальное имя.

Дальнейшая настройка определения поля, например, изменение его типа данных, выполняется в режиме Конструктора таблицы.

В Microsoft Access допускается определение первичных ключей трех типов.

Ключевые поля счетчика. Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносился порядковый номер. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания первичного ключа. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, Microsoft Access предлагает создать ключевое поле автоматически. При нажатии кнопки «Да» будет создано ключевое поле счетчика.

Тип данных «Счетчик». Тип данных поля в базе данных Microsoft Access, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное числовое значение. Поле счетчика может содержать значения трех типов: последовательные, случайные и коды репликации.

Репликация базы данных. Процесс создания двух или нескольких копий (реплик) одной базы данных Access.

Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся значения или значения Null.

Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».

Отношение «многие-ко-многим». Если две таблицы связаны отношением «многие-ко-многим», то одной записи в каждой таблице могут соответствовать несколько записей в другой таблице. Для установления отношения «многие-ко-многим» необходимо создать третью (связующую) таблицу и добавить в нее ключевые поля из обеих таблиц.

Рис. П.11

Первичный ключ из таблицы «Заказы»

Первичный ключ из таблицы «Товары»

Один заказ может содержать несколько товаров,..

... и каждый товар может заноситься в несколько заказов.

Таблицы «Заказы» и «Товары» связаны по типу «многие-ко-многим». Один заказ может содержать несколько товаров, каждый из которых может быть включен в несколько заказов. Третья таблица — в данном примере таблица «Сведения о заказе» — содержит первичные ключи таблиц «Заказы» и «Товары». Она является сводной таблицей для двух других таблиц.

Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в бланке в режиме конструктора таблицы. Пользователь имеет возможность изменить порядок полей первичного ключа в окне индексов.