Работа 1. Создание базы данных

Введение

Данные методические указания предназначены для приобретения основных навыков работы с системой управления базами данных (СУБД) Microsoft ACCESS.

Основные понятия

Поля базы данных. Это элементарная единица логической организации данных, которая соответствует отдельной, неделимой единице информации - реквизиту.

Запись - это совокупность полей, соответствующих логически связанным реквизитам. Записи объединены в таблицы. Каждая запись данных в таблице содержит одинаковое число полей.

Таблица(файл) - множество одинаковых по структуре записей. Каждая запись однозначно идентифицируется уникальным ключом.

Первичный ключ - это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей - составным ключом.

Вторичный ключ - это такое поле, значение которого может повторяться в нескольких записях файла, т.е. он не является уникальным. Если по значению первичного ключа м.б. найдена одна единственная запись, то по вторичному - несколько.

Типы данных определяют, какая информация будет располагаться в соответствующих полях.

Связи. Данные могут быть представлены в виде различных таблиц, и между ними могут быть сформированы связи. Связи между информационными объектами отображаются реальными отношениями.

Определены следующие типы реальных отношений:

- 1:1 (один-к-одному), при которых одной записи первой таблицы соответствует одна запись второй таблицы.

- 1:М (один-ко-многим), при которых одной записи первой таблицы соответствует множество записей второй таблицы, а каждой записи второго таблицы соответствует одна запись первого.

- М:М (многие-ко-многим), где одной записи первой таблицы соответствует множество записей второй таблицы, а каждой записи второй таблицы соответствует множество записей первой. Для реляционной модели (в том числе и для СУБД Access) данных этот тип отношений является недопустимым.

Запросы и выборки. Работа с базой данных предполагает сортировку данных и их выбор по определенному критерию. Эти операции выполнятся по запросу. Результат запроса называется выборкой. Данные в выборке являются динамическими: они формируются из взятой за основу таблицы и всегда соответствуют ее текущему состоянию.

Отчеты и элементы управления. При запросе “голые” отобранные данные представляются в виде таблицы. Для более наглядной формы представления информации существуют отчеты. Отчет может содержать простую информацию и сложные вычисления, а также данные могут отображаться в виде диаграмм и графиков. В качестве элементов управления можно использовать поля данных, результаты вычислений, поясняющий текст, диаграммы или графики.

Формы данных. В Access имеется две возможности ввода и редактирования информации: непосредственно в таблицах данных или с помощью специально разработанных форм. Наглядность представления форм облегчает восприятие данных.

Макросы, модули и объекты. При помощи макросов можно автоматизировать отдельные действия, не погружаясь в программирование. Запись макросов происходит по принципу магнитофона: отдельные действия, необходимые для определенной операции, записываются в нужной последовательности, а затем воспроизводятся любое количество раз простым нажатием кнопки. Например, для перехода к форме при открытии базы данных можно использовать специальный макрос. Тогда при открытии соответствующей базы данных на экране будет появляться форма. Макросы могут не вполне удовлетворять вашим требованиям. В этом случае можно воспользоваться языком программирования Access Basic. Процедуры, написанные на Access Basic записываются в модули. Все элементы, которые вы формируете, являются объектами для Access.

Мастера. Мастера выполняют нужные действия. Работа с ними проста, надежна и эффективна.

Конструкторы. Это инструмент, который облегчает выполнение некоторого задания. Крайне полезным является Конструктор выражений - он позволяет быстро сформировать нужное выражение. С помощью конструктора запросов легко формируются запросы.

Работа 1. Создание базы данных

Задание 1. Создание таблицы Сотрудники с помощью мастера таблиц

Создайте таблицу, содержащую сведения о сотрудниках предприятия, используя Мастер создания таблиц. Включите в таблицу поля КодСотрудника (ключевое поле), Фамилия, Имя, Отчество, ДатаРождения (табл. 1). Заполните таблицу сведениями о нескольких сотрудниках.

Табл. 1. Сводные сведения о сотрудниках

Название поля	Тип данных
КодСотрудника	Счетчик
Фамилия	Текст
Имя	Текст
Отчество	Текст
ДатаРождения	Дата/Время

Технология работы

1. Создайте папку, в которой будет храниться вся необходимая для работы информация (имя и расположение на ваше усмотрение)

2. Запустите программную среду для создания баз данных (СУБД Ассеss).

3. В диалоговом окне (рис. 1) отметьте кнопку Новая база данных, затем нажмите ОК.

 

Рис. 1. Создание новой базы данных

4. В диалоговом окне сохраните базу данных с именем ОТДЕЛ_КАДРОВ в папке, созданной ранее.

5. В основном окне Ассеss щелкните на кнопке Таблицы и выбе­рите режим Создание таблицы с помощью мастера.

6. Выполните последовательно шаги мастера таблиц:

1) Определение полей. В диалоговом окне (рис. 2) представлены списки Образцы таблиц, Об­разцы полей, а также формируемый пользователем список Поля новой таб­лицы. Просмотрите список Образцы таблиц. Выберите таблицу Сотрудники.

При выборе определенной таблицы во втором списке появляются названия полей (столбцов), которые можно включить в таблицу. При просмотре это­го списка вы увидите, что в нем 33 поля. Можно использовать не все. Выберите только те поля, которые указаны в задании: КодСотрудника, Фамилия, Имя, Отчество, ДатаРождения. Для этого щелкните на нужном поле и по кнопке переноса. Для продолжения работы щелкните на кнопке Далее.

 

 

Рис. 2. Первый шаг мастера таблиц

2) Задание имени таблицы. Мастер предлагает задать имя таблицы СОТРУДНИКИ и установить пере­ключатель «автоматическое определение ключа». Эти параметры нас вполне устраивают, поэтому для продолжения работы щелкните на кнопке Далее.

3) Установка связей с другими таблицами. Этот шаг появляется только при создании второй и последующих таб­лиц базы данных.

4) Определение способа ввода данных. Выберите тот вариант, который предлагает мастер: Ввести данные не­посредственно в таблицу. Работа мастера закончена. Щелкните на кнопке Готово.

После завершения работы мастера автоматически появится таблица с выбранны­ми полями. Введите данные по нескольким сотрудникам (табл.2).

ПРИМЕЧАНИЕ. Первое поле КодСотрудника заполняется автоматически.

 

Табл. 2. Таблица, заполненная данными (можно заполнить таблицу своими данными).

Фамилия	Имя	Отчество	ДатаРождения
Соколов	Александр	Васильевич	07.09.1975
Белых	Алексей	Иванович	23.03.1965
Мухин	Антон	Павлович	24.05.1961
Ильина	Анна	Васильевна	16.10.1983
Плужников	Дмитрий	Андреевич	15.05.1956
Андреева	Елена	Федоровна	05.01.1961
Бортникова	Алла	Александровна	23.12.1960
Иванова	Ирина	Петровна	30.06.1958
Трофимов	Дмитрий	Евгеньевич	09.10.1960
Борзов	Борис	Александрович	26.04.1967
Петрова	Ирина	Владимировна	05.12.1975

 

Задание 2. Создание таблицы с помощью конструктора

Создайте таблицу СТРУКТУРА ФИРМЫ, в которой представлена информация о струк­турных подразделениях предприятия: название и сокращение (аббревиатура). Для создания таблицы воспользуйтесь режимом конструктора.

Технология работы

1. В главном окне базы данных выберите режим создания таблицы с помощью конструктора. Откроется окно конструктора.

2. В столбце ИМЯ ПОЛЯ в первой строке введите название первого поля КодОтдела. Щелкните на первой строке в столбце ТИП ДАННЫХ.

3.Появится указатель поля со списком. Щелкните на указателе и в раскрывшемся списке выберите тип поля: СЧЕТЧИК.

4. Введите названия и типы двух других полей (НазваниеОтдела- текстовый; Сокращение - текстовый).

5. Щёлкните на первой строке. На панели инструментов щелкните на кнопке Ключевое поле. Около имени КодОтдела появится символ ключа.

6. В меню Вид выберите Режим таблицы. Программа предложит сохранить табли­цу с некоторым именем. Введите имя таблицы: СТРУКТУРА ФИРМЫ.

7. В режиме таблицы заполните столбцы данными (табл. 3).

Таблица 3. Заполнение таблицы СТРУКТУРА ФИРМЫ

НазваниеОтдела	Сокращение
Отдел рекламы	ОР
Отдел снабжения	ОМТС
Дирекция	ДР
Бухгалтерия	БГ
Учебная часть	УЧ
Столовая	СТЛ
Технический отдел	ТХ

 

 

Задание 1. Изменение свойств полей

При создании новой таблицы вы задавали только тип поля. Другие свойства полей определялись автоматически. Свойства полей вы можете просмотреть в режиме конструктора.

Просмотрите свойства полей таблицы СОТРУДНИКИ и измените, некоторые свойства с целью ее улучшения.

Технология работы

1. В главном окне базы данных откройте таблицу СОТРУДНИКИ.

2. В меню Вид выберите Режим конструктора.

3. В нижней части окна конструктора расположена информация о свойствах того поля таблицы, которое в данный момент выделено.

4. Выделите поле Фамилия. На вкладке Общие рассмотрите строку со свойством Размер поля, в которой определяется максимальная допустимая длина тексто­вой строки этого поля. Вы увидите, что после создания таблицы здесь установ­лено значение 50 символов. Вряд ли найдется фамилия такой длины. Изме­ните значение на более правдоподобное, например 20.

5. Аналогичным образом измените размеры полей Имя, Отчество.

 

Задание 2. Создание нового поля с использованием подстановки значений из другой таблицы

Создайте в таблице СОТРУДНИКИ поле НазваниеОтдела, где для каждого сотрудни­ка будет указываться название отдела, в котором он работает. Используйте Мас­тер подстановок.

Мастер подстановок используется в тех случаях, когда необходимо создать поле с повторяющимися значениями. Чтобы все значения были введены одинаково, удобно создать столбец подстановок. Тогда, при заполнении таблицы, значения полей можно будет заносить не с помощью ручного ввода, что очень утомитель­но, а путем выбора из списка.

Для подстановки можно использовать столбец из ранее созданной таблицы.

Технология работы

1. В главном окне базы данных откройте таблицу СОТРУДНИКИ.

2. В меню Вид выберите Режим конструктора.

3. В пустой строке щелкните в столбце Тип поля и в раскрывшемся списке выбери­те пункт Мастер подстановок.

ПРИМЕЧАНИЕ. Обратите внимание: имя поля вводить в этом случае необязательно.

4. Создайте новое поле, следуя шагам мастера.

1) Определение источника данных. Мастер предлагает два варианта источника данных. Выберите первый: Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или зап­роса (рис.3). Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

Рис.3. Первый шаг мастера подстановок

2) Выбор источника данных. В базе данных создана еще одна таблица: СТРУКТУРА ФИРМЫ. Выберите ее в качестве источника данных. Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

3) Выбор столбца подстановок. Перенесите имя поля НазваниеОтдела из левого списка в правый. Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее. Четвертый и пятый шаги не требуют пояснений и исправлений. Работа с мастером заканчивается щелчком на кнопке Готово.

5. После завершения работы мастера просмотрите, как изменилась структура таб­лицы СОТРУДНИКИ. В ней появилось поле КодОтдела, и ему присвоен тип Числовой.

6. Перейдите в режим таблицы и заполните новое поле, выбирая из списка для каждого сотрудника его место работы (табл. 4). После ввода данных закрой­те таблицу.

 

 

Табл. 4. Заполнение поля НазваниеОтдела для каждого сотрудника.

Фамилия	НазваниеОтдела
Соколов	Дирекция
Белых	Учебная часть
Мухин	Технический отдел
Ильина	Дирекция
Плужников	Дирекция
Андреева	Дирекция
Бортникова	Дирекция
Иванова	Бухгалтерия
Трофимов	Дирекция
Борзов	Отдел рекламы
Петрова	Учебная часть

 

Задание 3. Создание нового поля с фиксированным набором значений

Как правило, на предприятии существует фиксированный список должностей. Создадим поле с фиксированным набором значений. Для этого в таблице СОТРУДНИКИ создайте поле Должность с фиксированным набором значе­ний, используя Мастер подстановок.

 

Технологияработы

 

1. Откройте таблицу СОТРУДНИКИ в режиме конструктора.

2. В столбце Тип поля в пустой строке в списке выберите пункт Мастер подстановок.

3. На первом шаге работы мастера установите переключатель «Будет введен фик­сированный набор значений».

4. На втором шаге (рис.4) задайте число столбцов (1) и введите названия дол­жностей: директор, замдиректора, секретарь, гл. бухгалтер, бухгалтер, менеджер, маркетолог, консультант, преподаватель, специалист (список можно продолжить).

 

Рис.4. Столбец подстановки с фиксированным набором значений

5. На третьем шаге введите имя поля: Должность.

6. Завершите работу мастера щелчком на кнопке Готово.

7. Просмотрите, как изменилась структура таблицы. Щелкните на вкладке Под­становка. Вы увидите, что в строке Источник строк появился список должностей, записанных в кавычках и разделенных точкой с запятой.

8. Перейдите в режим таблицы и заполните созданное поле (табл. 4). Табл. 4. Заполнение поля Должность

Фамилия	Должность
Соколов	Директор
Белых	Преподаватель
Мухин	Консультант
Ильина	Секретарь
Плужников	Зам.директора
Андреева	Зам.директора
Бортникова	Зам.директора
Иванова	Гл.бухгалтер
Трофимов	Специалист
Борзов	Специалист
Петрова Консультант	Консультант

 

Задание 4. Создание и заполнение поля с фотографией сотрудника

Традиционно на каждом предприятии в отделе кадров заводится листок по уче­ту кадров. На этом листке обязательно помещается фотография сотрудника.

В компьютерной базе данных по учету сведений о сотрудниках также можно вста­вить фотографию сотрудника. В этом случае фотография должна быть представ­лена не в бумажном виде, а виде компьютерного файла графического формата с расширением.bmp.

В таблице СОТРУДНИКИ создайте новое поле, в котором будет храниться фотография сотрудника.

Технология работы

Подготовительная часть

1. В ранее созданной вами папке создайте вложенную папку ФОТОГРАФИИ.

2. Сохраните в папке ФОТОГРАФИИ несколько графических файлов с фотографиями сотрудников. Графические файлы можно создать, либо отсканировав бумажные фотографии, либо сфотографировав сотрудника специальным цифровым фотоаппаратом. Размер графического файла старайтесь сделать небольшим:

3х4 см, хотя, как вы позже увидите, это необязательно.

Основная часть

1. Откройте таблицу СОТРУДНИКИ в режиме конструктора.

2. Вставьте пустую строку после строки Отчество. Для этого:

- выделите строку ДатаРождения;

- в меню Вставка выберите пункт Строки.

3. В пустую строку введите название поля Фотография.

4. В столбце Тип поля в пустой строке в списке выберите пункт Поле объекта OLE.

5. Перейдите в режим таблицы.

6. Для вставки фотографии сотрудника щелкните правой кнопкой в поле Фото­графия в строке одного из сотрудников.

7. В контекстном меню выберите пункт Добавить объект. Появится диалоговое окно Вставка объекта (рис. 5).

8. Установите переключатель Создать из файла.

9. Щелкните на кнопке Обзор.

10. В диалоговом окне выберите папку ФОТОГРАФИИ и откройте в ней необходимый файл. Диалоговое окно Обзор закроется, а в окне Вставка файла появится путь к выбранному файлу.

11. Завершите вставку, нажав ОК.

 

Рис. 5. Окно Вставка объекта

12. После вставки файла в поле Фотография появится текст Точечный рисунок. Двой­ным щелчком на тексте вы можете активизировать программу просмотра фо­тографии.

ПРИМЕЧАНИЕ. В дальнейшем, при создании форм, вы получите возможность просматривать фотографии прямо из базы данных.

 

Задание 5. Создание таблицы дополнительных сведений о сотруднике

Создайте таблицу ДОПСВЕДЕНИЯ, в которой будут содержаться сведения о сотруд­никах, необходимые для отдела кадров. Особенность такой таблицы состоит в том, что в ней будет столько же записей, сколько и в таблице СОТРУДНИКИ. При этом каждая запись таблицы СОТРУДНИКИ будет соответствовать только одной записи таблицы ДОПСВЕДЕНИЯ.

Технология работы

В главном окне базы данных запустите режим создания таблицы с помощью конструктора.

Создайте структуру таблицы со следующими полями:

 

Имя поля	Тип данных
КодСотрудника	Числовой, длинное целое
Улица	Текстовый
Дом	Текстовый
Квартира	Текстовый

 

ПРИМЕЧАНИЕ. Обратите внимание, что имя первого поля КодСотрудника соответствует одноименному полю из таблицы СОТРУДНИКИ.

3. Задайте ключевое поле полю КодСотрудника.

4. Закройте окно конструктора. При закрытии сохраните новую таблицу с име­нем ДОПСВЕДЕНИЯ. (Данные в таблицу пока не вносите.)

5. В таблице ДОПСВЕДЕНИЯ создайте поля для дополнительных данных о сотруд­никах: паспорт, дата поступления на работу, номер приказа, домашний теле­фон, индекс и другие. Новые поля располагайте в таблице в логической по­следовательности, а не в том порядке, как они перечислены выше. Например, индекс должен располагаться перед улицей, домашний телефон после адреса. Для логически правильного расположения полей вам понадобится вставить пустые строки между уже имеющимися. Для этого в режиме конструктора вы­делите строку, перед которой будет располагаться вставленная строка, и выбе­рите из меню Вставка пункт Строки.

 

Работа 3. Установление связей между таблицами

 

Задание 1. Создание связи «один-ко-многим»

В созданной базе данных ОТДЕЛ_КАДРОВ у вас есть две таблицы: СОТРУДНИКИ и СТРУК­ТУРА ФИРМЫ. Установите связь «один-ко-многим» между двумя таблицами. Эта связь означает, что в одном отделе может числиться много сотрудников, но ни один сотрудник не может числиться сразу в нескольких отделах. Установите Обес­печение целостности данных, которое означает, что все изменения в таблице СТРУК­ТУРА ФИРМЫ отражаются и в таблице СОТРУДНИКИ.

Технология работы

1. Щелкните на кнопке Схема данных (Сервис, Схема данных). Открывшееся окно имеет рабочую об­ласть, в которую можно добавить необходимые таблицы и установить между ними связи.

2. Щелкните правой кнопкой на свободном пространстве окна и с помощью кон­текстного меню добавьте две созданные таблицы. Таблицы появляются в окне в виде небольших окон. Заголовок окна соответствует названию таблицы, со­держимое окна - названиям полей (рис. 6).

ПРИМЕЧАНИЕ. При открытии окна Схема данных в нем уже может находиться одна или обе созданные таблицы. Тогда необходимо добавить только отсутствующие.

3. В таблице СОТРУДНИКИ выделите поле КодОтдела.

4. Удерживая кнопку мыши, двигайте курсор к полю с таким же названием в дру­гой таблице. Когда курсор мыши окажется внутри другого окна, он изменит свой вид. После этого отпустите кнопку мыши. Откроется диалоговое окно Изменение связей (рис.7).

 

 

Рис. 6. Окно Схема данных: связь «один-ко-многим»

 

 

Рис. 7. Установка связи между таблицами

5. Установите флажок Обеспечение целостности данных.

6. Щелкните на кнопке Объединение. В дополнительном окне (рис.8) устано­вите переключатель 3 («Объединение ВСЕХ записей из "Сотрудники" и только тех за­писей из "Структура фирмы", в которых связанные поля совпадают»). Подтвердите свой выбор, нажав ОК. Просмотрите в окне Схема данных созданную связь. Связь имеет вид линии со стрелкой (см. рис. 6) и надписями «¥ —> 1». Эта связь называется «один-ко-многим». Установленное обеспечение целостности дан­ных означает, что если вы измените название отдела, эти изменения отразятся и в таблице СОТРУДНИКИ.

 

 

Рис.8. Окно параметров объединения

ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы изменить вид связи, укажите курсором на линию и щелкните правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите пункт Изменить связь. Посмот­рите, как будет меняться связь, если установить первый или второй переклю­чатель в дополнительном меню кнопки Объединение (рис. 8).

7. Откройте таблицу СТРУКТУРА ФИРМЫ. Слева в таблице теперь расположен стол­бец со значками «+». Эти значки указывают на наличие связи «один-ко-многим» и позволяют просмотреть запись из связанной таблицы.

8. Щелкните по значку в какой-нибудь строке. Откроются строки из связанной таблицы с фамилиями сотрудников этого отдела.

 

Задание 2. Создание связи «один-к-одному»

Установите связь «один-к-одному» между таблицами ДОПСВЕДЕНИЯ и СОТРУДНИКИ. Установите обеспечение целостности данных. После установления связи запол­ните таблицу ДОПСВЕДЕНИЯ данными.

Технология работы

1. Откройте окно Схема данных (см. рис. 6).

2. Добавьте к схеме данных таблицу ДОПСВЕДЕНИЯ.

3. В таблице СОТРУДНИКИ выделите поле КодСотрудника.

4. Удерживая кнопку мыши, двигайте курсор к полю с таким же названием в таб­лице ДОПСВЕДЕНИЯ. Когда курсор мыши окажется внутри другого окна, он изме­нит свой вид. После этого отпустите кнопку мыши. Откроется диалоговое окно Изменение связей (см. рис. 7).

5. Установите флажок «Обеспечение целостности данных».

6. Щелкните на кнопке Объединение. В дополнительном окне (рис. 8) устано­вите переключатель 2. Подтвердите свой выбор, нажав ОК.

7. Просмотрите в окне Схема данных созданную связь. Связь имеет линии со стрел­кой и надписями «1 —>1». Эта связь называется «один-к-одному» и означает буквально, что каждой записи в таблице СОТРУДНИКИ будет соответствовать толь­ко одна, связанная с ней запись в таблице ДОПСВЕДЕНИЯ.

8. Закройте окно Схема данных.

9. Откройте таблицу СОТРУДНИКИ. Слева в таблице теперь расположен столбец со значками «+». Эти значки указывают на наличие связи «один-к-одному» и позволяют просмотреть запись из связанной таблицы.

Щелкните на значке «+». Откроется строка из связанной таблицы для ввода данных.

10. Введите дополнительные сведения для всех сотрудников.

 

Задание 1. Создание формы для ввода данных

Выполняя предыдущие задания, вы научились вводить исходные данные путем заполнения построчно созданной таблицы. Однако среда баз данных позволяет вводить данные, предварительно создав форму. Форма -это аналог карточки, в которой введены данные по одному конкретно­му объекту.

Ввод данных непосредственно в таблицу не очень удобен, так как длина некото­рых полей довольно большая и все столбцы одновременно не видны на экране. Другой недостаток заключается в том, что в таблице видны данные сразу по всем записям, а это не всегда желательно, особенно в тех случаях, когда необходимо соблюдать конфиденциальность. Форма - очень удобный способ заполнения новых записей, похожий на заполнение карточки.

Создайте форму для ввода данных о сотрудниках. Включите в форму поля из двух связанных таблиц СОТРУДНИКИ и ДОПСВЕДЕНИЯ.

Технология работы

1. В главном окне базы данных на панели объектов выберите объект Формы.

2. Запустите режим создания формы с помощью мастера.

3. Создайте форму, следуя шагам мастера.

1) Выбор из таблиц полей для формы (рис. 9). В списке Таблицы и запросы выберите таблицу СОТРУДНИКИ;

- перенесите из списка Доступные поля в список Выбранные поля все поля таблицы, щелкнув на кнопке Добавить все;

- выберите таблицу ДОПСВЕДЕНИЯ;

 

 

Рис. 9. Первый шаг мастера форм

- перенесите из нее все поля (кроме первого поля КодСотрудника, так как оно уже есть в списке);

- перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

2) Выбор вида формы. Установите переключатель «в один столбец» — это наиболее удобный вид формы. Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

3) Выбор стиля оформления. Просмотрите список представленных стилей, попеременно щелкая на их названия;

- выберите понравившийся стиль;

- перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

4) Задание имени формы. Введите имя ФОРМА_СОТРУДНИКИ.

- установите переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных;

- завершите работу с мастером щелчком на кнопке Готово.

4. Просмотрите имеющиеся записи (рис. 10), щелкая на кнопках:

- Переход к первой записи;

- Переход на предыдущую запись;

- Переход на следующую запись;

- Переход к последней записи;

- Переход на новую запись.

Эти кнопки расположены внизу экрана в виде полосы прокрутки.

 

Рис. 10. Вид формы после работы мастера

В созданной форме фотография сотрудника появляется сразу в небольшой рамке. Если размер графического файла слишком большой, то будет видна только часть фотографии. В дальнейшем все замеченные недочеты вы смо­жете исправить.

5. Введите еще несколько новых записей, пользуясь формой. Для вставки фото­графии щелкните правой кнопкой на месте для фотографии и в контекстном меню выберите пункт Добавить объект.

 

Задание 2. Редактирование формы

Процесс редактирования предполагает изменение вида некоторого объекта с це­лью его улучшения. При редактировании формы можно изменить названия по­лей для ввода, увеличить или уменьшить размер области ввода данных, изменить порядок расположения полей в карточке и многое другое.

Для редактирования формы надо перейти в режим конструктора (меню Вид). Можно использовать конструктор и для создания форм, но это очень трудо­емкая работа. Поэтому лучше поручить ее мастеру, а конструктор использо­вать только для редактирования формы.

На рис. 10 представлена форма, полученная после работы мастера. Отредак­тируйте форму в соответствии с рис. 11. Для этого:

- увеличьте размеры надписей КодСотрудника, Фотография, Название Отдела, Дата-Рождения так, чтобы они были видны полностью;

- измените надписи (а не сами названия!) некоторых полей (например, КодСотрудника на Код со­трудника);

 

 

Рис. 11. Вид формы после редактирования

- увеличьте размер поля Дата рождения;

- измените свойства поля Фотография так, чтобы любая фотография помещалась в размеры рамки.

 

Технология работы

1. Откройте созданную форму ФОРМА_СОТРУДНИКИ.

2. Перейдите в режим конструктора (Вид, Конструктор).

В режиме конструктора рабочее поле представляет собой сетку с выделенными областями для расположения объектов (рис. 12): Заголовок формы, Область дан­ных, Примечание формы. Если навести указатель мыши на границу области, ее мож­но увеличить или уменьшить.

 

Рис. 12. Режим конструктора формы

Основные объекты расположены в области данных. Это — надписи полей и поля. Обратите внимание, что надпись и название поля могут не совпадать.

Информация, расположенная в рамке надписи, не меняется при просмотре запи­сей. Это аналог неизменяемой части карточки.

Поле предназначено для ввода данных. В окне конструктора оно представляет собой белый прямоугольник с одной или несколькими строками.

Первоначально в режиме конструктора и для надписи, и для поля указано имя соответствующего поля. Вы можете отредактировать надпись.

ПРИМЕЧАНИЕ. Название поля менять не рекомендуется, так как это может привести к ошибке.

3. Измените размеры рамки для фотографии. Для этого:

- щелчком выделите рамку; по границе рамки появятся маркеры;

- подведите курсор к угловому маркеру так, чтобы он принял форму двусто­ронней стрелки;

- потяните границу за маркер и уменьшите ее; размер рамки контролируйте по сетке, в которой одна клетка соответствует 1см.

4. Измените свойства рамки так, чтобы фотография полностью помещалась внут­ри рамки независимо от ее исходного размера. Для этого:

- правой кнопкой мыши щелкните внутри рамки;

- в контекстном меню выберите пункт Свойства;

- в открывшемся окне свойств рамки с названием Присоединенная рамка объек­та перейдите на вкладку Макет;

- щелкните на строке Установка размеров и установите переключатель на пункт списка По размеру рамки;

- перейдите в режим формы и просмотрите все записи; убедитесь, что теперь все фотографии полностью помещаются внутри рамки.

5. Измените расположение объектов внутри формы (рис. 11). Для этого:

- удерживая клавишу Shift, выделите группу объектов, расположенных под фотографией, поочередно щелкая на них;

- поместите курсор внутри так, чтобы он принял форму ладони;

- переместите группу объектов влево, освободив справа место для рамки с фотографией;

- щелчком мыши выделите надпись и рамку фотографии;

- захватите и переместите объекты справа;

- расположите другие группы объектов так, как показано на рис. 11;

- перейдите в режим формы и просмотрите сделанные изменения.

 

ПРИМЕЧАНИЕ. Возможно, перечисленные выше действия придется выполнять не один раз, чтобы добиться лучшего расположения объектов внутри формы.

6. Измените размеры рамок надписей. Для этого:

- выделите группу объектов КодСотрудника, Фамилия, Имя, Отчество;

- передвиньте выделенную группу вправо, чтобы освободить место для уве­личения размеров надписей;

- наведите курсор на любой маркер слева и потяните его для увеличения рам­ки на необходимую величину;

- аналогичным образом увеличьте размеры других надписей. Измените названия надписей (но не полей!). Для этого:

- выделите щелчком надпись поля КодСотрудника: при выделении по границе надписи появляются маркеры выделения;

- щелкните внутри надписи: появится мигающий текстовый курсор; измени­те название КодСотрудника на Код сотрудника;

- аналогичным образом измените вид других надписей. Для увеличения размера поля ДатаРождения:

- выделите поле;

- захватите за правый боковой маркер и потяните.

9. Измените, если необходимо, размеры формы. Для этого:

- подведите курсор к нижней границе так, чтобы он принял форму двусторонней стрелки;

- охватите границу формы (не путать с границей окна) и потяните вниз;

- алогичным образом измените горизонтальный размер формы.

 

Задание 1. Сортировка

Сортировка — упорядочение данных по какому-либо признаку. Для сортировки в среде баз данных предусмотрены кнопки на панели инструментов:

- сортировка по возрастанию;

- сортировка по убыванию.

При сортировке все строки таблицы перестраиваются в указанном порядке. Сортировка позволяет упорядочить данные любого типа: числа, текст, даты. В табл. 5 указано, что означает возрастание для каждого из этих типов.

Табл. 5. Сортировка различных типов данных

Тип данных	Сортировка по возрастанию
Числа	В порядке возрастания
Текст	По алфавиту
Даты	В порядке возрастания года в дате При одинаковых годах в порядке возрастания месяца При одинаковых месяцах по возрастанию порядкового дня

 

Выполните следующие виды сортировки:

- сортировка списка сотрудников по фамилиям в алфавитном порядке;

- сортировка списка сотрудников по датам рождения в порядке убывания воз­раста;

- сортировка списка сотрудников по ключевому полю в порядке возрастания.

Технология работы

1. Откройте таблицу СОТРУДНИКИ.

2. Выделите поле сортировки Фамилия щелчком на названии поля: при этом вы­деляется весь столбец с заголовком.

3. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию. Просмотрите результаты сорти­ровки: все фамилии расположены в алфавитном порядке.

4. Проведите другие виды сортировки, указанные в задании.

Сортировку по двум и более полям можно задать, используя запрос. Сортировку указывают также при создании отчетов.

ПРИМЕЧАНИЕ Если по каким-то причинам на панели инструментов отсутствуют кнопки сор­тировки, то можно использовать команды: Записи, Сортировка, Сортиров­ка по возрастанию (Сортировка по убыванию).

Задание 2. Поиск с использованием фильтра «по выделенному»

Поиск (фильтрация) - выбор данных, удовлетворяющих некоторому условию. Выбор из базы данных тех записей, которые удовлетворяют требованиям пользо­вателя, осуществляется с помощью фильтров. Условие, по которому производит­ся поиск и отбор записей, называется фильтр.

Одним из самых простых способов отбора записей является использование филь­тра «по выделенному».

 

Технология работы

1. Откройте таблицу данных.

2. В какой-нибудь записи выделите значение одного из полей или его часть.

3. Выполните действие Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. После применения фильтра в таблице останутся только записи, содержащие выделенное значение. К уже отобранным записям можно вновь применить другой фильтр. Тогда ос­танутся только записи, удовлетворяющие двум последовательно примененным критериям отбора