Ввод данных в ячейки таблицы

Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом - поставить курсор в нужную ячейку, т.е. сделать ее активной, и ввести в нее данные (для поля с типом данных Счетчик данные не вводятся, так как значения

в этом поле появляются автоматически).

Основные операции при вводе данных:

• если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу Esc, то восстанавливается старое значение; клавиша Esc также восстанавливает удалённое значение;

• если нажать клавиши Enter или Таb, то в ячейку заносится новое значение;

• выделение содержимого ячейки выполняется двойным щелчком мыши или нажатием клавиши F2;

• выделение записи или поля производится щелчком мыши по заголовку строки или столбца;

• выделенная ячейка при нажатии клавиши Del очищается;

• перемещ ение в ячейку поля справа выполняется клавишами стрелка вправо [ ] или Tab, поля слева – клавишей стрелка влево [ ];

• перемещение по записям осуществляется клавишами-стрелками вверх и вниз;

• перемещение в первую ячейку записи производится клавишей Home, в последнюю - клавишей End.

для типов данных Числовой, Денежный, Дата/время, Логический приложение Access автоматически проверяет правильность их ввода и выдаёт сообщение об ошибке.

Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо во вкладке Общие поставить курсор в поле Условия на значение и ввести ограничение на данные.

Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение на числовое поле будет таким: < 70. Ограничение на текстовое поле задаётся словами, которые не могут присутствовать в данном поле, например, слово Доцент в поле Профессия.

Вводить ограничения можно также с помощью Построителя выражений. При установке курсора в строке параметра Условия на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений. Примеры создания выражений приведены в Справке Построителя.

параметр Значение по умолчанию задаёт данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Если большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются, например, значение Муж в поле Пол для воинского подразделения, то следует ввести это слово в строку параметра Значение по умолчанию. все ячейки поля "Пол" примут

значение Муж и надо будет лишь изменить значения ячеек для лиц другого

пола.

Данные можно также вводить перемещением и копированием из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows.

Access позволяет обрабатывать пустые значения. Для каждого типа

данных (кроме типа данных Счетчик) возможно пустое (нулевое) значение, которое бывает двух типов: пустые (Null) значения и пустые строки, Если пустое поле имеет Null-значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не введены. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (" ")), то это означает, что данные вообще не существуют.

Выполнение операций с БД

1 Редактирование данных. Редактирование данных производится средствами Windows – поставить курсор в нужную ячейку, удалить старые данные клавишами Del (символ справа) или Backspaсе (символ слева) и ввести новые данные.

Удаление записей после их выделения выполняется нажатием клавиш Space (Пробел), Delete, Backspaсе, отмена удаления – клавишей Escape. При этом появляется окно подтверждения удаления записей.

Если таблица большая, то поиск редактируемых данных производится с помощью команды Правка\Найти. Для этого нужно перевести курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем открыть пункт меню Правка и выполнить команду Найти. В появившемся окне ввести образец искомых данных и щелкнуть по кнопке Найти. Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку.

Для замены большого количества одинаковых данных на другое значение нужно в пункте меню Правка выполнить команду Заменить, в появившемся окне ввести образцы того, что надо найти и на что заменить и щелкнуть по кнопке 3аменить или 3аменить все.

2 Сортировка данных. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи\ Сортировка\Сортировка по возрастанию (сортировка по убыванию)) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию данных. Для выбора поля сортировки нужно поместить курсор в любую его запись и щелкнуть по кнопке сортировки - данные отобразятся в отсортированном порядке.

В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних полей, а затем выполнить по ним сортировку. сортировка записей начнётся с крайнего левого выделенного столбца. записи таблицы будут отсортированы сначала по левому столбцу, затем (для одинаковых значений в нём) – по

второму столбцу и т.д. Для восстановления прежнего порядка записей используется команда меню Записи\ Удалить фильтр.

3 Отбор данных с помощью фильтра. Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры трех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному фрагменту служит для быстрого отбора записей по выделенному образцу. Например, требуется просмотреть в таблице записи только о врачах – нужно выделить слово Врач в любой из записей, щелкнуть по кнопке Фильтр по выделенному (или выполнить команду Записи\ Фильтр\ Фильтр по выделенному), и Access покажет в таблице только те записи, для которых значение в столбце Должность равно Врач. При этом в строке состояния окна таблицы присутствует слово Фильтр, а кнопка Применение фильтра (на которой изображена воронка) затенена, что означает, что используется фильтр. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты. Установки фильтра не пропадут; но он будет отключен.

Фильтр по выделенному последовательно выполняет все критерии выбора при каждом использовании кнопки Фильтр по выделенному .

Например, при установке курсора в столбец Должность в записи, в которой значение поля равно Доцент, и щелчке мышью по кнопке Фильтр по выделенному можно увидеть только записи обо всех доцентах. Если затем поместить курсор в столбец Должность и выделить слово Информатика (если такая дисциплина присутствует в таблице), а затем щелкнуть по кнопке Фильтр по выделенному, то появятся только записи о доцентах, которые преподают информатику. Если нужно просмотреть значения, которые не удовлетворяют этому критерию, допустим, всех преподавателей, кроме доцентов, читающих информатику, следует щелкнуть правой кнопкой мыши (курсор должен находиться внутри таблицы) и выбрать в контекстном меню команду Исключить выделенное. Будут выбраны все записи, кроме недавно выбранных (инверсный выбор).

Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок Фильтр по выделенному или Изменить фильтр (команда меню Записи\ Фильтр\ Изменить фильтр). После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка по кнопке Применение фильтра будут выбраны записи,

соответствующие измененному фильтру.

Расширенный фильтр. Более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи\ Фильтр\ Расширенный фильтр.... При этом открывается окно с названием БД и словами "Фильтр1: фильтр" в заголовке. В верхней части окна приведены списки полей всех таблиц БД, в нижней – строки Поле: Сортировка:, Условие отбора:, или:. В ячейки строки Поле: нужно мышью переместить названия полей из списки полей, щелкнуть по ячейке строки Сортировка: и выбрать вид сортировки, в строках Условие отбора:, или:. указать необходимые критерии фильтрации и щелкнуть по кнопке Применение фильтра.

4 Печать документов БД. Выполняется командой Файл\ Печать или щелчком по кнопке Печать на панели инструментов. Access автоматически подгоняет распечатку на каждой странице. Параметры печати устанавливаются в диалоговом окне "Печать" – все страницы или выделенные записи, количество копий, разбор распечатки по копиям. Кнопка Свойства выводит диалоговое окно настройки принтера. Кнопка Настройка позволяет определить поля и заголовки документа.

Перед печатью следует просмотреть данные для того, чтобы определить, как будет выглядеть таблица на распечатанной странице. Для этого служит кнопка Предварительный просмотр на панели инструментов или команда Файл\ Предварительный просмотр. При этом появляется окно предварительного просмотра, в котором можно управлять параметрами просмотра.

Пример создания БД

Задание 1 Примера. Создание новой БД.