Создание форм с подчиненной формой

Формы с подчиненной разрешают редактировать данные или из двух связанных таблиц, или из таблицы и запроса, которые связаны типом связей один-ко-многим. Главная форма в таком случае показывает данные из одной записи, а подчиненная из нескольких записей, которые связаны с записью главной формы. Подчиненные формы должны быть типа ленточная или таблица. В таких формах часто создают вычисляемые поля, в которых вычисляют итоговые величины по данным из записей подчиненной формы.

Например, создадим форму, которая для каждого читателя выводит список книг, которые у него на руках, с указанием автора книги, названия книги, даты выдачи, даты возврата и поля Пеня, которое создано и вычисляется в запросе Список1. Пеня начисляется в размере одного процента от стоимости книги за каждый просроченный день. Подсчитаем также общую сумму пени для каждого читателя. Форма будет иметь подчиненную форму со списком книг читателя. Данные в подчиненную форму будут браться из запроса Список1, который уже создан в предшествующем пункте.

Начальный макет формы создадим с помощью Мастера форм, а потом улучшим его с помощью Конструктора.

Выполните такие операции для создания формы мастером форм:

1) В окне базы данных выберите вкладку «Формы » и щелкните на кнопке Создать.

2) В окне Новая форма в списке: «Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос» раскройте список таблиц и выберите таблицу Читатели. Потом в другом поле выберите Мастер форм и щелкните на кнопке ОК.

3) Появилось окно Создание форм. Из списка Доступные поля перенесите в список Выбранные поля поля NB, Фамилия, Кафедра и Телефон. Потом в раскрывающемся списке, расположенном выше, раскройте список таблиц и запросов, выберите запрос Список1. Его поля появятся в списке Доступные поля, перенесите в список Выбранные поля все поля запроса.

4) В следующем окне необходимо выбрать тип изображения данных. Выберите «по Читатели», так как главной формой будет форма, которая показывает сведения о читателях. Отметьте переключатель Подчиненные формы, чтобы другие данные были вставлены в подчиненную форму, и щелкните на кнопке Далее.

5) В следующем окне выберите вид подчиненной формы. Так как нам удобнее всего было бы видеть данные о книгах, которые читаются, представленными в виде таблицы, отметьте переключатель «ленточный» и щелкните на кнопке Далее.

6) Выберите стиль для главной формы. Стиль показывается в окне выбора сразу же, как только вы отметите один из них. Щелкните на кнопке Далее.

7) В следующем окне необходимо задать имена форм - главной и подчиненной. Access создал две формы, связанные одна с одной. Но вы можете корректировать их в режиме конструктора независимо одну от другой, а также пользоваться подчиненной формой не зависимо от главной. Дайте главной форме имя Читатели, а подчиненной – Список1. Щелкните на кнопке Готово и вы увидите на экране созданную форму.

На следующем шаге улучшим созданную форму с помощью Конструктора форм.

Добавим теперь в форму Список1 поле, в котором вычисляется общая сумма пени для каждого читателя. Пример такой формы в режиме конструктора приведен на рисунке 25, Конструктором форм добавлено поле “ Вс е го пени ”, которое вычисляется, и расположено в области “Примечание формы”.

Рисунок 25. Пример формы Список1 в режиме Конструктора форм

Далее идет подробное описание перечисленных действий.

Откройте подчиненную форму Список1 в режиме конструктора. В области Примечание формы создайте новое поле, которое вычисляется. Дайте ему имя “Всего пени ”, и в окне Свойства для графы Данные задайте формулу: =Sum([Пеня]), по которой будет вычисляться сумма пени. Измените текст перед этим полем, и ваша новая форма готова. Сохраните сделанные изменения и откройте форму для просмотра. Вы увидите в форме записи обо всех выданных книгах и внизу в поле общую сумму пени по всем читателям. Обратите внимание на измененные размеры полей, в которых выводится информация о

 

Рисунок 2.5. Пример формы Список1 в режиме Конструктора форм

 

книгах. Это сделано, чтобы авторы и название книги выводились в несколько строк, чтобы более полно видеть содержание поля.

Улучшим теперь вид формы Читатели. Для этого откройте форму Читатели в режиме конструктора и выполните такие действия:

а) растяните мышью область “Заголовок формы”, прибавьте элемент управления Надпись и напишите текст «Информация о читателях и выданных книгах» (рисунок 26). Измените шрифт и его размер для лучшего вида.

б) переместите поля Кафедра и Телефон вправо, чтобы освободить больше места для подчиненной формы.

в) растяните подчиненную форму на все свободное место.

Откройте форму для просмотра.

Внизу каждой формы расположен элемент управления, который называется “Кнопки перехода”. Они разрешают перемещаться по записям, создавать новые пустые записи и заполнять их. Этот элемент управления появляется в форме, если свойство формы “Кнопки перехода” имеет значение “Да”. Если изменить значения этого свойства на “Нет”, то этого элемента не будет в форме. В подчиненной форме этот элемент не нужен. Поэтому, снова откройте форму Список1 в режиме конструктора, откройте окно “Свойства” для формы, найдите свойство “Кнопки перехода”, измените на “Нет” значение.