Раздел 1. Документооборот организации. Роль службы доу в организации работы с документами

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ДГТУ)

 

Факультет «Социально-гуманитарный»

 

Кафедра «Документоведение и языковая коммуникация»

 

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

к изучению дисциплины «Организация и технология документационного обеспечения управления»

и выполнению курсовой работы

для студентов очной и заочной форм обучения

направления 46.03.02 Документоведение и архивоведение

 

Ростов-на-Дону

Составитель: доцент, к.филол.н. Былкова С.В.

 

Методические указания к изучению дисциплины «Организация и технология ДОУ» и выполнению курсовой работы для студентов очной и заочной форм обучения направления 46.03.02 Документоведение и архивоведение /ДГТУ, Ростов н/Д, 2015г. – 35 с.

 

Методические указания содержат информацию по изучению дисциплины «Организация и технология ДОУ» и подготовке курсовой работы (порядок подготовки, организация защиты, рекомендации по содержанию, требования к оформлению).

 

Печатается по решению научно-методического совета направления 46.03.02 Документоведение и архивоведение.

 

 

Научный редактор: д.филол.н., проф. Э.А. Китанина

 

Рецензент: к. психол.н. доц., Е.П. Чубова

 

 

© Былкова С.В., 2015

© Издательский центр ДГТУ, 2015

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

	Организационно-методические характеристики дисциплины ………………………
	1.1 Цели и задачи дисциплины…………………………………………………………
	1.2 Требования к уровню освоения дисциплины……………………..........................
	1.3 Порядок освоения дисциплины. Формы итогового контроля……………………
	Содержание курса……………………………………………………………………….
	2.1 Учебная программа дисциплины…………………………………………………..
	2.2 Распределение часов дисциплины по темам и видам практических занятий…………………………………………………………………………………..
	2.3 Тематика курсовых работ………………………………………………………….
	2.5 Перечень вопросов к экзамену…………………………..…………………………
	Методические указания к выполнению курсовой работы……………………………
	3.1 Общие положения…………………………………………………………………...
	3.2 Выбор темы исследования………………………………………………………….
	3.3 Задание на курсовую работу……………………………………………………….
	3.4 Разработка рабочего плана курсовой работы…………………………………….
	3.5 Сбор, анализ и обобщение материалов исследования……………………………
	3.6 Структура курсовой работы……………………………………………………….
	3.7 Общие требования к оформлению курсовой работы……………………………
	3.5 Защита курсовой работы и ее оценка……………………………………………...
	Методические указания к выполнению практических работ………………………..
	Приложение А – Форма титульного листа…………………………………………….
	Приложение Б – Форма задания на курсовую работу………………………………..
	Приложение В – Примеры оформления списка использованных источников……..

1 Организационно-методические характеристики дисциплины

1.1 Цели и задачи дисциплины

Дисциплина «Организация и технология документационного обеспечения управления (ДОУ)» входит в базовую часть профессионального цикла дисциплин федерального государственного образовательного стандарта направления 46.03.02 Документоведение и архивоведение и предназначена для студентов, обучающихся по очной и заочной формам обучения. Общая трудоемкость дисциплины составляет 6 зачетные единицы или 216 часа. Дисциплина изучается в 5-м семестре. По дисциплине предусмотрен экзамен.

Дисциплина направлена на изучение делопроизводственной терминологии; основных нормативно-методических материалов по документированию управленческой деятельности; принципов организации служб документационного обеспечения управления в организациях; особенности формирования, структуры, функций, штатного состава делопроизводственных подразделений и обязанности служащих; состава, порядка и правил составления проектной документации по совершенствованию системы ДОУ.

Цель дисциплины – изучение основных направлений государственной регламентации работы с документами в Российской Федерации, теории и практики организации современного документационного обеспечения на основе научно-обоснованных принципов и методов его совершенствования.

Задачи курса:

- изучить нормативно-методическую базу делопроизводства;

- сформировать у студентов рациональные подходы к решению задач организации работы с документами в организации (учреждении);

- рассмотреть типовые структуры служб ДОУ;

- изучить современные технологии документационного обеспечения управления.

1.2 Требования к уровню освоения дисциплины

Изучив дисциплину «Организация и технология ДОУ», студент должен знать:

- нормативно-методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления;

- методы и технологию обработки документов на основе использования средств организационной и техники, и информационных технологий;

- рациональную технологию приема, прохождения, подготовки и отправки документов в традиционных и автоматизированных системах документационного обеспечения управления;

- методику контроля за сроками исполнения документов;

- закономерности изменения объема документооборота;

- методику составления классификационных справочников и направления их использования;

- организацию оперативного хранения документов и подготовки документов к передаче в архив.

Студент должен уметь:

- разрабатывать Положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников службы ДОУ;

- подсчитывать объем документооборота за год;

- регистрировать документы с использованием всех форм регистрации;

- составлять номенклатуру дел конкретной организации;

- оформлять дела для сдачи в архив;

- разрабатывать структуру инструкции по делопроизводству конкретной организации.

 

1.3 Порядок освоения дисциплины. Формы итогового контроля

Изучение курса «Организация и технология документационного обеспечения управления» студентами очной формы обучения предполагает 90 часов аудиторных занятий. Из них: 36 часов лекций и 54 часа практических занятий в пятом семестре. Лекции раскрывать основные проблемы тем курса. Практические занятия проводятся по темам, требующим приобретения практических навыков работы с документами, закрепления теоретических знаний, полученных на лекциях и в результате самостоятельной работы над учебным материалом.

Формами контроля усвоения студентами дисциплины является защита курсовой работы и сдача экзамена в пятом семестре зимней сессии.

 

СОДЕРЖАНИЕ КУРСА

2.1 Учебная программа дисциплины

Тема 2.3 Номенклатура дел

Понятие номенклатуры дел. Требования к составлению номенклатуры дел, их регламентация в нормативно-методических материалах.

Виды номенклатур дел, их особенности и назначение. Методика составления номенклатуры дел: изучение состава документов, разработка классификационной схемы; требования к составлению заголовков дел и правила их систематизации.

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел. Сроки хранения документов.

Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве.

Подготовка и передача дел в архив организации

Нормативно-методические материалы Федеральной архивной службы об оформлении дел.

Основные требования к оформлению дел. Полное и частичное оформление дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного и временного хранения.

Определение описи дел. Правила составления описи дел структурного подразделения. Виды описей. Оформление описи дел структурного подразделения.

Передпча дел в ведомственный архив. Взаимодействие службы ДОУ и ведомственного архива при формировании основы дел для последующего хранения и использования документов.

Общие положения

Курсовая работа – самостоятельная работа обучающегося под руководством преподавателя.

Курсовая работа представляет собой:

- изложение результатов исследования с учетом вопросов теории и практики в пределах выбранной темы;

- самостоятельный труд студента;

- проявление и показ студентом умения логично, аргументировано, ясно, последовательно и кратко излагать свои мысли.

Цель курсовой работы - систематизация, закрепление и расширение теоретических и практических знаний, а также развитие умений и навыков исследовательской работы обучающегося по дисциплине «Основы организационного проектирования».

Руководство и контроль за ходом написания, а также рецензирование работы осуществляется научным руководителем - преподавателем данной дисциплины.

Работа над избранной темой требует от студента знаний основ методологии исследования, творческого мышления и профессионализма. В курсовой работе должно найти отражение взаимосвязи теоретических положений с практикой.

Написание курсовой работы - процесс, включающий в себя ряд взаимосвязанных этапов:

- выбор темы;

- получение заданий на курсовую работу;

- разработка рабочего плана;

- сбор, анализ и обобщение материалов исследования;

- оформление курсовой работы и ее представление для проверки и получения отзыва;

- защита курсовой работы.

 

Выбор темы исследования

Тема курсовой работы может быть выбрана из перечня, утвержденного на заседании кафедры. Студент вправе и самостоятельно определить тему, не указанную в предложенном перечне, но при обязательном соответствии ее требованиям федерального государственного образовательного стандарта 46.03.02 Документоведение и архивоведение к содержанию учебной дисциплины.

Выбор темы по инициативе студента возможен в двух случаях: 1) стремление исследовать вопросы практики с целью применения теоретических положений; 2) профессиональный интерес в области малоизученной проблемы.

Тема должна быть сформулирована лаконично, ясно и четко, не допуская произвольности ее толкования. При затруднении в выборе темы студент может обратиться за помощью к преподавателям кафедры.

Последующие изменения темы допускаются лишь в исключительных случаях по ходатайству самого студента или инициативе научного руководителя в форме заявления на имя заведующего кафедрой.

 

Задание на курсовую работу

Задание является второй и третьей страницей курсовой работы. Задание заполняет преподаватель, ведущий лекционные занятия по данной дисциплине. Студент ставит свою подпись на задании, подтверждая тем самым начало работы над курсовой.

Оформляется задание в соответствии с следующими требованиями:

- перенос слов в названии темы курсовой работы не разрешается, точка в конце названия не ставится;

- если в теме фигурирует название предприятия, то оно указывается полностью, без аббревиатур. Точки в конце строк не ставятся;

- для написания наименования вуза, слова «ЗАДАНИЕ», наименования и обозначение (шифра) проекта (работы) применяется шрифт в текстовом редакторе – 14 пт Times New Roman, буквы прописные, полужирным шрифтом. Для всех остальных надписей в текстовом редакторе используется шрифт 14 пт, Times New Roman, буквы строчные).

 

3.4 Разработка рабочего плана курсовой работы

Следующим этапом подготовки к написанию курсовой работы является составление рабочего плана, позволяющего студенту четко организовать свою работу. Предварительно должны быть продуманы цели и задачи работы, ее структура, методы исследования.

Основные разделы плана: подготовительный этап, рабочий этап, заключительный этап.

На подготовительном этапе студент решает задачу определения объема информации для написания курсовой работы, ее поиска и сбора. Поэтому в первый раздел плана должны быть включены пункты:

- работа в библиотеках и Интернете по отбору необходимых источников информации;

- выписки, конспектирование, ксерокопирование информационных материалов;

- систематизация отобранного материала, его изучение;

- составление плана курсовой работы для его представления научному руководителю.

Рабочий этап включает в себя:

- написание чернового варианта курсовой работы;

- работу над выводами по разделам;

- определение и оформление научно-справочного аппарата работы (библиографии, цитат и т.д.);

- представление чернового варианта научному руководителю работы.

Заключительный этап:

- доработка чернового варианта курсовой работы с учетом замечаний и рекомендаций научного руководителя;

- оформление курсовой работы в соответствии с установленными требованиями настоящих Методических указаний;

- защита курсовой работы.

 

Структура курсовой работы

Курсовая работа состоит из пояснительной записки (далее – ПЗ), которая может содержать в качестве приложений рисунки, таблицы, нормативные документы и т.п.

Пояснительная записка имеет следующую структуру:

- титульный лист (Приложение А);

- задание на курсовую работу (Приложение Б);

- содержание (с указанием страниц соответствующих частей);

- введение (1,5-2 стр.);

- основной текст (разделы, подразделы);

- заключение (1,5-2 стр.);

- список использованных источников (пример оформления – Приложение В);

- приложения (по необходимости);

- ведомость работы.

После титульного листа следует задание (лист не нумеруется), содержание (лист не нумеруется). Слово «СОДЕРЖАНИЕ» размещается по центру страницы в виде заголовка прописными буквами. В содержание включаются названия разделов и подразделов с указанием страниц, на которых они расположены.

Во введении обосновывается актуальность темы, определяются цели, задачи, объект и предмет исследования. Дается общая характеристика структуры работы.

Основной текст курсовой работы разбивается на два раздела, каждый из которых может в свою очередь, дробиться на подразделы. Слишком подробное дробление не желательно. Завершение раздела предполагает определенный вывод.

Первый раздел текста курсовой работы должен включать в себя, в том числе, обзор нормативно-правовых актов, отечественной и зарубежной литературы, материалов периодической печати по теме работы, на основе чего студент обстоятельно излагает, как данная проблема отражена в специальной и учебной литературе.

Второй раздел раскрывает сущность исследования проблемы. Обучающийся все излагаемые положения должен подкреплять результатами изучения и анализа примеров из профессиональной деятельности отдельных предприятий (допускается использовать результаты производственной практики на конкретном предприятии), публикаций в средствах массовой информации и других источников.

В заключении подводятся итоги проведенного исследования, обобщаются основные положения и выводы, изложенные обучающимся в курсовой работе. По возможности указывается их новизна и практическая значимость.

К защите курсовой работы студент готовит доклад (выступление), отражающий суть работы, и презентацию.

Доклад строится по той же логической схеме, что и работа, то есть:

- вводная часть;

- основная часть;

- выводы.

Вводная часть должна содержать в себе актуальность и цель работы, основная часть должна полностью раскрывать рассматриваемую тему. Выводы должны быть краткими и однозначными, следует в 1-2 предложениях рассмотреть рекомендации для решения поставленных проблем.

Материал должен иллюстрировать все тезисы, выведенные в докладе. Рекомендуемый объем презентации может быть от 8 до 12 слайдов. Для презентации выбирается необходимый иллюстрирующий материал, который можно взять как из текста работы, так и из приложений. Это могут быть таблицы, рисунки, схемы, диаграммы, формулы и др. Таблицы не должны быть громоздкими, рисунки не должны быть чрезмерно детальными, формулы должны быть наглядными.

Первым должен быть слайд с темой работы и данными исполнителя, то есть: фамилия, имя, отчество, группа, специальность (направление). Желательно указать научного руководителя.

Курсовая работа сдается в архив вместе с презентацией, выполненной в электронном виде и записанной на цифровом носитель (CD/DVD-диск).

 

3.7 Общие требования к оформлению курсовой работы

Курсовая работа должна быть отредактирована и тщательно вычитана.

Общий объем работы не должен превышать 25-30 страниц (без приложений) машинописного или компьютерного текста, выполненного на одной стороне листа формата А4 (210х297 мм).

Оформление титульного листа.

Титульный лист является первым листом пояснительной записки (Приложение А).

Для написания наименования вуза, слова «ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА», наименования и обозначение (шифра) работы применяется шрифт в текстовом редакторе –Times New Roman, 14 рт, буквы прописные. Наименование вуза, слово «ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» оформляются полужирным шрифтом. Для всех остальных надписей используется шрифт в текстовом редакторе – 12 рт, Times New Roman. Перенос слов на титульном листе не допускается. Точки в конце строк не ставятся.

Обозначение титульного листа - для курсовой работы - YY.XXZZFF.RRR КР,

где

- YY - заглавные буквы, соответствующие наименованию дисциплины. Для дисциплины «Организация и технология ДОУ» - это ДОУ;

- XXZZFF - код классификационной характеристики, состоящий из шести знаков, включает:

- первые две цифры XX - последние цифры номера зачётной книжки студента.

- вторые две цифры ZZ и третьи две цифры FF - порядковый номер пояснительной записки – 00.

Цифры кода XXZZFF интервалами и точками не разделяются.

- RRR - порядковый регистрационный номер, состоящий из трёх знаков, для пояснительной записки – 000.

 

Примеры обозначения документов.

Номер зачетной книжки студента 0910976.

Курсовая работа по дисциплине «Организация и технология ДОУ»:

 

Обозначение титульного листа и задания курсовой работы	ДОУ.760000.000 КР
Обозначение пояснительной записки	ДОУ.760000.000 ПЗ
Обозначение ведомости работы	ДОУ.760000.000 ВР

 

Оформление текста ПЗ

Текст пояснительной записки должен быть представлен в электронном виде в формате MS Word версии не ниже 6.0 и на бумажном носителе. Тип шрифта - Times New Roman, стиль Normal, размер шрифта 14 pt., межстрочный интервал - полуторный.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо», «требуется, чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова «могут быть», «может быть», «как правило», «при необходимости», «в случае» ит. д. Допускается использовать повествовательную форму изложения текста ПЗ, например, «применяют», «указывают» и т.п. В ПЗ должны применяться научно-технические, экономические и др. термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии – общепринятые в научной литературе.

Листы пояснительной записки оформляются рамкой стандартных размеров (приведены в отдельных файлах) и основной надписью по ГОСТ 2.104. Для заполнения граф в основной надписи применяют шрифт Arial, курсив. Таблицу изменений в основной надписи допускается не заполнять, так как она предназначена для сведений о последующих изменениях в текстовом документе, что в учебных проектах не предусматривается.

Выполнение текста пояснительной записки без рамки не допускается. Текст пояснительной записки курсовой работы рекомендуется печатать, соблюдая следующие размеры полей: левое – 30 мм; верхнее и нижнее – 20 мм; правое – 10 мм.

Первая строка абзаца по всему тексту должна иметь отступ – 1,25 см.

Опечатки, описки, графические неточности, помарки, повреждения листов курсовой работы не допускаются.

Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Заголовки следует оформлять с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая, полужирным шрифтом. Заголовки должны чётко и кратко отражать содержание. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Перенос слов в заголовках не допускается. Точки в конце заголовка не ставятся. Для заголовков разделов, подразделов, пунктов используется шрифт Times New Roman, размер 14 пт.

Наименование разделов «СОДЕРЖАНИЕ», «ВВЕДЕНИЕ», «ЗАКЛЮЧЕНИЕ», «СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ» следует располагать на отдельной строке, посередине, симметрично основному тексту и не нумеровать.

Расстояния между заголовками структурных единиц основного текста и предыдущим текстом должно быть равно одному интервалу - полуторному.

Номера страниц проставляются внизу страницы арабскими цифрами без точки и чёрточек, выравнивание выполняется по правому краю. Титульный лист и задание включают в общую нумерацию страниц, но номер страницы не проставляют.

Оформление иллюстраций

Все иллюстрации в ПЗ (графики, схемы, диаграммы, чертежи, фотографии и т.д.) именуются рисунками.

Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации располагаются в документе непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице.

Иллюстрации, выполненные на отдельных листах, включаются в общую нумерацию страниц документа.

Рисунки, размеры которых больше формата А4, учитываются как одна страница и помещаются в приложения. Размер одной иллюстрации не должен превышатьформатаА3 (297x420 мм). На одном листе можно располагать несколько иллюстраций. Чертежи, графики, диаграммы, схемы, иллюстрации могут быть черно-белыми или цветными, выполненными компьютерным или рукописным способом.

Рисунки следует размещать так, чтобы их можно было рассматривать без поворота ПЗ, или с поворотом по часовой стрелке.

Рисунки нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией и обозначаются «Рисунок 1», «Рисунок 2» и т.д. Если рисунок в ПЗ только один, то он должен быть обозначен как «Рисунок 1». Допускается нумеровать рисунки в пределах раздела. В этом случае номер рисунка состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой.

Пример - «Рисунок 1.1», «Рисунок 2.1» и т.д.

На все рисунки должны быть даны ссылки в тексте документа. При ссылках на рисунки в тексте ПЗ следует писать:

- «…в соответствии с рисунком 4» (при сквозной нумерации иллюстраций по всему тексту ПЗ);

- «… в соответствии с рисунком 3.2» (при нумерации в пределах раздела).

Номер и название рисунка помещаются по центру под рисунком. Шрифт Times New Roman, размер 12 рt, выравнивание по центру. Точка в конце подрисуночного текста не ставится.

Рисунки отделяются от текста сверху и снизу межстрочным интервалом (одна пустая строка). Интервал между заголовком и подрисуночным текстом не предусмотрен.

Оформление списка использованных источников

Список использованных источников должен быть выполнен в соответствии с следующими нормативными документами:

1. ГОСТ Р 7.0.5-2008. Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления. – Введ. 2009-01-01. – М.: Стандартинформ, 2008. – 18 с. – (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).

2. ГОСТ 7.11-2004. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках. – Взамен ГОСТ 7.11-78; введ. 2005-09-01. – М.: Стандартинформ, 2005. – 82 с. – (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).

3. ГОСТ 7.1-2003. ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления. – Взамен ГОСТ 7.1-84; введ. 2002-07-02. – М.: Изд-во стандартов, 2004. – 48 с. – (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).

4. ГОСТ 7.82-2001. ГОСТ 7.82-2001. Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов: общие требования и правила составления. – Введен 2002-07-01. – Минск: Изд-во стандартов, 2001. – 31 с. – (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).

5. ГОСТ 7.83-2001. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения. – Введ. 2001-07-02. – М.: Изд-во стандартов; Минск: Межгос. совет по стандартизации, метрологии и сертификации, [2002]. – 13 с. – (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).

6. ГОСТ 7.32-2001. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления. – Взамен ГОСТ 7.32-91; введ. 2001-07-01; с изм. 2005-12-01. – М.: Изд-во стандартов; Минск: Межгос. совет по стандартизации, метрологии и сертификации, [2001]. – 15 с. – (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).

7. ГОСТ 7.80-2000. Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления. – Введ. 2001-07-01. – М.: Изд-во стандартов, 2000. – 7 с.

8. ГОСТ 2.105-95. Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам. – Взамен ГОСТ 2.105-79, ГОСТ 2.906-71; введ. 96-07-01. – Минск: Изд-во стандартов, 1995. – 37 с.

9. ГОСТ 7.9-95. Реферат и аннотация. – Взамен ГОСТ 7.9-77; введ. 97-07-01. – Минск: Изд-во стандартов, 1996. – 7 с. – (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).

10. ГОСТ 7.0.12-2012. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила. – М.: Стандартинформ, 2012. – 24 с. – (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).

Для ссылки на электронные источники применяется также ГОСТ 7.82 Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления.

Список использованных источников начинают с нового листа. Слова «СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ» оформляются симметрично основному тексту. Список обязательно должен быть пронумерован. Каждый источник упоминается в списке один раз, вне зависимости от того, как часто на него делается ссылка в тексте пояснительной записки.

Список использованных источников приводится в следующей последовательности:

-законодательные и нормативно-методические документы и материалы;

-монографии, учебники, справочники и т.п.;

-научные статьи, материалы из периодической печати;

-электронные ресурсы.

Список оформляется в алфавитном порядке.

Официальные документы ставятся в начале списка в определенном порядке:

- Конституция;

- Кодексы;

- Законы;

- Указы Президента;

- Постановления Правительства;

- другие нормативные акты (ГОСТы, письма, приказы и т. д.).

Внутри каждой группы документы располагаются в хронологическом порядке.

Литература на иностранных языках ставится в конце списка после литературы на русском языке, образуя дополнительный алфавитный ряд.

Сведения о книгах (монографии, учебники, справочники и т.п.) должны включать фамилию и инициалы автора (авторов), название книги, город, издательство, год издания, количество страниц. Наименование места издания необходимо приводить полностью в именительном падеже, допускается сокращение названия только двух городов – Москва (М) и Санкт-Петербург (СПб).

Сведения о статье из периодического издания должны включать фамилию и инициалы автора, заглавие статьи, наименование издания (журнала), год выпуска, номер издания (журнала), страницы, на которых помещена статья. Пример списка использованных источников приведен в Приложении В.

Оформление приложений

В конце курсовой работы даются приложения, обычно это - копии или выдержки различных нормативных документов, материалы социологических исследований и т.п. Приложение оформляют как продолжение текста ПЗ. На все приложения должны быть ссылки в тексте ПЗ, а в разделе «СОДЕРЖАНИЕ» должны быть перечислены все приложения с указанием их обозначений и заголовков. Слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатается в верхней части страницы, посередине, все буквы прописные, выделяются полужирным шрифтом, под ним в скобках указывается статус приложения, используются слова «обязательное», «рекомендуемое» или «справочное».

Приложение должно иметь содержательный заголовок, который записывается симметрично относительно текста строчными буквами с первой прописной буквы в виде отдельной строки (или строк) и выделяется полужирным шрифтом.

Приложения обозначаются заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением Е (Ё), З, И (Й), О, Ч, Я, Ь, Ы, Ъ

(например, «ПРИЛОЖЕНИЕ А – Устав ООО «Вымпел-Ком».

(обязательное)

Приложения помещают после списка использованных источников. Приложения не засчитываются в общий объем курсовой работы.

Оформление ведомости работ

Ведомость работы следует составлять на белой бумаге формата А4 с рамкой и основной надписью. Заполнение ведомости работы производится в следующем порядке:

- в графе «Формат» указывается формат, на котором выполнен документ (А4).

- в графе «Обозначение» указывается обозначение документа, например, ОП.760000.000 ПЗ;

- в графе «Наименование» указывается наименование документа:

- в разделе «Документация общая» наименование документов, например: «Пояснительная записка»;

- в графе «Количество листов» указывается количество листов, на которых выполнен данный документ;

- в графе «№ экз.» указывается номер экземпляра копии данного документа. При отсутствии номеров экземпляров в графе ставится прочерк;

- в графе «Примечание» указываются дополнительные сведения.

Наименование разделов и подразделов записываются в графе «Наименование» в виде заголовков. Наименование разделов подчеркивается. Перенос слов в строках запрещен. Точки в конце слов не ставятся.

 

Занятие 4. Номенклатура дел

 

Цель занятия – изучение классификационных справочников, применяемых в делопроизводстве, приобретение навыков составления и оформления номенклатуры дел.

В результате выполнения лабораторного занятия студенты должны:

– иметь представление о назначении и возможном применении номенклатуры дел в организации;

– знать назначение и использование перечней документов с указанием сроков хранения;

– знать методику составления номенклатуры дел;

– уметь составить номенклатуру дел конкретной организации.

 

Задания для самостоятельной работы и рекомендации по их выполнению

1 Изучить требования нормативно-методических документов к составлению и оформлению номенклатуры дел. Изучить правила ведомственных архивов (раздел 9), ГСДОУ (раздел 3.2.5), «Типовую инструкцию по делопроизводству» (раздел 9) и составить конспект по плану:

– виды номенклатур дел;

– типы номенклатур дел (классификационные схемы);

– правила формулирования заголовков дел;

– источники установления сроков хранения документов;

– правила систематизации и индексации заголовков дел;

– правила оформления, подписания, согласования и утверждения номенклатуры дел.

2 Изучить возможности использования перечня документов со сроками хранения в делопроизводстве организации. Выяснить:

– порядок применения перечня в делопроизводстве;

– дифференциацию сроков хранения документов по группам организаций;

– схему построения перечня и его научно-справочный аппарат.

3 Проанализировать конкретную номенклатуру дел организации, выписывая в тетради выявленные недостатки ее содержания и оформления и иллюстрируя каждый из них примером.

4 Составить конкретную номенклатуру дел организации. Изучить структуру, функции и состав документного фонда условной организации и разработать классификационную схему номенклатуры дел. Она оформляется в виде списка структурных подразделений и их индексов, расположенных по степени значимости. Схема классификации должна соответствовать главной таблице «Перечня типовых документов со сроками хранения». Сформулировать заголовки дел в соответствии с установленными требованиями и одновременно установить сроки их хранения по перечню. Далее провести систематизацию заголовка дел. На общем бланке организации оформить по установленной форме номенклатуру дел, определить состав должностных лиц, визирующих и утверждающих ее.

 

Контрольные вопросы

1 Дайте определение номенклатуры дел.

2 Охарактеризуйте применение различных видов номенклатуры дел.

3 Перечислите требования к формулировке заголовков дел в номенклатуре.

4 Перечислите требования к систематизации заголовков дел в номенклатуре.

5 Как образуется индекс дела в номенклатуре?

6 Как используется перечень документов с указанием сроков хранения в делопроизводстве?

7 Каковы этапы разработки номенклатуры дел?

8 Назовите срок действия номенклатуры дел.

 

Занятие 5. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Цель занятия – изучение комплекса работ по сдаче документов в архив организации и задач службы ДОУ.

В результате выполнения заданий студенты должны:

– знать основные требования нормативных документов к работам, проводимым службой делопроизводства при подготовке к сдаче документов в архив;

– иметь представление об отборе документов для дальнейшего хранения и использования; знать правила формирования дел;

– знать правила оформления дел для сдачи в архив; иметь навыки описания дел.

 

Задания для самостоятельной работы и рекомендации по их выполнению

1 Изучить требования нормативно-методических документов к формированию дел, проведению экспертизы ценности документов и их подготовке к сдаче в архив организации. Основные правила работы ведомственных архивов организации. Основные правила работы ведомственных архивов (разд. 2.2) и соответствующие разделы ГСДОУ, «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (разд. 10).

2 Составить приказ о создании экспертной комиссии (ЭК) в условной организации. В приказе должен быть определенный состав комиссии. Ее задачи, срок ее работы.

3 Провести анализ дел, обратив внимание на:

– соответствие заголовков дел документам, помещенным в дело;

– наличие в деле дублетных, черновых экземпляров документов и документов, подлежащих возврату.

4 Оформить дела к сдаче в архив:

– пронумеровать документы в дела;

– составить внутреннюю опись;

– составить заверительную надпись;

– оформить обложку дела.

5 Составить описи на дела постоянного и временного хранения, подлежащие сдаче в архив.

6 Составить акт об уничтожении документов, утративших научно-практическое значение.

7 Составить протокол заседания экспертной комиссии (ЭК) в краткой форме об уничтожении дел и изменении сроков хранения.

 

Контрольные вопросы

1 Перечислите состав комплекта работ, проводимых службой ДОУ при сдаче в архив документов организации.

2 Какие функции выполняет ЭК организации?

3 Перечислите требования к формированию дел при подготовке к сдаче в архив.

4 Перечислите требования к оформлению документов в дела.

5 Каковы правила составления описи дел постоянного и време