ПУСК – Программы - Microsoft Access

В окне Microsoft Access выберите Новая база данных и щелкните на кнопке OK. В окне Файл новой базы выберите папку, в которой будете помещать БД, а в нижней части окна дайте имя файлу Библиотека.mdb (расширение mdb система прибавит автоматически). Щелкните на кнопке Создать.

Открывается окно базы данных, где отображены все компоненты БД.

Компоненты базы данных:

· таблицы – объекты, в которых сохраняется информация о какой-то предметной области (например, работы библиотеки, сборочного цеха завода и т.д.). В таблицах информация представлена

- в столбцах, которые называются полями,

- в строках, которые называются записями.

Каждое поле имеет свои свойства: имя, тип, размер, заголовок, которые задаются пользователем при создании таблиц;

· запросы – выборки из одной или нескольких таблиц или других запросов, которые удовлетворяют определенным условиям; в запросах можно выполнять вычисления, с помощью запросов можно изменять значения сразу нескольких записей;

· отчеты – информация из таблиц, подготовленная для печати;

· формы – изображение данных из таблиц на экране в форме удобной для ввода, просмотра и корректировки информации; если с формой связать программы на языке Visual Basic for Application (VBA), то форма станет средством обработки данных;

· макросы и модули – программы обработки данных, которые сохраняются в БД на языке VBA.

Создание таблиц

Создадим три таблицы, которые содержат информацию о работе библиотеки университета:

· Книги – содержит информацию о книгах, которые сохраняются в библиотеке;

· ЧитКниги – содержит информацию о книгах, которые получены читателями;

· Читатели – содержит информацию о читателях библиотеки.

Для создания таблицы щелкните на кнопке Создание таблицы в режиме конструктора. В окне конструктора таблиц введите информацию, представленную на рис. 1. Вам необходимо задать для любого поля его свойства:

· Имя поля, может состоять как из русских, так и английских букв, цифр, может содержать пробелы;

· Тип данных поля, выбирается из раскрывающегося списка;

· Размер поля, количество символов для типа Текстовый, или один из числовых типов для типа Числовой;

· Описание разрешает указать назначения поля и особенности информации, которая сохраняется в нем;

· Формат поля, можно указывать формат для данных, которые вводятся;

· Подпись разрешает задать заголовок поля при выводе таблицы на экран, если заголовок не задан, то выводится имя поля;

· Условие на значение записывают логические выражения для значений, которые вводятся в поле (например, для поля Стоимость можно поставить <100, если стоимость книги не должна превышать 100 гривен);

· Сообщение об ошибке содержит сообщение пользователю при вводе ошибочных значений.

Одно из полей таблицы назначается ключевым. Значение в этом поле однозначно определяет запись. Это поле должно быть назначено Обязательным и необходимо указать, что это поле является Индексированным (без повторенный). Таким полем в таблице Книги является поле Инв№. Чтобы назначить это поле ключевым, отметьте поле и щелкните на инструменте Ключ (он выделен на рисунке 1). Закройте окно Конструктора таблиц для сохранения структуры таблицы и дайте ей имя в окне запроса.

Теперь нужно ввести данные в таблицу. Это можно сделать многими способами. Приведем два простейших:

1) Просмотр и ввод данных в режиме таблицы: для этого в окне базы данных необходимо выделить таблицу и нажать на кнопку Открыть. Вы увидите пустую таблицу. Введите в нее несколько записей о книгах вашей библиотеки как указано в таблице 1.

2). Использование автоформы: нажмите на кнопку Новый объект на панели инструментов и выберите пункт Автоформа. Будет создана и открыта форма для просмотра и редактирования записей. Введите не менее 10 записей в таблицу Книги.

 

Рисунок 1. Создание структуры таблицы Книги

Создайте новую таблицу ЧитКниги с полями (Рис. 2):

- Инв№ - инвентарный номер книги, выданной читателю;

- NB – номер читательского билета читателя;

- Дата выдачи - дата выдачи книги читателю;

- Дата возврата – дата, когда читатель должный возвратить книгу в библиотеку.

Выберите соответствующие содержанию типы полей и их размеры. Поле Инв№ должно быть типа Текстовый и иметь размер 6 (байтов) как и в таблице Книги. Поле NB тоже сделайтетекстовым. Поля Инв№ и NB должны быть индексированными и обязательными. В этой таблице можно не назначать ключевого поля.

Заполните таблицу данными о выданных книгах (Таблица 2). Следите за тем, чтобы данные во всех трех таблицах были согласованы, то есть не выдавайте книг, которых нет в библиотеке.

Рисунок 2. Структура таблицы ЧитКниги.

Таблица 2. Список книг, которые выданы, к таблице ЧитКниги

Инв№	NB	Дата выдачи	Дата возврата	Прим
		3.01.03	14.02.03
		20.01.03	13.02.03
		2.12.02	6.01.03
		21.12.02	23.01.03
		3.12.02	4.01.03
		10.12.02	11.01.03
		2.12.02	3.01.03

 

 

Создайте новую таблицу Читатели (Рис.3) с полями:

- NB – номер читательского билета читателя;

- Фамилия – фамилия читателя;

- Кафедра – кафедра, на которой работает читатель, или группа, в которой учится читатель;

- Телефон – рабочий телефон читателя.

Ключевым полем в последней таблице является поле NB, так как именно оно однозначно определяет каждую запись.

Рисунок 3. Структура таблицы Читатели

Заполните и эту таблицу данными (Таблица 4). Следите за тем, чтобы не выдавать книги несуществующим читателям, так как в этом случае вы не сможете установить необходимые связи между таблицами.

Таблица 4. Список читателей к таблице Читатели

NB	Фамилия	Кафедра	Телефон
	Корнич В.Г.	Физика	2-92
	Нечай И.С.	Физика	2-91
	Цокотун П.В.	ВМ	4-14
	Романиченко Г.В.	ВМ	4-14
	Белая Н.И.	ВМ	4-14

1.3 Создание связей между таблицами

Проектирование нашей базы данных можно считать завершенной. Осталось только установить постоянные связи между таблицами для того, чтобы можно было выбирать данные из нескольких таблиц в соответствия со значениями совпадающих полей. Для этого щелкните на инструменте Схема данных и добавьте в окно схемы данных три созданных таблицы. На экране появилось схематическое изображение трех таблиц. Связи между ними устанавливаются с помощью мыши по методу «зацепить и перетянуть». Зацепите поле Инв№ в таблице Книги и протащите к такому же полю в таблице ЧитКниги. Вокне диалогапоставьте флажок для целостности данных (Рисунок 4). На схеме появится линия, которая соединяет эти поля. Аналогично установите связь двух других таблиц по полю NB ( Рисунок 5 ).

Рисунок 4. Окно диалога при установлении связей.

 

Рисунок 5. Окно схемы данных.