Переместить из таблицы в область данных список нужных полей.

В окне таблицы Сотрудник выделить в комбинации с клавишей Ctrl поля Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон и переместить их в Область данных. В Области данных появятся связанные элементы управления, т.е. элементы, связанные с полями таблицы Сотрудники (слева - подпись, справа - значение поля). Выполнить щелчок мышью на свободном пространстве в области данных, чтобы убрать выделение вставленных элементов управления.

Можно просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав ФайлàПредварительный просмотр. В дальнейшем можно использовать эту команду для просмотра содержимого отчета после внесения каких-либо изменений.

6.Переместить заголовки столбцов в область Верхний колонтитул. Для этого:

- Выделить подписи элементов управления (слева) в Области данных, для чего нажать клавишу Shift и выполнить щелчок на каждой подписи (или обвести их слева направо с нажатой левой кнопкой мыши). Выполнить команду Вырезать;

- Активизировать Верхний колонтитул щелчком мыши по заголовку и выполнить команду Вставить. Подписи будут вставлены в область Верхнего колонтитула;

- Расставить заголовки столбцов следующим образом: подпись Идент код переместить в левый верхний угол области. Остальные подписи расставить так, чтобы расстояние между левыми границами подписей было равно 3см;

7. Выполнить редактирование и форматирование заголовков столбцов ( в соответств. с Рис.1).

Для этого:

 

- Выделить все подписи в строке (поместить курсор мыши слева от строки, чтобы курсор принял форму стрелки, и выполнить щелчок мышью), щелкнуть правой кнопкой мыши на выделении, в появившемся окне выбрать команду Свойства и установить во вкладке Макет следующие значения: Ширина 3см, Высота 1см, Тип границы Сплошная, Размер шрифта 12см.

- Для редактирования подписи выделить элемент, выполнить щелчок мышью на подписи и внести нужные изменения.

 

Замечания. Форматировать можно и отдельный элемент, выделив только его. При форматировании можно использовать пиктограммы панели форматирования на панели инструментов, или команды меню ФорматàВыровнять, ФорматàРазмер, или установить соответствующие свойства для данного элемента.

- Уменьшить размер области Верхний колонтитул по размеру высоты заголовков столбцов, добавив приблизительно 0,5 см, переместив границу следующей области Область данных вверх;

- Разместить поля в Области данных в ряд под заголовками соответствующих столбцов;

- Уменьшить размер Области данных мышкой переместив нижнюю границу области вверх;

- Отформатировать каждое поле в соответствии с Рис.1;

- Просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав ФайлàПредварительный просмотр. Внести изменения, если есть несоответствия Рис.1 или ошибки.

 

8..Определить поля, по которым будет производиться группировка и сортировка данных:

– Выполнить щелчок по пиктограмме Сортировка и группировка панели инструментов или выбрать ВидàСортировка и группировка. Открывается окно Сортировка и группировка:

- в столбце Поле/выражение (левый столбец) открыть список полей и выбрать поле Фамилия;

- в столбце Порядок сортировки установить порядок сортировки (по возрастанию).

 

– Выполнить установку свойств в области Свойства группы:

- для Заголовок группы и Примечание группы установить значение Да. При этом в окне отчета появляется дополнительная область Заголовок группы "Фамилия" перед Областью данных и Примечание группы после Области данных;

- в строке Группировка установить значение По первым знакам;

- в строке Интервал установить число начальных символов, по которым хотим образовывать группы, для группировки по одному первому символу это значение равно 1;

- в строке Не разрывать установить значение Вся группа.

 

– Закрыть окно Сортировка и группировка.

 

9. Вставить в область Заголовок группы бланка отчета текст "Группа фамилий, начинающихся на букву ", а затем должна выводиться буква, по которой создавалась очередная группа:

 

– Выделить область Заголовок группы в бланке отчета (щелкнуть на заголовке области);

– Из окна Список полей перетащить поле Фамилия в бланк отчета в область Заголовок группы. Поместить указатель с изображением руки с вытянутым указательным пальцем на маркер, расположенный в левом верхнем углу левого поля (подпись) и переместить это поле в левый верхний угол области Заголовка группы, отступив 0,25см слева. Аналогично переместить правое поле вправо на 8см от левой границы области.

– В левом поле набрать текст "Группа фамилий, начинающихся на букву" и нажать клавишу Enter.

– Установить параметры форматирования: курсив, размер 10. Затем выполнить действия: ФорматàРазмерàПо размеру данных.

– Изменить размеры правого поля, перемещая маркер правой границы влево так, чтобы видна была одна буква Ф и немного следующая.

– В окне Панель элементов щелкнуть по кнопке Линия, переместить курсор в область Заголовок группы под набранный текст и провести линию, подчеркнув оба поля;

– Просмотреть отчет, выбрав ФайлàПросмотр. Если видны 2 буквы фамилии, то уменьшить поле Фамилия, если где-либо не видно буквы, то поле Фамилия увеличить (как описано предыдущем пункте).

 

10. Вставить в область Примечание группы бланка отчета текст "Количество в группе ", а затем должно выводиться количество фамилий, относящихся к данной группе:

 

– Создать элемент управления. Для этого выполнить щелчок на Панели элементов по кнопке , а затем в области Примечание группы в месте расположения элемента. Появляется элемент, состоящий из 2-х частей;

– Переместить правую часть элемента вправо;

– В левую часть поля (подпись) ввести текст "Количество в группе";

– В правую часть элемента ввести формулу =Count([Фамилия]);

– Произвести форматирование.

 

11. Вставить рисунок в заголовок отчета:

Вставка àРисунок àИз файла. В открывшемся окне выбрать подходящий графический файл, выполнить щелчок по кнопке ОК.

 

12. Вставить текст заголовка отчета и рядом дату создания отчета:

– На панели элементов выбрать кнопку , переместить курсор в область Заголовок отчета справа от рисунка;

– Отодвинуть правое поле ближе к правой границе области;

– В левое поле ввести текст заголовка. В правом поле с надписью Свободный ввести формулу =Date().

– Отформатировать поля;

– Вставить номер страницы в области Нижний колонтитул:

– Аналогично добавить элемент Номер страницы: в левое поле ввести текст "Страница", а в правое =Page;

– Сохранить отчет.

 

Создание сложного отчета

Создать сложный отчет, содержащий:

- список сотрудников по подразделениям, имеющих в составе семьи более 1 человека;

- суммарный оклад и средний по подразделениям;

- суммарный оклад по всему предприятию.

Вид отчета представлен на Рис. 3.

 

В связи с тем, что создаваемый отчет использует информацию из всех трех таблиц базы данных, будем строить отчет на базовом запросе Запросдляотчета, созданном в предыдущей практической работе.

Действия аналогичны действиям, описанным в п.4.1. данной практической работы при создании простого отчета.

Порядок выполнения работы

 

1. Выбрать вкладку Отчеты, нажать кнопку Создать. Появляется окно Новый отчет, в котором выбрать Конструктор, указать источник данных - запрос Запросдляотчета. Нажать ОК.

 

2. Установить размеры отчета (как при создании простого отчета).

 

3. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета.

 

Рис.3

4. Определить поля, по которым будем группировать и сортировать данные:

- установить группировку по полю Назв подр (название подразделения);

- порядок сортировки по возрастанию;

- добавить области Заголовок группы и Примечание группы.

 

5. Выбрать из окна запроса Запрос для отчета в Область данных список всех полей, кроме Назв подр и перенести заголовки столбцов таблицы в Верхний колонтитул.

 

6. Выполнить размещение и форматирование всех полей в областях Верхний колонтитул и Область данных в соответствии с Ри с. 3. (Переименовать поле Count-Идент код в Состав семьи).

7. Заполнить область Заголовок группы:

- выбрать из окна запроса Запрос для отчета в Заголовок группы поле Назв подр и изменить содержимое поля подпись (левое поле) на Название подразделения;

- выполнить форматирование полей в соответствии с Рис. 3.

 

8. Заполнить область Примечание группы:

- переместить из списка полей запроса Запрос для отчета в Примечание группы поле Назв подр 2 раза, расположив связанные поля друг под другом.

- изменить название полей подпись (левое поле) на Суммарный оклад по подразделению для первой строки и Средний оклад по подразделению для второй строки;

- рядом с 1-ой и 2-ой строками создать по одному незаполненному полю, щелкнув сначала на Панели элементов по кнопке , а затем в области Примечание группы в соответствующей строке;

- убрать левые поля (подписи), выделив их и затем, щелкнув на кнопке Вырезать на панели элементов;

- в верхней строке в поле с надписью Свободный набрать формулу =Sum([Оклад]) (для вычисления суммарного оклада по подразделению), в нижней - =Avg([Оклад]) (для вычисления среднего оклада по подразделению). Разместить поля с формулами под заголовками соответствующих столбцов;

- аналогично создать строку для вывода в отчет Суммарного оклада по предприятию в разделе Примечание отчета, создав сначала связанное поле и введя соответствующую подпись и формулу. В поле с формулой ввести =Sum([Оклад]).

9. Вставить в раздел Заголовок отчета текст заголовка отчета, а рядом дату и время создания отчета, вставить номер страницы. Для вывода даты и времени использовать в формуле функцию =Now().

 

10. Выполнить форматирование полей в соответствии с Рисунком 3. Просмотреть отчет. Сохранить отчет.