Тема 4. Создание запросов в Access

Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям.

В Access можно создать несколько типов запросов.

Запрос-выборка позволяет выбрать данные, хранящиеся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах.

Запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.

Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде.

Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий во время выполнения запроса.

В Access имеется возможность самостоятельно создать запрос или воспользоваться мастером по разработке запросов. Чаще всего запрос разрабатывается самостоятельно.

Технология работы

Создание запроса «Заказы клиентов» при помощи Конструктора

1. Откройте БД «Клиенты».

2. Слева щелкните на кнопке «Все объекты Access». Выберите «Тип объекта» (рис. 1.7).

3. Щелкните Создание – Конструктор запросов.

4. В окне Добавление таблицы перейдите на вкладку Таблицы.

5. Маркируйте таблицу Клиент и выполните щелчок по кнопке Добавить.

6. Добавьте остальные таблицы.

7. Щелкните по кнопке Закрыть.

Рис. 1.7

8. Из таблицы Клиент в бланк запроса переместите с помощью мыши или выполните щелчок по следующим полям: «Название», «Город».

9. Из таблицы Заказы переместите поля «Код заказа» и «Дата размещения».

10. В строке Условие отбора под полем «Дата размещения» введите выражение >01.01.2008.

11. Из таблицы Заказано переместите поля «Код товара» и «Количество».

12. Из таблицы Товар переместите поля «Наименование» и «Единица измерения».

13. В строке Сортировка под полем «Название» и выберите По возрастанию.

14. Дайте имя запросу «Заказы клиентов».

15. Для выполнения запроса щелкните по пиктограмме с изображением восклицательного знака Выполнить.

Создание запроса «Данные по клиентам» при помощи Мастера

1. Щелкните Создание – Мастер запросов.

2. В диалоговом окне Новый запрос выберите способ создания Простой запрос и нажмите ОК.

3. В первом диалоговом окне Мастера в списке Таблицы/запросы выберите таблицу Клиент.

4. В списке Доступные поля отметьте и перенесите поле «Название».

5. Выполните те же действия с таблицей Заказано, выбрав поля «Количество», «Скидка» и «Цена». Нажмите кнопку Далее.

6. В следующем окне Мастера задайте отбор записей подробный (вывод для каждого поля каждой записи) или итоговый. Нажмите Далее.

7. В последнем окне Мастера задайте имя запроса – «Данные по клиентам».

8. Нажмите кнопку Готово.

Создание перекрестного запроса «Суммарное количество»

1. Щелкните Создание – Мастер запросов.

2. Сначала создается простой запрос с полями «Название клиента», «Наименование товара», «Количество». Сохраните запрос под именем «Для перекрестного».

3. В диалоговом окне Новый запрос выберите способ создания Перекрестный запрос и нажмите ОК.

4. В окне Создание перекрестных таблиц выберите Запросы: запрос «Для перекрестного».

5. Выберите поле «Название». Нажмите кнопку Далее.

6. Выберите поле «Наименование».

7. Выберите функцию «Сумма». Нажмите кнопку Далее.

8. Для выполнения запроса щелкните по пиктограмме с изображением восклицательного знака.

Тема 5. Создание форм

Главным преимуществом в работе с базами данных можно назвать удобство представления и эффективность организации данных. Access позволяет сконструировать форму наиболее удобным для пользователя способом, включив в нее записи различных связанных таблиц.

Для отображения информации сразу из двух таблиц или из таблицы и запроса создается составная форма, которая состоит из основной и находящейся внутри нее подчиненной формы. Это позволяет объ-
единять информацию, без переключения на другие таблицы или формы. Как правило, подчиненная форма связана с основной. Сохраняется подчиненная форма в базе данных как отдельная форма.

Технология работы

Создание формы при помощи Мастера

1. Откройте вкладку Создание – Другие формы – Мастер форм.

2. В диалоговом окне Создание форм выберите в списке Таблицы/запросы таблицу Клиент.

3. В списке Доступные поля выберите все поля таблицы при помощи кнопки с двойной стрелкой.

4. Нажмите кнопку Далее.

5. В следующем диалоговом окне выберите значение переключателя в один столбец и нажмите кнопку Далее.

6. В третьем окне Мастера задайте стиль оформления, после чего нажмите кнопку Далее.

7. В последнем окне Мастера введите заголовок формы «Клиент» и нажмите кнопку Готово.

Создание составной формы

1. Откройте вкладку Создание – Другие формы – Мастер форм.

2. В диалоговом окне Создание форм выберите в списке Таблицы/запросы таблицу Товар.

3. В списке Доступные поля выберите все поля таблицы при помощи кнопки с двойной стрелкой.

4. В списке Таблицы/запросы выберите таблицу Заказано.

5. В списке Доступные поля выберите все поля таблицы при помощи кнопки с двойной стрелкой.

6. Нажмите кнопку Далее.

7. В следующем окне установите опцию Подчиненные формы и нажмите кнопку Далее.

8. В третьем диалоговом окне выберите вид подчиненной формы табличный и нажмите кнопку Далее.

9. В четвертом окне Мастера задайте стиль оформления, после чего нажмите кнопку Далее.

10. В последнем окне Мастера введите заголовок формы « Заказанный товар» и нажмите кнопку Готово.