Официально-деловой стиль как разновидность литературного языка

Официально-деловой стиль – это разновидность литературного языка,

которая функционирует в сфере управления, а также правовой, административно-общественной и дипломатической сферах деятельности.

Официально-деловой стиль так же, как и научный стиль речи, делится на

подстили: з аконодательный, канцелярский, деловая переписка, дипломатический.

Внутри каждого подстиля существуют следующие разновидности:

1)законодательные жанры: устав, конституция, постановление, закон, указ;

2)канцелярские жанры, которые подразделяются на

а)личные документы: заявление, автобиография, резюме;

б)административно-организационные документы: контракт, договор;

в)распорядительные документы: приказ, распоряжение, инструкция, постановление;

г) информационно-справочные документы: справка, акт, докладная (служебная) записка, объяснительная записка;

3) жанры деловой переписки: письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-ответ, письмо-подтверждение, гарантийное письмо, коммерческое письмо, рекламация, приглашение, сообщение, сопроводительное письмо, информационное письмо;

4) жанры дипломатического подстиля: договор, коммюнике, нота, заявление, меморандум.

Характерные черты официально-делового стиля –стандартизация,

лаконичность, точность изложения. Официально-деловой стиль отличают четкие, не оставляющие двусмысленности, формулировки.

С точки зрения использования языковых средств этот стиль

характеризуется сочетанием нейтральной лексики и книжной, специальной.

Заметим, что официально-деловой стиль – это единственный стиль, особенности которого закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень унификации и стандартизации текстов документации.

Деловая корреспонденция – один из видов письменной речи.

Требования к составлению деловых текстов весьма строги.

1. Документы должны четко и точно передавать информацию, исключать

неясности и возможность неправильного истолкования.

2. Необходимо следить за логичностью изложения информации.

3. Документы должны быть лаконичными (как правило, не более одной

двух страниц), но полностью передавать необходимую информацию.

4. Информация, изложенная в документе, должна быть достоверной и

Аргументированной.

5. Язык документа должен соответствовать нормам официально-делового

стиля.

Структура делового документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины составления документа (приводится

информация об имевших место фактах и событиях), во второй части содержатся решения, выводы, просьбы предложения, рекомендации.

Существуют типы нормативных требований официально-делового языка:

- орфоэпические,

- орфографичекие,

- грамматические,

- лексические,

- стилистические.

Особенностью языка документов являетсяширокое использование сокращений (аббревиатур).

1. При перечислениях в конце предложения допускаются сокращения:

- и т.д. (и так далее),

- и т.п. (и тому подобное),

- и др. (и другие).

2. Используются также сокращения названий организаций, учебных

заведений,

предприятий:

- КазГАСА,

- Казкоммерцбанк,

- Казцинк и т.п.

Грамматические нормы официально-делового стиля предполагают

Использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул.

1. Вместо отдельных глаголов используются глагольные словосочетания:

- осуществлять контроль – контролировать,

- оказать помощь – помочь и т.п.

При использовании сравнительной и превосходной степени

прилагательных предпочтение отдается сложным формам: более сложный (вместо сложнее), более актуальный ( вместо актуальнее).

2. В официально-деловом стиле речи широко используются предлоги, при

этом нужно помнить о правильной постановке падежа имени или местоимения. Наибольшее количество ошибок происходит при неправильной постановке родительного падежа вместо дательного, поэтому нужно запомнить те предлоги, которые требуют дательного падежа:

- благодаря (чему?) своевременному вмешательству,

- вопреки (чему?) сложившемуся мнению,

- согласно (чему?) приказу,

- соответственно (чему?) принятым мерам.

4. В деловых письмах страдательный залог часто предпочтительнее действительного для придания документам нейтрально-объективного вида. Например:

- на собрании было вынесено решение (вместо собрание решило),

- нами были приняты меры (вместо мы приняли меры).

 

 

5. Особенностью официально-делового стиля является употребление деепричастных оборотов. Например, рассмотрев Ваше заявление, принимая во внимание сложившиеся обстоятельства, и т.п.

Язык документов требует точности словоупотребления, что обуславливает сужение лексического сочетания слов, использование устойчивых, шаблонных оборотов (клише). Служебная записка была составлена и наравлена декану. (Сравните. Мы написали и послали служебную записку декану).

В официально-деловом стиле широко используются термины и профессионализмы, так как служебная переписка тесно связана с деятельностью предприятия или учреждения. Необходимо, однако, следить за тем, чтобы все термины и профессиональные слова были понятны адресату, и при необходимости давать их объяснение.

Главной особенностью делового этикета является нейтральность тона деловой переписки. Пишущий должен продемонстрировать доброжелательность, корректность и уважительное отношение к деловому партнеру даже в том случае, когда документ содержит отрицательный ответ на просьбу, претензии к партнеру или критику действий противоположной стороны. Следует избегать двух крайностей при составлении делового письма: не допускать грубости и не впадать в излишнюю вежливость. Неприемлемы выражения типа Вы сорвали поставку оборудования или Не были бы вы столь любезны указать сроки поставок. Следует подобрать нейтральные, корректные варианты, например, К сожалению, сроки поставки оборудования были сорваны. Просим Вас указать сроки поставок.

Интонационный рисунок официального письма можно разнообразить этикетными формами выражения благодарности, признательности, уверенности, надежды и т.д.

Например:

С благодарностью принимаем Ваше предложение о сотрудничестве;

Выражаем уверенность в дальнейшем укреплении наших деловых связей;

С удовольствием сообщаем о выходе Вашей книги.

Знание правил составления делового документа, соблюдение норм официально-делового стиля и выполнение требований речевого этикета помогает успешно вести деловую корреспонденцию и способствует достижению успехов в деловом общении.

 

Вопросы для самоконтроля.

1. Расскажите о подстилях официально-делового языка.

2. Каковы характерные особенности официально-делового стиля?

3. Каковы общие правила делового этикета?

4. Что общего между канцеляризмами и фразеологизмами и с чем связано их различие?

 

Задание 1. Исправьте ошибки, допущенные в предложениях официально-

делового стиля.

1. Мы рассмотрели ваше заявление. 2. В суде провели несколько заседаний по этому делу. 3. Участники переговоров так и не смогли найти компромисс. 4. Предложенное в статье решение кажется проблемным. 5. Открытие возымеет важную роль в развитии экономики.

 

Задание 2. Определите значение слов-синонимов и их стилистическую принадлежность.

 

Меценат, покровитель, спонсор; договор, соглашение, контракт; реестр, список, опись, перечень; глава, руководитель, хозяин, управляющий, ректор; распространитель, дистрибьютор; объединение, холдинг, корпорация, предприятие, прайс-лист, дилер.

 

Задание 3. Подберите к принятым в официально-деловой речи терминам близкие по значению слова или словосочетания, но нейтрального характера, принятые в обиходно-разговорной сфере общения.

Адресат, адресант, кредит, истец, ответчик, заявитель, деловая бумага, реквизит, ходатайство, корреспонденция, девальвация, визировать, гриф, регламент.

 

Задание 4. Замените канцеляризмы нейтральными лексическими эквивалентами.

 

Приобрести автомобиль, выйти из строя, проживать на одной жилплощади, в данный момент, конфликтовать, устранить неисправность, принять меры, провести мероприятия по озеленению города.

 

Задание 5. Составьте предложения, характерные для официально-делового стиля речи, используя следующие именные предлоги.

 

В целях, в отношении, в силу, в соответствии, в течение, во избежание, на основании, в виде, ввиду, в порядке, наряду с, по линии, в дополнение.

 

Задание 6. Закончите предложения. Выберите правильный вариант ответа и отметьте его в матрице.

1. К основным признакам официально- а) лаконичность и объективность

деловой речи относятся б) непринужденность и

лаконичность

в) авторизованность и

развернутость

2. Для текстов официально- а) не типично

делового содержния широкое б) типично

использование терминологии…. в) встречается весьма редко

3. Термин «документ» появился а) в ХYII

в России б) в XYIII веке

в) в XIX века

 

4. Обязательная составная информа- а) формуляром

ционная часть документа,занимающая б) канцеляризмом

в нем определенное место в) реквизитом