Информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями.

Докладные записки призваны ставить в известность руководство о выполнении их поручений. Они не только предствляют собой своеобразный краткий отчет о проделанной работе, но и, как правило, содержат информацию инициативного характера для решения какого-либо вопроса. Поэтому текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, события, ставшие причиной составления документа. А во второй части обычно содержатся выводы и предложения по изложенным фактам.

Докладные записки, в отличие от служебной и объяснительной, могут быть использованы как для внутренней, так и для внешней переписки. Но в первом случае они пишутся на бумаге обычного формата А4 и подписываются составителем, а во втором – оформляются на бланке организации с указанием регистрационного номера и подписываются руководителем организации.

Докладная записка включает те же реквизиты, что и объяснительная. Ее отличие состоит именно в направленности содержания.

Если говорить о языковых особенностях и служебной, и объяснительной, и докладно й записок, то они связаны с использованием клишированных синтаксических конструкций: В связи с …. Вследствие …. Сообщаю Вам…. Довожу до Вашего сведения … и др.

Несмотря на то, что в указанных документах используются только одна-две стандартные речевые формулы, их язык вполне соответствует всем параметрам официально-делового стиля, а именно: точность в использовании лексики, информативная достаточность при строгом расположении частей – вот основные стилистические особенности этих жанров.

Стандартизация формы значительно упрощает работу с массовой документацией – ее составление, оценку, обработку и т.д. Напротив, нарушение требований, предъявляемых к документу типовым формуляром, существенно усложняет работу. Так, отсутствие в документе нужного адреса или ссылки на другие документы нередко требует наведения справок, а это неизбежно ведет к затрате времени, сил и средств. Неправильное расположение обусловленного типовым формуляром материала очень затрудняет использование документа.

Неправильно, например, составлена следующая докладная записка.

 

Начальнику СТО г-ну Курбанову   Обращаюсь к Вам с настоящей докладной по следующему поводу. Проверка и контрольные испытания отремонтированных станцией автомашин иногда требуют оставления на кратковременную сверхурочную работу слесарей-наладчиков и шоферов. Мы подчас сталкиваемся с трудностями при оформлении сверхурочных с бухгалтерией. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие нужных мер, касающихся сказанного мною выше. Старший техник Л.Мадияров

 

 

Отметим ошибки: 1) дано неполное наименование предприятия: следовало указать номер станции и ведомство, которому она подчинена; 2) не указаны инициалы адресата; 3) наименование документа – «Докладная записка» - должно указываться не в тексте, а над ним: это самостоятельный элемент оформления, его место непосредственно после наименования адресата (адресату может быть важно до ознакомления с текстом знать, что к нему обращаются по чисто служебному делу); 4) текст следовало разделить двумя

абзацными отступами (после слов по следующему поводу и с бухгалтерией);

5) не указана дата составления документа; 6) заключительная часть докладной записки сформулирована в тоне указания, а не предложения или просьбы.

На эти недочеты нужно обращать внимание составителей, незнакомых с установленными стандартными формами.

 

Задание. Отредактируйте документ, внеся необходимые изменения.

 

 

Справка Справка дана Бексултанову А.К., который обучается в колледже при КазГАСА на 1 курсе. Учится хорошо.

 

 

Задание. Укажите ошибку в заголовке документа. Подберите заголовок,

соответствующий содержанию текста. Отредактируйте документ.

 

Докладная записка Лесотехническим институтом выпущена в свет брошюра «Использование древесины сучьев и вершин бука для изготовления деталей гнутой мебели». Автор А.М.Абенов. Древесина буковых сучьев и вершин до настоящего времени используется в основном на топливо. Проведение автором исследования физико-механических свойств древесины буковых сучьев и вершин дают возможность утверждать, что по своим показателям она не хуже, а во многих случаях лучше стволовой части и вполне пригодна для выпиловки из нее черновых мебельных заготовок деталей гнутой мебели. Экспериментальные работы, проведенные по выпиловке из буковых сучьев и вершин черновых заготовок деталей гнутой мебели, показали, что для этой цели могут быть использованы буковые сучья и вершины диаметром от 30 мм и выше и длиной от 50 см и более. Мной проводились личные испытания пригодности использования буковой древесины сучьев и вершины для изготовления гнутой мебели. Мои личные показатели полностью согласуются с данными г.Айбекова. Полагаю, что разработка технологии изготовления мебели из сучьев и вершин буковых стволов может быть в сжатые сроки осуществлена на нашей фабрике. (Подпись)

 

Главная задача деловых записок – обеспечивать контакты, деловое общение внутри организаций. Для установления внешних контактов, деловых связей используется другой вид документов, а именно деловое письмо.

Деловое письмо является особым видом документов, менее жестко регламентированным, если сравнить с группой документов информационно-справочного содержания, но имеющим юридическую значимость. Вся деловая переписка обычно регистрируется, хранится в обеих организациях как исходящая и входящая документация. Отсюда следует принятое определение.

Деловые письма – это различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц.

По содержанию и назначению деловые письма можно разделить на несколько групп:

- гарантийные (дающие гарантии выполнения обязательств);

- сопроводительные (подтверждающие факт отправки основного документа и дающие разъяснения о порядке и сроках работы с ним);

- письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении чего-либо);

- письма-ответы (содержащие ответ на обращение другой организации);

- письма-предложения (оферты) (с конкретным коммерческим предложением о заключении и условиях сделки);

- рекламационные (рекламирующие товары или услуги) и т.д.

 

Деловое письмо должно иметь следующие реквизиты:

1) дату;

2) номер;

3) ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах -ответах);

4) адресат;

5) заголовок (отвечающий на вопрос о чем?, касательно чего?);

6) текст;

7) отметку о наличии приложений;

8) подпись;

9) отметку об исполнителе.

Следует обратить внимание на то, что в письмах название вида документа не

указывается, за исключением гарантийного письма.

Текст делового письма должен быть лаконичным (не превышать одной страницы), последовательным, убедительным и корректным. В первой части письма указываются причины его написания, а во второй – его цель (просьба, отказ, приглашение и т.д.).

 

Вопросы для самоконтроля.

1. Каковы структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок?

2. Каковы задачи деловых записок?

Виды деловых писем

Письмо-запрос – это документ, содержащий просьбу дать необходимую информацию, прислать образцы товара. Такое письмо может быть составлено от 1-го лица множественного числа (Просим Вас выслать новый каталог продукции) или от 3-го лица единственного числа (Наш университет просит Вас сообщить о сроках проведения конференции). В письмах этого типа используются следующие модели предложений:

Просим Вас прислать (выслать, сообщить…);

Будем весьма признательны за информацию о …;

Обращаемся к Вам с просьбой о ….

Письмо-ответ – это документ, содержащий решение (принятие или отказ от предложения, поступившего ранее). В случае отказа в начале письма должна быть приведена корректная мотивировка:

В связи с недостатком времени (продукции на складе)…;

К сожалению, в настоящее время не предоставляется возможным …;

Просим Вас отложить решение вопроса до ….

Гарантийное письмо – документ, в котором подтверждаются обещанные условия оплаты, поставок товара, сроки проведения работ и т.д. Если речь идет о финансовых обязательствах, гарантийное письмо подписывают руководитель ответственной организации и главный бухгалтер. На гарантийное письмо далжна быть поставлена основная печать организации. Возможные модели предложений:

Фирма гарантирует оплату по безналичному расчету;

Гарантируем проведение указанных работ в следующие сроки.

 

Сопроводительное письмо – документ, который подтверждает факт отправки документов в случае, когда требуется пояснить, с какой целью направляется основной документ, какая работа должна быть с ним проведена и в какие сроки. Сопроводительное письмо должно быть кратким и начинаться со слов «Направляем Вам …». Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о приложении. Приведем примерный текст такого письма:

 

Направляем Вам предварительно согласованный договор о сотрудничестве между нашими предприятиями. Просим подписать, заверить печатью и выслать нам один экземпляр.   Приложение: на 2 листах в 2 экз.

В заключение отметим, что подходить к составлению любого вида деловых документов нужно ответственно и не допускать ошибок, так как отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документы не будут иметь юридической силы.

 

Вопросы для самоконтроля.

1. Какие виды деловых писем вы знаете?

2. Какие реквизиты должно иметь любое деловое письмо?

 

Задание. Составьте ответ на данное письмо-запрос, используя приведенные сведения.

 

 

Письмо-запрос   Господа! Я закончил национальную школу. Прошу ответить, должен ли я писать сочинение на вступительных экзаменах. Хочу поступать в Архитектурно-строительную академию.

 

 

Материал для ответа   Абитуриенты поступают в вузы РК по результатам ЕНТ, проводимого Центром тестирования. Экзаменов по русскому языку и литературе (сочинение) в Казахской головной архитектурно-строительной академии нет.