Порядок создания формы с помощью Автоформы

Средство Автоформа является самым быстрым и лёгким способом создания формы. Порядок работы в Access при этом следующий:

1 Нажать кнопку Формы в левой части окна БД и щелкнуть по кнопке Создать на панели инструментов. Появится диалоговое окно Новая форма (рис. 1).

2 выбрать тип автоформы – в столбец, ленточную, табличную, сводную таблицу или сводную диаграмму (рис. 2 – 4, 6, 7).

3 Открыть раскрывающийся список в нижней части окна и выбрать исходную таблицу (или запрос), поля которой будут выбираться для формы.

4 Щелкнуть по кнопке ОК, появится выбранная автоформа, готовая к вводу и редактированию данных. Например, форма "в один столбец" выведет запись №1 (цифра "1" в строке "Запись". Переход к другим записям БД осуществляется в форме с помощью клавиш-стрелок влево-вправо и клавишами перехода на первую и последнюю запись.

Сохранение формы

производится в момент закрывания формы, при этом появляется окно сообщения с вопросом, хотите ли вы сохранить форму. После выбора ответа Да выходит окно Сохранение, в котором нужно ввести имя формы (например, "Совместители1") и щелкнуть по кнопке ОК. При этом форма сохраняется в файле БД, в котором уже есть исходная таблица и другие документы БД.

 

Порядок создания формы с помощью Мастера форм

Мастер форм позволяет выбрать поля для формы, её тип и внешний вид, причём поля для формы могут быть выбраны из нескольких таблиц.

 

Порядок действий:

1 В левой части окна БД нажать на объект Формы (Заголовок окна БД содержит текст:"…: база данных (формат Access 2000)", например, для БД "Штат"– см. рис.1).

2 Дважды щелкнуть по значку Создание формы с помощью мастера (или выделить его и нажать клавишу Создать), откроется окно "Новая форма".

3 Выбрать строку Мастер форм (рис. 1), открыть список в правой нижней части окна и выбрать исходную таблицу (или запрос), поля которой будут выбираться для формы. Нажать ОК, откроется первое окно мастера - "Создание форм" (рис. 8).

4 Щелкнуть в списке Доступные поля по имени поля, которое должно быть включено в форму (например, "Телефон"), затем нажать кнопку ">", чтобы переместить имя поля в список Выбранные поля (рис. 8).

 

Рисунок 8 Первое и второе окна Мастера форм

5 Пункт 4 повторяется до тех пор, пока все нужные поля не будут включены в форму. Если нужно выбрать все поля, нужно нажать кнопку ">>" и щелкнуть по клавише Далее.

6 Появится второе окно мастера, в котором предлагается выбрать внешний вид формы: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный, сводная таблица или сводная диаграмма – показаны на рис. 2 –7). После установки точки в выбранной строке, например, "ленточный", нажать Далее.

7 В третьем окне мастера выбрать стиль и цвет оформления фона и ячеек формы, нажать Далее.

8 В четвёртом окне ввести имя формы, например, "Совместители2", остальные параметры оставить без изменения и щелкнуть по клавише "Готово".

На экране появится ленточная форма данных.

 

 

Операции в формах

Основными операциями в формах БД являются поиск данных, их замена, сортировка, фильтрация, редактирование названий полей и просмотр формы перед печатью. Правила их выполнения рассмотрены в лабораторной работе Создание и редактирование таблицы базы данных (access-1).

Контрольные вопросы

1 Что называется формой БД. Назначение формы?

2 Способы создания формы.

3 Какие виды автоформ используются в Access?

4 Как сохранить созданную форму, ввести её имя, куда она записывается?

5 Как выполняется поиск и замена данных?

6 Как осуществляется фильтрация данных, типы фильтров, их установка и снятие?

7 Как выполнить удаление записей, добавление новых записей?

8 Как изменить названия полей данных в форме БД?

9 Как ввести новые поля в форму БД?

Задание

(Номер варианта – номер компьютера в аудитории)

1 С помощью Мастера форм для таблицы БД, составленной согласно своему варианту в лабораторной работе Создание и редактирование таблицы базы данных (access-1) разработать три формы следующих видов:

▪ в один столбец;

▪ табличная;

▪ сводная диаграмма.

Для каждой формы должен быть выбран свой стиль оформления.

2 Выполнить поиск и замену данных в третьем поле, произвести их сортировку, фильтрацию и редактирование.

Отчёт по лабораторной работе должен содержать:

• Название работы (в скобках – имя файла описания лаб. работы)

• Цель работы

• Содержание работы (порядок выполнения)

• Вариант задания,

• Краткие ответы на контрольные вопросы (письменно)

• Выводы по работе

 

 

Лабораторная работа 3

Запросы и отчёты в Access

 

Цель работы: научиться создавать и редактировать

Запросы и отчёты базы данных

Содержание работы

1 Создание запросов базы данных.

2 Создание отчётов базы данных

Создание запросов

Запросы – это один из видов документов, используемых в СУБД Access, которые предназначены для обработки данных, хранимых в таблицах

Запросы можно создавать в режиме конструктора и с помощью мастеров. Конструктор позволяет самостоятельно создать любой тип запроса, но этот режим рекомендуется пользователям, уже имеющим некоторый опыт создания запросов.

Мастер запроса за несколько шагов собирает сведения, необходимые для формирования запроса, а затем автоматически составляет его в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы.

С помощью мастеров в Access можно создавать следующие типы запросов:

§ Простой запрос.

§ Перекрестный запрос.

§ Повторяющиеся записи.

§ Записи без подчинённых.

Для создания любого из них надо в окне базы данных выбрать объект Запросы и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно Новый запрос, вид которого представлен на рис. 1.

 

 

Рисунок 1 Окно БД Штат и окно выбора видов запросов

 

Простой запрос позволяет создать с помощью Мастера запрос на выборку данных из определенных полей таблиц или запросов, он наиболее удобен для начинающих пользователей. При его выборе запускается Мастер, в первом окне которого (рис. 2) нужно в списке Таблицы и запросы выбрать таблицу, напр., Штат преподавателей, выбрать из перечня её доступных полей те, которые должны присутствовать в запросе и перевести каждое нажатием кнопки [>]. Аналогично в запрос добавляются поля из других таблиц той же БД.

Примечание. Запрос может составляться только по таблицам или только по запросам БД. Объединение в запросе полей из таблицы и запроса не допускается.

Рисунок 2 Выбор полей для запроса.

Затем нужно нажать клавишу Далее (для заполнения других окон Мастера) или Готово, появится таблица запроса с выбранными полями данных.

Перекрестный запрос имеет вид таблицы, в которой выводится до трёх полей (столбцов) исходной таблицы, ячейки одного из оставшихся преобразуются в новые столбцы, а на их пересечении выводится одно из указанных пользователем значений – Дисперсия, Минимум, Максимум, Среднее, Отклонение, Число, Первое, Последнее и др. Например, запрос на рис. 4 является перекрёстным запросом таблицы 1 на рис. 3, в котором величины расстояний стали названиями столбцов:

Вариант Повторяющиеся записи создаёт запрос на поиск повторяющихся записей (строк) в одной таблице или запросе, для таблицы на рис. 3 при заданных полях Расстояние и Стоимость проезда он имеет вид (рис.5)

MS Access позволяет создать такой запрос только для одной таблицы или запроса (не для нескольких таблиц БД), причём в нём нужно задавать

 

Рисунок 3 Таблица 1 для создания перекрёстного запроса

Рисунок 4 Перекрёстный запрос табл. 1

Рисунок 5 Запрос на выборку повторяющихся записей

только те поля, в которых есть полное одновременное совпадение данных из записей (например, поле Транспорт в этот запрос включать нельзя). Дополнительно, для распознавания, можно включить неповторяющееся поле (Город).

Записи без подчиненных – запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в сравниваемой таблице. Такой запрос используется для много табличных баз данных.

Рисунок 6 Основная таблица 1

Запрос без подчинённых на сравнение таблиц рис. 3 и рис. 6 выведет на экран несовпадающую строку (рис. 7):

 

Рисунок 7 Запрос без подчинённых

Эти запросы являются основой для создания более сложных запросов, для которых применяется режим Конструктора.

 

Применение запросов

Запросы, как простые, так и сложные предназначены для решения следующих основных задач:

1 Выборка данных из таблицы БД, их просмотр, изменение, удаление и добавление новых значений и записей. Добавить новое поле, не имеющееся в исходной таблице, в СУБД Access нельзя.

2 Как источник данных для форм и отчетов.

3 Выполнение вычислений над группами записей - итоговых значений, дисперсий, отклонений, суммы и др., а также вывод их в формате электронной таблицы, в ячейках которой записаны необходимые формулы

Для решения этих задач используются следующие запросы:

· Запрос на выборку данных из одной или нескольких таблиц БД (таблицы должны быть связаны между собой по ключевым полям).

Для него создаётся Простой запрос, в нём условием отбора является задание полей таблицы (или другого запроса), которые должны входить в запрос. Данные в запросе можно просмотреть, удалить (стереть), добавить или отредактировать, при этом все изменения в запросе отражаются и в исходных таблицах, по которым был сделан запрос.

· Запрос с параметрами - это запрос, в котором пользователю предлагается ввести параметры, на основе которых будет выполняться запрос. При каждом вызове этого запроса будет предложено ввести значение параметра, а затем на экранбудут выведены все поля, которые были указали в запросе. Например, если для таблицы БД Товары в запросе назначено параметром поле Наименование товара, то при вводе слова Телевизор появятся значения других полей запроса – Цена, Размер экрана, Страна-изготовитель и т.п.

Здесь также сначала создаётся простой запрос с нужными полями, а затем выполняется переход в режим конструктора (нажать клавишу Конструктор) и в его окне в строке Условие отбора вводится текст для параметра, например, "Введите имя", который будет появляться при вызове запроса (рис. 8).

· Запрос на изменение – это запрос на обновление, добавление и удаление записей таблицы БД. Он тоже создаётся на базе Простого запроса, затем запускается режим Конструктор и в пункте меню Запрос выбирается нужный запрос на изменение. В Простом запросе также можно вносить изменения данных и добавлять записи.

Рисунок 8 Экран Конструктора запросов

· Запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы) составляются на языке запросов SQL - (Structured Quiery Language – структурированный язык запросов).