Функции управления проектом.

В широком понимании смысловая нагрузка термина функция (от лат. functio - исполнение, осуществление, роль, обязанность) заключает в себе деятельность, обязанность, работу; внешние проявления свойств какого-либо объекта в данной системе отношений. Любая организационная система, проект не является исключением, представляет собой сложную систему обязанностей в процессе созидательной деятельности. Управление проектом, само по себе, является основной функцией проекта, как динамической системы. Однако эта основная функция может быть представлена некоторыми ее составляющими, иначе говоря, подфункциями. Можно выявить наиболее общие подфункции УП, относящиеся к любому проекту.

В процессе осуществления проекта и управления им во всех подсистемах и на всех фазах жизненного цикла выполняются определенные системные функции, такие как

· Планирование (planning)

· Организация (organization)

· Контроль жизнедеятельности проекта (control)

· Мотивация (motivating)

· Оперативное управление (operating management).

Проектный менеджмент – деятельность, в ходе, которой следует учитывать свои силы, финансы, ресурсы, время и везение на достижение определенных ранее поставленных целей. В частности, проектным менеджментом может считаться деятельность, направленная на результаты научных и маркетинговых исследований, проектно-конструкторская и технологическая документация на новое изделие, разработанные для заказчика и решение разных внутренних производственных задач, например: повышение качества продукции и эффективности организации труда, оптимизация финансовых потоков. Любое действие, направленное на повышение производительности и получение прибыли. Между тем, управление проектами уже длительное время представляет собой вполне сложившееся и относительно самостоятельное направление практической и научной деятельности. Однако, в то время как на Западе культура управления проектами с применением автоматизированных средств давно стала неотъемлемой частью культуры ведения всего бизнеса. На наших необъятных просторах, ведение крупного бизнеса, сопряжено с большим фактором риска, просчета, нежили в странах запада. За частую часть проектов затягиваются из-за не точного распределения временных рамок на каждый этап проекта. В следствии, превышение временных границ ведет к перерасходу финансов и ресурсов проекта, к примеру: Затягивание одной фазы проекта, может привести к браку ресурсов, необходимых для продолжения проекта и последующая его замена, приведет к трате финансов на замену онных. Основная работа проект менеджера, это сделать работу в срок, за те ресурсы, что есть и в соответствии технических норм.

 

«Известный закон Лермана гласит: «Любую техническую проблему можно преодолеть, имея достаточно времени и денег», а следствие Лермана уточняет: «Вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег». - Цитата из “ ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ МЕЖОТРАСЛЕВОЙ ДИВЕРСИФИКАЦИИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ В. В. Володина”Москва, 2005

Самый простой способ расчета времени и ресурсов использовать диаграмму Ганта, что она из себя представляет: Наглядную иллюстрацию с последовательностью работ, соблюдение которых позволит нормировать время и не даст пропасть ресурсам зря. Ниже показан пример.

Рисунок 1: Диаграмма Ганта

Исходя из этого плана работ, можно сделать достаточно подробный план (Жизненный цикл проекта), который можно разделить на фазы, которые в свою очередь, для лучшей хронологии последовательности, следует разделить на этапы. Таким образом, у нас получится аккуратный, четкий и распланированный план, по которому можно мониторинга плана работ проекта. В зависимости от хода процесса работ, благодаря точно проработанному плану, ведется слежка за ресурсами отведенные на каждый этап, фазы проекта, а значит зависимо распределяться между ресурсами и финансами.

 

 

http://www.e-biblio.ru/book/bib/06_management/Osnov_proekt_menedgmenta/SG

Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами -М.: ИНФРА-М,2006

Стандарты управления проектами ISO 21500 от 2012 года.

Цели стандарта:

· Информировать высшее руководство компаний о принципах и практике управления проектами, чтобы облегчить соответствующую поддержку и руководство руководителям проектов и командам проектов.

· Обеспечить руководителей проектов и членов команды проекта эталоном для сравнения с актуальными стандартами и практиками.

· Обеспечить разработчиков национальных и корпоративных стандартов базовым документом.

Данный международный стандарт представляет общее руководство для понятий и процессов управления проектами, которые имеют существенное влияние на достижение результатов проектов.

Целевой аудиторией которого, являются:

· Топ менеджеры и спонсоры проекта таким образом, чтобы они могли лучше понять принципы и практику управления проектами для облегчения оказания соответствующей поддержки и руководства для их руководителей проектов и проектных команд;

· Руководители проектов и члены команды проекта, таким образом, чтобы они могли иметь единую базу сравнения проектов стандартов и практической деятельности.

· Разработчики национальных или внутриорганизационных стандартов для единого последовательного подхода при разработке собственных стандартов управления проектами.

Этот материал описывает лучшие показатели управления проектами из возможных, а также может быть использован любым типом предприятия, включая и частные, и публичные организации. Имеет обобщенные определения и не имеет узконаправленного типа работ. Рассматривает проекты в контексте программ и портфелей проектов.

Стратегия организации:

Приведенный ниже рисунок характеризует собой преимущества портфеля проектов.

Рисунок 2: Управление портфелем проектов, стратегии получения преимуществ.

Определение возможностей и инициации проектов:

Базируясь на возможностях организации, может быть разработан список возможностей. Которые могут быть оценены или преобразованы в выгоды для заинтересованных лиц организации.

Цели проекта и выгодность достигается в результате согласования инвестиций в проект. Задачей уточнения, заключается в получении менеджером одобрения и обязательства на инвестиции на проект.

Процесс оценки включает в себя – Инвестиционную оценку, качественную оценку, соответствие стратегическим целям, социальную значимость и влияние на окружающую среду.

Реализация преимуществ.

Получение выгод является ответственностью менеджера организации заказчика, которая в свою очередь может использоваться для результатов проекта, получения выгод стратегии предприятия.

 

 

Международный Стандарт по Управлению Проектами ISO 21500: 2012

Окружение проекта.

Среда, в которой реализуется проект, может влиять на его эффективность и успех.

Внешнее окружение:

· Социально-экономическая

· Географическая

· Политическая

· Правовая

· Технологическая

· Экологическая обстановка

Внутренние окружение:

· Стратегия

· Технологии

· Проектно-организационная зрелость

· Доступность ресурсов

· Корпоративная культура

· Организационная структура

Заинтересованные стороны и организационная структура проекта

Для повышения вероятности успеха проекта, заинтересованные стороны и организация в том числе, в которой реализуют проект, должны быть достаточно подробно описаны.

Ниже следует примерное содержание заинтересованных сторон проекта.

 

Международный Стандарт по Управлению Проектами ISO 21500: 2012

Рисунок 3: Заинтересованные стороны проекта.

Организационная структура представляет собой, временную структуру проекта, включающую в себя роли, обязанности, уровень и границы полномочий, которые должны быть оговорены и определены до сведений всех заинтересованных сторон проекта. Таких как:

· Менеджер проекта – Несет ответственность за управление проектом и результатами проекта.

· Команда управления проектом (если такова и нужна) – Оказывает помощь менеджеру проекта

· Команда проекта – Исполнители работ проекта до его завершения

Внешнее управление проектом включает в себя:

Спонсор проекта – Возглавляет. Одобряет старт проекта. Выделяет ресурсы, Принимает исполнительные роли в решении проблем/конфликтов за пределами полномочий менеджера проекта

Руководящий комитет (если он необходим) – Обеспечивает высший уровень руководства проекта

Дополнительные заинтересованные лица проекта:

· Заказчик или его представитель – Вносят требования к проекту, принятие результатов проекта

· Поставщики – Предоставляю ресурсы для реализации проекта

· Офис управления проектом – Имеют широкий охват мероприятий, начиная с обучения персонала и кончая планирование и мониторинг проекта.

Компетенции управления проекта могут быть классифицированы как:

· Техническими компетенциями, включая терминологию, понятия и процессы управления проектами, определенными в данном стандарте

· Поведенческие компетенции, связанные с личными отношениями в пределах отношений определенных границ

· Компетенции, связанные с управление проектом внутри организации и внешней среды. Уровень компетенции может быть поднят посредством процессов профессионального развития, таких как обучение, наставничество как внутри, так и снаружи организации.

Ограничения проекта:

· Содержание проекта

· Качество

· Сроки

· Ресурсы

· Стоимость проекта в целом

« Достижение баланса между важными участниками проекта могут сформировать прочный фундамент для успеха проекта »

Некоторые ограничения могут быть такими:

· Дата окончания проекта

· Наличие бюджета проекта

· Общие ресурсы проекта для выполнения проектных мероприятий, связанных с требованиями проекта

· Факторы, связанные с персоналом

· Уровень приемлемого риска

· Социальные и экономические потенциальные последствия проекта

· Законодательные требования

Управление проектом начинается с группы процессов инициации и заканчивается группой процессов завершения. Взаимосвязь, которых,требует взаимодействия взаимозависимости между группами взаимодействия групп процессов управления со всеми остальными взаимосвязями взаимосвязей остальных процессов.

Рисунок 4: Взаимодействие групп процессов

Разработка Иерархической Структуры Работ.

Иерархическая структура работ служит основой для разложения работ проекта на более мелкие и, соответственно легче управляемые части работ.

Определение последовательности работ.

Целью является выявление и документирование логических связей между операциями. Все операции в рамках проекта должны быть взаимозависимы и представлены в виде сетевой диаграммы, чтобы определить критический путь проекта. Операции должны быть расположены логически последовательно с необходимым приоритетом отношений с целью достижения графика проекта.

План качества проекта

Планирование качества проекта является определение требований и стандартов, применяемых к проекту и его результатам, и как эти требования и стандарты будут соблюдаться при выполнении задач проекта.

Этот процесс, включает в себя:

Определение и согласование со спонсором проекта и заинтересованными лицами как цели проекта соответствуют требованиям, и соответствующие стандарты должны быть достигнуты

Определение методов, инструментов и процедур для достижения поставленных целей проекта

Определение систематических запланированных мероприятий по достижению определённого качества

Разработка плана по качеству, который включает в себя, тип экспертиз, обязанности и участников, указанных в расписании в соответствии с общим графиком проекта

Объединение всей информации о качестве в плане по качеству

В связи с временным характером проектов и временными ограничениями, при выполнении большинства из них, разработка стандартов качества не представляется возможной.

 

 

 

Международный Стандарт по Управлению Проектами ISO 21500: 2012

Управление коммуникациями

Успех или провал проекта может зависеть от того, как и насколько хорошо различные члены проектной группы,и заинтересованные лица взаимодействуют друг с другом. Этот процесс должен акцентировать свое внимание на:

· Повышение взаимопонимания и сотрудничества между различными заинтересованными сторонами проекта

· Обеспечение точной и своевременной объективной и достоверной информации по проекту

· Решение коммуникационных проблем, чтобы минимизировать риски, возникающие с заинтересованными сторонами, нерешенных или неизвестных проблем или недоразумений.

 

 

Международный Стандарт по Управлению Проектами ISO 21500: 2012

Стандарты проект менеджмента. ГОСТ Р 54869 - 2011

« Организация управления проекта.

Организационная структура проекта может различаться, но неизменным остается:

· Заказчик проекта – Юридическое или физическое лицо, который будет считаться владельцем конечного результата данного проекта.

· Руководитель проекта – лицо, ответственное за управление проектом и первым будут спрашивать с него.

· Куратор проекта – ответственный за обеспечение проекта ресурсами, осуществляющий финансовую и иную поддержку проекту.

· Команда проекта – совокупность индивидуумов, групп и организаций, объединенных в одну временную организационную структуру, для выполнения работ проекта, которая в последствии будет расформирована и ее участники вернутся к своим прямым обязанностям. (Или на рынок труда, в свою страну, станут безработными)

Рисунок 5:Схема основных понятий менеджмента проекта

Данные приведены из ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОМ ГОСТ Р 54869 – 2011

Менеджмент проекта.

Менеджмент проекта характеризует из себя совокупность процессов структурирования, планирования, исполнения, организации, контроля и завершения всех договоров проекта.

Следующий фактор проект менеджмента, включает в себя порядок управления функциональностью проекта:

· Содержание проекта

· Сроки проекта

· Затраты в проект

· Риски проекта

· Кадры проекта

· Заинтересованные лица (стороны) проекта

· Управление фазами и их этапами в проекте

· Качество проекта

· Потоки информацией в проекте и управление информацией о проекте

· Управление управлением в управление организации процесса в управление проекта

Последовательные процессы менеджмента проекта, определяются условиями конкретных проектов.

Проект должен иметь начало и как и все, иметь конец

Открытие проекта (На примере Объекта взято для изучения)

· Последовательная реализация первой фазы делится на семь этапов.

· Наименование проекта «Монолитный железобетонный частный дом»

· Причины инициации проекта «Требование заказчика»

· Цели и продукты проекта «Строительство единичного, уникального жилого двухэтажного дома со встроенным гаражом, в частном секторе»

· Дата инициации «04.05.2010»

· Заказчик проекта «Юрий Лександрович Морозов»

· Руководитель проекта «ЗАО «Тартесас»

· Куратор проекта «Юрий Лександрович Морозов»

Процесс планирования содержания проекта

Определение требований проекта и состав работ проекта.

Требования к проекту со стороны заказчика, других заинтересованных сторон проекта, а также законодательства и нормативные акты определены на предмет их возможности выполнения, согласованны с заказчиком и документированы надлежащим образом.

Согласованны с заказчиком и документированы необходимые данные по завершению проекта, а именно:

· Назначение, свойства и характеристики окончательного продукта

· Критерии приемки продукта

· Допущения и исключения, касающиеся проекта

Определены, согласованны с заказчиком и документированы работы проекта, а также допущения и исключения, касающиеся работ проекта.

Процесс разработки расписания проекта

Определение дат начала и окончания работ проекта, ключевые события, этапов и фаз проекта в целом.

Определены взаимосвязи между этапами работ проекта (процессы идут последовательно за исключением более сложных процессов, оговоренные с заказчиком заранее)

· Проведена оценка длительности работ проекта (до трех лет)

· Определен и утвержден график привлечения ресурсов, необходимых для выполнения проекта в срок (необходимые ресурсы будут поставляться со склада или с завода точно в срок, во избежание нарушения графика поставок, так же некоторые ресурсы будут располагаться на территории строительства, в специально отведенном месте).

· Определено и документировано расписание проекта (Начало работ 26.07.2010 – Работы 430 дней- дата завершения работ 26.08.2011)

· Утвержден базовый календарный план

Процесс планирования бюджета

Определение порядка и объема обеспечения проекта финансовыми ресурсами.

· Определена и документирована структура статей бюджета проекта, позволяющая контролировать затраты на проект в ходе его реализации

· Определена плановая стоимость всех ресурсов проекта (материальных и человеческих) с учетом всех известных и примерно неизвестных ограничений на их использование

· Определена стоимость выполнения работ (денежные средства заказчика)

· Утвержден базовый бюджет проекта (денежные средства заказчика со многим количеством нулей)

· Определен и документирован порядок поступления денежных средств, в проект (на каждую фазу разделено неравномерное количество денежных средств).

Процесс планирования персонала проекта

Определение порядка обеспечения проекта человеческими ресурсами.

· Определены и документированы роли участников проекта, команды проекта, их функции и полномочия

· Определен численный и квалифицированный состав команды проекта, а также требования к условиям труда (Рабочие квалифицированы по высшему разряду, основной косяк, специалисты узконаправленного профиля, остальная часть будет направлена на работы с ландшафтом)

· Персонально определены основные члены команды проекта (Основные члены проекта, непосредственно заказчик, имеющих знания в области проектирования и строительства, руководит ходом работ на проекте, остальная часть квалифицированных специалистов работает над свей работой на проекте).

Процесс планирования закупок на проект

Определение порядка и объема обеспечения проекта продукцией и услугами, приобретаемые у сторонних организаций.

Проведен анализ необходимости закупки продукции и услуг для достижения целей проекта. В случае, если по результатам анализа принято решение о целесообразности закупок продукции, услуг в проекте то:

· Определены требования к закупаемой продукции или услугам, в том числе ограничения по стоимости и срокам поставки. (Оборудование для работ с фундаментом, экскаватор, бетономешалка, автокран, спецтехника для работ с железобетонной конструкцией фундамента и первого этажа, бульдозер, заказ на кирпичи, уникальную, железобетонную конструкцию фундамента и первого этажа (заказ и доставка осуществлены заранее), конструкция кровли, прочие ресурсы и услуги)

· Определены требования к приемке закупаемой продукции (услугам), (Стройматериалы последнего на дату строительства материала качества, без использования в каркасе здания деревянных материалов, только сталь и бетон)

· Запланированы мероприятия по выбору и оценке поставщиков на основании определенных критериев (поставщик должен справиться с возложенной на него ответственности в оказании своевременного привоза необходимой продукции, количество и качество заказанных материалов)

Процесс реагирования на риск

Определение основных рисков проекта и работы сними.

· Выявление и документирования рисков проекта (человеческий фактор, погодные условия, финансовые трудности, война, политическая обстановка, банкротство поставщика, браку ресурсов проекта, другие форс-мажорные обстоятельства)

· Проведены оценка вероятности и степени влияния рисков на проект (если риск превышает уровень безопасности проекта, то проект будет заморожен, до устранения фактора риска)

· Разработаны мероприятия по изменению вероятности и степени влияния наиболее значимых рисков, а также созданы планы реагирования на такие риски и риски меньшей значимости.

· Учтены результаты разработки предотвращающих мероприятий по реагированию на риски, связанные с ними планы.

Процесс управления информации «в и о» проекте

Определение порядка обмена информацией «в и о» проекте между лицами участвующими в проекте: команда реализации проекта и заинтересованные в результате проекта.

· Определены все участники информационного обмена, их нужды в информации

http://www.e-biblio.ru/book/bib/06_management/Osnov_proekt_menedgmenta/SG

Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами -М.: ИНФРА-М,2006 стр. 52-58

· Определены методы и средства распространения информации по проекту (любая связь через каналы связи на проекте, за исключением почтовых голубей)

· Определена процедура разработки, согласования, утверждения, распространение проектных документов

· Определение места и правила хранения информации по проекту(одна копия в банке, одна в «ЗАО «Тартесас» и еще одна у заказчика в сейфе)

Процесс планирования менеджмента изменения в проекте

Определение порядка работ с изменениями в проекте, своевременное реагирование на изменения.

Определен и документирован процесс работы с изменениями в проекте, а именно:

· Выявление изменений (невозможность создания пруда на территории объекта)

· Согласование и утверждение изменений (отмена создания пруда на территории объекта)

· Организация учета версий документов и продуктов проекта

· Доведение информации об изменениях до заинтересованных сторон (передача информации до заказчика, если он не на объекте)

Процесс организации исполнения работ проекта

Организация выполнения проекта, согласно разработанному плану.

· Выполнены запланированные работы

· Получены продукты труда проекта

· Осуществлены изменения, согласно принятым в проекте правилам

· Выполнены намеченные корректирующие и предупреждающие действия

· Подготовлены документы по управлению проектом

Процесс контроля исполнения проекта

Проверка соответствия продукта проекта, соответственным процессам и требованиям

· Документированы результаты регулярных проверок по состоянию проекта, отклонения от планов и проанализированы с целью причин отклонений

· Произведена оценка соответствия продукта объекта требованию к онному

· Сформированы корректирующие и предупреждающие действия, по результатам проверки

· Отчеты о выполнении работ проекта соответствуют утвержденной системе отчетности по проекту.

Процесс завершения проекта

Формальное закрытие проекта

· Приведена и документально оформлена приемка продукта проекта заказчиком

· Проведено закрытие всех договоров по проекту (в случаи их наличия)

· Документировано окончание проекта

· Сформирован архив проекта

· Команда проекта и основные заинтересованные стороны проинформированы об окончании проекта.

 

Требования к управлению документами проекта:

Документы могут варьироваться в соответствии от спецификации объекта. Данными материалами по проекту нужно управлять в соответствии со следующими требованиями:

· Они должны быть утверждены до их применения

· Необходим анализ актуальности документов, их своевременное обновление, по мере необходимости

· Нужно обеспечить наличие актуальных версий документов в местах их применений

· Сохранность документов в течение установленных сроков и возможность их восстановления

· Обеспечение уровня конфиденциальности документов согласно требованиям заказчика и других заинтересованных лиц проекта

· Предотвращение непреднамеренного использования неправомерных документов и соответствующая идентификация устаревших документов, оставленных для конкретных целей.