Работа 2. Редактирование базы данных

 

Задание 1. Изменение свойств полей

При создании новой таблицы вы задавали только тип поля. Другие свойства полей определялись автоматически. Свойства полей вы можете просмотреть в режиме конструктора.

Просмотрите свойства полей таблицы СОТРУДНИКИ и измените, некоторые свойства с целью ее улучшения.

Технология работы

1. В главном окне базы данных откройте таблицу СОТРУДНИКИ.

2. В меню Вид выберите Режим конструктора.

3. В нижней части окна конструктора расположена информация о свойствах того поля таблицы, которое в данный момент выделено.

4. Выделите поле Фамилия. На вкладке Общие рассмотрите строку со свойством Размер поля, в которой определяется максимальная допустимая длина тексто­вой строки этого поля. Вы увидите, что после создания таблицы здесь установ­лено значение 50 символов. Вряд ли найдется фамилия такой длины. Изме­ните значение на более правдоподобное, например 20.

5. Аналогичным образом измените размеры полей Имя, Отчество.

 

Задание 2. Создание нового поля с использованием подстановки значений из другой таблицы

Создайте в таблице СОТРУДНИКИ поле НазваниеОтдела, где для каждого сотрудни­ка будет указываться название отдела, в котором он работает. Используйте Мас­тер подстановок.

Мастер подстановок используется в тех случаях, когда необходимо создать поле с повторяющимися значениями. Чтобы все значения были введены одинаково, удобно создать столбец подстановок. Тогда, при заполнении таблицы, значения полей можно будет заносить не с помощью ручного ввода, что очень утомитель­но, а путем выбора из списка.

Для подстановки можно использовать столбец из ранее созданной таблицы.

Технология работы

1. В главном окне базы данных откройте таблицу СОТРУДНИКИ.

2. В меню Вид выберите Режим конструктора.

3. В пустой строке щелкните в столбце Тип поля и в раскрывшемся списке выбери­те пункт Мастер подстановок.

ПРИМЕЧАНИЕ. Обратите внимание: имя поля вводить в этом случае необязательно.

4. Создайте новое поле, следуя шагам мастера.

1) Определение источника данных. Мастер предлагает два варианта источника данных. Выберите первый: Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или зап­роса (рис.3). Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

Рис.3. Первый шаг мастера подстановок

2) Выбор источника данных. В базе данных создана еще одна таблица: СТРУКТУРА ФИРМЫ. Выберите ее в качестве источника данных. Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее.

3) Выбор столбца подстановок. Перенесите имя поля НазваниеОтдела из левого списка в правый. Перейдите на следующий шаг, нажав кнопку Далее. Четвертый и пятый шаги не требуют пояснений и исправлений. Работа с мастером заканчивается щелчком на кнопке Готово.

5. После завершения работы мастера просмотрите, как изменилась структура таб­лицы СОТРУДНИКИ. В ней появилось поле КодОтдела, и ему присвоен тип Числовой.

6. Перейдите в режим таблицы и заполните новое поле, выбирая из списка для каждого сотрудника его место работы (табл. 4). После ввода данных закрой­те таблицу.

 

 

Табл. 4. Заполнение поля НазваниеОтдела для каждого сотрудника.

Фамилия	НазваниеОтдела
Соколов	Дирекция
Белых	Учебная часть
Мухин	Технический отдел
Ильина	Дирекция
Плужников	Дирекция
Андреева	Дирекция
Бортникова	Дирекция
Иванова	Бухгалтерия
Трофимов	Дирекция
Борзов	Отдел рекламы
Петрова	Учебная часть

 

Задание 3. Создание нового поля с фиксированным набором значений

Как правило, на предприятии существует фиксированный список должностей. Создадим поле с фиксированным набором значений. Для этого в таблице СОТРУДНИКИ создайте поле Должность с фиксированным набором значе­ний, используя Мастер подстановок.

 

Технологияработы

 

1. Откройте таблицу СОТРУДНИКИ в режиме конструктора.

2. В столбце Тип поля в пустой строке в списке выберите пункт Мастер подстановок.

3. На первом шаге работы мастера установите переключатель «Будет введен фик­сированный набор значений».

4. На втором шаге (рис.4) задайте число столбцов (1) и введите названия дол­жностей: директор, замдиректора, секретарь, гл. бухгалтер, бухгалтер, менеджер, маркетолог, консультант, преподаватель, специалист (список можно продолжить).

 

Рис.4. Столбец подстановки с фиксированным набором значений

5. На третьем шаге введите имя поля: Должность.

6. Завершите работу мастера щелчком на кнопке Готово.

7. Просмотрите, как изменилась структура таблицы. Щелкните на вкладке Под­становка. Вы увидите, что в строке Источник строк появился список должностей, записанных в кавычках и разделенных точкой с запятой.

8. Перейдите в режим таблицы и заполните созданное поле (табл. 4). Табл. 4. Заполнение поля Должность

Фамилия	Должность
Соколов	Директор
Белых	Преподаватель
Мухин	Консультант
Ильина	Секретарь
Плужников	Зам.директора
Андреева	Зам.директора
Бортникова	Зам.директора
Иванова	Гл.бухгалтер
Трофимов	Специалист
Борзов	Специалист
Петрова Консультант	Консультант

 

Задание 4. Создание и заполнение поля с фотографией сотрудника

Традиционно на каждом предприятии в отделе кадров заводится листок по уче­ту кадров. На этом листке обязательно помещается фотография сотрудника.

В компьютерной базе данных по учету сведений о сотрудниках также можно вста­вить фотографию сотрудника. В этом случае фотография должна быть представ­лена не в бумажном виде, а виде компьютерного файла графического формата с расширением.bmp.

В таблице СОТРУДНИКИ создайте новое поле, в котором будет храниться фотография сотрудника.

Технология работы

Подготовительная часть

1. В ранее созданной вами папке создайте вложенную папку ФОТОГРАФИИ.

2. Сохраните в папке ФОТОГРАФИИ несколько графических файлов с фотографиями сотрудников. Графические файлы можно создать, либо отсканировав бумажные фотографии, либо сфотографировав сотрудника специальным цифровым фотоаппаратом. Размер графического файла старайтесь сделать небольшим:

3х4 см, хотя, как вы позже увидите, это необязательно.

Основная часть

1. Откройте таблицу СОТРУДНИКИ в режиме конструктора.

2. Вставьте пустую строку после строки Отчество. Для этого:

- выделите строку ДатаРождения;

- в меню Вставка выберите пункт Строки.

3. В пустую строку введите название поля Фотография.

4. В столбце Тип поля в пустой строке в списке выберите пункт Поле объекта OLE.

5. Перейдите в режим таблицы.

6. Для вставки фотографии сотрудника щелкните правой кнопкой в поле Фото­графия в строке одного из сотрудников.

7. В контекстном меню выберите пункт Добавить объект. Появится диалоговое окно Вставка объекта (рис. 5).

8. Установите переключатель Создать из файла.

9. Щелкните на кнопке Обзор.

10. В диалоговом окне выберите папку ФОТОГРАФИИ и откройте в ней необходимый файл. Диалоговое окно Обзор закроется, а в окне Вставка файла появится путь к выбранному файлу.

11. Завершите вставку, нажав ОК.

 

Рис. 5. Окно Вставка объекта

12. После вставки файла в поле Фотография появится текст Точечный рисунок. Двой­ным щелчком на тексте вы можете активизировать программу просмотра фо­тографии.

ПРИМЕЧАНИЕ. В дальнейшем, при создании форм, вы получите возможность просматривать фотографии прямо из базы данных.

 

Задание 5. Создание таблицы дополнительных сведений о сотруднике

Создайте таблицу ДОПСВЕДЕНИЯ, в которой будут содержаться сведения о сотруд­никах, необходимые для отдела кадров. Особенность такой таблицы состоит в том, что в ней будет столько же записей, сколько и в таблице СОТРУДНИКИ. При этом каждая запись таблицы СОТРУДНИКИ будет соответствовать только одной записи таблицы ДОПСВЕДЕНИЯ.

Технология работы

В главном окне базы данных запустите режим создания таблицы с помощью конструктора.

Создайте структуру таблицы со следующими полями:

 

Имя поля	Тип данных
КодСотрудника	Числовой, длинное целое
Улица	Текстовый
Дом	Текстовый
Квартира	Текстовый

 

ПРИМЕЧАНИЕ. Обратите внимание, что имя первого поля КодСотрудника соответствует одноименному полю из таблицы СОТРУДНИКИ.

3. Задайте ключевое поле полю КодСотрудника.

4. Закройте окно конструктора. При закрытии сохраните новую таблицу с име­нем ДОПСВЕДЕНИЯ. (Данные в таблицу пока не вносите.)

5. В таблице ДОПСВЕДЕНИЯ создайте поля для дополнительных данных о сотруд­никах: паспорт, дата поступления на работу, номер приказа, домашний теле­фон, индекс и другие. Новые поля располагайте в таблице в логической по­следовательности, а не в том порядке, как они перечислены выше. Например, индекс должен располагаться перед улицей, домашний телефон после адреса. Для логически правильного расположения полей вам понадобится вставить пустые строки между уже имеющимися. Для этого в режиме конструктора вы­делите строку, перед которой будет располагаться вставленная строка, и выбе­рите из меню Вставка пункт Строки.

 

Работа 3. Установление связей между таблицами

 

Задание 1. Создание связи «один-ко-многим»

В созданной базе данных ОТДЕЛ_КАДРОВ у вас есть две таблицы: СОТРУДНИКИ и СТРУК­ТУРА ФИРМЫ. Установите связь «один-ко-многим» между двумя таблицами. Эта связь означает, что в одном отделе может числиться много сотрудников, но ни один сотрудник не может числиться сразу в нескольких отделах. Установите Обес­печение целостности данных, которое означает, что все изменения в таблице СТРУК­ТУРА ФИРМЫ отражаются и в таблице СОТРУДНИКИ.

Технология работы

1. Щелкните на кнопке Схема данных (Сервис, Схема данных). Открывшееся окно имеет рабочую об­ласть, в которую можно добавить необходимые таблицы и установить между ними связи.

2. Щелкните правой кнопкой на свободном пространстве окна и с помощью кон­текстного меню добавьте две созданные таблицы. Таблицы появляются в окне в виде небольших окон. Заголовок окна соответствует названию таблицы, со­держимое окна - названиям полей (рис. 6).

ПРИМЕЧАНИЕ. При открытии окна Схема данных в нем уже может находиться одна или обе созданные таблицы. Тогда необходимо добавить только отсутствующие.

3. В таблице СОТРУДНИКИ выделите поле КодОтдела.

4. Удерживая кнопку мыши, двигайте курсор к полю с таким же названием в дру­гой таблице. Когда курсор мыши окажется внутри другого окна, он изменит свой вид. После этого отпустите кнопку мыши. Откроется диалоговое окно Изменение связей (рис.7).

 

 

Рис. 6. Окно Схема данных: связь «один-ко-многим»

 

 

Рис. 7. Установка связи между таблицами

5. Установите флажок Обеспечение целостности данных.

6. Щелкните на кнопке Объединение. В дополнительном окне (рис.8) устано­вите переключатель 3 («Объединение ВСЕХ записей из "Сотрудники" и только тех за­писей из "Структура фирмы", в которых связанные поля совпадают»). Подтвердите свой выбор, нажав ОК. Просмотрите в окне Схема данных созданную связь. Связь имеет вид линии со стрелкой (см. рис. 6) и надписями «¥ —> 1». Эта связь называется «один-ко-многим». Установленное обеспечение целостности дан­ных означает, что если вы измените название отдела, эти изменения отразятся и в таблице СОТРУДНИКИ.

 

 

Рис.8. Окно параметров объединения

ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы изменить вид связи, укажите курсором на линию и щелкните правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите пункт Изменить связь. Посмот­рите, как будет меняться связь, если установить первый или второй переклю­чатель в дополнительном меню кнопки Объединение (рис. 8).

7. Откройте таблицу СТРУКТУРА ФИРМЫ. Слева в таблице теперь расположен стол­бец со значками «+». Эти значки указывают на наличие связи «один-ко-многим» и позволяют просмотреть запись из связанной таблицы.

8. Щелкните по значку в какой-нибудь строке. Откроются строки из связанной таблицы с фамилиями сотрудников этого отдела.

 

Задание 2. Создание связи «один-к-одному»

Установите связь «один-к-одному» между таблицами ДОПСВЕДЕНИЯ и СОТРУДНИКИ. Установите обеспечение целостности данных. После установления связи запол­ните таблицу ДОПСВЕДЕНИЯ данными.

Технология работы

1. Откройте окно Схема данных (см. рис. 6).

2. Добавьте к схеме данных таблицу ДОПСВЕДЕНИЯ.

3. В таблице СОТРУДНИКИ выделите поле КодСотрудника.

4. Удерживая кнопку мыши, двигайте курсор к полю с таким же названием в таб­лице ДОПСВЕДЕНИЯ. Когда курсор мыши окажется внутри другого окна, он изме­нит свой вид. После этого отпустите кнопку мыши. Откроется диалоговое окно Изменение связей (см. рис. 7).

5. Установите флажок «Обеспечение целостности данных».

6. Щелкните на кнопке Объединение. В дополнительном окне (рис. 8) устано­вите переключатель 2. Подтвердите свой выбор, нажав ОК.

7. Просмотрите в окне Схема данных созданную связь. Связь имеет линии со стрел­кой и надписями «1 —>1». Эта связь называется «один-к-одному» и означает буквально, что каждой записи в таблице СОТРУДНИКИ будет соответствовать толь­ко одна, связанная с ней запись в таблице ДОПСВЕДЕНИЯ.

8. Закройте окно Схема данных.

9. Откройте таблицу СОТРУДНИКИ. Слева в таблице теперь расположен столбец со значками «+». Эти значки указывают на наличие связи «один-к-одному» и позволяют просмотреть запись из связанной таблицы.

Щелкните на значке «+». Откроется строка из связанной таблицы для ввода данных.

10. Введите дополнительные сведения для всех сотрудников.