Учебно-производственная работа № 2

ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТАБЛИЦАМИ

1. Цель работы. Получение навыков по созданию структуры таблиц, модификации структуры таблиц, заполнению таблиц. Создание ключевых полей, индексированных полей, установка связей между таблицами. Удаление информации из связанных таблиц и восстановление этой информации.

2. Темы для предварительного изучения

Перед выполнением лабораторной работы необходимо ознакомиться со следующими темами: Проектирование реляционных баз данных, Создание новой базы данных, Создание таблиц, Типы полей, используемые СУБД Access, Сохранение таблиц, Создание ключевого поля, Изменение структуры таблицы, добавление данных в таблицу, Редактирование и удаление данных, Изменение внешнего вида таблицы, Печать таблицы, Поиск данных в таблице, Добавление индексов в таблицу, Установка связей между таблицами.

Задание

Создать структуру таблиц, ключевые и индексные поля. Заполнить таблицы данными, установить связи, удалить данные, восстановить их.

 

Порядок выполнения работы

 

Разработка структуры БД

На этом этапе должны быть детально проанализированы условия задания и, на их основе, определено количество таблиц, необходимых для описания всех характеристик анализируемой предметной области. Необходимо определить какие поля в таблицах будут использованы в качестве ключевых, а также определить каким образом будет осуществляться связь между таблицами. Если невозможно установить связи посредством использования ключевых полей, определить таблицы, которые будут использоваться только для связи между другими таблицами.

 

Создание таблиц

Для каждого поля конкретной таблицы необходимо определить его тип и размер и тщательно проверить, удовлетворяет ли диапазон значений выбранного типа тем значениям, которые может реально принимать данное поле. Можно также определить формат вводимой информации для конкретных полей.

Заполнить соответствующей информацией каждый из разделов создаваемой структуры таблицы: Имя поля, Тип данных и Описание.

Раздел описаний необязателен для заполнения, но информация, введенная в данный раздел отображается в строке состояния при вводе данных для конкретного поля, облегчая процесс ввода.

 

Создание индексов и ключевых полей.

Информацию в таблицах можно упорядочить, создав индекс для конкретного поля или нескольких полей. Желательно, чтобы для таблиц были созданы ключевые поля. Для установления связей между таблицами наличие таких полей обязательно. Ключевое поле может быть простым или составным, т.е. состоять из нескольких полей для однозначной идентификации каждой записи в таблице.

 

Сохранение таблиц

По окончании создания структуры таблицы ее необходимо сохранить. Для сохранения выполнить: Файл à Сохранить как. В окне Сохранение объекта должен быть выбран параметр в текущей базе данных. Ввести имя созданной таблицы. Выполнить щелчок по кнопке ОК. После сохранения закрыть окно Конструктора таблиц.

 

Заполнение таблиц.

Открыть таблицу в режиме таблицы. Заполнить необходимой информацией, подготовив для заполнения не менее десяти записей для основной таблицы. Сохранение не требуется, т.к. сохранение производиться сразу при переходе к следующей записи. Закрыть заполненную таблицу. Аналогично поступить с остальными таблицами.

3.1.6. Установка связей между таблицами.

Выполнить команду Сервис àСхема данных.

Появится окно Схема данных. Если связи устанавливаются впервые, оно будет содержать диалоговое окно Добавление таблицы. Если окно Добавление таблицы отсутствует, его можно открыть, выбрав Связи à Добавить таблицу или выбрать пиктограмму Добавить таблицу.

Выбрать таблицу, которая будет использоваться для установки связей, затем выполнить щелчок на кнопке Добавить, для добавления таблицы в окно Схема данных.

Повторить действия, описанные в п.2 для каждой таблицы, участвующей в установке связи.

Для создания связей между таблицами переместить поле (или поля), которое необходимо связать на соответствующее поле другой таблицы. В большинстве связей ключевое поле первой таблицы связывается с аналогичным полем второй таблицы. После перемещения поля появится диалоговое окно Связи.

В диалоговом окне представлены названия таблиц, между которыми устанавливаются связи и имена полей для связи. Полям, на основе которых создаются связи между таблицами, не обязательно иметь одинаковые имена, однако они должны быть одного типа. Исключение составляют поля счетчиков, которые можно связывать с числовыми полями.

Для автоматической поддержки целостности БД установить флажок Обеспечение целостности данных. Кроме этого флажка в окне представлены и другие:

Каскадное обновление связанных полей. При включении данного режима изменения, сделанные в связанном поле первой таблицы, автоматически вносятся в поля связанной таблицы, содержащей те же данные.

Каскадное удаление связанных полей. При включении данного режима удаление записей в первой таблице приводит к удалению соответствующих записей связанной таблицы.

Выполнить щелчок на кнопке Создать. Затем закрыть окно Связи. При запросе о сохранении связи выполнить щелчок на кнопке Да.

 

Завершение работы с БД.

Для завершения работы с БД необходимо закрыть окно БД, затем закрыть окно приложения.

Пример выполнения практической работы

 

Тема: Создание базы данных. Создание таблиц.

Цель работы: Приобретение навыков в работе с Access по созданию таблиц.

Постановка задачи: Создать базу данных ОТДЕЛ КАДРОВ, поместив в нее три таблицы: СОТРУДНИКИ, СОСТАВ СЕМЬИ и ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, содержащие информацию о сотрудниках предприятия.

 

Таблицы будут связаны между собой следующим образом:

Таблица СОТРУДНИКИ с таблицей СОСТАВ СЕМЬИ связываются по полю Идент код, а с таблицей ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ - по полю Должн.

 

Характеристики таблицы СОТРУДНИКИ:

- идентификационный код Идент код (10 символов - тип текстовый);

- фамилия Фамилия (20 символов - тип текстовый);

- имя Имя (15 символов - тип текстовый);

- отчество Отчество (15 символов - тип текстовый);

- пол Пол (1 символ - тип текстовый);

- дата рождения Дата рожд (поле типа дата);

- место рождения Место рожд (15 символов - тип текстовый);

- образование Образов (15 символов - тип текстовый);

- должность Должн (15 символов - тип Мастер подстановок);

- стаж работы Стаж работы (длинное целое - тип числовой);

- семейное положение Сем полож (7 символов - тип текстовый);

- дата зачисления на работу Дата зач (поле типа дата/время);

- телефон Тел (8 символов - тип текстовый);

- домашний адрес Адрес (поле-МЕМО).

Характеристики таблицы СОСТАВ СЕМЬИ:

- идентификационный код Идент код (10 символов - тип Мастер подстановок);

- отношение Отношение (10 символов - тип текстовый);

- фамилия Фамилия (20 символов - тип текстовый);

- имя Имя (15 символов - тип текстовый);

- отчество Отчество (15 символов - тип текстовый);

- год рождения Дата рожд (поле типа дата/время).

 

Характеристики таблицы ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ:

- номер по порядку № п/п (длинное целое - тип числовой);

- название подразделения Назв подр (30 символов - тип текстовый);

- должность Должн (15 символов - тип текстовый);

- количество штатных единиц Кол ед (длинное целое - тип числовой);

- должностной оклад Оклад (длинное целое - тип числовой);

- фонд заработной платы за месяц ФЗПМ (длинное целое - тип числовой);

- фонд заработной платы на год ФЗПГ (длинное целое - тип числовой);

 

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

 

1. Загрузить Microsoft Access, Для создания новой базы данных выполнить следующее:

2.. На панели инструментов Стандартная нажать на кнопку Создать, в области задач выбрать Новая база данных. В появившемся окне Новая База данных выбрать диск и открыть папку в которой будет создаваться новая БД. Затем в разделе Имя файла ввести имя создаваемой БД ОТДЕЛ КАДРОВ, выполнить щелчок по кнопке Создать.

3. В появившемся окне БД ОТДЕЛ КАДРОВ выбрать вкладку Таблицы, затем – кнопку Создать.

В окне Новая таблица выбрать режим создания таблицы Конструктор, затем щелчок по кнопке ОК.

4. Создать структуру таблицы СОТРУДНИКИ: В окне Конструктора таблиц заполнить соответствующие разделы: Имя поля, Тип данных, Описание. Для перехода от раздела к разделу использовать клавишу Тав.

В разделе Тип данных для изменения типа раскрыть окно выбора типа, выполнив щелчок по кнопке раскрытия списка, затем выполнить щелчок в строке, содержащей соответствующий тип.

При этом в нижней части экрана в разделе Свойства поля появляется информация о данном типе поля. При необходимости туда можно вносить изменения, выполнив щелчок в соответствующей строке, удалив предыдущее значение, введя новое. Дополнительно можно задать формат поля, условие на значение и т.д.

После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле. Обычно, поле, используемое в качестве ключевого, располагается в таблице первым. У нас это Идент код. Для создания ключевого поля выделить поле, выполнив щелчок слева от имени поля на полосе выделения. Выполнить Правка à Ключевое поле или выполнить щелчок по пиктограмме Ключевое поле. Слева от имени поля появится изображение ключа.

Поле Должн выбрать в качестве индексированного. Для этого в разделе Свойства поля выбрать строку Индексированное поле. Выполнить щелчок по кнопке раскрытия списка и выбрать строку Да (Допускаются совпадения).

Сохранить таблицу под именем СОТРУДНИКИ.

 

5. Аналогичным образом создать структуру таблицы СОСТАВ СЕМЬИ.

Для поля Идент код целесообразно выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этого поля. После выбора типа Мастер подстановок откроется первое диалоговое окно Создание подстановки. В этом окне выбирается способ, которым столбец подстановки получит свои значения: из таблицы или запроса. Из окна в окно переходим щелчком по кнопке Далее.

В следующем диалоговом окне выбирается таблица, содержащая столбец подстановки.

Затем выбирается поле, используемое в качестве столбца подстановки, и щелчком по кнопке > переносится в окно Выбранные поля.

Следующее окно содержит сообщения о том, какие действия выполнить со столбцом в случае необходимости. В следующем окне щелчок по кнопке Готово. Появится сообщение о том, что перед созданием связи необходимо сохранить таблицу. Для этого выполнить щелчок по кнопке Да.

В разделе Тип данных будет указан тип Текстовый, т.е. тип, соответствующий типу поля подстановки из таблицы СОТРУДНИК.

В таблице СОСТАВ СЕМЬИ необходимо выбрать поле Идент код в качестве индексированного поля. Для этого в разделе Свойство поля выбрать строку Индексированное поле. Выполнить щелчок по кнопке раскрытия списка и выбрать строку Да (Допускаются совпадения).

При сохранении таблицы отказаться от создания ключевого поля.

 

6. Создать структуру таблицы ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, включив в нее указанные поля и выбрав для них соответствующие типы. В качестве ключевого поля выбрать поле Должн.

 

ЗАПОЛНЕНИЕ ТАБЛИЦ

1. Заполнение таблиц целесообразно начинать с таблицы ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, т.к. поле Должн этой таблицы используется в качестве столбца подстановки для заполнения соответствующего поля таблицы СОТРУДНИКИ.

В окне Базы данных выбрать нужную таблицу. Выполнить щелчок по кнопке Открыть. На экране появится структура БД в табличном виде.

Заполнение производится по записям, т.е. вводится информация для всей строки целиком. Переход к следующему полю осуществляется нажатием клавиши <Tab>. При заполнении первой строки следом за ней появится новая пустая строка.

 

2. Для заполнения поля МЕМО в таблице СОТРУДНИКИ нажать комбинацию клавиш Shif–F2, предварительно установив курсор в поле МЕМО. После ввода или редактирования данных в этом окне щелкнуть по кнопке ОК.

 

3.. Для заполнения данными поля Должн в таблице СОТРУДНИКИ использовать список поля подстановки, раскрывая его щелчком мыши по кнопке раскрытия списка.

 

4. Аналогично заполняется данными поле Идент код в таблице СОСТАВ СЕМЬИ.

 

5. После заполнения таблиц данными установить связь между таблицами:

Выбрать команду СервисàСхема данных или выбрать пиктограмму Схема данных. Появится окно Схема данных, содержащее диалоговое окно Добавление таблицы. Выбрать таблицу СОТРУДНИКИ, затем выполнить щелчок на кнопке Добавить, для добавления таблицы в окно Схема данных. Повторить действие для каждой таблицы, участвующей в установке связи.

 

Для создания связей между таблицами СОТРУДНИКИ и СОСТАВ СЕМЬИ поместить поле Идент код из таблицы СОТРУДНИКИ, на соответствующее поле таблицы СОСТАВ СЕМЬИ, появится диалоговое окно Связи.

Рис.1.

 

Для автоматической поддержки целостности БД установить флажок Обеспечение целостности данных. Установить также флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Выполнить щелчок на кнопке Создать. В окне Тип отношений будет указан тип один-ко-многим.

Соответствующим образом связать таблицы СОТРУДНИКИ и ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, выбрав для связи поле Должн и установив те же флажки. Затем закрыть окно Связи. При запросе на сохранение связи выполнить щелчок на кнопке Да.

На Рис.1 показано, как будет выглядеть созданная схема данных.

 

6. В окне БД выбрать таблицу ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, открыть ее в режиме Таблицы. Удалить должность "статистик". Открыть таблицы СОТРУДНИКИ и СОСТАВ СЕМЬИ и убедиться в том, что из таблиц исчез сотрудник, занимавший эту должность, а также сведения о его семье.

 

7. Восстановить удаленную информацию во всех таблицах.

 

Таблица 1

Таблица СОТРУДНИКИ