Работа 5. Сортировка и фильтрация данных

 

Задание 1. Сортировка

Сортировка — упорядочение данных по какому-либо признаку. Для сортировки в среде баз данных предусмотрены кнопки на панели инструментов:

- сортировка по возрастанию;

- сортировка по убыванию.

При сортировке все строки таблицы перестраиваются в указанном порядке. Сортировка позволяет упорядочить данные любого типа: числа, текст, даты. В табл. 5 указано, что означает возрастание для каждого из этих типов.

Табл. 5. Сортировка различных типов данных

Тип данных	Сортировка по возрастанию
Числа	В порядке возрастания
Текст	По алфавиту
Даты	В порядке возрастания года в дате При одинаковых годах в порядке возрастания месяца При одинаковых месяцах по возрастанию порядкового дня

 

Выполните следующие виды сортировки:

- сортировка списка сотрудников по фамилиям в алфавитном порядке;

- сортировка списка сотрудников по датам рождения в порядке убывания воз­раста;

- сортировка списка сотрудников по ключевому полю в порядке возрастания.

Технология работы

1. Откройте таблицу СОТРУДНИКИ.

2. Выделите поле сортировки Фамилия щелчком на названии поля: при этом вы­деляется весь столбец с заголовком.

3. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию. Просмотрите результаты сорти­ровки: все фамилии расположены в алфавитном порядке.

4. Проведите другие виды сортировки, указанные в задании.

Сортировку по двум и более полям можно задать, используя запрос. Сортировку указывают также при создании отчетов.

ПРИМЕЧАНИЕ Если по каким-то причинам на панели инструментов отсутствуют кнопки сор­тировки, то можно использовать команды: Записи, Сортировка, Сортиров­ка по возрастанию (Сортировка по убыванию).

Задание 2. Поиск с использованием фильтра «по выделенному»

Поиск (фильтрация) - выбор данных, удовлетворяющих некоторому условию. Выбор из базы данных тех записей, которые удовлетворяют требованиям пользо­вателя, осуществляется с помощью фильтров. Условие, по которому производит­ся поиск и отбор записей, называется фильтр.

Одним из самых простых способов отбора записей является использование филь­тра «по выделенному».

 

Технология работы

1. Откройте таблицу данных.

2. В какой-нибудь записи выделите значение одного из полей или его часть.

3. Выполните действие Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. После применения фильтра в таблице останутся только записи, содержащие выделенное значение. К уже отобранным записям можно вновь применить другой фильтр. Тогда ос­танутся только записи, удовлетворяющие двум последовательно примененным критериям отбора.

4. Чтобы просмотреть все записи, надо выполнить действие Записи, Удалить фильтр. Среда баз данных помнит последний установленный фильтр.

ПРИМЕЧАНИЕ. Как правило, кнопки инструментов Фильтр по выделенному и Удалить фильтр расположены на панели инструментов.

Фильтр можно задать также в форме или запросе. Технология работы аналогич­на приведенной выше.

Проведите в таблице СОТРУДНИКИ отбор записей, удовлетворяющих следующим условиям:

- фамилия сотрудника начинается на букву «П»;

- день рождения сотрудника — в декабре;

- сотрудники, работающие в подразделении Дирекция;

- сотрудники, имеющие должность «менеджер»;

- менеджеры, работающие в отделе снабжения.

Технология работы

1. Откройте таблицу СОТРУДНИКИ. Просмотрите, есть ли в таблице записи, удовлет­воряющие заданным условиям отбора.

2. Добавьте в таблицу данные так, чтобы было несколько записей, соответствую­щих заданным условиям отбора. В дальнейшем вы сможете проверить, пра­вильно ли был применен фильтр.

3. Выполните фильтрацию согласно заданию. После каждого отбора удаляйте фильтр, чтобы вновь работать со всеми записями.

4. Чтобы отобрать всех менеджеров, работающих в отделе снабжения, сначала задайте фильтр, отбирающий всех сотрудников этого отдела, а затем из ото­бранных записей выберите только менеджеров.

Поскольку созданная база данных — учебная, и в ней не очень много записей, каждый фильтр будет отбирать одну-две записи. При работе с большими базами данных, содержащими тысячи записей, необходимость применения фильтра ста­новится очевидной.

Задание 3. Простой фильтр

Использование простого фильтра — другая возможность отбора данных. Простой фильтр позволяет задать сразу несколько критериев отбора по разным полям.

Технология работы

1. Открыть таблицу данных.

2. Выполнить действие Записи, Фильтр, Изменить фильтр или щелкнуть на кнопке Изменить фильтр на панели инструментов. Появится аналог табли­цы, но содержащий только одну пустую строку вместо записей.

3. В полях введите критерии отбора и щелкните на кнопке Применить фильтр, или выполните аналогичную команду в меню Записи.

4. Дальнейшие действия аналогичны применению фильтра по выделенному.

5. Выполните фильтрацию, используя простой фильтр, по критериям Задания 2.

 

Работа 6. Обработка данных с помощью запросов

 

Задание 1. Создание запроса на выборку из двух таблиц с помощью мастера

Запрос — это операция, которая объединяет в себе основные режимы обработки данных: сортировку, фильтрацию, объединение данных из разных источников, преобразование данных. Под преобразованием данных понимается возможность создания вычисляемых полей, в которых по формулам на основании имеющейся информации получается новая.

Создайте запрос ИСПОЛНИТЕЛЬ, в котором представлены фамилии сотрудников и сокращенное название отдела, в котором они работают.

 

Технология работы

1. В главном окне базы данных выделите объект Запросы.

2. Запустите режим создания запроса с помощью мастера.

3. Создайте запрос, следуя шагам мастера:

1) Выбор полей из таблиц (рис. 13):

- выберите из списка Таблицы и запросы таблицу СТРУКТУРА ФИРМЫ;

- перенесите в список выбранных полей (справа) поле Сокращение;

- выберите из списка Таблицы и запросы таблицу СОТРУДНИКИ;

- перенесите в список выбранных полей (справа) поле Фамилия;

- перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

2) Ввод имени запроса:

- введите имя запроса ИСПОЛНИТЕЛЬ.

- завершите работу мастера, нажав кнопку Готово.

Рис. 13. Первый шаг мастера запросов

4. Просмотрите результаты запроса в режиме таблицы.

5. Выберите режим конструктора запроса (Вид, Конструктор). Откроется бланк запроса. В верхней части бланка расположена схема связи таблиц, используе­мых в запросе.

6. В нижней части расположена таблица описания полей запроса (рис. 14). В первой строке перечислены поля запроса. Во второй строке указано имя таб­лицы, из которой взято поле. В третьей строке можно задать сортировку полей.

7. Установите в обоих полях сортировку по возрастанию. При наличии сортиров­ки в нескольких полях, программа выполняет сначала первую, потом вторую и т. д. Таким образом, запрос предоставляет возможность задать сортировку по нескольким полям.

 

Рис. 14. Режим конструктора запроса

8. Перейдите в режим просмотра таблицы (Вид, Режим таблицы). Просмотрите, как изменилось расположение данных. Не забудьте сохранить изменения.

 

Задание 2. Создание в запросах вычисляемых полей

Создайте запрос СОТРУДНИКИ_ЗАПРОС с вычисляемыми полями, в которых по данным таблицы СОТРУДНИКИ будут получены новые данные со следующими назначения­ми (табл. 6).

Табл. 6. Назначение полей запроса

Имя поля запроса	Назначение
КодСотрудника	Устанавливает связь получаемых в других полях данных с конкретным сотрудником по ключевому полю
ФИО	Содержит фамилию, имя и отчество как одну строку
Возраст	Вычисляет количество полных лет по дате рождения
Месяц	Определяет номер месяца рождения по дате
День	Определяет порядковый день месяца рождения по дате

 

Созданные в запросе поля Месяц и День позволят по-другому провести сортиров­ку сотрудников по месяцам и дням даты рождения и составить список, в котором сотрудники будут указаны в порядке дат рождения от начала года.

Технология работы

1. В главном окне базы данных выделите объект Запросы.

2. Запустите режим создания запроса с помощью конструктора. Откроется окно Добавление таблицы.

3. В окне Добавление таблицы выделите таблицу СОТРУДНИКИ и щелкните на кнопке Добавить. Откроется бланк запроса. В верхней части бланка представлен спи­сок полей таблицы СОТРУДНИКИ.

4. В первом столбце бланка запроса введите имя поля КодСотрудника, выбрав его из списка, который раскроется при щелчке на первой строке. Имя таблицы появится во второй строке автоматически.

5. В следующем столбце создайте поле ФИО, в котором фамилия, имя, отчество сотрудника будут представлены как единая текстовая строка. Дляэтого:

- правой кнопкой мыши щелкните на второй графе строки Поле: откроется окно Построитель выражений (рис.15);

 

Рис. 15. Окно построителя выражений

- в левом окне обзора раскройте папку Таблицы и в ней вложенную папку Со­трудники: поля таблицы СОТРУДНИКИ будут представлены в среднем окне по­строителя запросов;

- введите формулу для вычисляемого поля ФИО согласно схеме (рис.16);

- завершите ввод формулы, нажав ОК;

- убедитесь, что формула появилась в бланке запроса. Так как ширина столб­ца не очень большая, то вся формула не будет видна. Либо увеличьте ши­рину столбца, либо просмотрите формулу, перемещая по ней курсор.

6. В третьем столбце постройте выражение для поля Возраст, в котором произво­дится вычисление количества полных лет по дате рождения:

Возраст: Yеаr(Now())-Yеаr([Сотрудники]![ДатаРождения])

Эта формула содержит встроенные функции Yеаr(), которая вычисляет год по дате, и Now(), которая вычисляет текущую дату. Встроенные функции можно найти, открыв в построителе выражений в окне обзора папки Функции папку Встроенные функции. Возраст получается как разность между годом, отсчитан­ным от текущей даты, и годом, отсчитанным от даты рождения.

 

Рис. 16. Схема формулы вычисляемого поля ФИО

7. В следующем столбце постройте выражение для поля Месяц, в котором произ­водится вычисление по дате рождения порядкового номера месяца. В формуле используется встроенная функция Моnth ():

Месяц: Моnth([Сотрудники]![ДатаРождения])

8. В следующем столбце постройте выражение для поля День, в котором произ­водится вычисление по дате рождения порядкового дня месяца. В формуле используется встроенная функция Day()

День: Day([Сотрудники]!(ДатаРождения])

9. Задайте в бланке запроса сортировку по полю Месяц, затем по полю День.

10. Включите в бланк запроса поле ДатаРождения из таблицы СОТРУДНИКИ.

11. Перейдите в режим таблицы (меню Вид) и просмотрите результаты работы запроса.

Для самостоятельной работы

Задание 1. Создайте в бланке запроса поле Адрес, в котором по названию улицы, номеру дома и квартиры формируется адрес в виде одной строки.

Задание 2. Введите в бланк запроса условие, по которому отбираются все сотруд­ники в возрасте от 25 до 40 лет.