Наименование: создание многотабличных форм для загрузки подчиненных таблиц

ЦЕЛЬ РАБОТЫ: Освоить порядок разработки форм с подчиненными таблицами

1. ЛИТЕРАТУРА:

1.2. Малыхина М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование. – СПб.: БХВ-Петербург, 2004. – 512с.

1.3. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИФРА-М, 2003. – 352с. (серия «Профессиональное образование)

1.4. Сенов А. Access 2003. Практическая разработка баз данных. Учебный курс. – СПб.: Питер, 2005.-256с.

2. ЗАДАНИЕ:

2.1. Создать форму для ввода информации в таблицы в удобном для пользователя

формате. Создать сложную форму, объединив формы, созданные для разных

таблиц.

Разработка многотабличной формы без подчиненных форм

Разработать форму в режиме конструктора

Отредактировать созданные формы

3. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ:

§ Загрузить базу данных. Рассмотрим пример создания формы

Таблица – источник записей подчиненной формы

Таблица – источник записей основной части формы

Таблицы – источники полей для расшифровки идентификаторов подчиненной формы

Таблица- объект загрузки записей

Разработка многотабличной формы без подчиненных форм.

Разработка формы в режиме конструктора

Создание поля со списком с помощью мастера

Создание поля со списком без использования мастера

 

4. СОДЕРЖАНИЕ ОТЧЕТА:

4.1. Наименование и цель работы

4.2. Ответы на контрольные вопросы

4.3. Формы, представленные на экране

 

5. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

5.1. Какая таблица является источником записей основной части формы?

5.2. Какая таблица является источником записей подчиненной формы?

5.3. Какая таблица является объектом загрузки данных?

5.4. Режимы создания форм

5.5. С помощью какой панели создается кнопка? Порядок создания

 

 

Лабораторная работа № 13

 

НАИМЕНОВАНИЕ: Создание макросов

ЦЕЛЬ РАБОТЫ: Изучить основы создания макросов и научиться конструировать макросы

1. ЛИТЕРАТУРА:

1.1 Малыхина М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование. – СПб.: БХВ-Петербург, 2004. – 512с.

1.2 Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИФРА-М, 2003. – 352с. (серия «Профессиональное образование)

1.3 Сенов А. Access 2003. Практическая разработка баз данных. Учебный курс. – СПб.: Питер, 2005.-256с.

2 ЗАДАНИЕ:

Запустить базу данных

2.2. Создать несколько макросов для открытия созданных на предыдущих занятиях таблиц, запросов и отчетов.

2.3. Создать на панели инструментов кнопку для запуска одного из макросов.

2.4. В режиме конструктора формы создать кнопки, запускающие все созданные макросы.

2.5. Создать макрос с именем AUTOEXEC для открытия кнопочной формы и проверить его выполнение.

 

3. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ:

§ Для создания макроса, открывающего таблицы, рекомендуется выполнить следующие действия.

− Перейти на вкладку Макросы, нажать кнопку Создать, вследствие чего откроется окно конструктора макроса. Выбрать в меню Окно команду Слева направо, чтобы на экране отображались и окно базы данных, и окно макроса.

− В окне базы данных перейти на вкладку Таблицы. Перетащить с помощью мыши таблицу Студенты в окно макроса и разместить в первой ячейке столбца Макрокоманда. Таким образом, в макрос включается операция открытия таблицы Студенты.

− В столбец Примечание той же строки ввести текст: «Открытие таблицы «Студенты».

− С помощью клавиши ENTER перейти во вторую строку столбца Макрокоманда.

− В списке макрокоманд выбрать НаЗапись и установить аргументы: таблица Студенты и Последняя запись. Таким образом, после открытия таблицы текущей станет последняя запись. В столбец Примечание ввести текст: «Переход на последнюю запись».

− Повторить те же действия для таблицы Экзамены.

− Щелкнуть в следующей свободной ячейке столбца Макрокоманда и открыть список доступных макрокоманд. Выбрать команду Выполнить команду. В области аргументы макрокоманды активизировать поле Команда и выбрать в списке элемент TileVertically. Таким образом, в макрокоманду будет включена операция разделения экрана в случае открытия нескольких окон. В столбце Примечание набрать текст: «Упорядочение окон».

− Сохранить макрос с именем «Открытие БД».

− Осуществить запуск макроса, воспользовавшись одним из способов, описанных в п.5.3.

Подобную последовательность действий нужно выполнить чтобы создать макросы «Просмотр отчета» и «Открытие запроса», для открытия любых ранее созданных отчета и запроса для таблицы Студенты.

Примечание

При создании макроса рекомендуется активизировать кнопку панели По шагам.

§ Создать на панели инструментов кнопку для запуска макроса «Просмотреть отчет». Выполнить макрос, щелкнув мышью по его кнопке на панели инструментов.

Если на кнопке нет текста, его можно установить щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав опцию Настройка. При открытом окне «Настройка» вновь щелкнуть правой клавишей на кнопке макроса и установить режим «Значок и текст».

§ Создать кнопочную форму, разместив на ней элементы (кнопки) для

− открытия базы данных;

− открытия запроса;

− просмотра отчета.

Кнопки будут использоваться для запуска ранее созданных макросов. Чтобы создать кнопку, нужно воспользоваться одним из способов, описанных в п.5.6.

Изменить размеры кнопок, шрифты для надписей, цвета. Сохранить форму с именем «Главная форма».

§ Создать автоматически выполняемый макрос с именем AUTOEXEC для открытия формы «Главная форма». Чтобы проверить работоспособность макроса, нужно закрыть, а затем вновь открыть базу данных. Ответить на контрольные вопросы

4. СОДЕРЖАНИЕ ОТЧЕТА:

4.1. Наименование и цель работы

4.2. Ответы на контрольные вопросы

4.3. Макросы

 

5. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

5.1. Что такое макрокоманда?

5.2 Что такое макрос?

5.3 Как создать макрос?

5.4 Какие существуют способы запуска макроса?

5.5 Какие ошибки могут появиться при выполнении макроса и как их исправить?

5.6 Как добавить на панель инструментов кнопку, запускающую макрос?

5.7 Как в режиме формы создать кнопку для запуска макроса?

5.8 Для чего предназначен макрос AutoExec?

5.9 Как создать макрос AutoExec?

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

Конструктор макросов

 

Открыть окно Конструктор макросов (Macro Design) для создания нового макроса можно двумя способами:

1. Раскройте список макросов в окне База данных (Database), щелкнув левой кнопкой мыши по ярлыку Макросы (Macros), и нажмите кнопку Создать (New) в верхней части окна (рис. 11.1).
2. Щёлкните по стрелке вниз на кнопке Новый объект (New Object) на панели инструментов База данных (Database) и выберите элемент Макрос (Macro).

Окно Конструктора макросов построено аналогично окну Конструктора таблиц, т. е. разделено по горизонтали на две части: панель описаний и панель аргументов.

Верхняя часть окна Конструктора — панель описаний — состоит из нескольких столбцов. По умолчанию на этой панели выводится два столбца: "Макрокоманда" (Action) и "Примечание" (Comments). Панель описаний позволяет определить последовательность макрокоманд, из которых состоит макрос.

Строка в столбце "Макрокоманда" (Action) представляет собой поле со списком, в котором можно выбрать нужную макрокоманду.

Строка в столбце "Примечание" (Comments) — это обычное текстовое поле, в которое можно ввести комментарий, описывающий выполняемое действие.

Когда поле "Макрокоманда" (Action) заполнено, в нижней части окна Конструктора макросов появляется панель аргументов, предназначенная для ввода значений аргументов соответствующей макрокоманды. Список полей на этой панели зависит от выбранной макрокоманды и может отсутствовать, если макрокоманда не имеет аргументов. Таким образом, при создании макросов не нужно запоминать список аргументов для каждой макрокоманды.

На рис. 11.1 проиллюстрирован выбор макрокоманды Применить Фильтр (ApplyFilter). На панели аргументов имеются два поля, которые позволяют задать имя фильтра и условие отбора записей. Для того чтобы задать условие отбора записей, можно воспользоваться Построителем выражений (см. разд. "Создание выражений с помощью Построителя выражений" гл. 4).

Рис. 11.1. Конструктор макросов и панель аргументов

Такой макрос можно использовать в форме или отчете для того, чтобы ограничить число отображаемых записей.

Замечание

Для быстрого переключения между панелями описаний и аргументов, так же как при работе с таблицами и запросами в режиме Конструктора, можно использовать клавишу <F6>.

Существует еще один очень простой способ ввода макрокоманды. Допустим, нужно создать макрос, который должен открывать форму "Клиенты" (Customers) в приложении "Борей" (Northwind). Для этого в окне База данных (Database) необходимо щелкнуть по ярлыку Формы (Forms), затем, используя панель инструментов (способ 2), открыть окно Конструктор макросов (Macro Design) и перетащить с помощью мыши форму "Клиенты" (Customers) в поле "Макрокоманда" (Action) окна Конструктора макросов.

Совет

Для удобства перетаскивания объектов из окна База данных (Database) в форму выберите команду Окно, Слева направо (Window, Tile Vertically), чтобы расположить окна на экране рядом.

Тогда в поле "Макрокоманда" (Action) автоматически появится макрокоманда ОткрытьФорму (OpenForm) (рис. 11.2), а на панели аргументов автоматически заполнятся поля: в поле "Имя формы" (Form Name) появится имя формы "Клиенты" (Customers), в поле "Режим" (View) — значение по умолчанию Форма (Form), в поле "Режим окна" (Window Mode) — значение Обычное (Normal). Остальные поля останутся пустыми. Мы можем в этой же макрокоманде задать фильтр для отбора записей. Для этого введем в поле "Имя фильтра" (Filter Name) имя какого-нибудь фильтра, например "Менеджеры по продажам", который мы строили при изучении запросов (см. разд. "Создание запроса из фильтра" гл. 4).

Кроме того, можно сделать записи в этой форме недоступными для изменений, для чего в поле Режим данных (Data Mode) необходимо ввести значение Только чтение (Read Only).

Рис. 11.2. Автоматическое создание макрокоманд путем перетаскивания объектов

Аналогично можно создавать макрокоманды, перетаскивая из окна База данных (Database) таблицы, запросы, отчеты и другие макросы. При этом в окне Конструктора макросов будут появляться соответствующие макрокоманды: ОткрытьТаблицу (ОрепТаblе), ОткрытьЗапрос (OpenQuery), ОткрытьОтчет (OpenReport), ЗапускМакроса(RunMacro).

Для ввода аргументов макрокоманды чаще всего требуется выбирать значения из списков или вводить выражения. Для ввода выражений можно воспользоваться Построителем выражений, кнопка которого находится справа от поля аргумента. Еще одна кнопка Построителя выражений находится на панели инструментов. Как и в других случаях, перед выражением нужно ставить знак равенства (=). Исключения составляют аргумент Выражение (Expression) макрокоманды ЗадатьЗначение (Setvalue) и аргумент Число повторений (Repeat Count) макрокоманды-ЗапускМакроса (RunMacro). Если ввести знак равенства перед выражением, задающим значение этих аргументов, то оно будет вычисляться дважды, что может привести к нежелательным результатам.

Если в качестве аргумента макрокоманды необходимо задать имя объекта базы данных, то его можно либо ввести с помощью клавиатуры, либо выбрать из раскрывающегося списка, либо указать название объекта, перетащив его из окна базы данных.

Итак, созданная нами макрокоманда будет открывать форму "Клиенты" (Customers) в режиме Только чтение (Read Only) и показывать в ней только менеджеров по продажам. Как уже было сказано ранее, макрос может содержать последовательность из нескольких макрокоманд. Поэтому в этом же макросе в следующей строке мы выберем макрокоманду Сообщение (MsgBox), которая после открытия формы будет отображать диалоговое окно с сообщением о том, какие клиенты представлены в форме. Для этого введем в поле Сообщение (Message) на панели аргументов текст сообщения, например Установлен фильтр Менеджеры по продажам, остальные поля можем оставить без изменения. АргументСигнал (Веер) определяет, будет ли вывод сообщения сопровождаться звуковым сигналом. АргументТип (Туре) определяет вид диалогового окна сообщения. Аргумент Заголовок (Title) позволяет задать текст, который будет выведен в заголовке окна сообщения.

Если база данных большая, отбор записей в форме может занять некоторое время, поэтому рекомендуется вывести на экран курсор в форме песочных часов, который будет показывать, что идет обработка данных. Для того чтобы сделать это, воспользуемся макрокомандой ПесочныеЧасы (Hourglass). Макрокоманды в макросе выполняются в той последовательности, в которой они записаны в столбце "Макрокоманда" (Action), т. е. сверху вниз. Макрокоманду ПесочныеЧасы (Hourglass) следует поставить первой, т. к. курсор должен измениться перед выводом формы. Таким образом, нам нужно вставить новую строку на панели описаний. Для этого установим курсор в первую строку панели и нажмем кнопку Добавить строки (Insert Rows) на панели инструментов или просто клавишу <Insert>. Появится пустая строка. В этой строке в поле "Макрокоманда" (Action) выберем макрокоманду ПесочныеЧасы (Hourglass). В поле "Включить" (Hourglass On) панели аргументов появится значение Да (Yes), установленное по умолчанию, что нам и нужно. Чтобы вернуть первоначальный вид указателю мыши, в конце созданного макроса нужно ввести такую же макрокоманду ПесочныеЧасы (Hourglass), но со значением Нет (No) аргумента Включить (Hourglass On).

Строго говоря, эту макрокоманду лучше поставить перед макрокомандой вывода сообщения на экран. Сделать это элементарно, поскольку макрокоманды легко меняются местами с помощью мыши. Чтобы поменять две последние макрокоманды местами, выделите последнюю строку, щелкнув левой кнопкой мыши по области выделения строк (слева в окне Конструктора) и перетащите строку вверх. Горизонтальная линия показывает место нового положения строки. Отпустите кнопку мыши, когда эта линия окажется над предпоследней строкой.

Теперь остается только сохранить созданный макрос. Для этого можно выбрать в меню Файл (File) команду Сохранить как (Save As) или нажать клавишу <F12>. Появится окно сохранения макроса. Введите в поле ввода имя макроса, соблюдая правила именования объектов Access, например Менеджеры по продажам.

Замечание

В Microsoft Word и Excel имеются средства автоматической записи макросов. Эти средства очень удобны для изучения VBA, поскольку позволяют автоматически создать процедуру, включив запись макроса, выполнив необходимые действия и остановив запись. Тогда все действия пользователя, выполняемые после включения записи и до ее остановки, преобразуются в текст процедуры VBA. Затем этот текст можно просмотреть и отредактировать с помощью редактора VBA. В Microsoft Access средств автоматической записи макросов нет так же, как нет и средств автоматической генерации кода VBA (за исключением того, что создают мастера).

Создание групп макросов

 

При разработке приложения с использованием макросов количество макросов может оказаться очень большим. Поэтому важно хорошо организовать доступ к нужным макросам. Для этого в одном объектеМакрос (Macro) можно объединить несколько макросов. Например, рекомендуется все макросы, связанные с событиями в форме или отчете, объединить в отдельный объект, соответствующий данной форме или отчету. Для того чтобы можно было это сделать, каждый макрос группы должен иметь свое имя, а имя объекта Макрос (Macro) будет являться именем группы макросов.

Чтобы создать группу макросов:

1. Откройте Конструктор макросов одним из тех способов, которые были описаны в предыдущем разделе.
2. Нажмите кнопку Имена макросов (Macro Name) на панели инструментов. На панели описаний в окне Конструктора появится еще один столбец — "Имя макроса" (Macro Name) (рис. 11.3).
3. В этот столбец введите имя первого макроса. Остальные поля данной строки лучше оставить пустыми — это облегчит перемещение и копирование макрокоманд.
4. Начиная со следующей строки, введите все макрокоманды макроса и соответствующие аргументы для каждой макрокоманды.
5. Пропустите одну строку.
6. Повторите шаги 3—5 для каждого макроса.

Рис. 11.3. Создание группы макросов

На рис. 11.З в окне Конструктора представлен макрос "Сотрудники" (Employees) базы данных (Northwind). Для указания конца макроса не требуется отдельной макрокоманды. Access продолжает выполнение макроса, входящего в группу, пока не обнаружит строку, содержащую имя в столбце "Имя макроса" (Macro Name), либо пока не дойдет до последней строки окна макросов.

При обработке макроса пустые строки игнорируются, поэтому их удобно использовать для разделения макросов в группе. Этот прием, а также ввод комментариев для сложных макросов, состоящих из большого числа макрокоманд, позволяет улучшить читаемость макросов.

Для запуска одного из макросов группы используется полное имя для ссылки на макрос. Полное имя макроса формируется таким образом: имяГруппы.имяМакроса.

 

 

Лабораторная работа №14