Занятие 3. Регистрация документов

Цель занятия – изучение организации и технологии регистрации управленческих документов.

В результате выполнения лабораторного занятия студенты должны:

– знать нормативные требования к организации регистрации документов;

– уметь обосновывать предложения по организации регистрации в конкретном учреждении;

– иметь навыки заполнения регистрационных форм.

 

Задания для самостоятельной работы и рекомендации к их выполнению

1 Показать развитие регистрации документов в государственных учреждениях России как важнейшего этапа движения документов в организации.

2 Изучить требования нормативно-методических документов к регистрации и построению информационно-справочного аппарата, используя «Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (раздел 7). Обратить внимание на состав документов, подлежащих регистрации, последовательность расположения составных частей индекса документа, правила формирования информационно-справочных картотек.

3 Зарегистрировать в журнале, на карточках (на бумаге и с помощью компьютера) предложенные документы, обратив особое внимание на регистрацию инициативных и ответных писем.

4 Проанализировать описание организации и технологии документационного обеспечения управления, отметить особенности организации и технической регистрации документов в условной организации и определить их недостатки. На основе проведенного анализа и требований нормативно-методических документов разработать предложения по организации регистрации документов и построению информационно-справочного аппарата в условной организации.

 

Контрольные вопросы:

1 Каковы особенности регистрации документов в учреждениях коллежского, министерского делопроизводства, а также в эпоху господства советского государства?

2 Что такое регистрация документов? Какие задачи решаются в делопроизводстве с помощью этой операции?

3 Какие документы подлежат регистрации?

4 Назовите обязательный состав реквизитов при регистрации.

5 В чем состоит основной принцип регистрации?

6 Назовите основные правила индексации документов.

7 Какое преимущество имеет специалист при регистрации документов в автоматизированных системах по сравнению с традиционными методами?

 

Занятие 4. Номенклатура дел

 

Цель занятия – изучение классификационных справочников, применяемых в делопроизводстве, приобретение навыков составления и оформления номенклатуры дел.

В результате выполнения лабораторного занятия студенты должны:

– иметь представление о назначении и возможном применении номенклатуры дел в организации;

– знать назначение и использование перечней документов с указанием сроков хранения;

– знать методику составления номенклатуры дел;

– уметь составить номенклатуру дел конкретной организации.

 

Задания для самостоятельной работы и рекомендации по их выполнению

1 Изучить требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатуры дел. Изучить правила ведомственных архивов (раздел 9), ГСДОУ (раздел 3.2.5), «Типовую инструкцию по делопроизводству» (раздел 9) и составить конспект по плану:

– виды номенклатур дел;

– типы номенклатур дел (классификационные схемы);

– правила формулирования заголовков дел;

– источники установления сроков хранения документов;

– правила систематизации и индексации заголовков дел;

– правила оформления, подписания, согласования и утверждения номенклатуры дел.

2 Изучить возможности использования перечня документов со сроками хранения в делопроизводстве организации. Выяснить:

– порядок применения перечня в делопроизводстве;

– дифференциацию сроков хранения документов по группам организаций;

– схему построения перечня и его научно-справочный аппарат.

3 Проанализировать конкретную номенклатуру дел организации, выписывая в тетради выявленные недостатки ее содержания и оформления и иллюстрируя каждый из них примером.

4 Составить конкретную номенклатуру дел организации. Изучить структуру, функции и состав документного фонда условной организации и разработать классификационную схему номенклатуры дел. Она оформляется в виде списка структурных подразделений и их индексов, расположенных по степени значимости. Схема классификации должна соответствовать главной таблице «Перечня типовых документов со сроками хранения». Сформулировать заголовки дел в соответствии с установленными требованиями и одновременно установить сроки их хранения по перечню. Далее провести систематизацию заголовка дел. На общем бланке организации оформить по установленной форме номенклатуру дел, определить состав должностных лиц, визирующих и утверждающих ее.

 

Контрольные вопросы

1 Дайте определение номенклатуры дел.

2 Охарактеризуйте применение различных видов номенклатуры дел.

3 Перечислите требования к формулировке заголовков дел в номенклатуре.

4 Перечислите требования к систематизации заголовков дел в номенклатуре.

5 Как образуется индекс дела в номенклатуре?

6 Как используется перечень документов с указанием сроков хранения в делопроизводстве?

7 Каковы этапы разработки номенклатуры дел?

8 Назовите срок действия номенклатуры дел.

 

Занятие 5. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Цель занятия – изучение комплекса работ по сдаче документов в архив организации и задач службы ДОУ.

В результате выполнения заданий студенты должны:

– знать основные требования нормативных документов к работам, проводимым службой делопроизводства при подготовке к сдаче документов в архив;

– иметь представление об отборе документов для дальнейшего хранения и использования; знать правила формирования дел;

– знать правила оформления дел для сдачи в архив; иметь навыки описания дел.

 

Задания для самостоятельной работы и рекомендации по их выполнению

1 Изучить требования нормативно-методических документов к формированию дел, проведению экспертизы ценности документов и их подготовке к сдаче в архив организации. Основные правила работы ведомственных архивов организации. Основные правила работы ведомственных архивов (разд. 2.2) и соответствующие разделы ГСДОУ, «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (разд. 10).

2 Составить приказ о создании экспертной комиссии (ЭК) в условной организации. В приказе должен быть определенный состав комиссии. Ее задачи, срок ее работы.

3 Провести анализ дел, обратив внимание на:

– соответствие заголовков дел документам, помещенным в дело;

– наличие в деле дублетных, черновых экземпляров документов и документов, подлежащих возврату.

4 Оформить дела к сдаче в архив:

– пронумеровать документы в дела;

– составить внутреннюю опись;

– составить заверительную надпись;

– оформить обложку дела.

5 Составить описи на дела постоянного и временного хранения, подлежащие сдаче в архив.

6 Составить акт об уничтожении документов, утративших научно-практическое значение.

7 Составить протокол заседания экспертной комиссии (ЭК) в краткой форме об уничтожении дел и изменении сроков хранения.

 

Контрольные вопросы

1 Перечислите состав комплекта работ, проводимых службой ДОУ при сдаче в архив документов организации.

2 Какие функции выполняет ЭК организации?

3 Перечислите требования к формированию дел при подготовке к сдаче в архив.

4 Перечислите требования к оформлению документов в дела.

5 Каковы правила составления описи дел постоянного и временного хранения?