Информационно-логическая модель плоской базы данных

 

ИЛМ должна строиться вне зависимости от того, будете ли вы в дальнейшем пользоваться какой-либо СУБД или другими программными средствами для реализации своей модели.

ИЛМ ПО состоит из:

1) Словесного описания предметной области

2) Информационных потребностей пользователя

3) Схем документов вне машинной информационной базы

4) Ограничений ПО.

В ИЛМ ПО документы вне машинной информационной базы называются объектами, реквизиты документов называются свойствами объекта.

Наиболее значимой для внутримашинного проектирования БД являются схемы документов внемашинной базы, которые отражают свойства их реквизитов. Под свойством реквизита документа внемашинной информационной базы понимают то, сколько значений внутри документа может иметь реквизит.

Если реквизит имеет только одно значение в документе, то в этом случае он обладает единичным свойством. Например, одно значение в документе Накладная (см. рис. 1.3 и Приложение А) имеют реквизиты: номер накладной, дата оформления и др.). На схеме документа внемашинной информационной базы единичное свойство реквизита отмечают единичной стрелкой ().

Если реквизит может иметь несколько значений в документе, то в этом случае говорят, что он обладает множественным свойством. Например, реквизит Наименование товара, в котом может быть перечислено более 10 товаров (услуг). С реквизитом Наименование товара количественно связаны реквизиты: единицы измерения, количество, цена за единицу, сумма. На схеме документа внемашинной информационной базы множественное свойство реквизита отмечают двойной стрелкой ().

В качестве примера рассмотрим процедуру построения ИЛМ ПО некоторго проекта.

Условие примера 2. Создать ИЛМ ПОпоставок оборудования и материалов для строительного проекта. С целью упрощения излагаемого материала будет рассмотрен только один документ внемашинной информационной базы ПО – Накладная.

Решение

1) Описание ПО

Для успешной реализации в системе управления создана структура для организации снабжения проекта материалами и оборудованием. В системе снабжения используются документы: Договоры поставок, Накладные, Платежные поручения и др.

2) Описание информационных потребностей пользователей (функций ПО).

С целью обеспечения своевременности поставок материалов и оборудования в проект его служба снабжения должна решить задачи:

- Своевременно заключать и вести оперативный учет и анализ договоров, накладных и платежных поручений;

- Определять возможные срывы в поставках;

- Контролировать финансовый план и сметы поставок.

3) Схема документов вне машинной информационной базы.

Связи между документами внемашинной информационной базы ПО были приведены ранее на рис. 1.3. Т.к. нами выбран для примера один документ внемашинной информационной базы «Накладная», то для этого документа разработаем информационную схему или информационную модель (см. рис. 2.1 А).

Переход отинформационной к логической модели предполагает исключение из дальнейшего (внутримашинного) рассмотрения некоторых реквизитов, которые с точки зрения пользователя не представляют интереса для хранения и анализа. Такие реквизиты на рис. 2.1 А зачеркнуты штриховыми линиями.

Кроме того, с целью более глубокого анализа поступлений материалов для работы проекта, разумно добавить некоторые реквизиты, более широко характеризующие поставляемые сырье и материалы. Например, в рассматриваемом примере снабжения проекта материаламицелесообразно добавить реквизиты «товарная группа» и «производитель». Первый из предложенных к добавлению реквизитов позволит оценить и сопоставить затраты в соответствии с товарной группой, а второй –качество поставляемой однотипной продукции, но изготовленной различными производителями. Результаты изменений информационной модели в нашем случае отражают логическую модель плоской базы данных (см. на рис. 2.1.Б).

 

А)	Б)
Рисунок 2.1 – Информационная модель документа Накладная (А) и Логическая модель документа Накладная для плоской базы данных (Б)

 

При последующей внутримашинномпроектировании плоской базы данных наименования реквизитов из логической модели данных можно использовать в качестве наименования полей базы данных.

Таким образом, цель примера 2 достигнута: построена ИЛМ предметной области поставок материалов в строительный проект.

В последующем полученные результаты построения ИЛМ для плоских баз данных будут использованы при разработке ИЛМ для реляционных баз данных.

Вопросы для самопроверки

 

1. Что представляет собой логический и физический уровень создания баз данных?

2. С чего начинается проектирование внутримашинной информационной базы?

3. Дайте характеристики существующих моделей баз данных.

4. Как создается информационная модель данных?

5. Что такое логический уровень представления данных?

6. Что такое физический уровень представления внутримашинной информационной базы?

7. С кокой целью разрабатывается ИЛМ ПО?

8. Из каких этапов состоит разработка ИЛМ ПО?

9. С какой целью в ИЛМ проводят описание ПО?

10. Что представляют собой ограничения ПО?

11. В какой части ИЛМ проводят описание ограничений ПО?

12. Каковы принципы разработки схем документов внемашинной информационной базы?

13. Что такое свойство реквизита документа внемашинной информационной базы?

14. Оказывает ли влияние на базу данных логическая модель?

15. Как в схеме документа внемашинной информационной базы отражают свойства реквизитов?

16. Какие реквизиты документов внемашинной информационной базы не целесообразно отражать в схеме документа?

17. Какие дополнительные реквизиты целесообразно отражать в логической модели данных?

 

 

 

ЛЕКЦИЯ № 3. ВНУТРИМАШИННОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ и предварительный анализДАННЫХ В СПИСКАХ MS EXCEL

 

План лекции

3.1 Организация списковExcel

3.2Предварительный анализ информации в списках Excel

3.2.1 Сортировки и фильтрации и списков

3.2.2 Подведение промежуточных итогов

 

Организация списков Excel

В течение многих лет преимущественно использовались плоские таблицы (плоские БД), к которым относятся специальные таблицы Excel, называемые списками.

Хотя в настоящее время разработано множество информационных систем по управлению проектами, очень многие проектные менеджеры ведут управленческий учет в Excel, используя с этой целью возможности анализа в списках Excel.

Список состоит из трех основных структурных элементов:

1) Записи подобны карточкам библиотечного каталога. Каждая запись должна содержать полное описание конкретного элемента.

2) Поля - это отдельные категории, по которым упорядочена информации в списке (отдельный столбец - отдельная категория).

3) Заглавная строка состоит из заголовков столбцов и располагается в самом начале списка. Заголовки - это метки соответствующих полей. Excel использует их при сортировке, поиске, выдаче отчетов по спискам. Рекомендуется выделять заглавную строку, отформатировав ее иначе, чем остальные данные.

В списке Excel каждый столбец - это поле, а каждая строка - это запись.

Для того, чтобы таблица интерпретировалась Excel как список, необходимо соблюдение следующих правил:

1) В списке не должно быть объединенных и пустых ячеек, строк и столбцов

2) Заголовок должен состоять из одной строки

3) Не следует вставлять пустую строку между заглавной строкой и прочими строками списка, т.к. некоторые инструменты, например, автофильтр корректно работают только с непрерывными диапазонами

4) В заголовки не помещают реквизиты, в которых рассчитываются итоговые результаты (например, реквизит «всего»)

Разработка баз данных средствами Excel начинается заданием заголовков полей (столбцов) на рабочем листе.

Затем производится ввод информации в поля базы данных. Базы данных отличаются от обычных таблиц способом организации данных. В таблице базы данных заголовки столбцов называются заголовками полей, а строки таблицы называются записями. Рассмотрим пример формирования списка Excel на основе ИЛМ.

Пример 3. Разработать структуру рабочего листа для формирования списка Excel (за основу взять информационную модель документа «Накладная» из примера 2).

Решение.

На рабочем листе Excel в качестве заголовков столбцов разместим реквизиты, приведенные на рис. 2.2.

Порядок расположения реквизитов можно посмотреть на рис. 3.1. Реквизит «Ед. изм.» на рабочем листе размещен после реквизита «Производитель»,

	Рисунок 3.1 Строка заголовков (имена полей) списка Excel

 

Т.о., цель примера 3 достигнута.

Рассмотрим возможности ввода информации в созданный список. Сначала можно подготовить ячейки для тех реквизитов, в которых будут производиться вычисления по формулам: «Сумма», «НДС» и «Сумма с СНД».

Введенные в ячейки формулы можно просмотреть переходом в режим «Отображение формул в ячейках листа» (см. рис. 3.2).

 

 

 

	Рисунок 3.2 - Переход в режим «Отображение формул в ячейках листа»

На рис.3.3 приведен фрагмент рабочего листа в режиме отображения формул.

 

	Рис. 3.3 - Вид рабочего листа в режиме «Отображение формул в ячейках листа»

 

 

Ввод информации в базу данных можно производить прямо в ячейках таблицы или с использованием средств ввода информации в БД.

Одним из средств ввода информации в список является «Проверка данных». Правильность вводимой информации обеспечит адекватный ее анализ. Очень важно человеку, который вводит информацию, предоставить помощь в виде инструкций и четких сообщенийпри вводе неверных данных для обеспечения гладкого процесса ввода данных.

После принятия решения о том, какая проверка данных будет использоваться для листа, можно настроить эту проверку, выполнив следующие действия:

1) Выберите одну или столбец ячеек для проверки.

2) На вкладке Данные в группе Средства обработки данных выберите команду Проверка, отобразится диалоговое окно Проверка данных (рис. 3.4).

Рисунок 3.4 – Проверка вводимых в список значений

3) Далее, следуя вкладкам диалогового окна, задать условия на значения. В случае возникновения проблем, обратитесь к Справке MSOffice.

 

Введенная и проверенная информация является плоской базой данных или списком Excel и впоследствии может быть проанализирована средствами, которые предусмотрены программным продуктом.Список Excel, заполненный информацией, приведен на рис. 3.5.

 

	Рисунок 3.5 - Фрагмент списка, заполненный информацией

 

Как видно из приведенного фрагмента (рис. 3.5), списки Excel характеризуются значительными повторениями информации, что делает их неудобными для формирования значительных по размеру БД.