Тема: редактирование и модификация таблиц базы данных в субд ms Access

Цель занятия:

– изучение информационной технологии редактирования и модификации таблиц в СУБД MS Access.

 

Задание 1. Произвести модификацию таблицы «Сотрудники фирмы».

 

Порядок работы:

 

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы».

2. Произведите редактирование данных:

- удалите восьмую запись. Для этого: выделите запись нажатием на кнопку слева от номера записи; на вкладке Главная в группе Записи выберите команду Удалить или выполните команду Удалить запись контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши. При удалении программа выведет запрос на подтверждение удаления (Рис. 7).

- дайте подтверждение удаления кнопкой Да. Если все сделано правильно, то восьмой записи после этой операции не будет.

 

Рис. 7. Подтверждение удаления записи в таблице БД

 

- в третьей записи измените фамилию на Арбенин;

- введите новую запись в Режим таблицы с фамилией Рокотов;

- введите новую запись с фамилией Григорьев в режиме Фильтр. Для этого: на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Фильтр и установить метку Пустые;

- снимите фильтр и выведите на экран все записи, выбрав в группе Сортировка и фильтр команду Фильтр/Удалить фильтр;

- переместите первую запись в конец таблицы (выделите первую запись и воспользуйтесь командой Вырезать на вкладке Главная, далее выделите очередную свободную строку записи и воспользуйтесь командой Вставить; если вы выполнили все правильно, то записи с номером 1 после этой операции не будет);

- скопируйте запись с фамилией Рокотов на вторую и измените в ней имя;

- проверьте правильность изменений БД: должны быть записи с номерами со 2 по 7 и с 9 по 13. Примерный вид экрана представлен на Рис. 8.

3. Проведите сортировку данных по полю Фамилия в порядке убывания (выделите соответствующее поле Фамилия нажатием на его название и выберите в группе Сортировка и фильтр кнопку ).

Аналогично проведите сортировку данных по полю Дата найма в порядке возрастания.

 

 

Рис. 8. Примерный вид таблицы «Сотрудники фирмы» после редактирования

 

4.Проведите поиск всех записей с фамилией Рокотов, для этого установите курсор или выделите необходимое поле Фамилия и в группе Найти выполните команду Найти (Рис. 9).

 

Рис. 9. Поиск записей по образцу

 

5. В Режим таблицы измените имя поля Номер паспорта на Паспортные данные, для этого установите указатель на имя поля и выполните двойной щелчок мыши.

6. Удалите поле Паспортные данные, используя команду контекстного меню Удалить столбец. Не забудьте предварительно выделить поле и в процессе работы дать подтверждение на удаление.

7. Добавьте в таблицу «Сотрудники фирмы» перед полем Примечание новые поля: Ставка, Премия, Зарплата. Для этого: перейдите на вкладку Режим таблицы; выделите поле Примечание и в группе Поля и столбцы выберите команду Вставить; присвойте созданным полям соответствующие имена и установите Типы данных:.

8. Перейдите в режим Конструктор (Вид/Конструктор) и проверьте, а при необходимости измените, типы данных созданных полей (созданные поля должны иметь числовой или денежный тип данных). Вернитесь в Режим таблицы (Вид/Режим таблицы).

9. Заполните поле Ставка числовыми данными. Для дальнейшей корректной работы наберите несколько ставок со значениями в интервале 2000...3000 р.

10. Для удобства работы некоторые поля можно скрыть командой контекстного меню Скрыть столбцы, для вызова скрытых столбцов воспользуйтесь командой меню Отобразить столбцы.

11. Сохраните изменения в таблице.

 

Задание 2. Произвести расчеты значений Премии и Зарплаты в таблице «Сотрудники фирмы». Премия составляет 27 % от Ставки, а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка.

Порядок работы:

 

1. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы».

2. Для заполнения полей Премия и Зарплата выберите на вкладке Создание в группе Другие команду Конструктор запросов.

Краткая справка. Бланк запроса – это бланк, предназначенный для определения запроса или фильтра в режиме Конструктор запроса или в окне Настраиваемый фильтр. В предыдущих версиях использовался термин «Бланк запроса по образцу» (QBE).

В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу «Сотрудники фирмы», нажмите кнопку Добавить и закройте это окно (Рис. 10):

 

Рис. 10. Добавление списка полей таблицы «Сотрудники фирмы»

 

При этом по умолчанию откроется бланк запроса на выборку и к бланку запроса добавится Список полей таблицы «Сотрудники фирмы» (Рис. 11).

Краткая справка. Список полей (в форме и отчете) – окно небольшого размера, содержащее список всех полей в базовом источнике записей. В базе данных Microsoft Access имеется возможность отобразить список полей в режиме Конструктор форм, отчетов и запросов, а также в окне Схема данных.

 

 

Рис. 11. Бланк запроса на выборку

 

3. Далее на вкладке Конструктор выберите Тип запроса/ Обновление (Рис. 12). Обратите внимание на изменения в бланке запроса ( строка «Сортировка» изменилась на «Обновление»).

 

Рис. 12. Выбор запроса на обновление

 

4. Из списка полей в бланк запроса перетащите поля, которые нужно обновить – Премия и Зарплата; в строке «Обновление» введите расчетные формулы сначала для заполнения поля Премия, а затем – поля Зарплата (Премия составляет 27% от Ставки, а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка).

Для расчета Премии в строке «Обновление» наберите – [Ставка] * 0,27;

Для расчета Зарплаты наберите – [Премия] + [Ставка] (Рис. 13).

Сохраните запрос под именем «Премия и Зарплата» (Рис. 14).

 

Рис. 13. Бланк запроса для расчета полей Премия и Зарплата

Рис. 14. Задание имени запроса при сохранении

Краткая справка. Макросы служат для автоматизации часто выполняемых задач. Многие из них написаны на языке VBA разработчиками программного обеспечения. Однако некоторые макросы представляют угрозу для безопасности. Злоумышленник может внедрить в файл или документ опасный макрос, распространяющий вирусы.

Параметры безопасности макросов доступны в центре управления безопасностью. Нажмите на кнопку Параметры и выполните настройку окна Параметры безопасности Microsoft Office (Рис. 15).

При изменении параметров макроса в центре управления безопасностью они изменяются только для текущего приложения Office данного пользователя, но не для всех приложений.

Рис. 15. Изменение параметров безопасности текущего приложения

5. Проведите обновление по запросу, для чего дважды запустите на выполнение запрос на обновление «Премия и Зарплата»:

- Если бланк запроса открыт, то на вкладке Конструктор в группе Результаты два раза выберите команду Выполнить.

- Если бланк запроса закрыт, то дважды выполните двойной щелчок по запросу в Области переходов.

При этом подтвердите выполнение запроса кнопкой Да в открывающемся диалоговом окне (Рис. 16).

Рис. 16. Окно подтверждения выполнения запроса на обновление

6. Откройте таблицу «Сотрудники фирмы» и проверьте правильность расчетов. Если все сделано правильно, то поля Премия и Зарплата будут заполнены рассчитанными результатами.

7. Измените последовательность полей: поле Примечание поместите перед полем Ставка. Правила перемещения такие же, как во всех приложениях Windows (выделить поле Примечание, мышью перетащить на новое место).

8. Сохраните изменения в таблице.

Задание 3. Создать копию таблицы «Сотрудники фирмы». Новой таблице присвойте имя «Филиал фирмы». Произведите изменения в составе полей таблиц.

Порядок работы

 

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных.

2. Для копирования таблицы установите в Области переходов курсор на таблицу «Сотрудники фирмы» и выберите на вкладке Главная команду Копировать (или команду Копировать контекстного меню (Рис. 17), затем команду Вставить.

 

 

Рис. 17. Копирование таблицы в окне База данных

В появившемся окне Вставка таблицы введите новое имя таблицы «Филиал фирмы» и выберите переключатель «Структура и данные» (Рис. 18).

Рис. 18. Ввод имени копируемой таблицы

3. Удалите часть полей в таблицах «Сотрудники фирмы» и «Филиал фирмы», а также переместите поля в них в соответствии с заданием.

В таблице «Сотрудники фирмы» должны остаться поля: Код, Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Почтовый индекс, Домашний телефон, Табельный номер, Дата рождения, Дата найма.

В таблице «Филиал фирмы» должны остаться поля: Код, Фамилия, Имя, Примечание, Ставка, Премия, Зарплата.

4. Сохраните изменения в таблицах.

5. После произведённых удалений в таблице «Сотрудники фирмы» отсутствуют расчетные поля Ставка, Премия и Зарплата, поэтому запрос «Премия и Зарплата» необходимо переориентировать на таблицу «Филиал фирмы». Для этого выполните изменения, показанные на Рис. 19:

- откройте запрос «Премия и Зарплата» в режиме Конструктор;

- в контекстного меню Бланка запроса выполните команду Добавитьтаблицу…, из списка выберите таблицу «Филиал фирмы»;

- заполните строку Имя таблицы:;

- удалите список полей таблицы «Сотрудники фирмы»;

- сохраните запрос, после чего он должен появиться в списке связанных представлений таблицы «Филиал фирмы».

Рис. 19. Изменения в Бланке запроса для расчета полей Премия и Зарплата

Задание 4. Втой же БД в таблице «Филиал фирмы» добавить новые поля Доплата и Итого денежного формата. Создайте запрос на обновление под именем «Доплата и Итого ». Произведите расчеты по формулам:

Доплата = 42 % от зарплаты (в строке «Обновление» поля Доплата наберите: [Зарплата] * 0,42);

Итого = Зарплата + Доплата (в строке «Обновление» поля Итого наберите: [Зарплата] + [Доплата]).

Откройте таблицу «Филиал фирмы» и проверьте правильность расчетов.

Задание 5. В той же БД в таблице «Филиал фирмы» произвести поиск фамилии Рокотов и замену ее на фамилию Столяров.

Краткая справка. Для поиска и замены установите курсор в поле (столбец), по которому нужно выполнять поиск, на вкладке Главная выполните команду Найти. В открывшемся окне Поиск и замена на вкладке Поиск в строку Образец: введите фамилию Рокотов, а на вкладке Замена в строку Заменить на: введите Столяров и нажмите кнопку Заменить все.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 3