ЛЕКЦИЯ № 1. ВВЕДЕНИЕ В БАНКИ ДАННЫХ ПРОЕКТОВ



Мы поможем в написании ваших работ!


Мы поможем в написании ваших работ!



Мы поможем в написании ваших работ!


ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

ЛЕКЦИЯ № 1. ВВЕДЕНИЕ В БАНКИ ДАННЫХ ПРОЕКТОВ



Содержание

ВВЕДЕНИЕ 4

ЛЕКЦИЯ № 1. ВВЕДЕНИЕ В БАНКИ ДАННЫХ ПРОЕКТОВ.. 5

1.1 Понятие банка данных. 5

1.2 Информационное обеспечение банков данных проектов. 7

1.2.1Внемашинная информационная база (ИБ) проектов. 8

1.2.2Общая характеристика документов внемашинной ИБ. 10

1.3Внутримашинная информационная база. 12

Вопросы для самопроверки. 12

ЛЕКЦИЯ № 2. ИНФОРМАЦИОННО-ЛОГИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ КАК ОСНОВА ВНУТРИМАШИННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ.. 13

2.1 Организация данных. 13

2.2 Этапы проектирования баз данных. 14

2.3 Информационно-логическая модель плоской базы данных. 14

Вопросы для самопроверки. 17

ЛЕКЦИЯ № 3. ВНУТРИМАШИННОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ и предварительный анализДАННЫХ В СПИСКАХ MS EXCEL.. 18

3.1 Организация списков Excel 18

3.2 Анализ информации в списках Excel 21

3.2.1 Сортировки и фильтрации списков. 22

3.2.2 Подведение итогов по записям.. 26

ЛЕКЦИЯ 4. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ В СПИСКАХ EXCEL С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СВОДНЫХ ТАБЛИЦ.. 31

4.1 Основные сведения о сводных таблицах. 31

Вопросы для самопроверки. 39

Список использованных источников. 39

 

 

 


ВВЕДЕНИЕ

Знание технологий создания и использования банков и баз данных становится неотъемлемой частью проектного менеджмента. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов по управлению базами данных, средств администрирования и защиты баз данных от посторонних.

Цельюнаписания конспекта лекций «Базы и банки данных в управлении проектами» является стремление к дальнейшему развитию информационной культуры будущих специалистов в управлении проектами и обеспечениеслушателей знаниями в области ведения и анализа информации, хранящейся в больших массивах данных.

В результате изучения дисциплины студенты должны знать:

- обращение и взаимосвязь документов технической, экономической и управленческой информации в инновационных и инвестиционных проектах;

- основы выбора вида базы данных для хранения и анализа информации;

- структуру баз и банков данных проектов;

- методы анализа информации в больших массивах данных;

уметь:

- разрабатывать логическую модель плоской и реляционной баз данных;

- анализировать информацию в плоских базах данных при помощи фильтров, сортировок, промежуточных итогов и сводных таблиц;

- анализировать информацию в реляционных базах данных при помощи запросов;

- готовить управленческие решения по результатам анализа информации в плоских и реляционных базах данных проектов.

Знания и навыки, получаемые студентами в результате изучения дисциплины, необходимы для подготовки к изучению следующих дисциплин: «Информационные системы в управлении проектами», а также при написании магистерской работы.

Структура пособия. Пособие состоит из 2-х частей. В 1-й части рассмотрены понятие и структура банка данных, особенности вне машинного проектирования баз даны, а также создание и управление плоскими базами данных на примере списков Excel. Во 2-й части пособия рассмотрены вопросы вне машинного проектирования реляционных баз данных и создания и управления реляционными базами данных на примере системы управления базами данных (СУБД) Access.

ЛЕКЦИЯ № 1. ВВЕДЕНИЕ В БАНКИ ДАННЫХ ПРОЕКТОВ

План лекции

1.1 Понятие банка данных

1.2 Информационное обеспечение банков данных проектов

1.2.1 Внемашинная информационная база

1.2.2 Общая характеристика документов внемашинной информационной базы

1.3 Внутримашинная информационная база

 

Понятие банка данных

 

Современный мир все в большей степени приобретает облик единого информационного пространства. Экономика и политика, искусство и образование, как и другие сферы общественной жизни, все интенсивнее объединяются в единую информационную систему. Деловая сфера, как никакая другая, испытывает на себе влияние совершающейся сегодня информационной революции.

Коренные изменения затронули все схемы традиционных отношений "продавец - клиент". Огромное количество и необъятное разнообразие товаров и услуг на рынке не только не облегчило их путь к потребителю, но создало новые трудности и проблемы. Обработка и анализ больших информационных потоков в сфере управления и производства не эффективны без использования современных технологий накопления, хранения и использования данных. Вследствие этого широкое распространение получили термины банки и базы данных. Банк данных является современной формой организации, хранения и доступа к информации.

Банк данных (БиД)– это система специальным образом организованной информации, технических, программных и организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

В приведенном определении подчеркивается, что банк данных является сложной системой автоматизированной обработки информации. Кроме того, банки данных предназначены не для решения одной конкретной задачи для одного пользователя, а для многоцелевого использования. Центральной компонентой банка данных является база данных (БД), которая представлена в виде информационных массивов. Нельзя сказать, что термин «банк данных» является общепризнанным. В некоторой англоязычной литературе используется термин «система баз данных» (databasesystem), который по своему содержанию близок введенному понятию банка данных (система баз данных включает базу данных, систему управления базами данных, соответствующее оборудование и персонал).

Система языковых и программных средств называется системой управления банком данных или СУБД.

Банк данных является сложной человеко-машинной системой. Составляющие банка данных представлены на рис. 1.1.

Особенности «банковской» организации данных позволяют определить основные преимущества перед «небанковской» организацией:

- Целостное отображение определенной части реального мира, причем интегрированное хранение сохраняет избыточность хранимых данных, что приводит к сокращению затрат на создание, хранение данных и поддержание их в актуальном состоянии;

- Централизованное управление данными приводит к сокращению трудоемкости пользователей БД.

Информационная компонентабаза или базы данных – это поименованная совокупность взаимосвязанных данных, находящихся под управлением СУБД.

Широкое распространение в практике управлении проектами получили реляционные (от англ. relation - отношение) базы данных, которые представляют собой взаимосвязанные таблицы данных. В ранних определениях реляционной базы данных (РБД) указывалось на отсутствие дублирования в ней информации. На самом деле это не так, в реляционных базах данных повторения информации предусмотрены в связующих таблицах, которые называются таблицы-отношения.

В некоторых видах базах данных (например, «плоских» или списках Excel) может наблюдаться избыточность информации, что вызвано спецификой модели данных, не позволяющей полностью удалить дублирование.

Технические средства –это универсальные компьютеры, периферийные устройства для ввода информации и отображения информации. Если банк данных реализуется в сети, то необходимы соответствующие технические средства для обеспечения ее работы. Существуют и специализированные технические средства для создания и эксплуатации банков данных (машины баз данных), но они пока не нашли широкого распространения в нашей стране.

Организационно-методические средства БиД -представляют собой различные инструкции, методические и регламентирующие материалы, предназначенные для пользователей различных категорий, взаимодействующих с банком данных.

СУБД –универсальное программное средство, предназначенное для создания и ведения баз данных на внешних запоминающих устройствах, а также доступа к данным и их обработки. Т.о., СУБД – это система программного обеспечения, имеющая средства обработки на языке базы данных, позволяющая обрабатывать обращения к базе данных, поступающие от прикладных программ и (или) конечных пользователей и поддерживать целостность БД. Обычно различают три класса СУБД – иерархические, сетевые и реляционные. Возможны также комбинации этих классов.

Администраторы БиД– это специалисты, обеспечивающие создание, функционирование и развитие БиД. Такая группа специалистов называется администратором банка данных (АБД). В составе АБД должны быть специалисты по проектированию и ведению баз данных, программисты, специалисты по техническому обслуживанию. Если банк данных коммерческий, то необходимы специалисты по маркетингу.

 

Внемашинная информационная база (ИБ) проектов

 

Типовую вне машинною информационную базу проекта образует стандартные документы проектов на бумажных носителях, перечень которых приведен ниже:

1. Технические документы - графические и текстовые документов, где зафиксирована техническая и научная мысль, связанная с решением технических задач, актуальных для инновационной политики предприятия. Документация такого рода является неотъемлемой частью документооборота проектного менеджмента.

- Конструкторская документация или технический регламент, устанавливающий характеристики продукции (услуги) или связанных с ней процессов и методов производства;

- Технологическая документация - совокупность графи­ческих и текстовых технических документов, которые отдельно или в комплексе определяют технологический цикл производства, сооружении, а также ремонта.

2. Спецификация -документ, определяющий состав изделия, технологической схемы, сборочной единицы, комплекса или комплекта.

3. Пояснительная записка -текстовой технический документ, содержащий описание устройства и принципа действия раз­рабатываемых изделий, технологии, а также обоснование при­нятых технических, технологических и технико-экономических решений.

4. Ведомости - это списки различных документов, сгруппированных по определенным тематическим и предметным признакам.

Проектно-сметная документация создается при решении вопросов о возведении, реконструкции и ремонте объектов капитального строительства и характеризует вид строительства, внешний вид и технико-экономические показатели объекта, архитектурно-планировочные и технологические решения, стоимость работ.

С целью упрощения обработки документы внемашинной ИБпроектовцелесообразно подразделить на условно-постоянные и оперативные (рис 1.2).

К условно-постоянным относят документы, информация которые достаточно редко подвергается изменениям. Например, условно-постоянный характер носят нормативно-справочные документы, планы, техническая документация проекта и др.

К оперативным (учетным) относят документы, в которых регулярно отражается операционная деятельность проекта. Например, оперативный характер носят приходно-расходные документы, документы учета рабочего времени и результатов труда и др.

Кроме перечисленных документов условно-постоянной и оперативной информации в системе проектного управления могут использоваться и другие документы, т.к. в течение жизненного цикла проекта команда проекта может инициировать создание до полусотни различных типов документов, чтобы облегчить планирование, отслеживание и составление отчетов по проекту.

 

Значительная часть проектной документации носит конфиденциальный характер, как по научно-техническому, экономическому содержанию, так и по ценности для проектного управления и учета.

Структура документов внемашинной ИБ является отправной точкой проектирования внутри машиной ИБ, поэтому далее охарактеризуем документы внемашинной ИБ.

 

Вопросы для самопроверки

 

1. Что такое банк данных?

2. Какова структура банка данных?

3. Сформулируйте понятие «база данных».

4. Что представляет собой внемашинаая информационная база проектов?

5. Приведите обобщающие характеристики документов внемашинной информационной базы.

6. Приведите понятие реквизита документа внемашинной информационной базы.

7. Что такое предметная область исследования?

8. Каким образом по характеру возникновения подразделяются документы внемашинной информационной базы?

9. Каким образом по технологии обработки подразделяются внемашинной информационной базы?

10. Каким образом обеспечивается связь документов внемашинной информационной базы?

11. Приведите понятие «реквизит» документа внемашинной информационной базы?

12. Что представляет собой внутримашинная информационная база?


 

Организация данных

Организация данных во внутримашинной сфере характеризуется на двух уровнях – логическоми физическом. Физическая организация данных определяет способ размещения данных на машинных носителях. Логическая организация данных определяется типом структур данных и видом модели, которая поддерживается программным средством.

Модель данных –это совокупность взаимосвязанных структур данных и операций над ними. Выбор модели определяется возможностями СУБД, техническими возможностями и определяется сложностью автоматизации задачи и объемом информации. Структурированные БД по типу используемой модели делятся на иерархические, сетевые, реляционные, смешанные и мультимедийные.

Модель БД может быть организована в виде плоских таблиц (например, база данных, организованная в среде ЭТ Excel), в виде сетевых или иерархическихБД или в виде реляционной базыданных (например, база данных, организованная в Access).

При изучении курса будут рассмотрены плоские и реляционные модели данных. В первом случае при организации базы данных в виде плоских таблиц Excelвнутримашинная информационная база представляет собой совокупность не связанных между собой таблиц из однотипных записей с линейной одноуровневой структурой. Принципы создания и ведения плоских баз данных будут рассмотрены в разд. 3.

Реляционные моделиБД - это совокупность взаимосвязанных таблиц – объектов модели. Связи между двумя логически связанными таблицами реляционной модели устанавливаются на основе равенства значений реквизитов, входящих в связанные таблицы. Принципы создания и ведения реляционных баз данных будут рассмотрены в разд. 4.

 

 

Решение

1) Описание ПО

Для успешной реализации в системе управления создана структура для организации снабжения проекта материалами и оборудованием. В системе снабжения используются документы: Договоры поставок, Накладные, Платежные поручения и др.

2) Описание информационных потребностей пользователей (функций ПО).

С целью обеспечения своевременности поставок материалов и оборудования в проект его служба снабжения должна решить задачи:

- Своевременно заключать и вести оперативный учет и анализ договоров, накладных и платежных поручений;

- Определять возможные срывы в поставках;

- Контролировать финансовый план и сметы поставок.

3) Схема документов вне машинной информационной базы.

Связи между документами внемашинной информационной базы ПО были приведены ранее на рис. 1.3. Т.к. нами выбран для примера один документ внемашинной информационной базы «Накладная», то для этого документа разработаем информационную схему или информационную модель (см. рис. 2.1 А).

Переход отинформационной к логической модели предполагает исключение из дальнейшего (внутримашинного) рассмотрения некоторых реквизитов, которые с точки зрения пользователя не представляют интереса для хранения и анализа. Такие реквизиты на рис. 2.1 А зачеркнуты штриховыми линиями.

Кроме того, с целью более глубокого анализа поступлений материалов для работы проекта, разумно добавить некоторые реквизиты, более широко характеризующие поставляемые сырье и материалы. Например, в рассматриваемом примере снабжения проекта материаламицелесообразно добавить реквизиты «товарная группа» и «производитель». Первый из предложенных к добавлению реквизитов позволит оценить и сопоставить затраты в соответствии с товарной группой, а второй –качество поставляемой однотипной продукции, но изготовленной различными производителями. Результаты изменений информационной модели в нашем случае отражают логическую модель плоской базы данных (см. на рис. 2.1.Б).

 

А) Б)
Рисунок 2.1 – Информационная модель документа Накладная (А) и Логическая модель документа Накладная для плоской базы данных (Б)

 

При последующей внутримашинномпроектировании плоской базы данных наименования реквизитов из логической модели данных можно использовать в качестве наименования полей базы данных.

Таким образом, цель примера 2 достигнута: построена ИЛМ предметной области поставок материалов в строительный проект.

В последующем полученные результаты построения ИЛМ для плоских баз данных будут использованы при разработке ИЛМ для реляционных баз данных.

Вопросы для самопроверки

 

1. Что представляет собой логический и физический уровень создания баз данных?

2. С чего начинается проектирование внутримашинной информационной базы?

3. Дайте характеристики существующих моделей баз данных.

4. Как создается информационная модель данных?

5. Что такое логический уровень представления данных?

6. Что такое физический уровень представления внутримашинной информационной базы?

7. С кокой целью разрабатывается ИЛМ ПО?

8. Из каких этапов состоит разработка ИЛМ ПО?

9. С какой целью в ИЛМ проводят описание ПО?

10. Что представляют собой ограничения ПО?

11. В какой части ИЛМ проводят описание ограничений ПО?

12. Каковы принципы разработки схем документов внемашинной информационной базы?

13. Что такое свойство реквизита документа внемашинной информационной базы?

14. Оказывает ли влияние на базу данных логическая модель?

15. Как в схеме документа внемашинной информационной базы отражают свойства реквизитов?

16. Какие реквизиты документов внемашинной информационной базы не целесообразно отражать в схеме документа?

17. Какие дополнительные реквизиты целесообразно отражать в логической модели данных?

 

 


 

ЛЕКЦИЯ № 3. ВНУТРИМАШИННОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ и предварительный анализДАННЫХ В СПИСКАХ MS EXCEL

 

План лекции

3.1 Организация списковExcel

3.2Предварительный анализ информации в списках Excel

3.2.1 Сортировки и фильтрации и списков

3.2.2 Подведение промежуточных итогов

 

Организация списков Excel

В течение многих лет преимущественно использовались плоские таблицы (плоские БД), к которым относятся специальные таблицы Excel, называемые списками.

Хотя в настоящее время разработано множество информационных систем по управлению проектами, очень многие проектные менеджеры ведут управленческий учет в Excel, используя с этой целью возможности анализа в списках Excel.

Список состоит из трех основных структурных элементов:

1) Записи подобны карточкам библиотечного каталога. Каждая запись должна содержать полное описание конкретного элемента.

2) Поля - это отдельные категории, по которым упорядочена информации в списке (отдельный столбец - отдельная категория).

3) Заглавная строка состоит из заголовков столбцов и располагается в самом начале списка. Заголовки - это метки соответствующих полей. Excel использует их при сортировке, поиске, выдаче отчетов по спискам. Рекомендуется выделять заглавную строку, отформатировав ее иначе, чем остальные данные.

В списке Excel каждый столбец - это поле, а каждая строка - это запись.

Для того, чтобы таблица интерпретировалась Excel как список, необходимо соблюдение следующих правил:

1) В списке не должно быть объединенных и пустых ячеек, строк и столбцов

2) Заголовок должен состоять из одной строки

3) Не следует вставлять пустую строку между заглавной строкой и прочими строками списка, т.к. некоторые инструменты, например, автофильтр корректно работают только с непрерывными диапазонами

4) В заголовки не помещают реквизиты, в которых рассчитываются итоговые результаты (например, реквизит «всего»)

Разработка баз данных средствами Excel начинается заданием заголовков полей (столбцов) на рабочем листе.

Затем производится ввод информации в поля базы данных. Базы данных отличаются от обычных таблиц способом организации данных. В таблице базы данных заголовки столбцов называются заголовками полей, а строки таблицы называются записями. Рассмотрим пример формирования списка Excel на основе ИЛМ.

Пример 3. Разработать структуру рабочего листа для формирования списка Excel (за основу взять информационную модель документа «Накладная» из примера 2).

Решение.

На рабочем листе Excel в качестве заголовков столбцов разместим реквизиты, приведенные на рис. 2.2.

Порядок расположения реквизитов можно посмотреть на рис. 3.1. Реквизит «Ед. изм.» на рабочем листе размещен после реквизита «Производитель»,

 
 
Рисунок 3.1 Строка заголовков (имена полей) списка Excel

 


Т.о., цель примера 3 достигнута.

Рассмотрим возможности ввода информации в созданный список. Сначала можно подготовить ячейки для тех реквизитов, в которых будут производиться вычисления по формулам: «Сумма», «НДС» и «Сумма с СНД».

Введенные в ячейки формулы можно просмотреть переходом в режим «Отображение формул в ячейках листа» (см. рис. 3.2).

 

 

 

 
 
Рисунок 3.2 - Переход в режим «Отображение формул в ячейках листа»


На рис.3.3 приведен фрагмент рабочего листа в режиме отображения формул.

 

 
 
Рис. 3.3 - Вид рабочего листа в режиме «Отображение формул в ячейках листа»  

 

 


Ввод информации в базу данных можно производить прямо в ячейках таблицы или с использованием средств ввода информации в БД.

Одним из средств ввода информации в список является «Проверка данных». Правильность вводимой информации обеспечит адекватный ее анализ. Очень важно человеку, который вводит информацию, предоставить помощь в виде инструкций и четких сообщенийпри вводе неверных данных для обеспечения гладкого процесса ввода данных.

После принятия решения о том, какая проверка данных будет использоваться для листа, можно настроить эту проверку, выполнив следующие действия:

1) Выберите одну или столбец ячеек для проверки.

2) На вкладке Данные в группе Средства обработки данных выберите команду Проверка,отобразится диалоговое окно Проверка данных(рис. 3.4).

Рисунок 3.4 – Проверка вводимых в список значений

3) Далее, следуя вкладкам диалогового окна, задать условия на значения. В случае возникновения проблем, обратитесь к Справке MSOffice.

 

Введенная и проверенная информация является плоской базой данных или списком Excel и впоследствии может быть проанализирована средствами, которые предусмотрены программным продуктом.Список Excel, заполненный информацией, приведен на рис. 3.5.

 

 
 
Рисунок 3.5 - Фрагмент списка, заполненный информацией

 


Как видно из приведенного фрагмента (рис. 3.5), списки Excel характеризуются значительными повторениями информации, что делает их неудобными для формирования значительных по размеру БД.

 

Решение

После открытия раскрывающего списка фильтра в пол Сумма переходим к команде Настраиваемый фильтр и заполняем диалоговое окно, как показано на рис. 3.12.

 

Рисунок 3.12 –Вызов и настройка диалогового окна «Пользовательский фильтр»

 

Результаты фильтрации после использования настраиваемого фильтра для поля Сумма приведены на рис. 3.13

Рис. 3.13 Результаты настраиваемой фильтрации списка (фрагмент)

 


Т.о., цель примера 4 достигнута.

Решение

 

В соответствии с заданием сначала проведем сортировку списка по двум полям: сначала по полю Товарная группа, а затем – по полю Производитель.

Промежуточные итоги, проводимые более чем по одному полю, называют сложными итогами. Подводятся они в два этапа. На первом этапе итоги подводят по первому полю, а на втором – по второму полю, не убирая предыдущий результат(рис. 3.16).

 

 
 
Рисунок 3.16 - Настойки сортировок списка

 


После проведенных сортировок списка можно подводить итоги. Сначала подводим итоги по полю Товарная группа. Заполненное диалоговое окно «Промежуточные итоги» приведено на рис. 3.17, результат – на рис. 3.18.

 

 
 
Рис. 3.17 Подготовка диалогового окна «Промежуточные итоги» для первого этапа подведения итогов

 

 


После подведения итогов слева на рабочем листе появляются символы струткуры и кнопки структурных уровней, что позволяет сворачивать и разворачивать отдельные фрагменты итогов с целю обощения или детализации данных. На рис. 3.18 приведен фрагмент промежуточных итогов списка после сворачиванияданных 2-го уровня. Для наглядности результата нарабочем листе были скрыты стобцы А-E и H-K.

А) Б)
Рисунок 3.18– Фрагменты промежуточных итогов: А) результат первого этапа подведения итогов; Б) результат первого этапа подведения итогов после свертывания данных 2-го уровня

 

На втором этапе подведения промежуточных итогов примера 5 в диалоговом окне «Промежуточные итоги» необходимо задать соответствующие заданию условия и обязательно убрать флажок «Заменить текущие итоги».

После вторичного подведения промежуточных итогов слева на рабочем листе добавится еще один уровень структуры (см. рис. 3.19).

 
 
Рис. 3.19 Результат второго этапа подведения итогов или сложные итоги


В результате 2-го этапа подведения промежуточных итогов появился еще один структурный уровень (см. рис. 3.19).

Результаты промежуточных итогов позволят менеджеру проектов оценить затраты по товарам и товарным группам в соответствии с финансовим планом и сметой проекта. Чтобы убрать результат промежуточных итогов, нужно в диалоговом окне «Промежуточные итоги» щелкнуть «Убрать все».

Следует отметить, что процедура «Промежуточные итоги» является удобным средством промежуточного анализа и контроля финансовых потоков проекта, однако в Excel имеется более мощное средство анализа – сводные таблицы.

 

Вопросы для самопроверки

 

1. Из каких элементов состоит список Excel?

2. Сформулируйте условия, при соблюдении которых таблица интерпретируется как список Excel?

3. С чего начинают формирование списка Excel?

4. Какими способами можно вводить информацию в список Excel?

5. Для каких целей используют средство «Проверка данных»?

6. Дайте характеристику внешнему виду информации в списке.

7. Как взаимосвязаны схема документа внемашинной информационной базы и список Excel, сформированный на ее основе?

8. Назовите средства анализа информации в списке Excel.

9. По скольким полям одновременно можно проводить сортировку данных списков?

10. По скольким полям одновременно можно проводить фильтрацию данных списков?

11. Какие средства анализа данных в списках Excelотносятся к средствам предварительного анализа?

12. Какой анализ позволяют проводить промежуточные итоги?

13. Какую роль в анализе данных играет структуризация рабочего листа после подведения промежуточных итогов?

14. Как выбрать встроенную функцию для расчета в промежуточных итогах?

15. Какую операцию со списком необходимо сделать перед подведением итогов?

16. Что такое сложные итоги?

17. Каковы основные правила формирования сложных итогов?

 

Решение

Ответить на задание примера 6 можно под различными углами зрения, которые зависят от знаний и навыков менеджера. Рассмотрим 2 из них.

1) Создадим сводную таблицу, в которой будут отражены финансовые потоки для поставщиков проекта. На рис. 4.4 А) и Б) приведен макет и сводная таблица с перечнем поставщиков и денежных сумм, оплаченных поставщикам проекта.

Если необходимо рассмотреть отток денежных средств по датам, то в макете сводной таблицы нужно поле Поставщик заменить полем Дата. Результат построения такой сводной таблицы приведен на рис. 4.4.В).

2) Создадим более сложную сводную таблицу, в которой данные будут представлены по строкам и по столбцам. В качестве заголовков строк будем использовать поля Товарная группа и Наименование, для заголовков столбцов – поле Дата. Такая сводная таблица покажет денежные потоки, как по датам, так и товарным группам и наименованиям товаров.

А) Б)
В)
  Рисунок 4.4 – А) подготовка макета и Б) результаты построения простой сводной таблицы

 

Чтобы создать рассматриваемую сводную таблицу нужно сначала создать макет. Один из вариантов макета приведен на рис. 4.5.

Рисунок 4.5 - Макет сводной таблицы для примера 6

Результат построения сводной таблицы приведен на рис. 4.6 А. В сводных таблицах такого уровня сложности, когда два и более двух наименований полей размещены в качестве наименования строк или столбцов, появляются знаки структуризации, как и при подведении промежуточных итогов. Поэтому в таких сводных таблицах можно также сворачивать и разворачивать отдельные фрагменты таблицы с целью детализации или обобщения данных (рис. 4.6 Б).

В сводных таблицах можно менять местами или просто перемещать любые поля, но сделать это можно только в макете сводной таблицы простым перетаскиванием полей. Такая возможность, предоставленная разработчиками MSExcel, позволяет менять угол зрения на анализируемую информацию с использованием сводных таблиц.

Следует отметить, что сводные таблицы играют роль запросов к базе данных Excel.

Кроме табличных средств анализа данных сводной таблицы можно использовать наглядность графического отображения финансовых потоков проекта, которые можно получить различными способами построения макета одной и той же сводной таблицы, но, выбрав в этом случае в меню Сводная таблица, опцию Сводная диаграмма, как показано на рис. 41 Б.

 

А)
Б)
Рисунок 4.6 - Сводные таблицы: А) таблица с полной информацией; Б) таблица со свернутыми наименованиями товаров

 

На рис. 4.7 приведена сводная диаграмма, соответствующая сводной таблице на рис. 4.4 Б. Особенностью таких диаграмм является наличие в них кнопок сводной диаграммы, которые соответствуют полям макета сводной диаграммы.

 

 

Рисунок 4.7 – Сводная диаграмма для таблицы из рис. 4.4 Б.

 

Кнопки сводных диаграмм можно удалить из графика. Это можно сделать с использование контекстного меню или из опции менюАнализировать, которая появляется при активизации сводной диаграммы (рис. 4.8.

 

А) Б)
Рисунок 4.8 – Возможности скрыть кнопки сводной диаграммы: А) из контекстного меню; Б) из меню Анализировать

На рис. 4.9 А и 4.9 Б приведены уже отредактированные сводные диаграммы (на них отсутствуют кнопки сводных диаграмм, легенды и заголовки), на которых отражены материальные и денежные потоки системы снабжения проекта.

А)
Б)

Таким образом, задание примера 6 выполнено.

 

Т.к. списки Excel являются базами данных, то они могут подвергаться изменениям. Однако изменения в исходном списке не приводят к автоматическому обновлению (перерасчету) в сводной таблице. Чтобы изменения в списке отразились в результатах сводной таблицы нужно при активной сводной таблице на вкладке Параметры щелкнуть кнопкуОбновить (см. рис. 4.10).

 

 
 
Рисунок 4.10 - Обновление сводных таблиц


Вопросы для самопроверки

 

1. Сформулируйте различия между сводными таблицами и промежуточными итогами списковExcel.

2. Можно ли сводную таблицу интерпретировать как запрос к базе данных (списку)Excel?

3. Что такое макет сводной таблицы?

4. Как управлять макетом сводной таблицы?

5. Где находится область фильтра в макете сводной таблицы?

6. Можно ли изменить положение столбцов и строк в сводной таблице на рабочем листе?

7. В каких сводных таблицах появляются знаки структуризации?

8. Как построить сводную диаграмму?



Последнее изменение этой страницы: 2016-04-07; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 54.236.58.220 (0.039 с.)