Создание таблиц в базе данных

Таблицы. Таблица содержит набор данных по конкретной теме, такой как товары или поставщики. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных.

Рис. П.6

Перед созданием таблиц рекомендуется потратить немного времени на их планирование. Подумайте о создании списка или блок-схемы задач, связанных с вводом данных. С помощью этого списка или блок-схемы вы сможете лучше определить, какие таблицы вам нужны и что должно входить в каждую из них.

Распределение данных в таблице. В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями).

Рис. П.7

Конструктор таблиц. В режиме конструктора можно создать новую таблицу либо добавить, удалить или настроить поля существующей таблицы.

Тип данных поля. Характеристика поля, определяющая, какие данные могут сохраняться в поле. Настройка типа данных поля определяет тип значений, которые можно вводить в это поле.

Например, в поле с типом «Текстовый» можно вводить как текст, так и числа, а в полях с типом «Числовой» допускается хранение только числовых данных.

Для идентификации каждой записи в таблице используется первичный ключ.

Первичный ключ. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Свойства полей - это набор характеристик, обеспечивающих дополнительные возможности управления хранением, вводом и отображением данных в поле. Число доступных свойств зависит от типа данных поля.

Связывание двух таблиц. Общее поле связывает две таблицы таким образом, что Microsoft Access может объединить данные из двух таблиц для просмотра, редактирования или печати. В одной таблице поле является полем первичного ключа, который был установлен в режиме конструктора. Это же поле существует в связанной таблице как поле внешнего ключа.

Рис. П.6

Внешний ключ. Одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Поле внешнего ключа определяет способ объединения таблиц.

Режим конструктора. Окно, в котором отображается макет следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным. В режиме конструктора пользователь создает новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих.

Создание таблицы в режиме таблицы. В таблице или запросе в режиме таблицы доступны все необходимые инструменты для работы с данными.

Режим таблицы. Окно, в котором данные из таблицы, формы, запроса, представления или сохраненной процедуры, выводятся в формате строк и столбцов. В режиме таблицы выполняется изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных.

Если нужно использовать инструменты для работы со столбцами, строками и подтаблицами можно найти их в самой таблице, либо дважды щелкнуть в области выделения столбца. Для выделения всего столбца в бланке запроса или фильтра достаточно щелкнуть область выделения столбца.

Перемещение по таблице. Перемещение по записям. Для перехода по записям в таблице можно использовать панель перехода по записям.

Создание пустой таблицы. Существуют следующие способы создания пустой таблицы для последующего ее заполнения собственными данными:

· В Мастере таблиц выберите поля для новой таблицы из различных образцов таблиц, таких как деловые контакты, личное имущество.

· Создайте таблицу в режиме Конструктора, который позволяет добавлять поля, настроить отображение полей и обработку в них данных, а затем создайте первичный ключ.

· Введите данные, непосредственно в пустую таблицу. При сохранении таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит каждому полю соответствующий тип данных и формат.

Объект в режиме таблицы. Данные из таблицы, формы, запроса, представления или сохраненной процедуры, отображаемые в формате строк и столбцов.

Тип данных. Характеристика поля, определяющая тип данных, который может содержать это поле. Существуют следующие типы данных: Boolean, Integer, Long, Currency, Single, Double, Date, String и Variant (по умолчанию).

Рис. П.9

 

Формат. Правила представления данных на экране или при печати. В базах данных Microsoft Access определен ряд стандартных форматов для специфических типов данных.

До того, как сохранить таблицу, определите первичный ключ.

§ Откройте таблицу в режиме Конструктора.

§ Выделите одно или несколько полей, которые требуется определить как поля первичного ключа.

§ Для выделения одного поля щелкните область выделения строки нужного поля.

§ Для выделения нескольких полей щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.

§ Нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

Если порядок полей в составном первичном ключе должен отличаться от порядка полей в таблице, нажмите кнопку Индексы на панели инструментов, чтобы открыть окно «Индексы», и укажите другой порядок полей для индекса с именем «PrimaryKey».

Индекс. Средство, ускоряющее поиск и сортировку в таблицы за счет использования ключевых значений, которое позволяет обеспечить уникальность строк таблицы. Первичный ключ таблицы индексируется автоматически.

Поле первичного ключа определять не обязательно, но желательно. Если первичный ключ не был определен, то при сохранении таблицы откроется окно запроса на создание ключевого поля.

· Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, а затем введите для нее уникальное имя.