Влияние контроля на деятельность человека

Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.

Менеджеры часто намеренно делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить их направить свои усилия на достижение целей организации. Рекомендации о поведении по проведению эффективного контроля:

1. необходимо устанавливать такие критерии оценки работы, которые были бы понятны подчиненным;

2. избегать чрезмерного контроля;

3. устанавливать напряженные, но достижимые нормы выработки и обслуживания;

4. устанавливать двухстороннее общение для обсуждения достигнутых результатов;

5. осуществлять вознаграждение за достигнутые результаты которые превышают установленные нормы.

 

Контроллинг

Тенденция глобализации мировой экономики и современный уровень развития коммуникаций, кода можно в считанные часы распространить информацию по всему миру, позволяет организациям более оперативно координировать свою деятельность в направлении удовлетворения потребностей рынка. Из сказанного следует, что управление организациями невозможно без планирования, учета и анализа, маркетинговой деятельности. Эти функции и виды управленческой деятельности все больше определяют эффективность хозяйственной деятельности, становятся особой сферой управленческого труда. Объединение, под руководством менеджера, данных функций и видов управления, получило название контроллинг. Контроллинг, выступает как особая деятельность сотрудника предприятия или контроллера. Служба контроллинга открывает возможность интегрировать планирование, учет и анализ, маркетинг в целостную систему управления и, следовательно, повысить эффективность организации. (Мескон)

Формальные группы

Формальные группы - это “узаконенные” группы обычно выделяются как структурные подразделения в организации. Они имеют формально назначенного руководителя, формально определенную структуру ролей, должностей и позиций внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи.

В обиходной речи слово “формальный” имеет негативный оттенок, означающий не заинтересованность в результатах, равнодушное отношение к выполнению должностных обязанностей. И действительно, злоупотребление формальностями ведет к различного рода бюрократическим извращениям. Однако формальное имеет ряд достоинств:

-делает общим достоянием полученные знания и, основывающиеся на них, передовые технологии и приемы работ;

-устанавливает единые нормы и правила для всех, чем исключает произвол и -способствует объективизации деятельности;

-обеспечивает “прозрачность” постановки дела для контроля и гласность для взаимодействия с общественностью, что, безусловно, важно для демократизации управления.

Таким образом, формальная группа имеет следующие особенности:

-Она рациональна, т.е. в основе ее лежит принцип целесообразности, сознательного движения к известной цели;

-Она безлична, т.е. рассчитана на индивидов, отношения между которыми устанавливаются по составленной программе.

В формальной группе предусмотрены только служебные связи между индивидами, и она подчиняется лишь функциональным целям. К формальным группам относятся:

Вертикальная (линейная) организация, объединяющая ряд органов и подразделений таким образом, что каждое из них находиться между двумя другими - вышестоящими и нижестоящими, а руководство каждым из органов и подразделений сосредоточено в одном лице;

Функциональная организация, в соответствии с которой, руководство распределяется между рядом лиц, специализирующихся на выполнении определенных функций и работ;

Штабная организация, характеризующаяся наличием штаба советников, экспертов, помощников, не включенных в систему вертикальной организации.

Формальные группы могут быть сформированы для выполнения регулярной функции, как, например, бухгалтерия, а могут быть созданы для решения определенной целевой задачи, например комиссия по разработке какого-либо проекта.

 

 

Неформальные группы

Неформальные группы возникают вследствие принципиальной неполноты формальных групп, поскольку должностными инструкциями все возможные ситуации, какие могут случиться, предусмотреть попросту невозможно, а формализовать все субъективные представления в качестве норм для регуляции общественных отношений возможно только при тоталитарных политических режимах.

Неформальные группы создаются не распоряжениями руководства и формальными постановлениями, а членами организации в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями привычками и т.п. Данные группы существуют во всех организациях, хотя они не представлены в схемах, отражающих строение организации, ее структуру.

Неформальные группы обычно имеют свои неписаные правила и нормы поведения, люди хорошо знают, кто входит в их неформальную группу, а кто нет. В неформальных группах складывается определенное распределение ролей и позиций. Обычно эти группы имеют явно или неявно выраженного лидера. Во многих случаях неформальные группы могут оказывать на своих членов влияние равное или даже большее, чем формальные структуры.

Неформальные группы представляют собой спонтанно (самопроизвольно) сложившуюся систему социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом более или менее длительного межличностного общения.

Неформальная группа проявляется в двух разновидностях:

1.Представляет собой вне формальную организацию, в которой неформализованные служебные отношения несут функциональное (производственное) содержание, и существуют параллельно с формальной организацией. Например, оптимальная система деловых связей, стихийно складывающейся между работниками, некоторые формы рационализации и изобретательства, способы принятия решения и т.д.

2.Представляет социально-психологическую организацию, выступающую в виде межличностных связей, возникающих на основе взаимного интереса индивидов друг к другу вне связи с функциональными нуждами, т.е. непосредственная, стихийно возникающая общность людей, основанная на личном выборе связей и ассоциаций между ними, например, товарищеские отношения, любительские группы, отношения престижа, лидерства, симпатий и т.д.

Картина неформальной группы чрезвычайно пестра и изменчива по направленности интересов, характеру деятельности, по возрастному и социальному составу. В зависимости от идейной и нравственной направленности, стиля поведения неформальные организации можно классифицировать по трем группам:

-Просоциальные, т.е. социально-положительные группы. Это общественно-политические клубы интернациональной дружбы, фонды социальных инициатив, группы экологической защиты и спасения памятников культуры, клубные любительские объединения и др. Они имеют, как правило, позитивную направленность;

-Асоциальные, т.е. группы, стоящие в стороне от социальных проблем;

-Антисоциальные. Эти группы - самая неблагополучная часть общества, вызывающая у него тревогу. С одной стороны, нравственная глухота, неспособность понять других, иную точку зрения, с другой - часто собственные боль и страдания, выпавшие на долю этой категории людей, способствуют выработке крайних взглядов у отдельных ее представителей.

 

Управление группами

Группой называется ограниченная в размерах общность людей, выделяемая из социального целого на основе определенных признаков (характера выполняемой деятельности, социальной или классовой принадлежности, структуры, композиции, уровня развития, и т.д.). По различным признакам группы классифицируются на малые и большие, реальные и условные, развитые и низкоразвитые и т.д. Однако основной принцип классификации группы - это степень или уровень ее развития.

Менеджеру в своей работе приходится иметь дело с разными видами групп, но но существует нечто общее, некоторые правила, которые могут быть довольно успешно применены на различных группах. О них речь пойдет несколько позднее, а пока бегло осмотрим структуру группы, ее основных членов, при грамотном воздействии на которых можно управлять деятельностью всей группы.

Человек в группе занимает всегда вполне определенное социальное положение, соответствующее той роли, которой, по рассчетам других членов группы, он будет придерживаться,и которая позволяет им ожидать от него определенного поведения. В соответствии с этим можно выделить людей занимающих такие ролевые позиции в группе, как лидер, "шут", "козел отпущения", "генератор идей" и т.д. Некоторые из этих ролей могут сочетаться в одном человеке, например "генератор идей " и лидер.

Менеджеру необходимо видеть и уметь воздействовать на них, как на особые рычаги управления группой. Воздействовать можно с помощью 5 видов власти, которые в середине 20-го столетия выделили Френч и Рейвен.

1.Власть вознаграждение заключается в возможности вознаграждать за всякое поведение, соответствующее ожидаемому, либо полезному с точки зрения менеджера.

2.Власть принуждения основывается на практике угроз, выговоров, лишения премий и т.д.

3.Власть эксперта основывается на знаниях в какой -либо области или на обладании информацией, необходимой для успешного ведения какого­либо дела.

4.Власть авторитета заключается в уважении или преклонении перед человековеком, поступки или решения которогослужат примером для других людей.

5.Власть закона имеется в распоряжении каждого человека, представляющего установленный социальный порядок (косвенно это относится и к менеджеру) и ее чаще всего поддерживают, используя другие формы власти.

Теперь рассмотрим те общие правила, или шаги, с помощью которых можно просмотреть стадии, которые проходит управление группой. Эти правила стоит принимать во внимание менеджеру и для их осуществления применять наиболее подходящие в данной ситуации виды власти.

1) Оценка потенциальных возможностей людей и распределение между ними ролевых позиций в группе.

2) Раскрыть значение каждого члена для группы и ее работы.

3) Поставить для круппы общую цель, заинтересовать группу.

4) Распределить обязанности, ответственность власть и средства.

5) Осудить первые трудности с желанием найти их причины.

6) Предложить группе постоянно квалифицировать свою деятельность.

7) Вначале стабилизировать, сплотить группу,

создать в ней благоприятный климат, потом имитировать кризис,чтобы

люди учились разрешать противоречия и конфликты.

8) Развить коллективное принятие решений. Авторство присваивать группе, но внутри группы отдавать должное каждому в зависимости от его вклада.

9) Разработать отдельные категории оценки работы в группе и следовать им.

10) Вести коллективный и публичный разбор предложений, т.к. каждый человек видит перспективу.

11) Поддерживать в группе главные ценности, уважение

к каждому члену, оценку по вкладу, ориентацию на положительное в

человеке, гласность, демократизацию, учет индивидуальных особенностей.

12) Раскрывать смысл, значимость работы и ценность

каждого в группе, чтобы никто не чувствовал себя отреченным.

13) Когда необходимо децентрализовать власть и предоставить полную самостоятельность всем членам группы.

14) Поощрять инициативу и исключить практику поиска виновного. Важно найти причины и пути устранения ошибки.

15) Не забывать про постоянное повышение квалификоции и ощущение перспективы для каждого.

16) Все групповые проблемы разрешать совместно и гласно.

17) Постоянно давать информацию о достижениях группы и каждого чтобы люди знали, что не зря работают.

18) Всем членам группы дать право свободно сообщать

любую информацию, выражать любые мнения или сомнения по поводу любого

обсуждаемого вопроса.

19) Назначить одного из членов группы на роль человека, защищающего явно неправое дело, что поможет быстрее принять правильное решение для всех.

20) Выслушивать различные точки зрения и критику так

же спокойно, как и то что совпадает с вашей точкой зрения.

21) Отделить усилия по генерированию идей от их оценки, собрать все предложения, а потом обсудить плюсы и минусы.

22) Выслушивать сначала идеи подчиненных низших рангов, затем рангом выше и только потом излагать свои собственные.

Добавить по этому поводу можно то, что для управления группой группой менеджер должен быть человеком большого опыта, житейского и в области психологии управления. Менеджер должен очень тонко чувствовать ситуацию, видеть в человеке его хорошие и плохие стороны исообразно этому влиять на человека и группу вцелом. Свое влияние на группу можно распространять через ее отдельных членов или влиять на группу, как на отдельного субъекта.

Пути этого влияния, и способы управления должны несомненно диктоваться ситуацией, хотя у менеджера должен быть свой банк ситуаций, которые являются стандартными, хотя и нельзя недооценивать значение творческого родхода в работе менеджера.

 

Руководство

Руководство – управленческая деятельность, обеспечивающая нормальное протекание производственных и управленческих процессов.

Рис. 3.6. Типы власти

Содержание руководства как функции менеджмента состоит в том, что руководитель влияет на других так, что его идею не только принимают, но и начинают внедрять. Для этого руководителю нужна власть – возможность влиять на поведение других людей.

Эффективному менеджеру власть необходима, но эффективный менеджер никогда не будет проявлять свою власть в приказной манере, ожидая беспрекословного подчинения.

Власть – это возможность влиять на поведение других (рис. 3.6).

Влияние – это поведение одного человека, которое вносит изменения в поведение, отношения, ощущения другого человека.

Существуют две формы влияния, которые могут побудить исполнителя к более активному сотрудничеству:

kvvad убеждение;

kvvad участие сотрудников в управлении.

Для эффективного использования влияния менеджеру необходимо выполнять ряд условий:

• потребность, к которой аппелируют, должна быть актуальной;

• человек, на которого влияют, должен рассматривать влияние как источник удовлетворения или неудовлетворения (в той или иной степени) какой-то потребности;

• человек, на которого влияют, должен ожидать с достаточно высокой вероятностью, что исполнение задания приведет к удовлетворению или неудовлетворению его потребности;

• человек, на которого влияют, должен верить, что его усилия имеют хороший шанс оправдать ожидания руководителя.

Особенно эффективным является влияние лидера, признанного коллективом. Применительно к управлению лидерство – это способность оказывать влияние на отдельные личности и группы, направляя их усилия на достижение целей организации.