Расписка – официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.д.), заверенный подписью получателя.

Назовем реквизиты этого документа:

1) наименование вида документа;

2) текст, включающий Ф.И.О. дающего расписку, его паспортные данные,

наименование учреждения, организации или лица, от которого получено что-либо, точное наименование полученного с указанием количества или суммы

(прописью);

3) подпись получателя;

4) дата оформления доверенности.

 

Образец:

 

 

РАСПИСКА Я, студентка 1 курса архитектурного факультета КазГАСА Алиева Салтанат Муратовна (паспортные данные), получила со склада КазГАСА раздаточные учебные материалы по английскому языку в количестве тридцати экземпляров. Подпись 15.09.2006 г.

 

 

Задание. Ответьте на вопросы.

1. Что общего между распиской и доверенностью?

2. Каковы различия между данными документами?

 

Задание 1. Заполните таблицу. Охарактеризуйте доверенность и расписку как жанры личной документации. Укажите реквизиты, используемые при их составлении.

 

Определение	Назначение	Реквизиты
Доверенность – это ….		1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Расписка – это ….		1. 2. 3. 4.

 

Задание 2. Укажите ошибки при оформлении документов. Обратите внимание на состав и расположение элементов оформления документов. Отредактируйте документ.

Доверенность

 

Я, Алиев С.А., доверяю моей жене Алиевой М.К. получить мою зарплату за первую половину декабря.

16 декабря 2006 г.

Удостоверение YII CF № 2000189, выдано 8 о.м.

Г. Алматы 24 июля 2004 г.

 

 

Расписка

 

Мною получено у зав.лабораторией кинофотоматериалов: фотоаппарат «Коника». Обязуюсь вернуть их по первому требованию.

18/YI-06 г.

Инженер Семенов

М.П.

 

Задание 3. Используя данный образец, напишите доверенности.

 

Справка, служебная, докладная и объяснительные записки

Как уже было сказано, в кадровой документации различают личные и

информационно-справочные документы. К числу последних относятся справка, а также служебная, докладная и объяснительная записки.

Что же принято понимать под справкой?

Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение

Фактов, событий.

Существует два вида справок:

1) справки по запросам отдельных лиц, подтверждающие факт работы,

учебы или проживания, а также размер заработной платы и т.п.;

2) справки по производственным вопросам, которые составляются по

запросам руководства.

Справки по запросам отдельных лиц оформляются обычно на специальных бланках справок формата А5, на которых указаны даннные предприятия. На бланках напечатан трафаретный текст с пробелами, в которые вносятся запрашиваемые данные. Справка должна иметь следующие реквизиты:

1) наименование вида документа;

2) дата;

3) регистрационный номер;

4) текст;

5) подпись;

6) печать.

Датой справки считается дата ее подписания должностным лицом. В правом

углу указывается место выдачи справки в именительном падеже, например: Казахская головная архитектурно-строительная академия, школа № 37. Основной текст обычно строится по следующей модели:

 

Дана (кому?) Алиеву С.А., в том, чтоон является студентом 1 курса

архитектурного факультета Казахской архитектурно-строительной академии.

Ниже основного текста может быть указана цель получения справки, например:

Выдана для представления по месту жительства (предоставлена по месту требования).

Справка обычно содержит сведения о сроке действия, например:

Справка действительна в течение 15 дней со дня выдачи.

Если справка относится к трафаретным документам, оформляемым на

бланках, то записки, используемые в организациях для внутреннего пользования, носят типовой характер, т.е. они составляются по определенным стереотипным образцам.

Проанализируем структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок.

Служебная записка – это документ, адресованный руководству предприятия, учреждения или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов.

Заметим, что служебная записка используется для внутренней деловой переписки между должностными лицами и структурными подразделениями. Текст служебной записки содержит информацию о положении дел и предложение или просьбу производственного характера. Реквизиты документа таковы:

1) наименование адресата;

2) наименование вида документа;

3) текст документа;

4) подпись;

5) дата.

 

Приведем образец служебной записки.

 

Проректору по академическим вопросам ЦАУ (Ф.И.О.)   СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА   Факультет общей гуманитарной подготовки просит Вас оказать содействие в копировании двух контрольных работ (промежуточной и итоговой) по дисциплине «Русский язык и культура речи» для студентов факультета «Технология деревообработки», которые должны быть проведены в соответствии с учебным планом. Количество копий каждой контрольной работы в 1 семестре составляет 520 экземпляров, во 2 семестре – 600 экземпляров.   Декан ФОГП (Ф.И.О.) 2 октября 2006 г.

 

Назначение, содержание и структура объяснительной записки имеют свои существенные особенности, на которые следует обратить внимание.Так, принято следующее определение.

Объяснительная записка – это документ, указывающий на причины, которые привели к каим-либо нарушениям, или поясняющий содержание отдельных пунктов какого-либо основного документа.

Из определения ясно, что содержание текста объяснительной записки зависит от целевой установки, текст должен быть достаточно убедительным. Обычно такой документ составляется в произвольной форме, может быть написан от руки в отличие от служебной записки, которая подается в напечатанном виде.

По наличию реквизитов один из вариантов объяснительной записки напоминает заявление и включает следующие реквизиты:

1) наименование адресата;

2) наименование адресанта;

3) наименование вида документа;

4) текст;

5) подпись;

6) дата.

 

Что касается докладной записки, она также имеет ряд особенностей,

Которые необходимо рассмотреть.

По принятому определению, докладная записка – это документ,