Назначение основные возможности Excel. Элементы экрана

Термин "электронная таблица" используется для обозначения программ, предназначенных для обработки данных. Эта обработка включает в себя:

1.Проведение различных вычислений с использованием функций и формул.

2.Исследование влияния различных факторов на данные.

3. Решение задач оптимизации.

4. Получение выборки данных удовлетворяющих определенным критериям.

5.Построение графиков и диаграмм.

6.Статистический анализ данных.

Достоинством электронных таблиц является простота использования средств обработки данных. Microsoft Excel - один из наиболее популярных пакетов для среды Windows, принадлежащих к классу так называемых табличных процессоров, или электронных таблиц. Но Excel - это и нечто большее, чем просто программа, которую можно использовать для упрощения различных математических операций, сложных расчетов. Она дает возможность строить диаграммы различного типа на основе данных таблицы, создавать базы данных и работать с ними, ставить численный эксперимент и др.

Панель формул (строка формул): используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах, а также для отображения адреса текущей ячейки.

Добавление пиктограмм в одно из пиктографических меню

1. Выбрать в меню Вид ® Панели инструментов ® Настройка.

2. Выбрать категорию в списке категорий.

3. Пиктограмму из набора Кнопки перетащить мышкой в одно из расположенных на экране пиктографических меню. Эта пиктограмма будет закреплена за той панелью, в которую ее вставили.

Возврат панели в исходное состояние.

1. Выбрать Вид ® Панели инструментов.

2. Выбрать название панели.

3. Сброс.

Рабочие таблицы.

Рабочие таблицы Excel предназначены для анализа данных, представленных в строках и столбцах. Они хранятся в файлах, которые называются рабочими книгами.

Таблицы в Excel состоят из строк, столбцов и листов.

Перемещение между листами:

· переход к определенному листу – щелчок по его ярлыку

· переход к первому ярлыку

· переход к последнему ярлыку

· переход к предыдущему / последнему ярлыку

Для перемещения рабочего листа в другую позицию в этой же рабочей книге надо перетащить мышкой его ярлык. Скопировать лист можно удерживая клавишу CTRL нажатой при перемещении мыши.

Excel располагает до 255 листов, каждый из которых разделен на 256 столбцов и 16384 строк. Столбцы обозначают буквами: A, B, C, …AA,..AZ…,BA…(или цифрами 1,2,3... 256). Строки обозначают всегда цифрами. В каждом столбце может помещаться от 0 до 255 символов. Excel дает возможность выполнять расчеты с использованием содержимого из строк, столбцов и разных листов, а также копировать и перемещать данные между листами, строками и столбцами. Вся информация заносится в клетки, адреса которых получаются из буквы столбца и номера строки (А9, С16, D29). Текущая клетка обведена утолщенной рамкой – курсором.

Перемещение курсора по листу при помощи клавиш:

, ­, ®, ¯, - перемещение на одну клетку

Pg Up, Pg Dn – экран вверх, экран вниз

Home –на первую клетку строки

End – на последнюю клетку строки

Ctrl + Home –на первую клетку таблицы

Ctrl + End –на последнюю заполненную клетку

Перемещение по рабочему листу с помощью меню:

Правка ® Перейти ® адрес клетки ® переход в нужную клетку

Полосы прокрутки предназначены для перемещения по рабочему листу. Текущая клетка при этом не изменяется. Позиция бегунка в полосе прокрутки указывает часть рабочего листа, выведенного в данный момент в окне.

Режим вычисления. Оформление таблиц. Оформление таблиц. Печать. Диаграмма.

Формулой называется введенная в ячейку последовательность символов, начинающаяся со знака равенства «=». В эту последовательность символов могут входить: константы, адреса ячеек, функции, операторы. Результат вычислений отображается в ячейке, а сама формула – в строке формул. Функции используются для выполнения стандартных вычислений. Excel имеет более 400 встроенных функций, объединенных в 9 групп: финансовые, дата и время, математические, статистические, ссылки и массивы, работ м базой данных, текстовые, логические, проверка свойств и значений. Кроме встроенных функций можно использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

Правила работы с формулами и функциями

Можно выделить следующие правила работы с формулами и функциями:

1. Формулы начинаются со знака «=»

2. Формулы могут включать обращения к одной или к нескольким функциям.

3. После имени каждой функции в скобках задаются аргументы. Если функция не использует аргументы, то за ее именем следуют пустые скобки без пробела между ними.

4. Аргументы перечисляются через запятую.

5. В качестве элемента формулы и аргумента функции может выступать адрес ячейки. В этом случае в вычислении участвует содержимое ячейки, адрес которой задан в формуле.

6. В формулах недопустимы пробелы.

7. Функция не может иметь более 30 аргументов.

8. В формуле можно использовать знаки арифметических операций: +, -, /, *, ^ (возведение в степень), % (взятие процента) (приложение 2).

9. Нельзя вводить числа в форматах даты и времени дня непосредственно в формулы. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки. При вычислении формулы Excel преобразует их в соответствующие числа.

10. Длина формулы не должна превышать 1024 элементов.

Перемещение и копирование содержимого клетки.

Копирование содержимого клетки (или блока клеток) включает следующие шаги:

- выбрать копируемую клетку или блок клеток;

- выбрать меню Правка ® Копировать или вызвать контекстное меню и выбрать Копировать, или нажать Ctrl+C;

- перейти в новое место;

- выбрать меню Правка ® Вставка или вызвать контекстное меню и выбрать Вставка, или нажать Ctrl +V.

При копировании формула перенастраивается на новые адреса. Чтобы при копировании формулы адрес некоторой ячейки был абсолютным (не перенастраивался на новые адреса) надо после указания этого адреса во время формирования формулы нажать F4 или записать адрес в виде, например $$$4.

При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются.

15.3. Работа с большими таблицами. Справочная система MS Excel.

Вычисление части формулы

При поиске ошибок в соответствующей формуле удобно посмотреть результаты вычисления какой-то части формулы. Для этого необходимо:

- установить курсор в клетку, содержащую формулу;

- в строке формул выделить часть формулы, которую нужно вычислить;

- нажать клавишу F9 – вычисление формулы (при нажатии Enter – результат вычислений вставится в формулу, а при нажатии Esc – осуществится возврат формулы в исходное состояние).

Специальное копирование

При копировании не всего содержимого клетки, а только какой-то составляющей (формата, значения) применяется специальное копирование, которое можно выполнить:

1. с помощью меню:

- выбрать копируемую клетку или блок клеток;

- выбрать в меню Правка ® Копировать;

- перейти в новое место;

- выбрать в меню Правка ®Специальная вставка.

2. с помощью контекстного меню:

- выбрать копируемую клетку или блок клеток;

- вызвать контекстное меню;

- выбрать Копировать;

- перейти в новое место;

- выбрать Специальная вставка.

В появившемся диалоговом окне в зависимости от флага в столбце Вставить копируется: все, формулы, значения, форматы, примечания, без рамки. Можно произвести копирование с тем, что находится в клетке, куда копируем. В зависимости от флага в колонке Операция можно:

- просто копировать;

- сложить содержимое клетки с копируемым значением;

- вычесть из значения в клетке копируемое значение;

- умножить значение в клетке на копируемое значение;

- разделить значение в клетке на копируемое значение.

Если установлены соответствующие флаги, то при копировании можно:

- пропустить пустые ячейки (не копировать штриховку, бордюр, формат, шрифт ячейки, если в них отсутствуют значения);

- транспортировать;

- вставить ссылку (при установлении связи с копируемой ячейкой, любое изменение исходной ячейки приводит к изменению результирующей ячейки).

 

Тема 16. Использование СПП Power Point для создания бизнес плана. Информационные системы (ИС). Создание презентации. Оформление.

 

На практике оказывается, что для грамотного экономист мало только уметь работать с наборами данных, анализировать их и подготавливать сложные финансово-экономические документы. В конечном счете, нужные данные потребуется показать другим людям: коллегам, начальнику, деловым партнерам, — а делать это следует как можно нагляднее. Это и предполагает создание некой презентации.

Под презентацией подразумевается передача и представление аудитории новых для нее идей, планов, разработок. Другими словами, презентация в нашем понимании - это демонстрационные материалы для практически любого более или менее публичного выступления, от доклада начальству до рекламной акции пли лекции перед студенческой аудиторией. Компьютерная же презентация - это файл, в который собраны такие материалы. Подобии тому, как текстовый документ состоит из страниц, файл презентации состоит из последовательности кадров, пли слайдов. Очевидны достоинства такой презентации по сравнению с привычными плакатами на ватмане:

При помощи слайдов, сменяющих друг друга на экране, удержать внимание аудитории гораздо легче, чем двигаясь с указкой между развешанных по всему залу плакатов. В отличие же от обычных слайдов, пропускаемых через диапроектор, экранные презентации позволяют быстро вернуться к любому из уже рассмотренных вопросов или вовсе изменить последовательность изложения. Возможность воспользоваться официальными шпаргалками. Презентация -это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего: о чем не забыть, как расставить акценты. На соответствующих платформах и при наличии двух мониторов появилась возможность отображать слайды на одном мониторе, а различную служебную информацию (например, заметки) или же следующий слайд - на другом. Эти заметки видны только докладчику: они выводятся на экран управляющего компьютера; мультимедийные эффекты. Слайд презентации - не просто изображение. В нем, как ив любом компьютерном документе, могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты. Они способны не только существенно украсить презентацию но и повысить ее информативность; копируемость. Копии электронной презентации создаются мгновенно и ничем не отличаются от оригинала. При желании каждый слушатель может получить па руки все показанные материалы; транспортабельность. Дискета с презентацией гораздо компактнее свертка плакатов и гораздо меньше пострадает от частых поездок по разным презентационным мероприятиям. Более того, файл презентации можно переслать по электронной почте, а при наличии доступа - опубликовать выступление в Интернете и не тратить время на разъезды.

Для создания презентаций существует ряд программных продуктов, являющихся приложениями соответствующих комплексов - Office - разработок ведущих мировых производителей ПО для создания и представления комплексных документов.

Программы создания презентаций по принципам работы с ними находятся где-то посередине между текстовыми редакторами (Word, LyX и т. д.) и редакторами векторной графики (CorelDraw, xfig и т. д.). С помощью редактора презентаций можно создавать презентации различных типов: на экране, на слайдах (цветных и черно-белых) и на бумаге.

Презентация представляет собой серию независимых страниц, то есть, если текст и иллюстрации не помещаются на странице целиком, то избыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распределением всех объектов по страницам и размещением их в пределах страниц управляет пользователь. При этом в его распоряжении обычно имеется обширный набор готовых объектов (геометрических фигур, пиктограмм, текстовых окон и т. д.). Самое важное в программе подготовке презентаций - это не число новых и необычных возможностей, а простота выполнения и степень автоматизированности тех операций, которые приходится выполнять чаще всего.

Power Point и его новые возможности

В Power Point 2000, ПО сравнению с предыдущей версией, появились новые возможности по созданию, средствам оформления и показу презентаций. Казалось бы, предыдущая версия этой программы создания презентаций полностью справлялась со своими задачами и никакой дальнейшей доработки не потребует. Но помимо того, что любую программу можно совершенствовать практически бесконечно, сильно меняются внешние условия, например развитие коммуникационных систем. Вследствие всего этого Power Point приобрела несколько новых черт.

Новые возможности, реализованные в Power Point.

Оптимизация графики Web – презентаций. Обозреватель MS Internet Explorer имеет встроенную функцию отображения и масштабирования векторной графики, что помогает повысить качество изображения и уменьшить размер файлов презентаций Power Point, создаваемых в формате HTML.