Психология контроля и контроллинга

 

По завершению любая работа должна быть проверена. Это одна из важнейших составных частей деятельности руководителя, которая называется контролем. В ходе развития контроля как классической функции управления возникла современная функция – контроллинг.

При изучениипсихологииконтроля и контроллинга будут рассмотрены следующие вопросы:

1. Сущность и психология контроля;

2. Цель, этапы и виды контроля;

3. Современные типы контроля;

4. Сущность и психология контроллинга;

5. Модель контроллинга.

Контроль – это проверка работы.

Психология контроля – это осознание важности и необходимости проверок и готовность к их осуществлению.

Цель контроля – выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить их и не допустить отклонений от нормативов (планов).

Цель контроля состоит отнюдь не в том, чтобы «уличить», «поймать» недобросовестного работника «с поличным». На позитивность цели контроля указывал еще А. Файоль в своей книге «Общее и промышленное управление» (1916).

В качестве примера можно сравнить работу ГАИ в постсоветских странах и западной дорожной полиции. Работник ГАИ смыслом своей работы видит оштрафовать побольше нарушителей: он прячется в кустах и фиксирует нарушения. Дорожный полицейский, напротив, стоит на видном месте, на самом опасном участке своей зоны обслуживания, и своим видом дисциплинирует водителей и пешеходов. Его работу оценивают по уровню предупреждения дорожных происшествий, а не количеству выписанных штрафов.

Конструктивное психологическое восприятие целей контроля особо подчеркивается современной теорией управления. Психологический смысл контроля заключается в поддержке у сотрудников уверенности в том, что на всех этапах производства обеспечивается необходимое качество.

Контроль как вид деятельности состоит из трех этапов: установка нормативов, сравнение и выводы.

Установка нормативов – это определение индикаторов, т.е. тех критериев, по которым будет осуществляться контроль. Критериями могут выступать: точность (с учетом допустимых отклонений от заданного), количество, объем и другие. Нормативом могут быть приняты и плановые показатели.

Сравнение является сопоставлением нормативов (планов) и фактически выполненной работы. При этом качество определяется величиной отклонения от норматива (плана).

Выводы – это фиксация установленных расхождений факта и норматива, указание причин этих расхождений и предложение мер, которые рекомендуются для недопущения отклонений впредь.

В практике и теории существует три вида контроля: предварительный, текущий и итоговый.

Предварительный (опережающий) контроль связан с прогнозированием и планированием. Этот вид контроля является самым психологичным. Он требует от руководителя высоких аналитических и прогностических способностей, умения заранее видеть возможные «узкие» места, критические точки, признаки положительной и отрицательной динамики.

Текущий (процессный) контроль означает мониторинг и проверки по ходу деятельности (исполнения). Этот контроль может охватывать соблюдение технологии, качество используемых сырья и материалов, последовательность и завершенность операций и другое.

Психологически контролеры должны осознавать, что от эффективности и действенности промежуточных проверок зависит качество конечного результата.

Итоговый (заключительный) контроль осуществляется по конечному результату или определенному отрезку времени. Он призван установить соответствие выполненной работы установленному нормативу (плану, образцу, заданию).

Важным психологическим элементом итогового контроля являются выводы и предложения по дальнейшему совершенствованию процесса как исполнения, так и планирования. Одни и те же недостатки не должны повторяться.

Руководитель должен заботиться о конструктивности всей системы контроля. Она призвана стимулировать качественную деятельность, использовать полученные результаты для улучшения контролируемых процессов.

Недопустимо использовать контроль для психологического давления на подчиненных, увлекаться наказаниями, создавать атмосферу нервозности и неуверенности. Такой контроль принесет гораздо больше вреда, чем пользы.

Одни и те же лица не должны продолжительное время исполнять контрольные функции. Любой человек, исполняя контрольно-власт-ные полномочия, и сам находясь в условиях «надконтрольности», попадает под влияние субъективного восприятия собственной повышенной значимости, исключительности. Этому способствует и поведение проверяемых, которые часто демонстрируют повышенное внимание и уважение к персоне контролера.

В результате у контролеров вполне возможно развитие завышенной самооценки, чувства собственной непогрешимости, а следом – и ощущения неподконтрольности. А от этого до ошибок и злоупотреблений – один шаг. Поэтому контролеры всех видов и рангов должны подвергаться постоянной ротации на посты, непосред­ственно не связанные с контролем.

Современная теория управления различает три типа контроля: традиционный, децентрализованный и тотальное управление качеством (ТУК).

Традиционный контроль включает в себя следующие способы: нормирование, деятельность специальных контрольных органов (отделов технического контроля, ревизоров и др.), а также контрольную деятельность управленческих структур.

Нормирование как способ контроля представляет собой организационные и финансовые формы: инструкции, приказы, бюджет, планы, отчеты и т.д. Сотрудники при исполнении своих обязанностей находятся под различными контрольными воздействиями.

Контрольные органы являются специальными подразделениями, в задачи которых входит недопущение выпуска бракованной продукции, нарушений учета материальных ценностей, финансовой дисциплины и т.д. Па производстве они называются отделами технического контроля (ОТК). Они снабжены специальным оборудованием и приборами, в том числе неразрушающего контроля.

Контроль управленческих структур является одной из функций руководителей. В обязанности последних входит, прежде всего, контроль за выполнением планов, заданий, приказов.

В психологическом плане традиционный контроль наименее субъективен за счет высокой формализации – нормативов, приказов, планов. Однако и здесь неизбежно присутствует субъективное мнение и отношение контролеров. Одни озабочены положением дел на предприятии, и действуют именно в этом направлении. Другие же видят смысл своей деятельности в выискивании недостатков, в ощущении своей власти над людьми.

Децентрализованный контроль появился значительно позднее традиционного. Он включает следующие способы: корпоративные традиции, «группы равных», самоконтроль.

Корпоративные традиции основываются на групповом и индивидуальном сознании, которые не допускают некачественной работы. Традиции основываются на психологическом настрое персонала.

Группы равных – это взаимный контроль профессиональных групп, бригад и отделов, т.е. взаимопроверки по «горизонтали». Такой контроль организуется как взаимная помощь в общем деле.

Самоконтроль, кроме сознательного и ответственного отношения сотрудников к работе, включает специальные приемы измерения и оценки, которые позволяют не допустить некачественной работы. Для осуществления самоконтроля персонал снабжается необходимым измерительным инструментам и контрольным оборудованием.

Психология децентрализованного контроля опирается на доверие к сотрудникам, их сознании и ответственности. Работники должны осознавать, что их качественна работа социально престижна, экономически выгодна для коллектива. Она повышает репутацию предприятия, способствует формированию бренда и успешной деятельности предприятия.

Тотальное управление качеством(ТУК) является современной формой контроля. Фактически это целая философско-психологичес-кая система. Она включает внутреннюю ответственность каждого работника, постоянное совершенствование всех видов деятельности, ориентацию на потенциальных потребителей и клиентов, сотрудничество с партнерами, реализацию каждым своего творческого потенциала, стремление сделать интересной свою профессиональную жизнь.

Психология ТУК заключается в осознании и учете сотрудниками того, что постоянное внимание к соблюдению технологии на всех этапах и во всех звеньях гарантирует высокое качество конечной продукции и работы.

В соответствии с философией и психологией ТУК сложились свои способы контроля: работа с персоналом, кружки качества, инновационная деятельность, контрольные сравнения и внешний контроль.

Работа с персоналом предполагает настрой работников на высокую интенсивность и качество труда, максимальное использование их квалификации для поддержания высокого трудового стандарта. Этому способствует тщательный профессиональный отбор, закрепление людей за конкретными видами деятельности, меры по адаптации при переводах, использование передового опыта.

Кружки качества – это общественные объединения работников для совместного обсуждения идей и предложений по совершенствованию деятельности (японский опыт). Предложения кружка передаются для обработки и внедрения в специальные подразделения.

Инновационная деятельность заключается в разработке и реализации постоянных изменений и усовершенствований. Задача состоит в том, чтобы не стоять на месте. Даже успешно действующее предприятие, если оно перестает работать над совершенствованием своей продукции и деятельности, вскоре неизбежно начнет отставать. Психологически важно создать на предприятии инновационный климат, то есть постоянное стремление к новому. Кстати, этому весьма способствует кружки качества.

Контрольные сравнения заключаются в постоянном сопоставлении качества и результатов своего труда с конкурентами и лидерами отрасли. Это создает психологическое стремление равняться на лучшие образцы товаров и услуг.

Внешний контроль означает передачу части операций специализированным внешним фирмам, которые могут выполнить эту работу на высоком качественном уровне.

Современные типы и виды контроля представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1 – Современные типы и виды контроля

Типы контроля	Виды контроля
Традиционный контроль	Нормирование Контрольные органы Контроль управленческих структур
Децентрализованный контроль	Корпоративные традиции «Группы равных» Самоконтроль
Тотальное управление качеством (ТУК)	Работа с персоналом Кружки качества Инновационная деятельность Контрольные сравнения Внешниц контроль

 

Философско-психологическая система ТУК привела к пересмотру взглядов на контроль. Он получил расширенное толкование. На этом основании возникла и успешно развивается новая функция управления – контроллинг. Он охватил все сферы управленческой деятельности, то есть стал интеграционной функцией.

Контроллинг – это постоянный мониторинг и необходимая коррекция всех элементов системы достижения цели.

Психология контроллинга – это осознание важности наблюдения и анализа, а также осуществление коррекции динамики объекта управления.

Контроллинг позволяет достигать поставленные цели наиболее эффективными путями, осуществляя профилактическую коррекцию необходимых процессов и явлений.

Модель контроллинга включает ряд взаимосвязанных элементов. Они представлены на рисунке 2.8.

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.8 – Модель контроллинга

 

Цель предприятия определяет планы его работы. На основании планов и нормативов формируются производственные процессы. В результате основной производственной деятельности предприятия создаются продукты – товары и услуги.

Качество продуктов достигается за счет строгого соблюдения технологий в производственных процессах. При этом происходит измерение контролируемых параметров в процессах и результатах.

С помощью контроллинга обнаруживаются причины возможных сбоев заранее, до их возникновения. Это позволяет оперативно принимать меры по профилактике возможных неполадок.

Для достижения целей контроллинга в его модели значительную роль играет обратная связь. Она позволяет, на основании достигнутых результатов, вносить коррективы в производственные процессы, действующие нормативы, используемые измерения.

По рекомендациям контроллинга могут быть внесены изменения и в действующие планы, если в них обнаружились недочеты, либо они утратили актуальность, и не обеспечивают достижение цели. В этом случае возникают закономерные сомнения в целесообразности скрупулезного исполнения таких планов, и они должным образом корректируются.

Иными словами, контроллинг имеет все основания называться обобщающей (интегральной) функцией управления.

В психологию контроллинга в качестве главной идеи входит то, что он призван всесторонне обеспечить достижение поставленной цели, независимо от изменения внешних обстоятельств и внутренних факторов. Для этого он использует методы мониторинга, коррекции и профилактики.

В ряде европейских университетов существует целые кафедры и специализации «контроллинг», чаще всего в рамках специальности «менеджмент».

Итак, контроль рассматривается как проверка работы.

Целью контроля является выявление слабых мест и ошибок, своевременное исправление их и недопущение отклонений от нормативов (планов).

Контроль состоит из трех этапов: установка нормативов, сравнение и выводы. Существует три вида контроля: предварительный, текущий и итоговый.

Современная теория управления различает три типа контроля: традиционный; децентрализованный; тотальное управление качеством (ТУК).

Психологией контроля является осознание важности и необходимости проверок и готовность к их осуществлению. Теорией управления особо подчеркивается конструктивное психологическое восприятие целей контроля.

Контроллинг – это постоянный мониторинг и коррекция всех элементов системы достижения цели.

Психологией контроллинга является осознание важности постоянного наблюдения и анализа, а также осуществление коррекции динамики объекта управления.